——以浙江省医院院报优秀作品集萃为例
李鸽伶 俞欣 应晓燕 沈宝根
[摘 要] 档案编研工作揭示、介绍、宣传档案丰富的内涵,起到利用、借鉴、依据作用，具有较高的社会效益和实用价值。笔者介绍了在编研工作中的选题选材要精确、加工编研要精准、总纂审核要精细、排版设计要精美的主要做法、分析了存在的五个方面短板，并提出了进一步提高编研质量的五种新途径。
[关键词]编研 医院院报 短板 新途径
DOI:10.3760/cma.j.issn.0376-2491.2016.48.60
作者单位：李鸽伶，310022，浙江杭州，浙江省肿瘤医院办公室；俞欣,310003，浙江省杭州市，《健康报》浙江记者站记者，省医学交流中心；应晓燕，310000，浙江省杭州市，浙江省立德医院院办；沈宝根，绍兴市妇幼保健院党政办，浙江省绍兴市，312000
支持项目：浙江省康恩贝医院管理软科学研究项目立项课题“医院院报在医学人文建设中的导向作用研究”（编号：（2013ZHA-KEB325）。
自2015年以来，笔者着手编纂《十年在路上——2004-2013年浙江省医院院报优秀作品集萃》（下称《集萃》）一书，现结合实际, 浅谈对档案编研工作的几点体会，供编研入门者借鉴。
1 编研工作基本情况
本书收录了2004-2013年间,浙江省医院院报评比出来的好版面、好新闻等优秀作品，共44个优秀版面、53幅图片、78篇消息、56篇言论、50篇通讯及56家院报第一版面展示，并请业内专家对部分获奖作品进行点评，由浙江科学技术出版社公开出版发行。研究表明，全省医院院报文章质量日益提高，部分院报稿件向当地媒体投稿并参加专业评选，还获得国家级新闻、图片奖；办报整体水平明显提高，栏目设置丰富多元，各医院均有自己特色的栏目；版面设计风格独特，不少医院自己购买了专业排版软件对院报进行“定制”，各院报新闻策划能力也日趋成熟，一些优秀院报可与专业媒体相媲美。院报发挥了在医学人文方面积极的传播作用、导向作用和佐证作用。
2 编研工作的主要做法
2.1选题选材要精确。选题是在档案编研工作中一个比较重要的环节。一是充分调研。通过意见表、电子邮件、QQ群设置调查表等方式调研，医院新闻写作有着一定的专业性和个性化，市场上有关医疗卫生新闻写作方面题材的书籍不多，非常需要一本来自医院并契合医院宣传工作的工具书。二是结合实际。找准档案信息与需求的结合点。根据大家的建议选择贴近医院宣传工作，立足为院报人实用的原则进行选题，并结合笔者工作的实践和积累，最后确定将浙江省医院院报评比出来的10年好版面、好新闻等优秀作品进行汇编。三是划定框架。依据客观需要和档案材料的具体情况，拟制选题框架，确定序、院报10年发展情况、好版面作品、好新闻作品、全省院报展示、获奖名单、后记等主要章节；按从严原则选材，根据汇编质量要求，对所有优秀作品进行通读后遴选，确定不入选作品原则、文章节录和删减标准、加工格式规范等。
2.2加工编研要精准。一是“编”“研”并重。在“编”的同时注重“研”。对全省院报的现状、成长之路、浙江模式特点、发展趋势等进行了深入研究，并撰写相关研究文章。二是“名记”点评。特别邀请国家级媒体《健康报》3名主任记者对部分获奖作品进行点评，不但起到了“画龙点睛”的作用，而且给读者以启发。《集萃》出版发行后，院报人反馈这是该书的最大亮点。三是规范转录。在转录时，要事先确定统一的标准，然后按规范格式进行转录加工。（1）对单位名称规范。绝大部分医院的作品单位名称以“我院”来叙述，或用不规范的简称，我们按省卫生计生部门规范名称进行了统一。（2）对文章标题规范。一些新闻作品标题有主标题、引题和副标题，但院报原件或者电子稿中没有进行标注，或者原件中就有错误，对这类文章，我们根据内容确定了主副题。（3）对文章正文规范。对原件中出现的错、漏、别字、标点、数字、日期等错误，在汇编时要进行必要的校正，并注意保持原貌。
