枯燥的数字，多彩的事实——各级档案馆馆藏资料的数量分析，本文主要内容关键词为：档案馆论文,枯燥论文,多彩论文,事实论文,数量论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
资料作为馆藏中的一个部分，近年来的发展异常迅速。1983年全国各级各类档案馆共有资料11192700 册， 到了1987 年时就已经增长到22987579册，增长105%。及至到了1995年，一跃而为34234389册， 增长了205.9%。13年时间馆藏资料的数量翻了两番。
这个增长速度与同期馆藏档案的增长速度比较起来，是非常之快的。1983年我国各级各类档案馆共有档案54769708卷，4年之后的1987 年则有81669879卷，增长49.1%。馆藏资料的增长速度比馆藏档案的增长速度快55.9个百分点；1995年全国各级各类档案馆共有档案117571629 卷，13年时间增长了114.7%，只及馆藏资料增长速度的一半多一点。
值得注意的是，在考察馆藏资料增长速度时，并没有考虑90年代后馆藏资料数量统计单位已经变动的因素。80年代将期刊中每一期都作为一册来统计，90 年代后以每年各期合并作为一册来统计。 如果统一到1983年的统计单位上来，那么1995年馆藏资料的数字会更大，由此馆藏资料的增长速度会更高，馆藏档案增长的速度与它相比，差距则会更大。
数字是枯燥的，但是对这个数字进行分析，它所反映出来的事实却是多彩的。1991年，笔者曾对全国各级各类档案馆馆藏资料的整体情况进行过初步分析（参见《我国档案馆馆藏资料的现状及其优化》，载《档案学通讯》，1991年第3期）， 但对于各层级档案馆馆藏资料的状况却没有更深入地涉及。对各级档案馆馆藏资料的状况进行分析，结论也不完全一致。
一、中央和省级档案馆馆藏资料状况
中央级和省级档案馆是我国各级各类档案馆中的“重中之重”，其档案和资料的珍贵程度远非其他各级各类档案馆的档案和资料所能比拟。因此，这两个层级档案馆馆藏资料建设对于我们收藏和保护历史文化遗产，意义重大。这些档案馆1983～1995年的馆藏档案和资料及其在全国各级各类档案馆馆藏档案和资料中的比重的情况可以在表1中反映出来。
表1 中央级省级档案馆馆藏在全国所处地位
1983年1984年
档案资料 档案资料
全国 5476970811192700 6303344414091272
中央级省级馆 23849186 1907800 25127925 2040474
比重43.5%17% 39.9%
14.5%
1985年1986年
档案资料 档案资料
全国 7066163016150246 7957578318743672
中央级省级馆 25878304 2377037 28257989 3105211
比重36.6%
14.7% 35.5%
16.6%
1987年1988年
档案资料 档案资料
全国 8166987922987579 8727379424154729
中央级省级馆 28096275 6006385 29487530 5979464
比重34.4%
26.5% 33.8%
24.8%
1989年1990年
档案资料 档案资料
全国 8916069533226438 9814410828570568
中央级省级馆 2964956614179668 32775613 7759332
比重33.3%
42.7% 33.4%
27.2%
1991年1992年
档案资料 档案资料
全国 9305763027417148 9727358828656561
中央级省级馆 18197204 4386256 18580461 4403195
比重19.6%16% 19.1%
15.4%
1993年1994年
档案
资料 档案资料
全国 104578606
30858851 10865208631325914
中央级省级馆 1872773393203311 19924110 5437055
比重18.7%
10.4%18.3%17.4%
1995年
档案资料
全国 11757162934234389
中央级省级馆
21598483 5698548
比重18.4%16.6%
注：1.表中资料来自历年全国档案事业基本情况统计年报。下同。
2.“比重”指中央级和省档案馆馆藏档案和资料占全国各级各类档案馆馆藏档案和资料的比重。
分析这个统计表时，我们首先看一看这两个层级档案馆馆藏档案的情况。
