中国和美国的档案信息系统，本文主要内容关键词为：美国论文,信息系统论文,中国论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案信息系统的定义
档案信息系统所要处理的（包括产生、组织、计算、检索、展示和交流）是关于档案形成过程的信息，关于档案资源所处位置、条件、状态和利用等方面的信息。如果我们认为档案系统是一个制造系统，那么，机关、企事业单位、公共机构和组织所做的工作就是提供可以处理成为文件的原料，而文件的内在价值以及文件内容的信息价值和证据价值就是用户所需要和要求的成品，其他的一切则是为了能够生产出这些成品而设计的管理系统或基本设施。就这个特定意义来说，“档案信息”不涉及档案馆内文件的信息内容（尽管本术语确实可以使用于那方面的含义）所以在这篇文章里，我们认为，档案信息是关于档案形成过程的信息，信息能帮助我们分析、了解和有效地改善档案形成过程，从而把成品提供给档案用户。在这些信息中，有一些是前端的〔1 〕文件产生者（机关、企事业单位、公共机构、组织所需要的，这些单位的工作反映在文件中）；有一些则是后端的〔2 〕利用者所需要的（利用者包括形成档案的来源单位、其他的国家和私营企业、学者[包括外国学者]、个别公民等）；档案信息系统的管理者为了更有效地管理好该系统，必须了解所有这些信息。
档案信息系统的阶段
我们已经对档案信息系统的定义作了如上的表述。该系统具有相互联系的几个阶段或几个方面，用以反映从文件最初设计和立卷归档起直到提供咨询利用为止的整个制作过程的不同阶段和不同方面。各个阶段是相互依存的，要想使这种生产线有效地工作，就必须对生产线的每个阶段都给予足够的投入〔3〕。 档案信息系统为三个方面的“顾客”服务。〔4〕第一，文件的来源单位；第二，档案形成系统的管理者； 第三，文件的最终用户（这时文件已经不再受到来源单位的现行利用而被接收进档案馆永久保存）。每个方面的“顾客”对信息系统的主要兴趣都是不同的。来源单位最关心的是过程的开始，即从立卷到把文件移交给档案馆，此外也关心过程的终结，因为来源单位也是最终用户。档案形成系统的管理者关心整个档案信息系统，但是他们对档案形成过程的中期投入最多，而产品的消费者或最终用户则对档案形成过程的最后阶段或“下游”最感兴趣，他们要在这里得到需求的信息。
由此可见，在档案信息管理系统里将有三种不同的信息服务或信息共享形式存在。对档案形成过程的有效管理至少要求在过程的两端有某种程度的信息共享，为使来源单位和最终用户获得中期档案信息，而进行有效管理的现象是非常罕见的和不大必要的。但是，档案管理者在他们之间以及他们与全国系统其他档案工作者和档案管理者之间分享信息，特别是关于过程中期的信息，以便分析和改善该国的档案形成过程，是至关重要的。
中美两国档案信息系统之间的区别
很多人研究了中美两国的档案信息管理系统，他们知道中国的档案信息管理系统基本上属于集中式的，而美国的档案信息管理系统则基本上属于分散式的。因此，人们对两国的档案信息管理系统存在这种差异并不感到惊讶。
我们还可以用其他方法来考察中美两国档案信息管理系统的区别。中国档案信息管理系统的建立，首先是为形成文件的工作单位服务（包括国家级的，它可以被看作是一种“超工作单位”），其次是为其他的政府官员服务（包括市民取证以及类似情况），第三才是为比较普通的用户，如学术研究者们提供服务。美国档案信息管理系统的建立，如果是为以上三类用户服务，那就会比较一视同仁地为文件形成单位、其他官员和普通公民用户服务。美国的档案信息管理系统在档案工作的每个阶段上，即从鉴定和编制保管期限表直到提供利用和出版，都要考虑到所有三类用户的需要和愿望；在美国的档案信息管理系统里，要严格遵循“信息自由法”，有时，广泛的公众最终用户的需要和愿望甚至会对工作单位（一般考虑像行政或办公室工作）的文件产生和形成系统有巨大的影响。这就是说档案形成系统和档案信息管理系统的设计者们试图使他们的系统能够为用户提供有效的服务，并根据用户的需要改变该系统的成份。
