机关文件、档案信息一体化管理研究，本文主要内容关键词为：机关论文,档案论文,文件论文,信息论文,一体化论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
机关文件、档案信息一体化管理是以文件的生命周期理论及其运动规律为依据，以计算机、网络技术为手段，对机关文件产生到销毁或进馆的运动过程进行统筹管理的一种方法。
一、理论依据
文件生命周期理论认为，文件从产生到销毁或永久保存是一个不断运动的过程。在这一过程中，文件的价值效用、服务对象等不断发生变化，其管理部门、管理方式等也要发生相应的改变，并形成不同的运动阶段。陈兆祦教授将其划分为制作产生阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段（注：陈兆祦，《再论档案的定义—兼论文件的定义和运动周期问题》。《档案学通讯》1987年第2期。）。 文件在生命周期中的运动“有着一定的不依人的意志为转移的客观运动规律，管理文件和档案必须遵循这些规律”（注：何嘉荪，《深化对文件运动规律的研究》，《档案学研究》1995年第3期。）。
1、文件形成规律
文件产生于制作期，拟稿、核稿、签发等各个环节都可能对文件进行不同程度的修改，发生变化是文件形成的必然过程。
文件一经签发，内容不再改变；印制用章之后，外形也被确定。从现行期开始，文件就以固定的形态和内容进行运动，直至生命的终点或永久。
2、存在形式变化规律
进入暂存期以前，文件以件的形式存在和运动。归档时经过立卷，文件从个体形式—件，变为集合形式—案卷，并以此形式继续进行运动。
3、管理标识不变规律
文件签发以后，不同运动阶段的管理所使用的文件标识始终是文号、标题、密级、发文机关等；立卷归档后，案卷管理所使用的标识始终是档号、题名、立卷单位、保管期限等。除密级和保管期限可能变更之外，都是文件、案卷本身固有的要素，一经确定便成永久。
4、文件数量变化规律
文件的运动是“群体运动”（注：何嘉荪、傅荣校，《论文件运动规律研究—从新角度审视档案学基础理论》，《档案学研究》1997年第3期。），但不同运动阶段的文件数量有所不同。对任何机关而言， 制作期只形成本单位发文；现行期的文件是本单位内发文件和外单位来文的总合，数量大幅度增加；由于一些文件使用价值的丧失，被作为不归档文件或保管期限已满的文件予以销毁，进入暂存期和永存期的文件数量分两次批量减少。
5、循序渐进规律
文件在生命周期中的运动是沿着制作期、现行期、暂存期和永存期的轨道单线、单向进行的。既不会倒逆、跳跃，也不会交叉、重复。
6、连续管理规律
“文件运动实际上是一种人类的管理行为”（注：何嘉荪、傅荣校，《论文件运动规律研究—从新角度审视档案学基础理论》，《档案学研究》1997年第3期。），是依赖于人为管理被动完成的。只有通过管理，才能实现运动。这就要求对文件运动过程的管理必须环环相扣，前后相承，保证其运行的连续和畅通。
文件在生命周期中的运动是一个非常复杂、但又严密有序的过程，每个工作阶段或工作环节之间的运动都是有规律可循的。上述规律只是其中最基本的内容。
二、管理手段
机关文件、档案信息一体化管理是通过应用计算机和网络技术对电子文件的运动过程进行管理而实现的，实际上是电子文件、档案的一体化管理。但由于目前机关电子文件只是纸质文件的数字记录和附属品，不具有独立存在的能力和价值，在管理上也存在与纸质载体相统一的问题，因此称其为“文件、档案信息”。但对计算机和网络技术的依赖及其管理方法的实现都是相同的。
首先，要以文件的生命周期理论及其运动规律为基本依据建立一体化管理系统，使之具有相应的管理功能。例如，根据文件生命周期理论，需要具备文件撰制功能、文书管理功能和档案管理功能；根据循序渐进和连续管理规律，确定系统的管理工作流程和电子文件的运行通道；根据文件形成规律，对制作期的文件要具有修改编辑功能，对签发以后的文件要具有只读功能，同时根据管理标识不变规律，还要具有信息共享功能，包括文件内容和管理目录；根据存在形式变化规律，要具备自动组卷、排序功能和辅助进行纸质文件立卷工作的功能；根据数量变化规律，要建立增加和销毁功能等等。然后，再通过管理系统的应用，对电子文件及其运动过程进行管理。由此可见，文件运动的规律对于文件运动的过程管理，即一体化管理具有特别重要的作用。
三、工作目标
1、改变机关文件、档案管理工作的模式，通过计算机的应用， 提高管理工作水平。一方面要建立一体化管理系统，对文件在机关运动的全过程进行信息管理并提供服务和利用。另一方面要建立对文件运动过程进行统筹管理的方法。主要从两个方面进行调整：第一，加强前期控制，取消重复环节；第二，统一文书管理与档案管理的口径，使两者成为文件运动过程管理体系中既协调一致、又相对独立的两个组成部分。
2、建立机关档案信息体系