中央级和省级档案馆馆藏档案的数量情况以1990年为界分为前后两个阶段。1990年以前，其数量呈逐渐增长之势。1983年这两个层级的档案馆馆藏档案23849186卷，至1990年已增长为32775613卷。1990年以后，这两个层级档案馆的档案则有明显的下降。1991年这两个层级的档案馆有档案18197204卷，为1983年以来数量最低的一年。以后虽有上升，但升幅不大。至1995年这两个层级的档案馆有档案21598483卷，与1991年比较起来略有上升，但还是没有赶上1983年的水平。
从中央级和省级档案馆馆藏档案在全国各级各类档案馆馆藏档案中所占比重情况来看，也明显地呈现出一种下降的趋势。1983年这两个层级档案馆的馆藏档案占全国各级各类档案馆馆藏档案的43.5%，几乎达到了一半，以后则逐年下降，至1995年已降至18.4%。分析起来这种情况并不奇怪。1983年，全国档案事业刚刚走出十年“文革”的破坏，档案工作的恢复、整顿还没有完全结束，各个地方，尤其是基层的档案事业虽然已有一定的发展，但还远远没有正常，有许多区县原来已有的档案馆在“文革”中撤销后没有恢复，大量该接收的档案都保存在机关档案部门，没有接收到档案馆。另有许多区县根本就没有建立档案馆。在各级各类档案馆中，中央级和省级档案馆应该说在当时是最好的。在“文革”中这两个层级的档案馆与其他各个层级的档案馆比较起来，受到破坏的程度最小。因此在这个时候，这两个层级档案馆的档案占全国各级各类档案馆馆藏档案中的相当比重应该说是完全正常的。
其次是看一看馆藏资料。在1983～1995年的十几年时间里，这两个层级档案馆的馆藏资料除去个别的几个年份，基本上保持了稳定。除去1987～1990年4年时间， 这两个层级档案馆馆藏资料占全国各级各类档案馆馆藏资料的比重稍高，超过了24%以外，其他的9 年时间馆藏资料所占的比重均不及20%。并且这9年中， 馆藏资料所占的比重也差别不大，基本上在17%、18%上下徘徊。这表明，除去个别年份，中央级和省级档案馆馆藏资料的建设从整体上来说还是按照规律办事，应该说是比较正常的。
需要解释说明的是，1989年这两个层级档案馆馆藏资料所占的比重已经在很大程度上超过了馆藏档案所占的比重。在十几年的时间里，这种情况是比较特殊的。这种情况产生的最大原因可能是统计数字有误。1989年这两个层级档案馆馆藏资料的数字实在太大，也实在来得突然。1988年这两个层级的档案馆馆藏资料只有5979464册， 占全国的比重也只有24.5%。时隔一年，馆藏资料就突然增加到14179668 册， 增长了137.1%。再过一年，即1990年又是突然一变，降至7759332册，下降的幅度非常之大，达82.7%。如果不是统计数据有误，对于3 年内馆藏资料的大起大落是不好做出合理的、令人信服的解释的。这个原因只是笔者的推测，姑且存疑。
第三是看一看馆藏档案与馆藏资料所占的比重。馆藏档案的比重与馆藏资料的比重同样以1990年为界分成前后两个阶段。1990年以前，馆藏档案所占的比重稍高，差距稍大。1990年以后二者的比重就十分接近。除了1993年之外，大部分时间里差距只有一两个百分点。这表明：就中央级和省级档案馆的整体情况而言，在档案事业发展不正常情况（恢复整顿初期，中央级和省级档案馆情况相对较好，而地县级档案馆情况相对较差）结束后，馆藏档案和馆藏资料的建设可以说是同步发展的，并且相对于馆藏档案来说，馆藏资料在全国所占的比例也还算是比较适当的。
中央级和省级档案馆包括这两个层级上的国家综合档案馆、专业档案馆和部门档案馆等几个部分，从这两个层级档案馆的整体情况来看，馆藏资料相对于馆藏档案来说，其发展还是均衡的。但对这两个层级内的各种类型的档案馆做进一步的分析，可以看到，在这种均衡的后面，也存在着一种不匀衡，那就是综合档案馆馆藏资料的数量还十分有限，并且其分布也不平衡。这种情况可以通过对省级综合档案馆馆藏资料的分析中反映出来，参见表2。
表2 省级综合档案馆馆藏档案与资料情况
1983年 1984年
档案资料档案资料
全国81669879229875798727379424154729
省综合馆13747032 134856714221724 1396003
比重 16.8%5.9%
16.3%
5.8%
比例
100:9.8 100:9.8
1985年 1986年
档案资料档案资料
全国89160695332264389814410828570568
省综合馆11735449 145388614829163 1514027
比重 13.2%
4.4%15.1%
5.3%
比例 100:12.4100:10.2
1987年
档案资料
全国9305763027417148
省综合馆12481658 1617294
比重 13.4%
5.9%
比例
100:13
