信息交流：图书馆期刊管理工作的核心，本文主要内容关键词为：信息交流论文,管理工作论文,图书馆论文,期刊论文,核心论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[中国图书资料分类法分类号]G255.2
一、信息是期刊的生命之所在
世纪之交，人类已进入信息时代。
信息，作为人类社会重要资源和宝贵财富的观念已成共识。信息因能为人类提供知识和智慧而与物质资源和能量资源共称为人类社会经济发展的三大支柱。因此，信息资源的开发和利用水平也就成为衡量一个国家综合国力的重要标志之一。
在众多的信息源中，期刊以其独特的个性与特有的生命力被行家们称之为信息源的主源。它作为当代社会最重要的信息交流与传播载体之一而倍受人们的青睐。
期刊的英文名称Magazine一词，在《牛津字典》和《韦氏大字典》中均被释为“仓库”、“弹药库”。这种含有“杂”的意思在内的词义的引申十分形象，说明期刊的内容不是单纯的，而是杂七杂八的，所以至今人们又俗称期刊为“杂志”。
世界上最早的一种期刊是1665年1月5日由法国的戴·萨罗(Denysde sallo)在巴黎创办的《学者杂志》(Journal des Scavans)，从而创造了信息的新载体——期刊，而世界上连续出版时间最长的期刊是英国皇家学会享利·奥尔登伯格于1665年3月6日创刊至今仍在出版的《哲学汇刊》(Philosophical Transactions)。（注：现改名为《伦敦皇家学会哲学汇刊》(Philosolphical Transactions of the Royal Socity of London)。赵燕祥：《期刊工作浅说》，书目出版社1980年，第1～3页。）中国最早的期刊是唐大烈1792年（乾隆五十七年）主编的《吴医汇讲》，（注：《中国最早的专业性期刊应是〈吴医汇讲〉》，《中国科技期刊研究》1994年第5期。）比西方国家迟了127年。三百多年来，由于期刊作为信息的载体具有内容广、知识新、周期短、流通快、作者多等特点而迅速发展起来，当今，据统计世界上有7万～8万种期刊，（注：邹承鲁：《衡量学术刊物水平的客观标准——影响因子》，《光明日报》1997年12月19日。）我国公开发行的期刊有八千多种，内部发行的期刊近万种。（注：贾桂英：《浅谈社科期刊文献资源的开发与利用》，《青海民族研究》1997年第3期。）期刊何以能得到这样惊人的发展？这是因为期刊是发表信息最快，保存信息最安全、最方便的载体。现在世界上每天约有八千篇科学论文几乎都发表在期刊上，世界信息量的2/3源于期刊，（注：谢光红、张立、罗畸亚：《开发我国文献信息资料》，《图书馆》1993年第3期。）有的人统计说期刊包含的信息量占信息的80%以上，居十大情报之首。（注：孟广香：《公共图书馆期刊文献开发与利用》，《图书馆工作与研究》1996年第6期。）所以，当今衡量一个国家或一所大学科技水平的重要标志之一就是在期刊上发表论文的数量。国家科委公布1996年科技论文情况披露，1996年我国科技人员（不包括港、澳、台）在国内外发表论文，据国际颇具影响的检索工具《科学引文索引》(SCL)的统计自然科学基础研究论文为14459篇，居世界第14位；据《工程索引》(EL)的统计工程系列的论文为8147篇，居世界第6位；据《科学技术会议录索引》(LSTP)国际会议论文数为3963篇，居世界第11位。（注：《光明日报》1997年12月20日。）