2.3总纂审核要精细。一是任务分工阶段，把好政治关。成立总纂班子，明确主编、副主编和编委在总纂、分纂中的工作任务，各司其职。认真审查政治观点，要坚持以党的方针政策和国家的法律法规为依据，凡涉及党和国家的统战政策、宗教政策、涉外政策、保密政策等方面内容的，要严格遵守党和国家的有关规定，所表述的事物必须做到观点准确、是非分明。二是通读书稿阶段，把好内容关。对所有原始资料内容进行核实，确立体例结构，权衡篇目比重，对总体规模进行控制和语言文字进行规范，处理交叉重复内容，同时增删资料、核实数据、锤炼词句、安排图照等，找出书中存在的各种各样问题。三是合成完工阶段，把好质量关。依托出版社编审的力量，对全书进行五次校对、两次编审。首先对内容去粗取精，对资料存真求实、删繁就简，对文字、文风、行文进行修改；其次是站在相关篇目的高度进行宏观、整体的概括和综合，把好政治关、体例关、文风关。最后，做拼写检查，确保没有语法错误、印刷错误的汇总，并内容、结构的完美结合和完整统一。
2.4排版设计要精美。报纸版面设计是编辑思想与设计艺术的结合，艺术设计的目的是为了传达意念、信息和视觉信息，因此院报优秀作品汇编更要注意排版设计工作。在设计中,我们注重文字、颜色和图片的权重比例，遵循平衡、对比、重点、比例、统一的设计原则，使每个版面、每个章节及整本书画面协调精致的时代风格，令人情感愉悦。一是封面封底简约大气。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆封面封底元素运用不多，没有鲜艳的色彩和图片，封面在书名的字体、大小上进行调整，封底只印刷有体现《集萃》主要内容的30多个文字，突出了纯粹的美感。二是图片排版简洁明了。根据阅读者习惯的视觉流程（从左到右的顺序）和视觉中心（一般画面中心偏上方为视觉集中点），利用图片的大小疏密对比、空间虚实对比、图片大小风格上的呼应来突出重点，并对图片进行必要的后期处理，达到较强的视觉冲击力。三是注重色彩应用效果。版式设计的色彩处理得好，可以达到锦上添花的效果。我们在配色应用中，封面选用单纯的白底，运用黑、米黄、暗红三种简洁的色彩，减少多余的色彩表现，使得封面呈现出较高的质感。彩色内页是白底印刷上咖啡、黑色字，通过色彩组合变换版面的不同效果，表达出丰富的文化气息。四是文字排版合理恰当。充分考虑字体风格与版面整体风格以及主题内容的协调性、一致性。全书的标题、副标题、刊头、正文、附注、点评等有统一的字体和字号，并注意留白、字体间的搭配组合、字距和行距、对齐方式等呼应。五是纸张选择富有技巧。封面选用300克的铜版纸覆亚膜烫金胶装，设计的勒口更提升了平装书整体的美感。内页是70克本白轻型纸，颜色偏黄不刺眼适合阅读，更有文化气息。
3 编研实际工作中的短板
3.1档案保管分散不集中。医院院报均分散在全省各医院，2004年的获奖作品,也因经办人员的调换没有得到很好的保存,这给编研工作带来了困难。确定专题编研时，先要做大量的准备和协调工作，将分散在各医院的院报集中。在收集过程中,发现一些医院没有将院报统一纳入医院的综合档案管理中,由于人员变动，许多早期的院报已经遗失，有的只有黑白复印件；有些文字材料没有保存电子稿，有的保存了却找不到。
3.2资料内容错误率高。大部分医院由于人员紧张，基本上为编校一个人全兼，对一些差错从组稿到院报刊出根本无法发现,导致差错率较高，尤其是医疗专业术语差错审稿时很难发现。主要的错误有:错别字，用字不规范，斤克不统一，地理、医学等常识性错误语句等。
3.3编研方法传统单一。笔者缺乏编写标准公开出版物的经验，对编审要求、标准及公开出版的流程不了解，给编研工作带来很多重复无效劳动。档案编研题材虽实用价值较高、体现了行业特色，却为传统的、单一的、原汁原味的铺陈式的编纂形式，以编为主，研方面较欠缺。虽然我们聘请了专家对部分获奖作品进行点评，但多元化、多层次、社会需求量及成果深度都有待提高。