1992年 1993年
档案资料档案资料
全国9727358828656561
10457860630858851
省综合馆12673736 156811312916447 1629632
比重
13%5.5%
12.4%5.3%
比例 100:12.4100:12.6
1994年 1995年
档案资料档案资料
全国
10865208631325914
11757162934234389
省综合馆12966087 261922513441526 2721380
比重 11.9%
8.4%
11.4%7.9%
比例 100:20.2100:20.2
注：表格中“比重”指省级综合档案馆馆藏档案或馆藏资料占全国各级各类档案馆馆藏档案或馆藏资料的比重；“比例”指省综合档案馆馆藏档案与馆藏资料之比。
这个统计表中的数据反映了这样几个事实：
一是从省级综合档案馆的馆藏在全国各级各类档案馆所处的地位方面来说，省级综合档案馆馆藏档案占全国各级各类档案馆馆藏档案的比重远远大于馆藏资料的比重。与前文分析中的中央级和省级档案馆馆藏档案和馆藏资料所占比重在大部分时间里相差无几的现象不同的是，在省级综合档案馆中，二者相差较大。1987～1995年9年中， 大部分时间里馆藏档案所占比重高于馆藏资料所占比重一半还多。这表明，省级综合档案馆馆藏资料在全国各级各类档案馆馆藏资料所占的比重，比起馆藏档案来，其份量和地位要低一些。也就是说，从数量上来看，省级综合档案馆的馆藏资料相对于馆藏档案来说还有进一步增长的余地。
二是从馆藏档案与馆藏资料的比例方面来说，省级综合档案馆的馆藏档案与馆藏资料之比，与同期全国各级各类档案馆馆藏档案与馆藏资料之比比较起来，也要低上许多。1987～1995年全国各级各类档案馆馆藏档案与馆藏资料之比分别为100：28.1、100：27.7、100：37.3、100：29.1、100：29.5、100：29.5、100：29.5、100：28.8、100：29.1， 省级综合档案馆的馆藏档案与馆藏资料之比与全国的一般情况比较起来，分别低上18.3、17.9、24.9、18.9、16.5、17.1、16.9、8.6、8.9个百分点。这个枯燥的数字比较直接地反映了这样一个事实：省级综合档案馆馆藏资料相对于全国一般情况来说，数量还是不算多的。
上面的情况是省级综合档案馆的一般情况，再进一步考察具体的省级综合档案馆的馆藏情况，还会有进一步的发现，其中最大的一点就是省级综合档案馆馆藏资料的分布很不平衡。笔者曾经以抽样调查的方法，根据经济地带东部、中部、西部3大块划分的理论，选取16 个省作为典型，对1988年省级综合档案馆的情况进行过考察，结果发现资料的比重高者达28.8%，而低者仅为2.9%，高者为低者的9.9倍。这一年虽然有些档案馆的馆藏资料占馆藏总量的比重稍高，但这样的档案馆却很少。在调查的16个省级综合档案馆中，馆藏资料比重低于当年全国平均水平（21.7%）的档案馆有14个，占调查总数的87.5%；比重不及10%的有8个，占调查总数的50%；甚至有些档案馆的比重还不及5%。
二、地级档案馆馆藏资料状况
在我国档案馆网体系中，地级档案馆是一个很重要的层次，全国有3600多个档案馆，除去2600多个县级档案馆外，地级档案馆（包括综合馆、部门馆和专门馆）是最多的，达600多个。 地级档案馆在我国档案馆网中属于中间层次，这个层次档案馆馆藏档案和馆藏资料的情况在表3中可以反映出来。
表3 地级档案馆馆藏在全国所处地位
1983年 1984年
档案资料档案资料
全国54769708111927006303344414091272
地级馆 23849186 190780010155862 2400677
比重 47.2%17%16.1%17%
1985年 1986年
档案资料档案资料
全国70661630161502467957578318743672
地级馆 11362966 294792912140701 3192457
比重 16.1%
18.3%
15.3%17%
1987年 1988年
档案资料档案资料
全国81669879229875798727379424154729
地级馆 14658451 416880215962602 4039619
比重 17.9%
18.1%
18.3%
16.7%
1989年 1990年
档案资料档案资料
全国89160695332264389814410828570568
地级馆 17024732 442613618421102 4882638
比重 19.1%
13.3%
18.8%
17.1%
1991年 1992年
