摘要：随着电子技术和科技的不断进步，机关事业单位的办公现代化水平不断提高，但是机关公文方式一定程度上落后于机关行政管理工作，必须进一步改善办公环境,促进办公自动化发展,从而提高机关工作效率。文秘工作和文书档案管理工作作为行政管理工作的重要组成部分,实施一体化管理必将极大促进机关办公自动化进程。
关键词：文秘；文书档案管理；一体化；对策
前言
机关事业单位的办公现代化水平不断提高，但是机关公文方式一定程度上落后于机关行政管理工作，必须进一步改善办公环境,促进办公自动化发展,从而提高机关工作效率。文秘工作和文书档案管理工作作为行政管理工作的重要组成部分,实施一体化管理必将极大促进机关办公自动化进程。文秘工作是提高档案管理工作的前提，档案管理是文秘工作价值的体现与拓展延续。二者实行一体化管理，经办人规范公文处理得到进一步强化，促进了文书档案的规范和科学管理。
1档案管理与文秘工作的关系
文秘工作是单位行政部门日常工作的重要组织部分，承担着实现部门职能、承上启下、联系内外，为组织决策者提供参谋、助手的职能。文秘工作内容主要包括建立文书处理的工作秩序，使文书处理及时、准确、高效、安全，对机关领导处理日常活动或政务事项起到良好的辅助作用，同时，负责文件的收发、登记、处理、催办、传阅、管理等，为单位组织领导者提供综合材料。档案管理属于文秘工作的范畴，与文秘工作内容、工作特点不同，但档案工作需要文秘工作作支撑。要使档案管理质量得到提高，需要做好大量的文秘工作。因此，档案管理与文秘工作二者相辅相成，互为联系，互为促进，一个合格的文秘工作者，必须同时具备文秘专业及档案管理专业知识，才能更好的抓好文秘工作与文书档案管理工作，并不断提升二者的管理水平。可以说，现代文秘工作影响着组织领导者的决策水平及单位的工作效率，现代文秘工作与档案管理工作的衔接是加强二者促进的最好方式。当前很多单位文秘工作与档案工作实行分块管理，“一体化”管理推行不够，即使实施了“一体化”管理，也存在诸多问题。
2当前文秘工作与档案工作存在问题
当前很多单位在文秘工作与档案工作衔接过程中，存在这样或那样的问题，一定程度上影响了二者的共同进步和发展。比如有的资料原稿不全，没有规范编号。文档资料归档时缺少原稿或修改稿，存档价值降低；有很多归档材料不经复印就存档，容易出现字迹不清；另外还存在版面记录不全、附件不规范问题，需要归档的文件有的未标明印发部门、发文时间，有的无抄送抄发单位、主题词选择不准确，文件归档拟写案卷标题不严格；有的文档管理中文种使用不当，“决定”与“意见”区分不清，“通知”、“通告”混用，文种使用不规范，影响了公文发挥作用。另外，公文办理程序有着一套严密规范的办理制度，但是操作中对制度重视不够，经常出现越级行文、越级签发、有校对无复核、不登记就印发等一系列问题，影响了后续的档案管理工作。
3加强文秘工作与档案管理一体化的实施对策
3.1提高案卷质量管理的标准化、规范化.对档案资料要进行全面普查，要定期清查档案资料，因为综合档案室内储存的档案资料由各个部门移交，档案保管期限各不相同，档案室存在很多无查考价值或者重份文件，做好案卷普查，可以剔除无用文件，防止影响后续的管理，影响工作效率。同时，各单位的档案多是由公文转化而来，公文制发的质量影响着档案管理质量，对后续档案管理工作的规范化与标准化也有着重要影响，只有各单位提高公文制发质量，才能为文档一体化管理奠定基础。公文印发要用幅面尺寸规格统一、标准、质量好的公文用纸，采取横写横排、左侧装订的排版形式；认真核查制发公文的签发手续的履行情况，审批权限要相符，公文标题、主送单位及抄送单位、落款、日期等要正确规范；公文书写要工整、清晰，禁止使用容易褪色的笔种或纸张，方便资料长期保存；要合理使用文种，规范拟制文种格式，行文要严格按照相关公文的规范和标准。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆需要指出的是，对一些电子文件，要加强管理，因为电子文件的存储介质、文件形式特殊，要注意文件存储介质的选择，确保存储安全，必要时要做备份存储。
3.2强化档案全程管理。首先要加强单位一把手对档案管理重要性的培训，使单位高度重视档案管理工作，内部全体人员都要树立质量管理意识，对文秘工作和档案管理工作，要放在平时工作的点点滴滴去有效落实，在档案管理和文秘工作的每个环节，工作人员都要有较强的质量管理意识，并落实管理责任制，实行全程质量管理。其次，要不断完善档案和文秘工作管理机制，培养和储存档案和文秘工作相关人才，提供人才保障。要加强一体化管理的知识培训，把一体化管理落到实处。因为文秘工作与档案管理分头管理，不仅造成工作量大，而且容易造成管理无序、混乱，质量不高。要健全二者一体化管理的机构，完善一体化管理的规章制度，认真查找和解决在文书管理、档案管理中存在的问题，按照制度规范操作，相关部门要加强监督和指导，确保实现文书整理与档案工作整理工作无缝衔接，使文档管理部门加强协作，互通信息，统筹协作，合力推行文档一体化管理的高效落实，切实提高一体化管理水平。同时，要加强相关工作人员的专业培训，提升专业素质，提高文档一体化管理的水平。要不断完善和细化管理制度，严格执行公文行文的规定，严格审核公文签发，科学合理确定文件发文范围。与此同时，还要加强单位对文档一体化管理的硬件支持，要配置与管理有关的性能好的设备，强化操作人员的学习培训，使操作专业化和规范化。
3.3创新一体化管理的工作机制。档案工作要适应当前发展，首先要根据单位的总体部署和阶段性安排，时常宣传档案工作的作用，引起全体人员重视。要调动起全员参与档案管理的积极性，在档案归档前的一段，要确保公文和文书的质量，把工作力量用在平时，会有利于后期档案工作的管理。
3.4强化文书立卷工作。文书立卷是文秘工作的关键环节，也是档案管理工作的起点，使文秘与档案工作的衔接点。文件材料的要由专业的文秘人员集中管理，要根据立卷原则标准规范立卷，使文件立卷工作成为常态。文书立卷要在日常工作中分门别类的管理，方便后续的查阅和立卷。
3.5加强部门之间的合作。 档案资料一般由各个部门收集移交到档案管理部门，档案管理部门要牵头做好沟通协调工作，处理好与各部门的关系，积极主动了解各个部门的最新资料和信息，围绕如何提高档案管理工作提供优质服务，主动思考，积极创新。要加强部门科室间联系，及时收集由价值的信息资料，不断提高收集档案资料的质量。
3.6加强“文档一体化”标准化建设. “文档一体化”必须要加强文书、档案工作的标准化，统一标准, 并要求各级文书档案部门严格执行标准,。“文档一体化”建设要突破传统的文书档案部门,扩展到各种职能部门档案领域,使各类文件管理系统都能与档案管理系 统紧密衔接, 加强“一体化”数据的共享。
4结语
单位的文档工作也要不断发展，必须尽快实施文档一体化管理，单位要积极创造条件，加强管理人员的培训，早日实现文秘工作与档案工作一体化，从源头上来提高文书档案质量。
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论文作者:姚玲娣
论文发表刊物:《电力设备》2017年第12期
论文发表时间:2017/8/25
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