关键词：办公室；档案管理；有效性
引言
本文详细分析事业单位办公室档案管理中存在的诸多问题，并结合问题总结如下：在新时期背景下，应创新档案管理方式，运用信息化的档案管理模式开展档案管理工作，以及在管理过程中要重视实施创新的档案管理制度，通过创新和调整档案管理制度有利于做好档案管理工作，所以说，在新时期，创新档案管理工作方式、管理制度、做好档案保密工作十分重要。
1 当前影响办公室档案管理有效性的原因
1.1 缺乏专业的工作人员
虽然办公室管理工作看起来比较简单，也不需要工作人员多么专业的工作技巧，但是在实际工作中，办公室档案管理工作相当细致繁琐，要求非常高。很多单位为了节省成本，长期忽略办公室档案管理工作，在人员配置上也不够专业用心，对于相关人员的调配也很随意，很多单位甚至极少考虑工作人员的专业性和能力。在很多单位，档案管理处甚至成了退休人员的安置处。在通常情况下，根据岗位职能原则，办公室档案管理工作必须要有专业的人去操作才能够完成，人员配置不合理会极大影响档案管理工作的有效性。同时，上级管理部门经常忽视办公室档案管理工作，思想上的松懈导致行为上的责任意识单薄，各种问题层出不穷，极大地降低了办公室档案管理工作的有效性。
1.2 管理制度有待完善
因为我国市场经济发展时间不长，经验不够丰富，科学管理制度体系还没有在广大机关事业单位真正发展建立起来，因此，很多机关事业单位普遍缺乏完善且与时俱进的档案管理制度，在对文件的归档与整理上还是依照传统的方法来进行。很多单位一般都是依照一些约定俗成的经验与规矩来进行档案管理工作。虽然也形成了一定的制度，但是在实际执行的过程中，这些制度已经不能满足新时代的要求，普遍存在着不合时宜、形式主义等问题。因此，在很多办公室工作人员和管理人员的眼中，制度就是一句口号或者僵化的工作形式，仅仅是为了应付上级检查而存在的一种手段。基于这样的认识，很多办公室档案中真正有价值的文件都无法得到妥善的保存和有效的管理，即使保存好了，在寻找的时候，也会花上很长时间，降低了工作效率。
2 新时期加强办公室档案管理有效性的措施
2.1 创新档案管理制度
创新的档案管理制度能够使档案管理方式更科学、更合理，以及提高档案管理工作的质量，因此，事业单位应明确提出创新的档案管理制度，具有创新性和科学性的档案管理制度主要包括以下几点：①将档案管理工作分为几部分，由不同级别的管理人员，指定完成相应的工作内容，也就是说按照划分的工作量，完成档案管理工作，以此确保档案管理人员的工作量均等，并做到各司其职，以免因不公平的分工而影响管理人员工作情绪。②落实责任制，将工作职责细致划分到每位管理人员的身上，有效增强管理人员对待本职工作的责任感。③落实奖惩机制、考核机制，定期考核管理人员的同时，对于违反管理规定的管理者予以严厉处罚，起到警示的作用，能使管理人员认真做好档案管理工作。④要求档案管理部门的所有工作人员相互监督、管理、相互合作、互帮互助，有利于增强档案管理人员之间的凝聚力，进而做好档案管理工作，说明创新档案管理制度的重要性。
2.2 重视档案收集工作
档案收集工作在办公室档案管理工作中占据重要地位，档案管理人员要认真开展档案资料收集工作。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆一是要分类编排各类档案，将档案收集起来以后，需要根据类目做好整理与保管措施。二是在分门别类以后，对档案进行文字编号，将档案主题词提取出来，为今后档案的使用与管理提供有利条件。三是在完成上述工作以后，还要编制目录，将档案管理信息输入到计算机系统内，这样才能加快检索的速度。在先进管理软件支持下，可以实现对办公室档案的网络化管理。
2.3 加大档案管理基础设施投入力度
档案管理信息化工作要有效开展，确保档案管理工作健康良性发展方向，必须加强档案管理基础设施投入力度，将各种软硬件设施配置齐全。这是此项工作的重要基础。根据现有的人力财力，配置与档案信息化相适应的软硬件设施，加大现代计算机设备与信息数据采集设备的配置，确保系统网络支持，构建系统性的网络管理系统，进而满足档案管理工作现代化建设的需要，才能实现档案管理现代化、信息化。这样才能够保证档案管理工作质量，为今后档案开发与利用奠定基础。管理部门要投入更多的资金，这样才可以尽快购置计算机、扫描仪、复印机、除湿器等设备。只有资金充足，才能及时更新与维护档案管理工作所需的基础设施，才能进一步提升管理工作效率，为今后的利用提供方便。
2.4 加强事业单位办公室档案工作的安全性
当前，我国事业单位办公室档案管理在存储媒介和管理人员两个方面需要提高安全性。1.存储媒介方面。在有条件的单位需要单独设置档案存储室，防火、防水、防盗。一般档案室设置在二楼以上，远离易燃易爆的地方，设置防盗门，做好防水、防潮、通风处理。条件有限的单位，更需要把档案室防水、防潮、防火工作做好，并将档案室的门窗加固。2.人员保密方面。在有条件的单位设置专职档案管理人员，需要是中文、档案学或者计算机专业相关人员，中专以上学历的在编正式人员，有助理馆员以上技术证书，持证上岗，严格入职保密承诺，签订保密协议，建立保密离职后脱密制度。条件有限的单位，聘用兼职人员，更需要严格入职保密承诺，签订保密协议，建立保密离职后脱密制度。
2.5 提高管理人员素质
新时代，办公室档案管理工作呈现越来越鲜明的专业化、网络化、信息化的趋势，同时档案管理工作先天就有细致、专业性强的特点，这都对管理人员的素质提出了新要求。随着电子档案的不断发展，档案数据库在各机关事业单位不断普及，各种专业设备不断进入机关事业单位，对于高素质、专业化的档案管理工作队伍的需求也越来越大。高素质的管理人员，不仅需要与时俱进地提升自己的专业素养，同时更要有强烈的责任意识和丰富的管理技巧，同时还要具有高度的保密意识。对于机关事业单位来说，首先需要重视档案管理人员的专业素养，为他们提供同先进单位交流学习的机会，还要重视培养管理人员的责任意识与使命意识，转变他们的落后思想，明确责任分工，以提升办公室档案管理有效性为目的，强化管理团队建设。同时管理者还要重视在社会上招收满足需求的工作人员，补充管理团队。
3 结语
综上所述，办公室档案管理人员除了注重认真管理各类档案以外，还应在实际工作中灵活运用信息化的档案管理模式，以此创新和取代落后的档案管理方式。此外，管理人员应重视加密档案，以此增强档案的严密性和保密性，防止重要的档案和资料丢失。同时，管理档案时管理人员必须落实创新的档案管理制度，能够提升档案管理效果，以及规范档案管理的整个流程，从而提高档案管理工作的规范性和有效性，有利于推动事业单位更好地发展。
参考文献：
[1]郑鹏.新形势下事业单位办公室档案管理创新[J].现代经济信息，2019（12）：68.
[2]白如雲.新形势下事业单位办公室档案管理创新[J].兰台内外，2019（07）：33-34.
[3]高倩玉.新形势下事业单位办公室档案管理创新[J].办公室业务，2019（03）：111.
论文作者:李琳
论文发表刊物:《城镇建设》2020年2月第4期
论文发表时间:2020/4/23
标签：档案论文; 管理人员论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 办公室论文; 管理制度论文; 工作论文; 《城镇建设》2020年2月第4期论文;