集团采购——购买电子资源的有效方式，本文主要内容关键词为：方式论文,采购论文,集团论文,资源论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一 CALIS组织集团引进国外电子资源的由来
1999年1月正式启动的中国高等教育文献保障系统（China Academic Library ＆ Information System，CALIS）是国家“211工程”总体规划中两个大型公共服务体系之一，另一个是CERNET项目。CALIS项目的目标就是要实现信息资源的共建、共知、共享，提高高等学校教育和科研的文献保障水平。所以组织引进国外优秀文献信息资源是CALIS的一项很重要的任务，也是清华大学图书馆作为CALIS全国工程文献信息中心的一项重要的工作。我们第一个组织集团购买的数据库是基于Web版的Ei Village。
1997年当我们和美国Ei公司商谈购买Ei Village数据库时，Ei公司提出，他们对中国大学的情况不太了解，而且他们在中国没有代表机构，希望我们能够联系十家大学图书馆一起购买，他们愿意提供更优惠的价格。由此我们组建了全国第一个联合购买电子资源的集团——“Ei Village中国集团”。
由于CEBNET的计费办法，出国访问需要支付国际流量费用，而且当时的费用还比较高（计费标准为7.5元/M字节），读者很难承受出国访问数据库的流量费用。所以我们又向Ei公司提出，希望他们能在清华大学图书馆建立镜像服务器，为中国的用户服务，这样也有利于Ei Village数据库在中国的推广。Ei公司接受了我们的这个要求，1998年1月，在还未组建“Ei Village中国集团”之前，Ei公司就投资在清华大学图书馆建立了第一个镜像服务器。
清华大学图书馆虽然从1989年起就购买Ei Compendex的光盘，但是Ei Village是我们购买的第二个网络型数据库，所以我们向Ei公司提出，希望能够给我们免费试用一段时间，让图书馆员和读者来评估一下这个数据库。Ei公司同意了，并且让我们在国内选择了30所重点大学，从1998年4月开始，试用了半年时间。
当时正在酝酿CALIS项目，所以我们把组织集团购买Ei Village列入了CALIS全国工程文献中心项目的建设中，并从CALIS经费中，为参加集团的每家图书馆提供了30％的经费支持，这对于组成这个集团给予了很大的帮助。但是在当时，我们组建Ei集团也确实费了一番力气，11月1日是续订期，直到10月25日，才最后收到第十个图书馆的协议书，终于组成了这个集团。第一批加入的十个学校是：清华大学、上海交通大学、西安交通大学、东南大学、华中科技大学、华南理工大学、天津大学、北京邮电大学、大连理工大学、中国矿业大学。通过参加集团购买，用户得到了相当优惠的价格，当时购买的价格还不到Ei公司在全球统一报价的50％，而且没有并发用户数量限制。以后每年11月份续订时都有一些图书馆加入集团，现在已有73所大学和科研机构加入了集团。
我们认为，当时Ei公司做出这样的选择和决定是有远见卓识的。其一，由于历史的客观原因和认识上的偏差，造成我们以前在尊重知识产权问题上有过失误，所以一些国外出版社直到今天仍然对中国有误解和成见，不敢把自己的数据库拿到中国来，甚至不敢卖给中国用户。而Ei公司决定在中国建立镜像服务器，把他们所有的数据拿到中国来，用他们自己的话说，是把他们公司的身家性命都放在这里了，这在当时是需要相当大的勇气的；其二，当时Internet在中国远没有现在这样普及，那时在CERNET上只有200所大学，许多学校的校园网还没有建起来；其三，那时图书馆的经费非常紧张，现有的文献都无法保障，很难再有额外的经费去购买电子资源。所以当时对于网络数据库在中国到底有多大市场，集团是否能组成，Ei公司不知道，我们心里也没有底；其四，虽然在此之前，不少图书馆已经购买过一些光盘数据库，但是数量很小，而且大多是单机版，读者需要到图书馆专门的计算机上，在图书馆员的帮助下使用，而且那时读者对于使用网络资源的需求远没有现在这么大，图书馆对于网络资源的认识也没有现在这样深刻，也缺乏使用网络资源为读者提供服务的经验。另外那时图书馆的观念没有现在开放，很少从读者的角度考虑问题，许多图书馆有自己的苦衷，还要依靠读者使用光盘数据库搞创收，所以他们不太愿意购买网络数据库。在这种情况下Ei公司决定在中国建立镜像服务器，是需要一定的胆识和勇气的，他们看到了电子资源在全球发展的趋势，也看到了中国的发展。