期刊是信息的重要载体，反过来信息则是期刊的生命之所在。一个期刊所含信息量的多少、大小是衡量一种期刊质量的重要标准。如果一种期刊所含信息量多而大，即这种期刊的一次文献能转化为二次文献的比例就高，一般来说，这种期刊的质量就高，学术权威也相应提高。比如《北京大学学报（哲社版）》1994年到1996年平均年摘转率为75.11%，其转摘率之高在全国高校文科学报中位居冠首，（注：柯有香：《高校文科学报论文统计与著录分析》，《陕西师大学报》1998年第1期。）表现出了极强的生命力，《北京大学学报（哲社版）》也就成了我国文科学报最有学术权威的期刊，这正好凸现了信息决定期刊地位的作用，所以信息是期刊的生命之所在，没信息的期刊是没有生命力的。
二、信息交流是高校图书馆期刊管理工作的核心
正因为期刊是信息的重要载体，而信息作为一种资源，其本身是静态的，在没有被人开发、利用时是不能体现它的价值的，此一方面。另一方面，读者们希望从期刊中获取他们所需要的信息，但是全国期刊的信息浩如烟海，全世界期刊的信息更是无穷无尽了。有人估计，全世界每年约产生七百二十亿条信息，如果每条信息按100字节计算，那么全世界每年生产七十二万亿字节的信息，这种天文数字的信息量，使得个人在信息海洋里获取所需信息的能力显然是太弱小了。那么，怎样才能既体现信息的价值，又使读者能以简便的方法获取他们需要的信息呢？这就需要图书馆的期刊工作彻底改变“重藏轻用”为“善藏重用”，将馆藏期刊文献转化为信息，并以畅通的渠道交流给广大读者，使得期刊的价值和作用在交流中得到充分的发挥，这就是说图书馆期刊工作从采购到流通都必须以信息交流为核心。
1.采购和分编，为信息交流建立合理的期刊馆藏体系
能被人利用，产生社会效益的信息才是有价值的信息。要做好期刊信息的有效交流，首先得有一个良好的期刊信息源，即期刊馆藏体系。一个理想的期刊信息源，须有一个期刊不同品种、质量、数量、内容、范围、不同文种、学术层次等的合理比例的构架。对高校图书馆期刊馆藏来说更重要的是该馆藏体系是否与本校科研计划、教学目标、培养方向、课程设置、专家、师生的需求贴近。也就是说该馆的期刊藏刊是否能满足学校科研与教学对信息的需求。要建立这样一个合理的期刊馆藏体系首先要求采编人员要树立特色期刊馆藏的意识，把好购刊关。根据本校情况与经费许可，确立进刊原则，即：(1)以实用为原则。要系统完整地购入重点刊、馆藏核心刊，杜绝购入无用之刊，适量购入文化休闲刊，确保科研教学最有实际参考价值的刊物，重点采购学术信息含量高，与本校科研教学方向密切关联和相关的信息密集度高的刊物。(2)以突出本校特色为原则。任何一个高校图书馆都不可能将所有的期刊入藏，但必须使所建期刊馆藏体系能满足本校教学和科研对信息的需求，尤其是本校重点学科建设对信息的需求，以及适用于本校主设学科所需。这就需要期刊采购确切了解学校科研任务，进展状况，熟知学科设置、教学改革进展，并广泛征求专家、学科带头人的意见，听取师生对信息需求的建议。与此同时，还要定期召集期刊工作人员，特别是直接为读者服务的馆员座谈，收集读者的反馈信息。在此基础上研究确定入藏期刊。一经确定的馆藏期刊，必须根据期刊连续性、系统性的特点，坚持不断完善馆藏体系，不轻易大换大改，以保证期刊信息的完整性、适用性。
要建立一个合理的期刊馆藏体系，一要采购员会当家，二还需分编员善于治家，即期刊分编要适用、规范，善于给一种期刊以最适用、最恰当的类目。在信息交流中使之能最大限度地发挥作用。