档案资料档案资料
全国 9305730274171489727358828656561
地级馆 187428045026558320127486 5222902
比重 20.1%
18.3%
20.7%
18.2%
1993年 1994年
档案资料档案资料
全国
10457860630858851
10865208631325914
地级馆 23483434 615786724033775 6741104
比重 22.5% 20%
22.1%18.3%
1995年
档案资料
全国
11757162934234389
地级馆 27601577 6528618
比重 23.5%19.1%
注：“比重”指地级档案馆馆藏档案或资料占全国各级各类档案馆馆藏档案或资料的比重。
对这个统计表进行分析可以发现这样两个事实：
一是1983至1995年的前后13年间，地级档案馆馆藏资料在全国各级各类档案馆的馆藏资料中所处的地位没有太大的起伏。除去了个别年份外，地级档案馆的馆藏资料在全国各级各类档案馆馆藏资料中所占的比重均在16%～23%之间游动。对13年的比重情况进行平均计算可知，13年中，地级档案馆馆藏资料在全国各级各类档案馆馆藏资料中所占的比重平均为17.6%，13年中有6年的比重低于这个数字，有7年高于这个数字，高低年份大体相等。即使是比重高于这个数字，最高的高出数字也只有2.4个百分点。还有另一个值得注意的情况是，13 年来地级档案馆馆藏资料占全国各级各类档案馆馆藏资料的比重中，有好几个年份里的数据完全相等。这表明，地级档案馆馆藏资料的建设完全在一种相对平稳的环境中进行，馆藏资料的建设受到其他非正常因素的影响不大，基本上按照自己的规律发展着。
二是1983至1995年的13年时间里，地级档案馆的馆藏资料占全国各级各类档案馆馆藏资料的比重，与其档案所占的比重比较起来，除去极个别的1983年之外，大体上相等，并且馆藏档案所占的比重在多数时间里要高于馆藏资料所占的比重。在13年中，这样的年份有9个，并且在比重低的年份里，馆藏档案所占的比重低于馆藏资料所占的比重的数字也极其有限，差距最大的也只有2.2个百分点。这表明，以馆藏档案作为参照系进行比较，我国地一级档案馆馆藏资料的发展速度和发展规模与其本身的地位是相称的。在我国中央和省地县4级档案馆中，这种情况是仅见的。
三、县级档案馆馆藏资料状况
在我国3600多个档案馆中，县一级档案馆有2000多个，并且这2000多个档案馆，完全是我国档案馆中的主体——国家综合档案馆。这一层级的档案馆不但数量多而且馆藏量巨大，大约占我国各级各类档案馆馆藏总量的一半左右。因此，这一层级档案馆馆藏资料对于我国各级各类档案馆馆藏资料建设的走向起着至关重要的影响。
对于县一级档案馆馆藏资料，我们首先看一看全国县级档案馆的总体情况。根据全国档案事业基本情况统计年报提供的基础数据，我们制表4如下：
表4 县级档案馆馆藏档案与资料情况
1983年 1984年
档案资料档案资料
全国
54769708 111927006303344414091272
省馆
21058793 724663526646831 9415324
比重 38.4%64.7%
42.3%
66.8%
比例 100:34.4100:35.5
1985年 1986年
档案资料档案资料
全国
70661630 161502467957578318743672
省馆
31590474 104785363586775511841445
比重 44.7%64.9%
45.1%
63.2%
比例
100:33 100:33
1987年 1988年
档案资料档案资料
全国81669879229875798727379424154729
省馆38915153128123924182366214135646
比重 47.6%
55.7%
47.9%
58.5%
比例 100:32.9100:33.8
1989年 1990年
档案资料档案资料
全国89160695332264389814410828570568
省馆424863971462063446947393
159285987
比重 47.7%44%47.8% 55.7%
比例 100:34.4100:33.9
1991年 1992年
档案资料档案资料
全国93057630274171489727358828656561
省馆48627801163212025341392219571624
比重 52.2%
59.5%
54.9%
68.3%
比例 100:33.6100:36.6
1993年 1994年
档案资料档案资料
全国
