关键词：工程竣工；竣工资料；资料档案；档案管理
引言
工程竣工的资料档案能全方位的鉴定及考核工程的质量,也是后期运营与维护的主要参考。作为项目的经营建造单位,必须将整个项目的所有流程涉及的资料档案,严格的遵照管理规范进行分类封存,务必确保资料的真实性,可靠性以及准确性,为整个工程的安全、高效及持久性提供保障。但从建立档案,到收集资料,再到资料审核整理、验收与结算,直至最后封存,有很多方面的问题要注意,因此需要相关单位提高资料管理意识以及工作素养,将资料档案更好地进行管理,以保障整个工程的进程。
1工程建设项目档案管理工作报告的作用
第一，工程建设项目档案管理工作报告是按照各参建单位编写的档案管理工作报告和监理单位编写的项目档案质量的审核情况的汇总综合成果，是一套完整真实的项目档案管理工作总结，是项目档案验收会议的主要汇报材料，也是验收组成员了解该项目建设概况和项目档案工作情况的综合素材，能确保顺利通过项目档案验收，同时为工程留下宝贵的档案管理总结。第二，工程建设项目档案管理工作报告是建设单位在项目完工及项目试运行指标考核合格或者达到设计能力后，项目建设全过程项目文件的收集、整理、归档、分类、组卷、编目、归档等工作形成项目档案的综合成果。第三，在项目档案验收工作中，会考核建设单位是否把项目档案工作纳入项目建设管理程序，是否与项目建设实行同步管理，是否落实项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，是否按照档案有关法规完成项目档案工作。第四，工程建设项目档案管理工作报告是建设单位向项目档案行政主管部门或项目行政主管部门提交项目档案专项验收申请报告的基础。第五，在工程开工建设后，某时段工程建设工作汇报或项目各阶段验收，建设单位相应依次编制项目档案管理工作报告，可以检查当前各参建单位档案管理工作情况，指导和改进下一步档案管理工作。
2工程竣工资料档案管理存在的问题
2.1档案材料不准确
在建设工程档案管理中，需要涉及工程建设的全过程，不仅范围比较广，同时涉及的内容也十分复杂，这就导致在进行档案材料收集和整理中存在一定的难度，在进行档案材料的收集和整理中很容易出现失误或者错误等情况，导致档案材料的不准确。另外，一些企业并没有建立规范档案管理的体系，对档案管理不是很严格，在进行档案管理中就会出现档案材料的不全面，并没有和工程建设同步，往往需要后期进行材料的补写，为后期材料补写增加难度，出现虚假数据，造成工程的竣工档案和实际情况不符，导致工程档案不能对工程建设进行全面的反映。
2.2相关制度不健全
随着工程的开展,虽然在资料管理方面制定了一些制度,但一般都不健全,难以保证资料整编工作的有效开展。比如,项目前期未建立竣工资料的收集、整理、分类制度,没有标准化的相关数据查询和索引系统,没有专门的数据传输和存储系统,也没有统一的验收格式和范围划分标准,第三方资料移交标准制度没有制定。
2.3档案移交不及时
在工程的后期需要进行竣工档案整理，一些企业并未按照其竣工档案的管理要求在施工中进行档案资料的整理，在工程竣工阶段就不能按时进行竣工档案的完成和提供，导致竣工档案的移交出现不及时。在企业工程建设中，还存在档案编制问题，由于档案编制不合理，导致档案管理存在盲目性和不规范性，不能有效地进行工程档案的编写，在工程的验收阶段存在档案漏洞，这就会对施工档案的移交产生影响。
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3提高工程竣工资料档案管理的有效措施
3.1提前规划,制定相关标准或规范
针对工程建设规模庞大、工期长的特点,项目部实施竣工资料编制“三同步”管理制度即工程立项开工与竣工资料管理同步,工程施工过程与竣工资料形成同步,工程完工验收与竣工资料验收同步。为了加强对工程竣工资料的统一管理,确保施工项目顺利交工,项目部应当将竣工资料的整编作为重要的网络节点来完成,并将其纳入工程进度计划中。督促责任部门,合理安排资料的收集、整理和移交的时间。
