对文件与档案关系的再认识，本文主要内容关键词为：再认论文,关系论文,档案论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、关于统一设置文件归档时间的问题
鉴于文件是档案的前身，档案是具有查考保存价值文件的归宿，正确划定文件的归档时间是文件与档案管理的理论与实践中的一个重要问题。在相当长的时期内，我国党政机关行政管理类文件的归档时间依据《机关档案工作业务建设规范》之规定，“文书档案在次年六月底之前接收完毕”；科技文件的归档时间依据《科学技术档案工作条例》第八条的规定，“一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落以后，必须将所形成的科技文件材料……及时归档”。在实践工作中，科技文件归档时间视不同情况有项目结束后归档、按阶段归档、按子项归档、按年度归档和随时归档等五种类型。上述两大类文件归档时间的划定，既是符合文件运动规律的，也是利于档案形成机关（部门）各项工作开展的。
当前之所以又一次出现文件归档时间的讨论，其背景颇为复杂：其一，上述归档时间是在文件管理与档案管理两个管理阶段十分明确的情况下确定的，随着文件与档案一体化管理的实施，文件的归档时间可能在一定程度上有所变化。其二，随着办公自动化技术的应用，电子文件应运而生，从而使文件管理工作由实态管理转变为虚拟管理，为保证电子文件的存在、积累，要求档案部门及早介入（或言参与、干预），因此对于电子文件归档时间的确定就提到议时日程上来了。其三，由于文件生命周期理论的引进，我国部分学者引用文件生命周期理论来审视我国档案学理论，对文件的归档时间提出了一些看法，认为“文件一旦正式生成或收到，网络上即可同时‘归档’，根本不必、也不应等待‘文书处理完毕’以后”（注：何嘉荪：《文件生命周期理论完全适用于中国》，《山西档案》1998年第5期。）， 并用文件生命周期理论中所论述的阶段来确定归档时间，“把‘归档’关口统一设置在文件运动的第一和第二阶段之间，把‘收发文登记’宣布为就‘归档’，将所有的现行文件（包括‘帐外’文件）都视作档案”（注：何嘉荪：《扩大档案概念外延是科学合理的》，《山西档案》1995年第5期。）。 实现文件与档案一体化管理、电子文件与电子档案大量涌现对部分文件的归档时间肯定会有影响，这里要讨论的是，文件的归档时间是否能“统一设置”？确定文件归档时间的依据是什么？
统一设置文件的归档时间是不现实的。尤其是广义的文件概念，它涵盖了社会管理活动和科技生产活动的所有文件。由于社会活动与各类科技生产活动的内容、规律各不相同，其形成的文件不可能按统一设置的归档时间进行。即便同是科技文件，也难如是归档。它们的大体做法是：周期不甚长的产品研制、工程设计、课题研究一般在项目结束时归档；周期较长的科技生产活动，一般是按阶段归档；外购设备开箱文件一般是随时归档（开箱时先归档后使用）；形成过程与年度吻合的文件，如自然现象的观测文件、技术管理文件按年度归档；基建工程的竣工图在竣工后归档。上述种种科技文件根本不可能按统一设置的归档时间归档。再者，笔者认为，“把‘归档’关口统一设置在文件运动的第一和第二阶段之间，把‘收发文登记’宣布为就是‘归档’”，这一说法在理论上与实践上都是行不通的。从理论上讲，文件生命周期理论的第一阶段是“文件制作形成阶段”，第二阶段是“现行发挥作用阶段”，（注：何嘉荪：《扩大档案概念外延是科学合理的》， 《山西档案》1995年第5期。）如果把归档时间设置在“第一和第二阶段之间”， 那么，第一阶段到底是“文件制作形成阶段”还是档案制作形成阶段呢？如果归档时间设置在这个时间，那么其后的第二阶段、第三阶段（暂存），第四阶段（历史）（注：何嘉荪：《扩大档案概念外延是科学合理的》，《山西档案》1995年第5期。）是文件的生命周期， 还是档案的生命周期呢？按这种归档时间的设置，现行文件就是档案，档案也就是现行文件，这样，完全否定了文件与档案两个相关事物的区别（关于文件就是档案、档案就是文件的问题下文还将专门论述）。从实践上讲，笔者以为确定文件的归档时间，必须依据是否符合文件运动的规律、有利于归档文件的完整与准确，是否有利于机关工作与科技生产活动的进行。在机关中若文件一旦制作形成或收到即为档案，岂不是“有文必档”了吗？“有文必档”的危害性这里就不必讨论了。在当今电子计算机与网络技术普遍应用的情况下，持这种观点的同志以为“‘归档’将主要演变为‘网络归档’、（注：何嘉荪：《文件生命周期理论完全适用于中国》，《山西档案》1998年第5期。 ）“文件一旦正式生成或收到，网络上即可同时‘归档’”、“文件的价值鉴定，则可以拖延至文件被‘网络归档’若干年以后，再由档案部门从容进行”（注：何嘉荪：《文件生命周期理论完全适用于中国》，《山西档案》1998年第5期。 ）。事实上电子文件归档并非如此轻松、简单。国家档案局电子文件管理课题组经过两年的研究，形成的《电子文件归档与电子档案管理办法》（注：《中国档案报》1999年7月12日。 ）对于电子文件的归档是这样表述的：
“4.电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
