摘要：在信息化时代下，档案信息管理的作用更为突出，尤其是一些科研单位和国家重要机关的档案信息对安全性的要求较高，需要加大对档案管理保密工作的重视力度。部分科研信息和企业发展信息一旦泄漏必定会对自身带来较大的不良影响，对于科研单位而言，在开展档案管理工作时，需要严格落实保密性的原则，以免信息泄漏，为科研单位造成不必要的损失。对于企业而言，也应注重档案管理的信息安全性，保障各类信息的安全使用。本文，就对档案管理中的保密性原则和内容进行分析，并且探讨相关的实施对策。
关键词：档案管理；保密原则；规范化
档案管理工作是各个领域发展中必不可少的管理内容，由于其涉及的信息内容较多，关系到企事业单位发展的全部信息，在针对其进行管理时，需要具有一定的信息安全意识，规范自身的管理行为，以免出现信息安全问题，威胁档案管理的质量，为企事业单位的健康发展带来影响。鉴于档案管理中所管理的信息内容存在一些保密性要求较强的信息，要求在开展档案管理工作时，应根据信息的保密性要求，有针对性的开展资料管理工作，对于保密性要求较高的信息和资料，应单独进行管理，全面提升档案管理的保密性。
一、档案管理的保密性原则与内容
1、库房管理的独立性原则
库房是存放档案信息的主要空间，其中包含各个部门发展的全部信息内容，其中不乏一些机密性较高的信息内容，对于此类信息进行管理时，要求设置相关的查阅权限，且不得将此类资料随意带出库房。在档案管理工作的保密性逐步受到重视后，相关的管理标准中要求，库房应远离办公区域单独设置，遵循独立性的原则。但实际上，受到资金条件和办公条件的限制影响，档案库房常被设置于办公楼内部，致使档案安全受到一定威胁。在条件不允许的情况下，对于设置在办公楼区域的库房应采取有效的处理措施来提升库房的安全性。对于底层的库房来说，应对其门窗区域进行加固处理，且库房周边不得设置其他办公区域，以免威胁到档案信息的安全性。同时，设置门禁权限，除档案管理人员和少数高层人员外，无关人员禁止入内。
2、遵循分类管理的原则
绝密档案涉及到党与国家的安全，通过对绝密档案的管理能够保证我国政治军事活动的进行，有利于促进我国经济的快速发展，推动“四化”的建设。在对绝密档案进行管理的过程中，首先我们需要将绝密档案与非绝密档案进行分类保管，设立保险柜、防盗器等一系列防盗措施，从根本上保证绝密档案的安全；其次，通过各种手段提高绝密档案管理人员的综合素质与职业道德，让他们了解到自身工作的特殊性，提高他们的保密意识；再次，绝密档案不管是在调出还是对其销毁中，我们都必须严格按照规定办理手续，必须经由上级部门审批，如果没有上级领导的签字，任何人都不可调出或者销毁这一文件。当绝密档案使用完毕之后，管理人员必须要对其进行严格检查，如有发现遗漏、失密等现象，必须要查明原因并采取有效的补救措施。
3、涉密档案的时效性
管理人员在对档案进行保管的过程中，每一类文件的机密程度都有所不同，并且随着时间的推移，档案的密级也会发生一定的变化，例如档案的升密、降密与解密。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆一般来说，档案升密的几率都比较小，往往都是不断降低密级，最终解密，成为一般性档案。造成档案文件发生这种变化的原因有以下三种：当保密范围发生变化之后，档案的密级自然会发生变化；当机密性档案已不能为国家或企业起到作用之后，那么国家或者企业就会将这一类档案进行降低密级，最终变成一般性文件；通常情况下，机密性档案都有一个保密时限，当文件已过了保密时限，那么文件就会降密。因此档案管理人员必须要根据机密性档案的保密范围、保密时限等进行分类，这样才有利于对其后期的管理。
二、档案保密工作的规范化实施对策
1、注重对档案利用的监管
在档案利用的过程中，由于操作行为不当，极有极有可能引发严重的档案信息安全问题。因此，在进行档案资料管理的同时，还应做好档案利用过程的监管工作，通过规范档案利用的行为来消除由于档案利用所引发的档案安全问题，保障档案信息的安全性与完整性。主要可以采取以下几点监管措施：
（1）建立健全的管理制度。针对企事业、机关单位及其他组织结构的档案机构所保存的、并且没有向档案馆开放的档案信息，我国现行的《档案法》对其长期处于约束无力的状态，而公民在利用档案馆中档案信息时并没有明确的规定，这就导致机关单位在利用自己所保存的档案信息的过程中过于随意，或者因利益的驱动致使档案过早出现在社会当中，导致一些机密性档案泄密，扰乱社会的发展秩序。基于此，各个部门必须要在《档案法》的基础上建立健全的管理制度，要求在利用档案的过程中必须要办理相关手续，做到有章可循，保证档案管理的安全性。
（2）加强监督措施。在利用档案文件的过程中，档案管理人员可以通过交谈的方式了解利用对象的目的、思想动机，避免利用对象对档案文件的销毁或者涂改等，导致档案文件出现各种问题。当利用者对档案利用完毕之后，档案管理人员还需要对档案文件进行一次清查，确保其完整无损，保证其安全性。
2、做好保密工程的宣传教育
公民在享受公共档案信息的知情权、使用权的同时，依法履行对秘密信息的保密是责无旁贷的义务，在实际档案利用过程中，如何处理好二者的关系，是档案利用活动中“最关键、也是处理把握难度最大”的一个问题，同时也是一个法律问题。加强保密工作的宣传是加强档案保密建设的客观要求，能让档案利用者受到教育，知晓档案法规，明确法律责任与违法行为界限等，就可以少犯法、不犯法。我国的档案法制建设如何，除了取决于自身系统要素外，在很大程度上还受社会环境因素的影响。
结语：在档案管理工作中，管理人员必须要正确处理好其利用与保密的关系，尤其是在档案利用管理工作中，更需要管理者加以重视。我国对档案进行保存的最终目的是为了向社会各界人士提供服务，但是在利用档案的过程中，必须保证档案文件的保密性与安全性。档案管理人员必须要清楚的知道档案的密级，然后根据保密的范围、保密时限来对其进行分类管理，把利用与保密全面结合。同时，还要加强对档案法制的深入学习与舆论宣传，充分发挥档案的价值。
参考文献：
[1]李华.试论档案管理工作中的保密及其利用[C]//决策论坛——企业行政管理与创新学术研讨会.2016.
[2]姚万和.档案管理工作的规范化措施分析[J].经营管理者，2017（29）：306.
论文作者:赵金霞
论文发表刊物:《基层建设》2019年第19期
论文发表时间:2019/9/21
标签：档案论文; 信息论文; 管理人员论文; 库房论文; 绝密论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 《基层建设》2019年第19期论文;