由于Ei公司在清华大学图书馆成功地建立了镜像服务器，并且和CALIS工程中心合作，又成功地组织了“Ei Village中国集团”，无论是为Ei公司，还是为这十家图书馆，更重要的是为读者带来更多的利益。所以这个有效的工作，在许多国外数据库商和国内图书馆中产生了一定的影响，从此以后，有越来越多的数据库商表示愿意在中国建立镜像服务器，或者采取租用专线的办法，并希望以CALIS组织集团的方式来推广数据库，也有越来越多的图书馆加入了集团购买电子资源。
二 集团采购的优点
CALIS工程文献中心自从1998年11月组织“Ei Village中国集团”以来，至今已近五年了，我们先后共组织17个不同数据库的集团，每个集团的成员馆数量各不相同。这四年多的实践证明，在文献经费非常有限的情况下，大学图书馆联合起来，组成集团共同引进电子资源是一种很有效的方式。主要有几个好处：
（1）可以从数据库商那里争取到更优惠的价格。集团越大，价格越优惠，一般组织集团购买比每家图书馆单独购买，大约可以得到30～50％的优惠价格。比如Elsevier公司SDOS数据库，共包含全文期刊1420多种，2003年的全套价格为280多万美元。组织集团购买，每个图书馆购买纸本期刊和数据库的总费用平均仅为10万美金左右。
（2）可以避免数据库商对我们“各个击破”，尤其是对于一些地处比较偏僻、信息不够畅通的图书馆，参加集团采购，好处更多一些。
（3）过去我们订购国外的期刊和图书，大多是通过国内代理公司（图书进出口公司）购买的，代理公司要收取代理费，一般需要15-30％左右。现在通过组织集团，直接和国外出版公司谈判价格，省去了中间环节，也节省了经费。
（4）可以减少每个图书馆分别与数据库商讨价还价的精力和时间。一般一个数据库，从与国外数据库商接触，开始谈判，到双方接受价格方案，集团组成，短则需要一年，长则需要二到三年的时间，既费时间又费精力。但是组织集团采购，只是集团的召集馆和国外数据库商进行谈判，然后再征求用户的意见，不必每个图书馆都直接参与谈判。有时一些比较重要、价格比较贵的数据库，如果认为有必要，也可以召开一个用户会议，请有意购买该数据库的图书馆来一起和国外数据库商谈判价格，这样既节省了时间和精力，也提高了效率。
（5）可以以集团的名义，向数据库商提出要求，希望他们改进工作，提供更好的服务。并且也可以针对我们的具体情况，请他们在检索软件和统计功能等方面进行修改和完善，使其能够更好地为我们的读者服务。比如Ei Village数据库，因为Ei Compendex Web比Ei Compendex光盘扩大了期刊收录的范围，增加了2000多种期刊作为Page One，目的是为了给科技人员提供更多的科技信息，但是由于我国许多高校以Ei Compendex光盘收录的论文数量作为学校排名、职称评定和论文答辩的标准，而且只承认Ei Compendex里收录的论文，不承认Page One收录的论文。所以我们和Ei公司联系，希望在检索时能把Compendex和Page One区分开来。Ei公司接受了我们的意见，对检索界面进行了修改，把Compendex和Page One分别进行检索。
（6）通过组织集团采购，促进了集团内各图书馆之间，在宣传、培训、咨询、服务和使用电子资源方面的交流和合作，提高了图书馆工作人员的业务水平。许多数据库商每年都会召开一次用户会议，介绍公司新的产品和服务，听取用户的意见，并对用户进行培训。2002年，CALIS在厦门大学举办了“中国高等教育数字图书馆数字资源研讨会暨国外引进数据库培训周”活动，120个图书馆的156个代表参加了会议，CALIS邀请已经组织集团购买的国外12个数据库商参加了会议，他们各自介绍了新的产品和新的服务，并在会议其间召开了用户会议，听取了用户的意见，反映很好。
（7）通过组织集团采购，既使用户得到了更优惠的价格和更好的服务，也帮助了国外数据库商将他们的产品进入了中国市场，并得到了更大的发展。比如1998年11月我们组织“Ei Village中国集团”时，只有10家图书馆参加集团，现在这个集团已经发展到73家图书馆；2000年组织第一批SDOS集团时，只有11家图书馆参加，第二批增加了17家，第三批又增加了31家，目前正在组织第四批，大约又有35家图书馆购买参加集团。
三 在本地建立镜像服务器的优点
由于CERNET对于出国访问的流量需要计费，再加上有的学校网络速度还比较慢，在本地建立镜像服务器是解决这个问题的很有效的办法。这样既能保证网络速度，又能减少读者使用电子资源的网络通讯费用。在本地建立镜像服务器有以下几个好处：
（1）节省读者使用电子资源的网络通讯费用；
（2）提高读者访问数据库的检索速度；
（3）使用数据库和维护服务器没有时间差，所以如果服务器出现故障，技术人员能够及时排除故障，减少对读者使用数据库的影响；