10457860630858851
10865208631325914
省馆50437519170619135480164117803605
比重 48.2%55.3% 50.4%56.8%
比例 100:33.8100:32.5
1995年
档案资料
全国
11757162934234389
省馆5714219419681450
比重 48.6%57.5%
比例 100:34.4
对县级档案馆馆藏档案和馆藏资料的13组数据进行分析可以发现：在绝大多数的年份里，县级档案馆馆藏资料占全国各级各类档案馆馆藏资料的比重都远远高于同期馆藏档案的所占比重。13年中，馆藏资料所占比重分别比馆藏档案所占比重高出26.3、24.5、20.2、18.1、14.4、10.6、-3.7、7.9、7.3、13.4、7.1、6.4和8.9个百分点，资料比重低于档案比重的只有1989年一年。如果对13组数据进行平均，资料比重比档案比重平均高出12.4个百分点。顾名思义，档案馆是保管档案之馆，馆藏资料虽然重要，在档案工作中需要认真保护，但是相对于馆藏档案来说，它毕竟是一个比较次要的部分。现实中馆藏资料的比重以比较大的数字高于馆藏档案的比重这一事实也从侧面说明，县档案馆馆藏资料在全国各级各类档案馆中所处的地位相对于其馆藏档案所处的地位来说，是极不相称的。直接一点说，县级档案馆馆藏资料的数量相对于馆藏档案的数量来说，已经太多了。
从馆藏档案与馆藏资料的比例来看，13 年间县级档案馆每保存100卷档案就要保存的资料数没有一年低于32册，这个数字使馆藏资料几乎达到了馆藏档案的1／3。与此同时，馆藏档案利用卷次与馆藏资料利用册次的比例却远远不及这样的一个数字。根据笔者的计算，1983～1995年馆藏档案利用卷次与馆藏资料利用册次的比例分别是：100∶16、100∶12∶1、100∶9.2、100∶7.8、100∶7.6、100∶8.4、100∶9.7、100∶11.4、100∶12.4、100∶12.9、100∶14.7、100∶13.7和100∶14.7。将这一组比例数字与馆藏档案与资料之比做出比较可以发现，馆藏之比比利用之比分别高18.4、23.2、24、25.2、25.3、25.4、24.7、22.5、21.1、23.7、19.1、18.8和19.7个百分点。这种情况也从另一个方面说明，在县一级档案馆中，目前以至今后一段时间不被利用的资料的比例远远高于不被利用的档案的比例。也就是说，在县级档案馆中，质量不高的资料的比例远远高于质量不高的档案的比例。
笔者曾经按照经济地带划分的理论，对全国东部、中部和西部按照5∶5∶6的比例在全国30几个省、自治区和直辖市的县级档案馆中， 选择取16个省作为典型对1988年县级档案馆的馆藏资料情况进行过抽样调查（参见拙作，《我国档案馆馆藏资料的现状及其优化》），所反映的情况也与此类似。抽样调查的16省、自治区和直辖市的县级档案馆中，馆藏资料占馆藏总量的平均比重为23.1%，馆藏资料的册数几乎达到馆藏总量的1／4，比当年全国各级各类档案馆平均水平21.7%高1.4 个百分点。1988年全国各级各类档案馆中，每保存100 卷档案就要保存的资料册数有27.7册，而抽样调查的16个省、自治区、直辖市中，每保存档案100卷就要保存的资料册数有30.1册，比全国平均水平高2.4册。
在抽样调查反映出的另一个情况是，16个省的县级档案馆保存资料的情况也不平衡，保存资料多的非常之多。16个省的县档案馆中每保存100卷档案就要保存资料25册以上者有11个，占调查总数的68.8%， 其中有6个省的县级档案馆每保存100卷档案就要保存的资料数超过了35册，馆藏资料已经超过了馆藏档案的1／3，有这种情况的档案馆占调查总数的37.5%。最为严重的是，个别省的县级档案馆馆藏资料已经超过了馆藏档案的一半。
上面的情况只是全国县级档案馆的一般情况。对于一些具体的县档案馆进行调查，还会发现，在有些县级档案馆中，馆藏资料的册数更为惊人。笔者曾经见到过某省1990年的统计材料，这个省有9 个县的馆藏资料与馆藏档案的比例都很高，每保存100卷档案就保存的资料数分别为52.6、55.1、68.4、76.7、94.7、116、132、147和188册。对于这些档案馆的馆藏情况，笔者没有进行实地调查，对于这些档案馆馆藏资料的来源、成分、价值也没有进行具体的分析。但单纯地从数量上看，馆藏资料达到了馆藏档案的一半，或者馆藏资料从数量上超过了馆藏档案的数量，这种情况无论如何也是叫人怀疑的。
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