广东省高速公路有限公司 510100
摘要：我国城市化的进程与汽车工业的飞速发展，推动高速公路建设的发展。20世纪，60年代以来，各国高速公建设路如雨后春笋，迅速发展。在中国高速公路发展的持续繁荣下，应运而生的高速公路档案管理，为高速公路行业的发展提供了有效信息。但由于高速公路建设涉及的档案资料越来越多，传统的档案管理已经不能适应时代需求，建设信息化档案管理是当下档案管理的必然趋势。
关键词：档案管理、高速公路、档案信息化、制度
引言：信息化是时代发展的潮流，是高速公路实现档案现代化和智能化管理的重要基础。信息化档案管理为高速公路建设提供可靠、高效、安全档案资料管理方式。由于历史原因，档案管理缺乏统一的标准规范，检索时导致相关的档案信息不能及时综合、系统地呈现出来。如今，高速公路档案的规范化建设，离不开纸质档案与电子档案的相辅相成，本文就我国高速公路档案管理的现状及档案管理信息化的重要性进行分析研究。
一、实现档案管理信息化的重要意义
由于传统的档案管理方式都是通过手工收集、亲自规整、管理，相对来说工作量较大，需要大量的人力来实现工作效率，同时大量原始文件的存储需要提供大面积的空间，耗费大量的人力、物力。实现档案的信息化管理可以减轻工作人员的劳动强度，提高档案管理工作人员的效率。以前文档保存容易受到时间，空间环境的影响，档案需要手工查询。随着信息化技术的应用，我们能快速的检索需要查看的文件，减少了原始文件的损耗，并提高了管理人员的工作效率。高速公路信息化系统有利于保证档案的真实性与安全性，信息平台的共享性及透明度对施工企业与施工人员起到了监督的作用，发挥了档案管理的实际价值。
二、我国高速公路档案管理的现状
(1)我国纸质档案管理的特点
高速公路的档案管理是收集归纳施工前、施工过程、竣工验收阶段形成与工程有关的各种形式的信息记录。具体包括：立项审批文件、设计基本文件、设计文件、工程管理性文件、施工文件、监理文件、竣工文件、科研文件。高速公路档案管理行业特征性质强、档案内容丰富、涉及的资料较多，档案的收集与管理会消耗大量的人力、物力。当纸质档案工作没有得到足够重视时，在纸质档案的管理过程中，在目标纸质档案的收集过程中无法有效查找，会对相关的工作产生阻碍。将收集好的资料整理、归档后放置于文件柜中，不利于数据资源的共享。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆当管理工作中遇到需要修改的资料，就需要将已经整理好的档案进行拆卷修改。资料的传递通过快递进行，资料的安全性和保密性受到一定的威胁，同时对工作效率会产生一定的影响。档案管理单位没有建立完善的管理制度，责任分配不明确，在文件的保管与移交时容易出现损坏或者丢失，缺乏专项机制。对后期的管理与维护也是相当不利的。
(2)信息化文档管理缺乏重视
信息化文档管理需要硬件设施与配套的软件安装，这需要大量资金支撑。档案管理的领导信息化建设意识较弱，重视高速公路建设质量、轻档案管理工作。不能针对社会发展需求及时对档案管理系统进行协调、更新。投入的人力、物力相对不足，导致信息化档案工作管理滞后，不能与其他管理单位计算机与软件系统保持一致，资料不能互调，数据资源不能共享，信息的归纳整理不能及时有效完成。原始数据往资料库转移时出现数据结构或文件属性差异，加大的人工处理的难度。
(3)信息化档案管理风险
信息化档案管理是通过现代化信息技术将纸质档案管理转换为数字化管理，档案的管理工作存在一定的机密性，在网络环境下存在明显的不安全性，网络黑客、不良程序攻击。由于高速公路在建设过程中，规庞大，资料文件分散，在电子资料文档的保存与传送过程中也容易遭受木马和病毒的感染。对风险认识不够，容易造成文档的缺失，信息泄露。
(4)管理制度