过去由于没有统一的适合期刊分类的分类表。各高校几乎各行其法，或采用《中图法》，或采用《科图法》，或采用《人大法》，也有的按上述某一法结合自己需要自编的分类表。1987年由《中图法》编委会编制的《中国图书馆图书分类法期刊分类表》作为我国正式出版发行的第一部期刊分类表问世，使我国的图书馆期刊分类编目有了统一的标准，期刊的分编也就有了规范。（注：黄桂裙：《高校图书馆目录体系刍议》，《云南图书馆》1989年第1期。）但是由于期刊数量多，学科杂，各学科相互渗透，综合性期刊多，特别是现代社会随科技的迅速发展，新学科以及交叉学科、边缘学科的不断出现，使期刊的一刊多学科，一刊多类属现象越来越突出，一本期刊在手，对照分类表一时难以给类的现象时有发生。而分类是否恰当往往直接影响期刊信息的交流，影响期刊生命力的发挥。面对这种态势，分编员首先必须严格把好一种期刊只分一类的关，杜绝一刊多类的散分现象，并使同类、相关类目的期刊相对集中，以体现期刊系统性、相关性特点。使期刊的信息加工与交流有一个比较规范的、良好的信息源，这是期刊信息有序化的保证。与此同时，期刊的分类还必须适合本馆的实际，以发挥期刊的最大用途为目的，在坚持一刊一类的稳定性原则的同时，给期刊所含主要学科以外的次要学科作出恰当的标引。
期刊的分类原则一经确定，就不要轻易改变，更不能以分编员的变动而变化，使期刊信息能得到充分的利用，使期刊的信息交流更为通畅，也使读者能从多角度的需求中获取到更多的信息。
2.验收划到，为信息交流保证期刊信息源的完整
期刊到馆后由验收员查到验收，盖印分送各阅览室，这种听起来十分简单的工作，做得规范与否，过细与否对期刊信息源的完整起着很大的作用。
期刊验收工作最重要的职责是把好期刊完整无缺这一关。现在各高校图书馆都受经费的困扰，购置经费有限，而购刊量因需求量而日增。只得采取减少复本或几乎无复本的单本订购原则，这样保证期刊的完整性就显得更重要。但图书馆期刊的残缺和漏订情况总是因各种原因不以人们的意志为转移而不断发生。如无人把好这一关将严重影响期刊信息源的完整性，从而破坏期刊的系统性、连续性，而影响信息交流的内在质量。
期刊漏缺情况的发生原因很多，如漏订，有采购员疏忽而漏，更多的是发行渠道的变化，一时难以发现它的踪迹，或是由于出版中某方面的变更消息没有掌握等等。而缺刊情况的发生原因就更复杂了。期刊获取渠道多，情况复杂容易造成缺刊，但主要是发行部门的漏寄，发行过程中的误投，分发过程中的错发，当然也有图书馆期刊部在领取、保管和流通过程中的遗失等。拿广西民族学院图书馆来说，1997年通过邮发、非邮发散订、天津半导体杂志社、图工委四条渠道总计订购中文期刊1195种。其中半导体订购的193种期刊中，全年一期末收到的有4种，缺期的有8种，两项占订购总数的6.21%。针对这种情况验收员应及时掌握漏缺情况并采取措施补救。
(1)查漏。验收员应将期刊订购凭据立卡登记或录入计算机验收程序，并对照上一年的订购情况和收藏原则检查有否漏订。一经发现应将漏订情况通知采购员核查，以便补购。如广西民族学院图书馆检查1998年的期刊采购情况时，就发现有48种历年连续订购的期刊漏订，因检查及时补购，使采购这一环确保期刊信息源的完整性。
(2)补缺。验收划到，无论是卡片划到，还是计算机登到，验收员都必须将期刊的特征项和发行项记录清楚，并掌握期刊发行的规律和周期，一旦发现缺刊，即可与发行部门联系及时补缺。
根据笔者的经验，高校图书馆期刊缺刊的发生在寒暑假期间比较严重。造成这种现象的原因或是收发人员在假期没有按常规操作而缺刊，或是验收人员不固定而缺刊，所以，假期对期刊验收工作要作妥善的安排，尽量减少缺刊现象。此外，对于邮发的期刊，最好由图书馆直接向邮局订购，这样做一则可以免去学校收发室重复验收和分发，减少投递环节，从而达到杜绝错分、错取现象；二则可以避免假期，尤其是春节前后收发室期刊的积压、管理不善而丢刊。而对于在现刊流通或配套时遗失的期刊，验收员了解情况后应设法与杂志社联系补齐，以确保信息交流期刊信息源的完整性。
3.阅览和流通，为信息交流开方便之门
