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摘要：在现代企业发展过程中，档案管理是非常重要的一项工作内容，实现其电子化已经成为企业管理工作发展的必然方向。企业档案管理部门将电子信息方法融入到管理工作当中不仅能使档案管理工作趋于规范化、系统化，还能在很大的程度上为企业节省更多的人力和物力，从而从整体的角度提高企业的工作效率。因此，企业的档案管理部门应该充分认识到应用电子信息技术开展人事管理工作的重要性，根据企业的实际经营情况，发挥电子信息技术在档案管理工作中的技术优势，从而更好地推动企业实现现代化发展。
关键词：企业人事档案；电子化；管理问题
引言
传统档案记录方式大多以手工记录为主，系统性较差且容易出现丢失、数据错误等情况，对记录者的依赖性较强，且档案一旦流失会直接造成人社局管理上的较大损失。在互联网的发展下，各类电子数据的融入让档案管理也逐渐向着电子化方向迈进。通过更强的记录能力、更详尽的记录内容让档案更为丰富，利用防火墙、自动恢复功能等提升档案安全性。
1人事档案电子化的含义
人事档案电子化是采用先进的计算机硬软件技术，实现人事档案管理工作中对人事档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、日常查阅等业务功能，是对纸质档案的数字化管理，真正告别了以往只能到阅档室翻阅纸质档案的传统方式。档案电子化系统是对人事信息管理平台的创新。当前，大数据时代的来临使得所需要存储和管理的人事档案信息越来越多，如果仅仅依靠人工进行完成，对纸质人事档案进行整理，是无法满足现代化人事档案管理需求的，这就需要加强人事档案管理研究，将人事档案管理与现代化的信息技术相结合，实现电子化管理，进而降低人事档案管理成本，提高各级人力资源和社会保障部门的流动人员人事档案管理效益。
2新时期企业人事档案电子化管理中存在的问题
2.1电子化流程不规范和严谨
企业人事档案的电子化一般是由员工个人自行扫描上传到特定管理系统或者企业收到纸质档案后进行扫描上传并保存，无论是哪种方式都需要特定的流程提高档案电子化的规范性、准确性。然而大多数企业都没有特定的电子化流程，严重影响了档案工作的效率和质量。例如，纸质档案的收集以及员工个人提交的电子档案信息都缺少必要的鉴定，给后期的工作增加了更多的任务量；纸质档案和电子档案内容的更新大多也难以实现同步，导致查询结果往往不一，给服务利用工作带来困扰；档案的扫描工作往往也没有内容和流程上的规范，导致电子化工作滞后或者疏漏；没有特定的内部数据保管系统，给档案数据的遗失和泄露带来隐患。
2.2安全保密问题
信息化高速发展的显著特点就是资源共享，从而实现工作的便捷、高效，与此同时，隐私的保护和安全问题就成了互联网信息时代人事档案管理工作必须关注的问题。首先，虽然档案电子化带来的便利让人运用电子化管理档案更加得心应手，但是存在于计算机和网络系统中的电子资源具有脆弱性，容易受到攻击，也会有更多的盗窃手法对电子档案构成威胁。具体来说，人事档案的电子化管理虽然实现了档案最大限度上脱离了原纸质材料查阅的复杂性，但其连接到公司的网络，就使得档案库不再是一个独立的系统，且集中明晰的电子资源，对于网络病毒和黑客而言，攻击破坏目标更加明确，成功概率更大，会影响到公司正常运营，给企业造成无法估量的损失。其次，与技术相比，还不算完善的档案管理体制、档案人才队伍以及档案法都将是电子档案的隐患因素，加剧了人事档案的安全保密风险。
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3企业人事档案电子化管理优化措施
3.1规范电子化工作流程，注意相关信息的核查和反馈
鉴于很多企业并没有规范的人事档案的电子化流程，电子化工作超前或滞后，更有漏做或不做的现象，导致档案的电子化的质量不过关，从而给后面的利用服务工作带来了极大的不便。所以规范的电子化流程作为整个电子化工作的关键所在必须加以重视。我们的人事档案电子化要以业务流程为主体，管理流程为保障。通过对收集到的档案进行预处理、数字转化、录入、数据库建设、硬件软件应用等实现流程化工作，更要以计划、组织、指挥、领导、控制等必要的管理手段进行部署，确保整个工作的顺利实施。
3.2规范人事档案电子化的安全管理
3.2.1处理好人事档案电子化保密和利用之间的关系
有人认为，人事档案具有保密性，须在一定范围内保管，所以不能主动开展利用工作。这种认识是片面的，实际上只要遵循相关原则和纪律，运用大数据等新技术，在打破档案信息孤岛的同时，注重信息安全和个人隐私保护，采取切实有效的安全防护措施，根据不同的保密级别和要求，对不同的数字化档案进行查阅、修订、转移、备份等操作分级授权，利用和保密并不矛盾。
3.2.2完善人事档案电子化技术防范措施
因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。加上档案工作人员计算机水平有限,如不及时进行数据备份,一旦发生问题数据难以恢复,损失很大。同时,计算机管理带来了信息维护、磁盘等载体的保管保密等一系列的新的问题。如通过网络实现远程查档,更要面临系统安全的巨大挑战。对此，各级人事档案管理机构应当充分认识到保障电子人事档案信息安全的重要性，并积极地采取有效措施来强化电子档案安全管理。人事档案管理部门可以采用专门的数据传输通道进行信息传输，也可以实现密闭保存档案资源，并将涉密信息的电脑与外界隔断，以从源头上避免黑客入侵。在进行数据传输时还要尽可能的实现加密传输，以避免出现信息泄露的情况。而档案管理人员则要树立保证档案信息安全的理念，认真学习关于档案管理的相关法律法规，确保其充分认识到档案信息保密的必要性，以免由于疏忽而造成信息泄露，影响到单位发展。
3.3在企业网络内部建立档案数据库
企业实现人事档案的电子化主要是在一定的程度上解放人力，主要依靠现代信息技术实现对人事档案的管理。这样的工作方式就涉及到将纸质档案信息录入到网络系统当中这一项工作，这也是建立信息化档案数据库的基础。企业档案管理人员在对企业从经营之初到当下所积累的人事档案进行由纸质转化成数据的过程中，会涉及大量的文件，其包含的内容也较为冗杂，这样的工作内容对企业档案管理部门开展数据库建设工作造成了一定的困难。因此，企业的相关部门应该对档案信息化改革给予高度重视，调派更多的工作人员参与到这项工作当中，这样的工作方式能在很大的程度上提高纸质文件扫描与录入的效率，并能更加细致完成对档案数据的分类和归纳，从而形成一个完整的档案数据库。企业档案管理部门应该对档案数据的输入、归纳、更正、档案查询以及系统升级维护等工作环节进行正确的安排，从而更好地实现将信息网络与计算机结合在一起。这样的工作方式不仅能实现档案数据的远距离传输，还能在一定的区域内实现信息共享。
结语
虽面临诸多挑战，但毫无疑问，人事档案电子化技术已为我国人才服务行业注入了新的推动力，催生出许多新的业态增长点，所以要改变旧模式，建立新型管理系统，借助现代化的技术与观念，构建人力资源信息库，实现数据互联互通、信息共享，充分有效的利用人事档案的有效价值，从而促进人事档案管理工作的发展和进步。
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论文作者:赵学广
论文发表刊物:《城镇建设》2019年第14期
论文发表时间:2019/9/10
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