3.4排版设计美化度不够。个别版面没有PDF格式的电子版，扫描件较模糊，甚至个别的是黑白复印件，影响了整体的效果。少数图片像素小且模糊，印刷质量不高。排版时因考虑经济因素，好的版面和图片没有安排大篇幅。
3.5编审营销沟通欠佳。一是主编、副主编、编委来自全省各地不同单位，集中探讨研究的机会不多；二是作者、编委、排版设计、编审之间均是单线联系，面对面沟通机会不多，很多细节不够完美。此外，从准备出版《集萃》伊始思考清楚销给谁，但各方面因素考虑不充分，给营销带来一定的难度。
4 提升编研质量的新途径
4.1多学习，正确树立编研观念的高度。档案是继承和创新并重的一项工作。档案人员要从开展档案信息资源、促进档案利用、提高服务水平的高度来认识和主动做好编研工作，克服为达标、为评优、为晋升职称而编研的思想。要多向书本、档案馆专家、前辈学习，及时参加各类档案培训、汲取专业知识和掌握最新业界动态。档案的齐全完整是做好档案编研工作的前提，要立足于平时、工作在日常、落实在具体，做好编研素材的收集、保管、积累、整理等基础工作，打下坚实的编研基础。
4.2多思考，拓展选题选材的广度。文章写作时，一般先列好提纲再动笔写作，而提纲列得再好，缺乏材料写起来还是十分艰难；反之文章材料丰富，涉及面非常广泛，加上恰当的表达方法，就能达到文章广度的实际效果。档案人员要将社会需求作为编研选题的首要标准，从本单位的实际出发，多对实际工作进行研究，找准编研工作与现实工作的结合点，选择一些社会需求量大、实用价值高、能体现行业特色的题材进行编研，使编研工作与现实需要紧密结合起来，以产生最佳经济效益和社会效益。
4.3多练手，提高编研人员水平的厚度。要掌握本系统、本部门、本单位出台的新政策、新法规、新制度，随时掌握工作动向，提高对编研服务要求的科学预测能力。将外地、外单位较成功的编研成果拿来学习借鉴，互通有无，拓宽视野，启发思路。注重藏用并重的原则，充分利用档案信息资源，在深入研究档案内容的基础上，根据档案馆藏需求，积极组织和主动参与本单位及本系统的大事记、组织沿革、年鉴、院志、文件汇编、论文专著等编写，积累工作经验。
4.4多沟通，确保编研成果的深度。文章的质量决定书稿的深度。加强与作者沟通，提升写作能力；加强与编审沟通，针对性地指出需要注意和修改的地方；加强与排版设计沟通，使版面更加精美；加强作者、编审、设计三者之间的相互沟通，减少瑕疵，力促完美。同时，要加强校对人员的培训，增加对错别字具有独特的敏感性和高度的辨析力。
4.5多宣传，扩大编研作品的知名度。编纂一部浙江省医院院报优秀作品汇编，是对院报过去十年的回顾，见证全省医院院报长足发展的剪影，可以感受十年中卫生事业发展与变革的波澜壮阔，是很有意义的医院文化之旅。院报作为宣传卫生行业的特定载体，要充分利用自身优势，借助大众传媒，主动将编研成果通过各种形式和渠道输送出去,大力宣传编研工作成果，扩大编研工作的社会影响。
参考文献：
［1］[英]艾伦·斯旺.英国版式设计教程［M］.匡洁译.上海人民美术出版社.2004.63.
［2］李鸽伶 应晓燕.浅谈浙江省医院院报的档案化管理 ［J］.办公室业务.2016年7月份(上)80-81.
［3］尹晓娜.浅谈档案信息编研工作的意义及对策.新西部旬刊 ［J］. 2014(7):77-77.
［4］http://www.missyuan.net/school/theory_2015/theory_21881.html设计师必须知道的10个设计排版技巧
论文作者:李鸽伶,俞欣,应晓燕,沈宝根
论文发表刊物:《中华医学杂志》2016年12月第48期
论文发表时间:2017/1/21
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