企业档案的资产确认和类别归属，本文主要内容关键词为：类别论文,资产论文,档案论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
企业档案是指直接记述和反映企业活动，保存备查的各种企业文件的总称，是指企业在各项活动中形成的全部档案的总和。随着我国经济体制改革的深入和发展，企业（本文专指国有企业）将逐步建立适应市场经济要求，产权明晰、权责分明、政企分开、管理科学的现代企业制度，而建立现代企业制度的一个重要任务是明晰产权关系。这就把资产评估工作提到了重要日程，成为企业界、经济界关注的热点。随着企业资产评估工作的逐步开展，档案界也发出了“企业档案资产评估”的呼声。但有许多人对企业档案是否应确认为资产提出质疑，有的人虽确认企业档案的资产性质，但对其类别归属，即企业档案究竟属于有形资产还是无形资产存有异议，众说纷纭，莫衷一是。本文就此谈笔者的几点看法。
一、企业档案是不是一种资产？
资产即财产，物质财富。企业资产是指企业拥有或控制的能以货币计量的经济资源。企业档案（从其形成规律和文件材料的构成来看，可分为党、政、群工作档案，生产经营和技术管理工作档案，科技工作档案即科技档案三部分，科技档案是企业档案的主体）特别是其主体科技档案，是企业潜在的生产力和科学技术资源，它们的利用能为企业持续地创造显著的经济效益和社会效益。企业档案不仅具有使用价值，也凝聚着企业科技工作者、管理者、经营者、生产者的活劳动和物化劳动创造的价值。企业档案直接记述和反映企业的各种活动，作为企业历史的记录物是任何其他事物所不能替代的。从这个意义上讲，企业档案是企业的一种资产是毫无疑问的。
从国有资产的界定看，1993年12月国家国有资产管理局发布的《国有资产产权界定和产权纠纷处理暂行办法》中写道：“国家依法取得和认定的，或者国家以各种形式对企业投资和投资收益、国家向行政事业单位拨款形成的资产。”《国有资产法（草案）》讨论稿中也作了如下界定：“国家以各种形式投资及其收益、拨款、接受馈赠、凭借国家权力取得，或者根据法律认定的各种类型的财产或财产权利。”从此角度讲，企业档案也符合国家有关法律、法规对国有资产的界定。
以上两方面都清楚地表明，无论是国有、集体或者私营企业，档案都属于企业资产，国有企业档案属于国有资产。我们在实际工作中，对这一点应该确认无疑。
二、档案资产是有形还是无形？
理论上说，企业档案确实是企业资产的组成部分。但在1990年国务院下发的《关于加强国有资产管理工作的通知》中没有将国有企业的档案纳入管理范围。在产权制度改革的过程中，档案部门已注意到一些国有档案资产流失的现象。如何在对档案资产的认识和实际操作中寻求一种平衡是档案管理部门和企业档案工作者应当积极思考的问题。
目前，档案界普遍认为企业档案是无形资产，其主要依据是《企业会计准则》对无形资产的规定：“指企业长期使用但是没有实物形态的资产，包括专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术、商誉等”。而企业档案是企业发展历程的忠实记录和智慧积累，是无形资产的载体，有不可替代的价值和使用价值，因而是一种特殊的无形资产。这种认识乍一看不无道理，但在实践中则有牵强附会之嫌。从无形资产的定义中我们可看出它有以下几个特点：1、无形资产无独立实体， 但通常又依托于某实体；2.无形资产能为所有者和经营者持续地带来经济利益，并由一定主体排他性的控制；3.无形资产是生产资料和生产条件。从此，我们不难看出档案与无形资产之间虽有密切联系但有根本区别。
1、档案是有形的。众所周知， 档案应当是内容及载体的统一体。抛开档案载体，仅指档案内容，人们就称之为档案信息。而且，由于档案是由文件转化来的，档案的载体必须是文件的原载体，若是更换了原载体，严格地讲只是档案的复制件而不是档案。在《档案法》中，是把档案和档案复制件严格区别开来的。而无形资产一般仅指其内容而不讲究载体，无论它所依托的载体如何更换，只要其内容不变，它仍然是同一的无形资产。
2、许多档案的所有权没有排他性。相同内容的档案如有若干份， 可以同时为若干单位所有。如相同内容的工程设计图，可以作为设计档案为设计院所有，同时又可作为基建档案为建设单位所有，等等。而对无形资产而说，它的所有权往往是具有排他性的。就工程设计图而言，其版权只能归属于设计单位，对于工程建设单位，虽然拥有相同内容的档案的所有权但不拥有档案所载技术的所有权。
3、档案资产价值具有永久性。 无论是企业的有形资产还是无形资产，都有一定的有效期，它们的成本均应在有效期内予以摊销，即使是法律上并无规定有效期的某些无限期的无形资产，如商誉，其价值终将也会消失。而企业档案资产对企业来说，大量的具有永久保存的价值。即使是企业档案资产所具有的商品价值随着时间的推移可能会越来越小，但企业档案资产作为企业历史记录物的凭证和参考的价值，一般来说，则永久存在。
4、档案不仅仅是生产资料和生产条件。档案对于人类的经济、 政治、军事、文化等各方面活动均有参考和凭证作用。它不像无形资产那样仅仅是一种生产资料和生产条件。
5、档案不能自由买卖。 《中华人民共和国档案法》中规定了严禁出卖属于国家所有的档案，对集体所有和个人所有档案的买卖也作了严格规定和限制。而无形资产的出卖、转让或赠送则比较自由，即使是依托在档案中的无形资产也是如此。
综上所述，笔者认为“企业档案是一种无形资产”的提法是很值得商榷的，更谈不上把企业档案作为一种无形资产去评估了。档案作为一种载体并不代表无形资产本身。无形资产之所以是无形的，就因为它存在于一个不确定的时间和空间之中，存在于市场之中，甚至存在于人们的意念之中。因此，笔者更倾向于另一种观点，即认为企业档案就是企业一种不可替代的、实实在在的固定资产。而作为经济技术的伴生物，企业档案资产又有其特殊性，一是资产形态的特殊性：即企业档案资产有占用一定资金和人力而形成的实物形态，又有实物形态所不能表达的价值形态（后者只有在交换和流动的过程中才体现出来）；二是资本特征的多样性：即在资产的概念下，企业档案作为一种经营性资产时，按照新的会计平衡公式，它同时具备资产和负债的二重性，而作为非经营性资产时就不具备这种资本特征。这些特性表明企业档案资产价值的评估不能离开其他相关的企业资产，而且只有在资产的转移和重新配置的过程中（即动态的条件下），对档案资产的评估才有实际操作的可能性，而在正常状态下（静止条件下），企业档案资产的价值都隐含在企业的总资产中。
对企业档案资产问题的关注表明档案主管机关对经济改革中重点与热点的敏感性越来越强，为了避免国有档案资产的流失，同时更好地发挥这部分资产的作用，作为国有档案资产所有者的代表——政府应当发挥应有的职能，依法加强对国有档案资产的管理，档案主管机关也应责无旁贷地发挥主要协调者的作用，积极协同国有资产管理部门，研究落实将国有档案资产纳入国有资产管理的有关措施和法规，同时在档案资产的使用者中宣传树立档案资产观念，并加强对企业档案工作的监督与协调，配合有关部门，依据《档案法》和《国有资产管理条例》，对擅自出卖档案，倒卖档案牟利，侵犯档案资产的所有者和经营者权益的行为作出相应的约束，从而确保国有档案资产的安全。