高速公路档案管理单位缺乏规范化的管理意识，档案管理人员没有规范的操作流程。档案部门缺少信息化的技术人才，对信息化设备不能进行合理利用，造成资源浪费。档案录入的工作人员缺乏积极性、责任心，不能将原始资料及时有效归档，造成信息滞后，没有有效实现资源共享，不能及时对信息资源进行有效利用。
三、我国高速公路档案管理信息化研究措施
（1）提高纸质档案管理水平
纸质档案管理要加强相关领导的重视，增加资金支持，合理分配人力来安排纸质档案的管理工作。纸质档案的管理工作，需要高素质的管理团队来实施，同时调取高速公路建设和管理专业能力强的人才进行配合，在收集纸质档案的信息与数据时，密切与高速公路各部门进行有效的交流与沟通，从而保证信息的真实有效性。纸质档案遵循规范化、标准化模式，对纸质档案统一格式严格要求，对纸质文件按类别进行整理、归档、传阅。由于电子档案保存存在一定风险，网络上容易被复制或者篡改，保留纸质原件能保证档案的真实性、法律性。同时，电子复制件的集约化和数字化也存在一定的技术风险，需要纸质档案作为支撑。所以，提高文书档案的管理水平也是提高信息化档案管理质量的基础。
（2）加强信息化档案管理意识
加强高速公路信息化档案管理相关领导的重视，加大人力、财力、物力的投入。管理层要求较高的技术水平和知识层次，引进档案、信息处理的复合型人才，匹配当下信息化环境中高新的科技设施及信息化管理软件。全面落实档案自动化统一标准，设立专项研发部门，研发出既能适应文件检索又能实现档案信息管理的计算机管理平台系统，由于高速公路工期较长，要保证软硬件资源的可继承性，避免硬软件在更新时造成的数据丢失、资源浪费。
（3）加强信息化技术的安全性能
高速公路信息化档案管理需要专业的计算机和档案管理方人才，能够完成系统的开发、信息导航、服务咨询、程序维护，不断完善及更新信息化档案建设，进行系统更新同时对杀毒软件、防火墙装置升级，降低档案管理中安全隐患。对电子文件实行异地备份，同时利用加密手段，有效预防信息失窃，保证档案的安全、完整。利用专业的信息技术操作，对不同部门下放的网络权限不同，对需要借阅的文件在登录系统平台时进行严格的身份验证并进行系统登记。根据具体情况，按照密级程度，对机密文件进行单独或者保密处理。实行严格的监控制度，档案管理人员只能在自己权限范围内对电子档案进行拷贝，对保密文件及其他资料进行跟踪监控，是档案管控工作的重点，以保证了档案管理信息化的安全性。
（4）完善信息化档案管理制度
根据高速公路各档案室的具体需求，竞聘高素质现代化管理人才，参考国内外已有档案数字化技术规范和标准，制定档案管理信息化标准、档案信息安全管理体制相关的规章制度，提高档案管理人员信息安全意识，建设奖励约束机制，防止窃密、失密的发生。对信息化人才的培养与引进是保证档案管理正常运转的基础。人才方面，首先提高档案人员政治素质，同时也要加强他们对新技术、新设备的操作技能。利用各种管理机制的调动档案管理人员重视自身工作的责任心与积极性，降低信息滞后，提高档案信息的时效性和真实性，做到信息共享。
结束语：在高速公路档案信息化管理过程中，信息化的管理，可以提高信息资源的利益率，让信息共享实现最大化，更好地支持高速公路行业的发展。信息化虽然存在一定的网络风险，但对城市或国家的经济发展起到了不可忽视的作用。
参考文献：
[1]茅敏 高速公路建设项目档案信息化建设研究【J】城建档案 2018-06-25
[2]郭姣 档案信息化是高速公路档案管理发展的趋势探讨【J】 经济管理2018-03-15
[3]张玉军 文书档案管理的信息化建设分析【J】 档案管理 2014-03-28
论文作者:张业香
论文发表刊物:《防护工程》2019年第5期
论文发表时间:2019/6/10
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