中国的档案信息管理系统对每个阶段的规划投入受各特定阶段需要的影响较大，投入相对集中但覆盖面狭窄。因此最终用户对文件的立卷归档、鉴定和挑选出来永久保管等没有多大影响，来源单位和最终用户对档案管理的“中期”，包括对档案的整理、著录、保护以及其他档案工作环节也没有很大的影响。然而，中美两国档案信息管理系统的最大区别是在最后的环节。公正地说，在中国的档案信息管理系统中，档案工作者本身以及来源单位，他们作为最终用户（其中包括国家的“超级用户”）的需要和愿望对于设计和管理“最终产品”的移交来说，比一般用户诸如学术研究人员和一般公民的需要和愿望更加重要。当然，这并不是说在中国，一般用户的需要和愿望在该过程中完全不加考虑，而是说对该过程的投入和影响与美国相比较要低得多。
研究档案信息管理系统的学者们会说：中国的档案信息管理系统是“封闭式”的，美国的档案信息管理系统是“开放式”的。之所以如此，究其原因，与其说是因为在研究开放文件方面受到政治性和经济性的限制，不如说是因为对综合性档案基础建设（建筑物、设备、技术、管理过程、政策以及所有的工作活动）的目的和设计基本认识不同所决定的。
电子信息交流对中美两国档案信息管理系统的影响
目前，中美两国档案信息系统管理存在明显的差异，因为一般的电子信息交流，其中也包括档案信息的传播，在美国比在中国普遍得多，广泛得多。
在美国，绝大多数的主要图书馆和档案馆都有可通过Internet（国际互联网络）进行查询的电子文件目录。其部分原因是因为发展阶段的差异，同时也是因为档案信息共享和管理之间的差异。美国有600 多万“主人”通过个人电脑上网；而中国大约不足5万人上网；在美国， 每个人只要拥有电脑和电话，每月只需花费10～25美元即可上网。
我的女儿生活在美国缅因州一个很普通的社区，她有一台计算机、一部电话就可以上网了，通过网络阅读目录信息，不仅能够读到美国国家档案馆和州档案馆的，而且还能阅读到很多大学图书馆手稿库的，通过网络还能阅读到外国入网档案馆库的信息。当然在中国也能做到这些。不过能上网的只是部分国营企业职员的一部分人，而美国有成百万的个人上网。的确，在美国Internet的使用已经达到如此程度，以致于现在为简短电话寻呼设计的电话服务已无法满足用户的需求。
电子信息交流给中美两国档案信息管理系统带来的影响存在很大差异。因此，在美国由于电子信息管理规范的要求，对档案信息管理的结构作出基本的再定义，中国也正在着手做这项工作。
与中国相比较，美国的档案信息管理系统承受着更大的压力，他们必须作出加倍的努力，同时对该系统作更多的投入，来满足各种各样用户的需求和渴望。这不仅仅是程度不同，尽管程度不同是十分重要的。社会不断向前发展要求对为“最终用户”服务的档案信息管理系统大量地增加投入，同样也要求对档案信息系统自始至终的全过程作根本性的改变。档案信息管理从归档到编目都必须修改和调整，以便在电子传播媒体中为用户提供优质服务。
在大多数情况下，虽然展示给用户的最终信息比较简单，但是与过去档案工作者所了解和完成的任何工作相比较，这样的重组要求我们非常仔细、完美、周到地进行研究、计划、研制、设计和营造，在经济上给予投入。在这样的条件下，档案工作者如果仍然相信，他们在做档案工作时可以“抽支烟、读读报、喝杯茶”就度过一天，那么，很快就会像恐龙一样灭绝和过时，无论是领导者或普通工作人员都在此列。