建立合理的期刊馆藏体系，确保期刊信息源的完整性，目的只有一个，就是为了有利于信息交流，当这一切都做得规范之后，阅览和流通工作就成了期刊信息交流的主要环节。因此，从促进信息交流的目的出发，阅览和流通必须为信息交流大开方便之门。
(1)要熟悉馆藏期刊信息源。要促进信息交流、方便读者获取信息，期刊工作人员必须熟悉馆藏期刊信息源的各种情况，要努力做到对馆藏期刊信息资源心中有数，了如指掌。笔者在过刊室流通工作时曾作过一些尝试。如有一位教授在准备给学生作《新世纪对人才素质的要求》的讲座时，希望我们期刊部能为他提供最新的信息作参考。我就按他准备演讲的内容及思路，用了三个小时给他在本馆期刊库中检索了一组有关参考信息，使他按期准备好了演讲稿，成功地完成了讲座任务。又如化学系96届毕业班学生接到一项社会实习扶贫任务，要对贵港市肉鸽饲养的可行性进行调查。由于同学们首次接触这样的任务心中无数，十几个同学一起到过刊室寻找有关信息。当我了解到了他们的要求后，让他们留下二人，根据我掌握馆藏期刊中有关这方面信息源帮助他们检索，仅花了个把小时就检索到有关肉鸽市场需求、生长习性、病害防治、饲养技术等方面的论文近10篇供他们参考，促进了信息的交流。
(2)要善于应用馆藏二、三次期刊文献为读者提供服务。如中国人民大学书报资料中心出版的《复印报刊资料》；人民出版社主办的《新华文摘》以及国家教育部主办的《高校文科学报文摘》是我国社会科学三大权威文摘期刊。这一类二次文献学术性期刊经过精选，信息价值高，期刊工作人员熟悉他们，并根据不同读者的需求提供专题服务，以提高信息的效率。一些学术性期刊每年末期所附的当年篇名目录，以及其他检索性期刊也是为读者提供期刊信息服务的信息源。熟练掌握及运用这些信息源能促进期刊信息交流，提高交流效率。
(3)要善于作“引文分析”开展“回溯检索”。一篇高水平的论文，其文后的参考文献，就是一篇完整科学论文的重要部分，更是一个使用价值较高的专题信息源。若将一组相近、相关的论文文后的参考文献经筛选后作引文分析，并按参考文献层层查录，作回溯检索。可为特定的专题研究提供高质量的专题期刊，以促进期刊信息交流。
(4)编制馆藏期刊专题篇名索引。众所周知，《全国报刊索引》是一种重要的检索工具，高校图书馆一般都会订购，但是由于它出版的周期较长，往往不能及时将信息提供给读者，此为一方面。另一方面各高校图书馆由于种种条件的限制而不可能将期刊订全，因此，根据各校不同的需求，编制馆藏期刊专题篇名索引就不失为一种促进信息交流的好办法。
(5)将馆藏期刊刊名数据库与全国报刊篇名（光盘）检索结合使用。目前不少高校图书馆已使用全国报刊篇名（光盘）检索，可以检索到全国一万多种报刊篇名信息，使用十分方便，深受读者的欢迎。但是由于馆藏期刊的收藏范围有限，检索结果在本馆期刊库往往找不到，如果将两者结合起来，先检索全国报刊篇名（光盘），后按文献出处再检索馆藏期刊刊名数据库，这样就能为读者快速、准确地查寻到所需的篇名信息与期刊文献，以保证信息交流的有效性。
总之，在期刊阅览和流通的环节中，期刊工作者要为信息交流大开方便之门。
综上所述，高校图书馆的期刊工作，从采购、分编到验收划到，再到阅览、流通无不围绕着信息交流这个核心进行，离开了这个核心，期刊工作将迷失方向，而回到“藏书阁”的老路上去。所以，当代高校图书馆的期刊工作者必须牢牢把握住期刊工作的大方向——信息交流。
三、计算机管理是期刊信息交流的高速公路
信息交流是期刊工作的核心。长期以来，高校图书馆的期刊工作人员为此做了大量的工作，促进了信息的交流，也促进了科研与教学的发展。但是，众所周知，我国高校图书馆期刊管理工作也长期处于传统的手工管理阶段，在促进信息交流中不是心有余而力不足，就是事倍功半。读者们希望有一个更好的方法，在最少的时间内获取更多、更完整的信息。现在这已不是梦了。由于计算机管理进入图书馆，使得期刊信息交流走上了信息高速公路。