3.2完善档案管理制度
在工程档案管理中，管理制度发挥着重要的作用，其能够为管理人员工作的开展提供制度依据，同时还能够有效地实现对他们管理行为的约束，从而提高档案管理的水平。企业可以制定档案管理责任落实制度，将工程施工流程中产生档案的资料以及内容进行明确化制定，并将档案管理职责落实到管理人员身上，这样管理人员就能够按照制度开展档案管理。企业还可以制定档案管理监督制度，对管理人员的工作内容和职责落实情况进行检查和核实，在保证他们工作质量的同时，促进他们更好地进行档案管理。
3.3加强档案管理人员的职业素养
工程档案要由专人负责,且对负责档案管理的人员时常进行培训,培训内容涵盖档案管理工作的基本常识、档案法规以及管理标准等,除此以外,档案管理工作人员要具有一定的稳定性。因为这部分人员不稳定,会造成整个工程的各项措施与制度不能持续的落实。而且中途换人管理就会出现交接问题,后来人员对工程前半部分的实施不了解,通过人员交接一知半解,无法与后续工作进行更好的串联,容易造成材料的遗失,或是数据上的错误,或者进行某项资料查询时耗费的时间相对较长,造成不必要的人力物力财力的浪费。因此,档案管理人员要将自己的业务水平不断提高,除了将档案进行规范标准的管理外,还要努力的搜集信息资源,给工程的运行与维护提供更高效的服务。
3.4做好竣工验收的档案管理。
在进行工程竣工的验收中，档案管理人员要按照工程档案的归档范围要求，来对工程中全部文件实施全面检查和审核，保证工程档案的准确性和完整性，也是保证竣工档案及时移交的必要途径。在竣工验收的档案管理中，通过检查和审核对档案中存在的问题及时解决，保证竣工材料的真实和完备，一定要认真贯彻和执行《竣工验收的备案制度》，做好竣工的验收，只有竣工验收档案满足要求，才能够保证其工程档案顺利的移交，从而保证企业的经济效益。
3.5移交验收竣工档案
首先让部分人员形成初验小组,在初验小组的带领下,将工程档案管理工作从完整性、准确度及质量编制等方面进行初次整理验收,然后提交第一次的验收报告,报告要将目前存在的问题及整改的方案详细的记录。对验收合格的部分项目,明确标注好资料的保管单位以及使用范围,以保障使用单位能及时使用并及时进行维护。在工程竣工资料正式验收之前,组织各部门人员同监理施工等各单位进行对接,将整个工程所有资料进行进一步的汇总整理,准备迎接上级部门的最终验收。验收时谨防施工单位过度自信,认为档案完成的十分完整详细,且已经经过了多重审核,多重把关,已经不存在任何问题。但实际上经过建设部门人员的详细审核后,还是会发现一些问题。所以工程档案必须严格遵照归档要求进行管理归档,并得到管理机构的认可后,才可以进行下一步的完工结算。
结语
竣工资料的编写和整理是一个长期的工作,一项系统的工程。一套完整的、高质量的竣工资料不仅能体现企业的专业化水平,更能从侧面体现出企业的管理水平,大胆采用新技术和理念,优化流程,提升资料管理水平和效率。
参考文献
[1]李丽.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].门窗,2017(5):79.
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[3]龙雨.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].城市建设理论研究(电子版),2017(06):73-74.
论文作者:刘艳丽
论文发表刊物:《工程管理前沿》2020年3期
论文发表时间:2020/4/3
标签：档案论文; 档案管理论文; 资料论文; 工程论文; 项目论文; 工程竣工论文; 工作论文; 《工程管理前沿》2020年3期论文;