进而言之，在美国，在这种过程的开始，即在电子档案这条大河的“上游发源地”，来源单位的电子信息系统不仅形成电子信息系统的“档案”，不形成纸质案卷的档案，而且最终用户可直接从“数据库”中获取信息，无需再通过传统的档案过程。虽然这并不意味着传统档案在现代信息交流进程中将被丢弃和消失（因为档案的巨大证据价值只有传统的过程能够提供），这意味着，档案工作者必须认真地重新思考档案管理系统与档案信息管理系统，并使之适应新的电子世界。同时，这还意味着大量的管理信息分类过程基本上从档案系统转移给来源单位。
公平地说，美国的档案工作者与中国的档案工作者相比，前者在使档案工作者“重新考虑”其作用和体系的过程中是更能胜任的。此外，与中国相比，美国档案工作者在与图书馆工作者和信息科学专家们相互影响方面也更有广度和深度。例如，一部分美国档案工作者和图书馆工作者合作，有意识地影响诸如微软公司这样的电子信息巨人对软件的研制，以便为档案信息管理系统和图书信息管理系统提供软件服务，从而使得百万用户能从系统中应用到标准的可用的软件。然而，我们清楚地看到，电子信息软件和硬件的研制大多是为了满足市场压力和来源机关通讯的需要，而不是为了满足档案管理的要求，档案工作者和档案管理系统在整个过程中是最脆弱的参与者，有很多有势力的机关、企业、机构和组织迫切希望利用新技术来满足它们的需要。
还有一个更微妙而深奥的重要情况，“OCLC”电子目录系统的管理者，有很多美国图书馆和档案馆订阅电子目录系统，近期，它对目录信息输入过程修改了各种各样信息“利用领域”的指令，他们这样做是从方便图书馆编目的观点出发，而忽视了档案管理者的意见，尽管档案管理者力图便该系统能够适应档案管理者和档案利用者的某种专门需要。在电子世界里，档案工作者和他们的要求在整个综合的电子信息管理系统中，对特殊部分发展方向的控制、竞争策略经常处于不利地位。
因此，档案工作者面临着两种选择：或者是接受复合电子信息界的成果，使档案形成过程和信息管理过程适应该成果；或者是档案工作者充分发挥聪明才智努力工作，至少使得新硬件和软件的设计和研制，以及新电子信息系统的设计能够考虑到档案管理方面的某些要求。美国档案工作者正在探讨在这些必须进行合作的领域所取得的大量经验（以及遭受过大量的失败），而中国档案工作者对这项工作可能刚刚涉足。
由于中国正在进行变革和现代化建设，中国的档案机构必须应付同样的挑战，极为重要的是中国档案工作者不仅要研究美国经验，了解它的优点和缺陷，而且要把美国的好经验用到中国的档案管理中去，用自己的智慧去探索那些能够解决信息管理问题及其经费问题的新办法，并与世界上的其他地区分享他们的成功和失败。在这一现代化进程中，中国档案工作者能够也应该成为真正的工作伙伴。只有如此，中国才能够在国际档案工作中也像在国际贸易中一样起到一种真正的互补作用。不过，要做到这些，就要求我们有强烈的钻研精神和大量的经费投入。
不仅中国的档案管理领导者将面临这种挑战，而且从国家档案局和中央档案馆各级档案工作者，直到县和乡镇工作单位档案室的兼职档案员同样也面临这种挑战。美国档案工作者面临这种挑战，中国也必然如此。
注释：
〔1〕过程前面。
〔2〕产品利用者（拥护者）。
〔3〕它可能有助于把档案形成过程想像成一条河流， 有足够资源的上游，有高强度、宽度和深度的中游（在那里有大量的档案工作产生），最后是面向公共服务的下游，然后流入社会的大海。中国读者也可以希望应用“一条龙”服务的企图，这种长期被利用隐喻着把传播或生产系统互相联系和连接起来。
〔4〕顾客，或常客。