信息高速公路是一项涉及计算机科学、光纤通信技术、数学、信息科学、物理学、材料力学、化学等十多门学科的系统工程，它是集信息获取、传递、处理、检索为一体的信息基础设施。所谓信息高速公路(Information Superhighway)，就是一条很广的信息通道，可以为人们大量地提供和高速传逾各种信息。它是由通信网络、计算机、数据库等部件组成的信息通信网络；是把电视、电脑、传真、广播和电话等通信工具所能提供的视像、数据、声音转换为数码信息，通过光纤传递到网络联结的用户终端，然后，通过转换器还原成声像和信息的一种交互式多媒体网络。信息高速公路的出现，一下子把担负着收集、整理、贮存信息情报的高校图书馆推上了信息化的道路，开始从根本上改变了我国高校图书馆在本馆的物理结构范围内，用传统的手工方式提供期刊信息交流的方式：
——期刊信息结构网络化。高校图书馆期刊部过去是独立存在的实体，各部之间是平行的，信息高速公路的开通，自然而然地把各高校图书馆期刊部从结构上连结成网络。每个期刊部，只要有了计算机，就成了网络上的一个点，通过通信设备，就进入了图书馆网，而连结成了一条线；如果再进入地区网、国家网、国际网，就由线连成了面，点、线、面的这种连结就构成了信息网络。目前广西民族学院的校园网已通过验收；由于校园网已入因特网，所以广西民族学院图书馆期刊部也就成了国际网的一个点了。
在这个信息网络中，不仅期刊的交流可以大大减轻期刊管理部门的许多重复劳动，提高信息交流的工作效率和服务质量，还使过去难以实现的资源共建共享进入了实际操作阶段，如馆际间的期刊采购协调，联机编目，公共检索服务，代查，代借，代复制的现代化的馆际互借都可以进行了，这就使期刊信息交流在更大范围、更方便的程度上满足读者的需求。
——期刊信息建设数据化。在信息高速公路上，所有信息都必须经过数据化的处理才能入网，传递。对于期刊信息交流来说，所有的期刊信息都必须建立数据库才能入网传递交流。数据库作为控制、处理和利用期刊信息的现代化手段，是高校图书馆期刊信息上的信息高速公路必不可少的一步。这就大大促进了期刊管理工作数据库的建设，如中国科技信息研究所重庆分所开发的《中文科技期刊数据库》，库容量为170万条记录，年报道量为26万条记录；上海图书馆承建的《中文社科报刊篇名数据库》，数据累积达40多万条月报道量为1.5万条记录。广西民族学院图书馆也正在建设本馆的馆藏期刊数据库，这为期刊信息交流进入信息高速公路提供了基础。
——期刊信息交流手段现代化。随着信息高速公路基础设施的建设，尤其是入网后高校图书馆期刊部逐步配置了相应规模和功能的计算机及其相关设备，有重点、有步骤地开发利用计算机技术、办公自动化、复制技术、声像技术、多媒体技术、光盘技术、软件技术、机器翻译技术，以及人工智能技术，可以使期刊信息交流的手段逐步实现现代化。
——期刊信息服务多样化。众所周知信息高速公路开通后，为人们提供了现代化的、开放的、网络化的环境，服务方式也将越来越多样化，与之相应，期刊信息的服务也越来越多样化，据目前所知大约有电子邮件(E-Mail)、电子公告(BBS)、信息服务查询台(Resource Discovery System)、联机公共目录查询(OPAC)、电子图书馆(Electronie Libraries)、文件传输(FTP)、网络化信息检索(NLRS)等。今后，随着网络建设的快速发展，新的期刊信息服务方式还会不断出现。
计算机的出现改变了社会，改变了人类的生活方式，当然也要改变期刊信息交流的方式，这是不言而喻的。我们相信，随着计算机的不断发展，期刊信息交流在信息高速公路上的发展前景一定会更美好。