4.1归档范围。电子文件的归档范围的划分， 可参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.2归档时间。逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。
4.3检测……
4.4归档前的鉴定。电子文件的归档鉴定工作， 参照国家关于文件的现行有关规定执行，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。
……
4.5归档要求
4.5.1把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集， 拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套；一套封存保管，一套供查阅使用。
4.5.3电子文件存储的载体或包装盒上应贴有标签； 标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件软件环境等。
……
4.5.7在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件， 应按上述归档过程完成物理归档。”
上文所谓“文件一旦正式生成或收到，网络上即可同时‘归档’”，此处之“归档”，也就是逻辑归档，即将电子文件的物理地址存放在由档案部门控制的网络服务器存储器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。当前，我国只有那些具有稳定、可靠的网络环境和严密安全管理措施以及能对内容重要的电子文件实行纸质版本的单位可实施逻辑归档。即使这样，逻辑归档时也要求归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的元数据、上下文关系和结构一起保存。网络上的逻辑归档是否能视为完整意义上的归档？按《电子文件归档与电子档案管理办法》的规定，显然是经检测、鉴定，并按归档要求完成物理归档的文件才真正完成了归档。《电子文件归档与电子档案管理办法》第五条规定：“电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管”。
至于科技文件更不能“统一设置在文件运动的第一和第二阶段之间”归档了。例如建筑施工图，它是施工的依据，但在施工中也可能对图纸有所修改，倘若其一形成就归档，一是不利于施工，二是如果施工中有所改动在图纸上也显示不出来，造成归档图纸与建筑物不完全一致，因此是不能在形成时归档的。持上述观点的同志以设备档案为例，称其“必须在设备到货开箱之时，即文件刚刚收到尚未‘承办’之时，即先行归档，然后再交给安装人员‘承办’”（注：何嘉荪：《扩大档案概念外延是科学合理的》，《山西档案》1995年第5期。）， 其实外购设备文件采取先归档后使用只是科技文件归档中的个别情况，它是为保证设备文件完整而采取的一种变通措施，根本不具备科技文件归档时间的普遍性，因此不足以其为例证。
可见，文件的种类与用途是不同的，机关、科技生产单位的各种活动的内容与规律也各不相同，文件的归档时间应该是不相同的，科技文件的归档时间更显示出多元化的倾向。《机关档案工作业务建设规范》、《科学技术档案工作条例》、《电子文件归档与电子档案管理办法》规定的归档时间是科学的、也是实用的，而依据文件生命周期理论，将文件归档时间“统一设置在文件运动的第一和第二阶段之间”是不现实的，也是没有道理的。
二、关于文件与档案概念一体化以及扩大档案概念外延的问题
我国档案工作者基于文件与档案的密切联系，早在80年代就提出了在基层单位推行文档一体化管理的思想。文档一体化管理有利于精简机构、提高工作效率，保证档案的质量。特别是计算机技术与网络技术的应用，为文档一体化管理提供了强有力的技术支撑，文档管理一体化在有条件的单位已经实施。为此有人就提出：“既然文件管理与档案管理要一体化，那么，与其相对的理论概念是否也应一体化呢？”（注：何嘉荪：《文件生命周期理论完全适用于中国》，《山西档案》1998年第5期。 ）按这位同志的话来说就是“文件都是档案”（注：何嘉荪：《扩大档案概念外延是科学合理的》，《山西档案》1995年第5期。）、 “将所有的现行文件（包括‘帐外’文件）都视作档案”（注：何嘉荪：《扩大档案概念外延是科学合理的》，《山西档案》1995年第5期。 ）。