（4）不存在语言上的障碍，便于对用户的服务。以Elsevier公司的SDOS数据库为例。2002年集团28家用户共浏览和下载了1330万篇（其中高校用户浏览和下载1201万篇）。如果平均每篇论文按照300K来计算，根据CERNET目前的计费标准，平均浏览和下载一篇论文的费用为0.3元。如果没有在本地建立镜像服务器，则2002年一年的国际流量费用约为390万元。由此可见，在本地建立镜像服务器的效益是非常明显的。
但是为了建立和维护镜像服务器，我们也面临一些新的问题，经过这几年建立镜像服务器和提供服务的实践，我们已经积累了一些经验和教训，也陆续解决了一些出现的问题，比如：建立镜像服务器的费用由谁承担？随着用户数量的增加，服务器需要升级，升级的费用由谁承担？维护镜像服务器需要有很强的技术力量和为全国高校服务的观念，维护镜像服务器要与咨询服务有机的结合等等。同时也锻炼和提高了图书馆的技术力量。
继Ei公司之后，从2000年开始，CSA公司、Elsevier公司、Ovid公司、Springer公司、Ebsco公司、iGroup公司、World Scientific等公司，也先后在清华大学图书馆建立了镜像服务器，并为全国高校和科研机构提供服务。
四 已经组成的集团
继1998年组织了“Ei Village中国集团”之后，我们又陆续组织了16个数据库的集团，其中二次文献数据库集团九个，一次文献数据库集团八个。共有521个高校和科研机构、1114个馆次加入了集团购买数据库，其中高校系统444所、1020个馆次，非高校科研机构77所、94个馆次。购买数据库在10个以上的有22个图书馆。详见表1和表2。
表1 CALIS工程文献中心组织的集团情况
┌──────┬────┬──────┐
│数据库名称 │用户数量│组织集团时间│
├──────┼────┼──────┤
│Ei Village │
73
│
1998年
│
├──────┼────┼──────┤
│FirstSearch │
62
│
1999年
│
├──────┼────┼──────┤
│PQDD（B）
│
61
│
1999年
│
├──────┼────┼──────┤
│CSA │
35
│
2000年
│
├──────┼────┼──────┤
│ISTP│
49
│
2001年
│
├──────┼────┼──────┤
│ISSHP
│
18
│
2001年
│
├──────┼────┼──────┤
│JCR（SCI） │
16
│
2001年
│
├──────┼────┼──────┤
│JCR（SSCI） │
7│
2001年
│
├──────┼────┼──────┤
│INSPEC │
43
│
2002年
│
├──────┼────┼──────┤
│SDOS│
59
│
2000年
│
├──────┼────┼──────┤
│IEL │
36
│
2001年
│
├──────┼────┼──────┤
│Springer│
496 │
2002年
│
│LINK│││
├──────┼────┼──────┤
│ACM │
53
│
2003年
│
├──────┼────┼──────┤
│AIP │
38
│
2003年
│
├──────┼────┼──────┤
│APS │
40
│
2003年
│
├──────┼────┼──────┤
│MAIK│
8│
2003年
│
├──────┼────┼──────┤
│AIP │
20
│
2003年
│
│Proceedings │││
├──────┼────┼──────┤
│合计│ 1114 ││
└──────┴────┴──────┘
表2 各馆购买数据库情况
┌────────┬────────┐
│数据库数量（个）│图书馆数量（个）│
├────────┼────────┤
│
17
│
1│
├────────┼────────┤
│
16
│
4│
├────────┼────────┤
│
15
│
3│
├────────┼────────┤
│
14
│
2│
├────────┼────────┤
│
13
│
6│
├────────┼────────┤
│
12
│
4│
├────────┼────────┤
│
11
│
2│
├────────┼────────┤
│
10
│
2│
├────────┼────────┤
│
9│
4│
├────────┼────────┤
│
8│
7│
├────────┼────────┤
│
7│
6│
├────────┼────────┤
│
6│
10
│
├────────┼────────┤