一体化管理系统的应用，必然要形成相应的数据积累—电子档案。这是最具生命力的新型档案，必须通过数据库妥善管理。要与档案的数字附本一道，共同构成全宗档案信息体系，更好地发挥其数字记录的优势，并成为档案信息资源的重要组成部分。
四、意义与价值
（一）对发展和完善机关文件、档案管理理论和管理方法有积极作用
文件在生命周期中的运动“具有整体性与阶段性相结合的特点”（注：何嘉荪、傅荣校，《论文件运动规律研究—从新角度审视档案学基础理论》，《档案学研究》1997年第3期。）， 是一个分阶段进行的完整过程。我国按文件的运动阶段进行管理，在一定程度上忽视了运动过程的整体性，在实际工作中难免显露出不尽人意之处。应用一体化管理系统，能够在实施纸质文件阶段管理的同时，实现其运动全程的信息控制，发挥拾遗补缺的重要作用。
（二）为应用计算机管理档案积累经验
应用计算机管理档案，改变手工管理的落后状况，是时代赋予档案工作者的职责。机关文件、档案信息一体化管理，已经不是利用计算机简单模拟手工操作，而是建立在计算机管理基础之上的一种新的管理方法。而且，实用效果良好，受到机关文书、档案人员的欢迎和专家的肯定。这一成功探索无疑对建立我国应用计算机管理档案的理论和方法具有积极的影响。
（三）提高实际工作的管理水平
过去，由于缺少对文件运动全程进行管理的手段和方法，机关各部门、各环节工作之间脱勾的现象难免出现，重复劳动的问题比较突出，电子文件的归档与管理也是不能回避的新课题。一体化管理能有效解决这几方面的问题。
1、提高文件归档质量。通过系统管理， 可以采取以下措施：第一，保证文件一次登记，多次使用，不被随便删改。第二，将一些部门或文种的文件固定为归档文件，一经产生便被保存。第三，赋予文书、档案人员查阅职责范围内文件产生运转情况的权力，帮助他们对文件的归档与否做出判定，并在文件办理完毕后即刻组卷。
2、取消重复劳动。通过信息共享， 一是取消文书管理和档案管理过程中，同一目录反复登记的重复劳动；二是取消档案人员重新获取文件内容数字记录的重复劳动。
3、保证机关电子文件的归档与管理。 一体化管理是通过对电子文件的运动过程进行管理而实现的。从而使电子文件在作为纸质文件的数字记录完成其附属品使命的同时，也实现了自身的价值，直接作为档案信息体系中新的组成部分，归档进入数据库并实行统一管理。
4、提高规范化管理水平。与手工管理相比， 系统应用本身就是一种规范化管理，能够杜绝因人、因事、因时而异的情况。加之实现了文件运动过程的统筹管理，规范化管理水平自然又有提高。
五、系统应用现状和面临的任务
（一）系统应用现状
近年来，一体化管理系统的应用已很普遍。按系统具备的功能情况，可以大致分为四类：
1、工作环节目录型。即实现了文书立卷与档案编目、 检索等工作环节之间文件与案卷目录的信息共享和统一管理。
2、工作阶段目录型。 基本实现了文书管理与档案管理两项工作之间，文件与案卷目录的信息共享和统一管理。包括收发文管理、立卷归档与档案室的各项管理工作。
3、初级全息型。除第二类功能外， 增加了制发文件定稿文本的归档与管理。
4、完整全息型。 基本实现了机关文件从产生到销毁或进馆的过程中文件与案卷目录、发文文本与收文图像等全部信息的共享与管理的统一。这是理想的、但目前尚不多见的一类。
（二）面临的任务
应该说，机关文件、档案信息一体化管理已经取得了初步的成功。但从总体上看，仍处于探索、总结、完善、提高的发展阶段，离工作目标的实现还有很大的差距。
1、建立功能完善的一体化管理系统。从应用情况看， 系统功能不尽人意的问题比较突出。除技术因素之外，档案专业理论研究滞后、一体化管理思路不清是一个非常重要的原因。解决的关键是文书、档案人员要研究并掌握文件运动的基本规律，揭示文件、档案各要素之间的内在联系，从一体化管理的总体需要出发，提出科学、完整、准确、详细的管理方案和系统功能需求。以此为基础建立起来的管理系统才能收到好的应用效果。
2、制订统筹管理的规章制度。 目前应尽快解决好三方面的问题：一是制订与信息运行相一致的实体运行规定，使一体化管理系统的应用合法化，保证信息管理的准确、有效。二是统一现有文件、档案管理的规范、标准，解决文件的标题与档案的题名异名同义，文件登记与档案著录规则不一，公文主题词表与档案主题词表各管一段等问题。三是取消工作环节的重叠。例如文件的登记与档案的著录。这些问题的解决能有效促进一体化管理的实现。
3、制订机关档案信息数据结构规范。 上述一体化管理仅局限于机关内部，是文件运动的前三个阶段，完整的一体化管理应该包括档案馆的永久保存阶段。同时，机关档案信息体系是档案馆馆藏档案信息体系中不可缺少的重要组成部分，各机关的档案信息体系也需要具有同一的数据结构。这不仅是为机关档案信息数据库的建立提供依据，也是为将来电子档案馆的建立奠定基础。