文件与档案有密切的关系，档案是具有查考保存价值的文件转化而来，这是文件与档案得以管理一体化的基础，但管理的一体化并不应导致概念的一体化。文件与档案的区别是档案学的常识，这里无须赘述。至于两者能否一体化，我们不妨先作些假设：1.如果文件与档案的概念一体化了，那么归档这一术语将从档案学（文件学？）与档案工作（文件工作？）中消失，两者既然如同马达与发电机一样是一回事，还有什么转化可言呢？进而文件学与档案学也要合二而一，因为档案就是现行文件，档案学就要从现行文件开始研究；而现行文件就是档案，文件学也要研究档案的一切问题。2.“档案”这一概念也将随之退出历史舞台。持概念一体化的同志这样说：“文件生命周期理论将这‘原属一物’的事物，统称为‘文件’”（注：何嘉荪：《文件生命周期理论完全适用于中国》，《山西档案》1998年第5期。）， 对于文件与档案一体化后的称谓，认为“采用‘大文件’概念更好一点”（注：何嘉荪：《文件生命周期理论完全适用于中国》，《山西档案》1998年第5期。）。 假定一切与档案相关的词将都改称为“大文件”，不知国际档案理事会是否会改称国际“大文件”理事会？上述假设看来实在荒唐，它从逆向思维的角度说明文件与档案的概念是不能一体化的。
其实所谓概念，是对事物本质属性的反映，是在某一领域内对相关事物本质区别的规定。概念的混乱势必会导致理论与实践一系列的混乱。档案是档案学研究的基本对象，虽然档案来源于文件，尤其是纸质档案的内容与形态与文件没有什么差别，但它们形成的目的与所处的阶段不同，因此它们的作用与价值是不同的，正如毛泽东同志在《矛盾论》中指出的那样：“如果人们不去注意事物发展的阶段性，他们就不能适当的处理事物的矛盾。”我们在研究文件与档案的关系时，既要注意两者的联系，更要注意两者的区别——掌握两者的联系，实现两者在管理上的一体化；认识两者的区别，在一体化管理的过程中针对不同的阶段采取科学的原则方法进行管理，使文件与档案在各自的阶段上更好地发挥各自的作用。因此两者的概念是不能一体化的。
再者，文件与档案管理的一体化是管理方式的改变，电子计算机技术与网络技术的应用是文件的形态与传递方式的改变，当然这些改变会使文件与档案的管理方式与具体做法进一步发生相应的变化，但并不会改变文件与档案的原有关系，不会改变文件与档案的概念，因此不应把两者混为一谈，搞“概念一体化”。
最后，从我国的国情分析，我国档案学与档案管理工作是建立在文件与档案为同一事物两个不同阶段的基础之上的，几十年的实践证明这一理论是符合我国国情与我国档案工作的实践的。因此完全没有必要用“拉丁语系国家”的档案概念来生搬硬套、牵强附会地修正我国的档案概念。
至于“扩大档案概念外延”，这里所论及的档案概念主要是指档案成分的构成。自文件生命周期理论传入我国后，有人认为因档案中有现行文件或半现行文件，所以应扩大档案概念的外延，即档案概念不能仅以历史文件为基础，要扩大到现行或半现行文件。
我国档案学著作中在论及文件转化为档案时，首先都明确“办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案”（注：《档案管理学基础》（修订本），中国人民大学出版社1996年第2版。）。 作为档案保存的文件，按其行政和法律效力来分析可分为两部分：一部分失去了现行的效力；另一部分仍然具有时效。对此，陈兆祦、和宝荣教授主编的《档案管理学基础》作了极好的诠释：“从总体性质上，必须了解档案是历史文件；从具体效用上，不能笼统地把档案看成是完全‘丧失现行的法律和行政效用的文件’”（注：何嘉荪：《文件生命周期理论完全适用于中国》，《山西档案》1998年第5期。）， 可见我国档案概念中已包括有现行与半现行文件，所以不必将其再扩大。
再从整体上考虑，档案属历史的产物，是一种历史现象，档案工作本身就是一项保存历史的工作。档案中绝大多数是历史文件，因此历史文件是我国档案的基本构成。为了控制档案的数量、保证档案的质量，我国采取了一系列的做法，其中在归档的关口定出三个条件并规定机关文件的归档时间在次年六月底前，这样就有效地控制了过多的现行文件，甚至刚形成尚未办理的文件涌入档案室。
持扩大档案概念的外延的同志称“文件的价值鉴定，则可以拖延至文件被‘网络归档’若干年以后，再由档案部门从容进行”，这种做法既不符合我国文件归档鉴定的要求，同时在实际工作中也是行不通的。从当前我国档案工作的现状来看，日益增多的档案已经给鉴定工作带来重重困难，机关工作中的文件并非都是“对国家和社会有保存价值的档案”，如果再扩大档案概念的外延，把所有现行文件都划入档案的范畴，那么档案室档案的数量将要大大地“膨胀”，这样除了影响档案的质量、给各项管理工作带来麻烦外，并无任何益处。文件与档案管理一体化、电子计算机与网络技术带来的便利终将被过多的“档案”所抵消。
文件与档案的关系是个老问题，但它涉及到如何对待文件与档案、如何对待档案学的理论与原则、如何做好文件管理与档案管理工作、如何提高机关的工作效率、如何保证档案的质量等一系列的问题。我国档案界对这个问题的认识历来是很清楚的。但是，90年代以来，有些同志一味以某些“拉丁语系国家”的做法作为评判我国档案工作的标准，用文件生命周期理论指挥一切，这对于我国档案学理论与档案工作实践的健康发展是不利的。法国国家档案馆总保管员C ·诺加雷曾说：“档案学日复一日地显示其适应新形势的能力，因为这门学科以实践为主，而且要紧跟历史发展进程。因此，机读档案的问世并不是要更改档案学的原则，而是要更加注重标准和规章”（注：C ·诺加雷：《信息技术对档案和档案工作的影响》（《第十三届国际档案大会报告集》）。），这一说法发人深思。
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