│
5│
10
│
├────────┼────────┤
│
4│
11
│
├────────┼────────┤
│
3│
10
│
├────────┼────────┤
│
2│
35
│
├────────┼────────┤
│
1│
404 │
├────────┼────────┤
│ 合计 │
521 │
└────────┴────────┘
五 组团引进电子资源的效益
由于电子资源在使用上具有方便、快捷的特点，所以得到了广大读者的广泛欢迎，已经产生了显著的社会效益和经济效益。目前CALIS工程文献中心组织的17个集团，2003年的总费用超过9000万元人民币，节省经费上亿元。其中购买二次文献数据库的费用约占30％，购买全文数据库的费用约占70％。如果每个学校按照平均1万名读者计算，那么共有近500多万科研人员和学生使用了这些电子资源，并从中受益。
从使用统计上看，一般数据库的使用量都是纸本文献使用量的几倍、十几倍，甚至几十倍。表3为2002年CALIS工程文献中心组织的集团中所有高校的使用统计。从这个表中可以看出：
表3 数据库使用情况
┌────┬──────┬────┬──────┬─────┬───────┬───────┐
│││││ │ 平均 │在平均使用量以│
││ 数据库名称 │用户数量│ 集团使用量 │平均使用量│ │ │
│││││ │使用成本（$）│ 上的用户数量 │
├────┼──────┼────┼──────┼─────┼───────┼───────┤
││Ei Village │ 67 │2605890 │38894 │ 0.26 │
20 │
│├──────┼────┼──────┼─────┼───────┼───────┤
││PQDD（B）
│ 59 │ 243987 │ 4114 │ 0.69 │
23 │
│├──────┼────┼──────┼─────┼───────┼───────┤
│二次文献│CSA │ 28 │1859575 │66771 │ 0.37 │
11 │
│├──────┼────┼──────┼─────┼───────┼───────┤
│数据库 │FirstSearch │ 62 │ 524722 │ 8463 │ 0.32 │
21 │
│├──────┼────┼──────┼─────┼───────┼───────┤
││WOSP│ 36 │ 181671 │ 5046 │ 1.10 │9 │
│├──────┼────┼──────┼─────┼───────┼───────┤
││合计│252 │5415845 │21491 │ 0.34 │ │
├────┼──────┼────┼──────┼─────┼───────┼───────┤
││SDOS│ 25 │
12011133 │
480445 │ 0.21 │
11 │
│一次文献├──────┼────┼──────┼─────┼───────┼───────┤
││IEL │ 30 │3226368 │
107546 │ 0.60 │9 │
│ 数据库 ├──────┼────┼──────┼─────┼───────┼───────┤
││合计│ 55 │
15237501 │
277045 │ 0.29 │ │
└────┴──────┴────┴──────┴─────┴───────┴───────┘
说明：二次文献的使用量为检索次数，一次文献的使用量为阅览和下载全文篇数
（1）对于二次文献数据库，平均检索一次的使用成本为0.34美元，其中Ei Village的平均使用成本仅为0.26美元，大大低于Dialog联机检索的费用；对于一次文献数据库，平均浏览或下载一篇全文的使用成本为0.29美元，其中SDOS数据库，平均浏览或下载一篇全文的使用成本仅为0.21美元，大大低于向国外文献服务机构索要一篇全文的费用。由此可见，组织集团引进电子资源的效益是相当显著的。
（2）在集团内使用并不平衡，在平均使用量以上的用户数量基本上只占集团总数量的1/3，还有2/3的用户的使用量在平均使用量以下。
六 结语
（1）集团采购电子资源是很有效的购买方式，在国外也很流行，已经产生了很显著的社会效益和经济效益，对于学校教学、科研的发展和学科建设，起到了很大的推动作用。
（2）通过集团采购，节省了大量的经费和时间，也避免了被商家“各个击破”。
（3）通过集团采购也促进了图书馆之间的交流和合作，提高了图书馆工作人员的业务水平。
（4）在本地建立镜像服务器，有利于节省通讯费用，提高检索速度，保证服务，在现阶段是一种很有效的服务方式。