档案利用活动中信息反馈机制的建立，本文主要内容关键词为：反馈论文,机制论文,档案论文,活动中论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、必要性
尽管80年代一度出现了档案利用的高潮，但利用目的主要是获取原始证据、档案证明和编史修志。这与当时特殊的历史背景分不开的，不能作为档案利用的普遍规律来看待。而90年代档案利用的“低谷”现象的出现亦并非异常。可以预见，随着市场经济的发展和社会的进步，档案利用将日趋社会化、复杂化，并再次成为档案工作的热点，这是社会发展的必然，也是档案自身的价值规律使然。档案部门为用户提供什么样的档案，以怎样的方式提供服务以及提供什么层次的档案信息服务，这些固然十分重要，但是实际利用工作中往往忽视了档案利用信息反馈这一重要环节，档案利用信息反馈工作形同虚设，甚至在有些档案部门根本没有设置反馈工作，这一现象应该引起档案部门的注意。没有利用反馈机制的档案管理，如同置身于偏僻的边远小村，信息闭塞、渠道不畅、视野狭窄，对外界环境反应迟钝；没有利用反馈机制的档案管理，与新形势下开放档案的思想也是不相符的，开放什么，怎样开放，对谁开放，不主动与社会去沟通，难以想象这样的状态能够做好档案的利用工作。
二、内容
反馈是系统科学中的专门术语。系统是由相互制约的各部分组成的具有一定功能的整体，从系统的内部结构看，系统的输出不能够去影响系统的输入，系统过去的行为不能控制未来的行为，系统没有自动调节功能以保持（或趋近）给定目标值的能力，这种没有反馈的系统功能称为开环系统，例如时钟本身不能检测自己和调整自己，也不能保证它所表示的时间是否准确，因此是一个开环系统。如果系统的输出、系统的状态经过检测又返回去影响系统的输入，这样的系统称为闭环系统。仍以时钟为例，有人管理的时钟，管理员通过比较标准时间对时钟进行调整，保证时钟的准确性，使之尽量趋于标准值，人起到反馈的作用，形成闭环系统。档案利用系统显然是含有反馈功能的闭环系统。主要由调查、收集、分析、决策等要素构成，其功能主要是对外部环境以及各要素所产生的反馈信息进行研究并采取措施，促进档案利用工作的改善和调节内部关系而适应外部环境，以便最大限度地发挥档案信息开发工作的服务能力为社会服务。档案管理系统是整个社会系统的一个子系统，利用工作属于整个档案管理系统中具有反馈作用的子系统，它由档案工作者、档案利用者、档案信息的输入输出、档案信息的反馈等因素组成的综合体。评价一个系统的标准除了系统的目标、系统的功能、系统的效率、系统的稳定性适应性外，一个重要的因素就是系统的结构——是否结构合理、有无反馈控制回路的建立。既然如此，在一个系统内没有反馈系统或反馈系统不健全，这个系统又怎能保持良好运作态势？
档案反馈系统如同是整个档案工作系统的一条生命线贯穿其中，它包括三个方面的含义：
其一，档案利用部门对整个档案工作的反馈。即档案利用部门针对提供利用过程中出现的各类情况向整个档案工作提供反馈信息，例如利用过程中查全查准率不高，是否是检索渠道的不畅通成为制约档案信息与用户见面的“瓶颈”；利用效果不理想是否是因为分类方法欠科学、馆藏结构不合理；利用中发生争执是否是利用手续过于繁琐、管理制度不合理造成的，等等。
其二，用户对档案利用乃至整个档案工作的反馈。用户的类型形形色色，利用需求千差万别，最终目的却殊途同归，这说明档案利用工作的难度将日益增大，档案利用工作更具挑战性，档案部门必须做到知己知彼，充分了解社会对档案的需求，紧紧把握时代的脉搏，才能不断满足社会日益增长的利用需要。
由于过去用户对档案的需求仅限于工作查考、编史修志等较为单一的利用行为，很少专门研究和分析用户的需求趋向和要求，对档案利用效果评价更是漠不关心，甚至出现用户通过熟人引见来利用档案的情形，扭曲了档案馆在社会中的公益形象。仅从目前档案利用实例收集中存在的问题看，存在着利用实例缺乏力度，不能真正反映档案利用的实际效果；利用实例与中心工作脱节，起不到利用反馈的效果；取得经济效益的利用实例计算不准确，难以反映真实效果等问题。究其原因，主要是对档案信息反馈缺乏足够的认识，目标不明确，因而主动收集反馈信息的积极性不高，对档案利用实例挖掘不深、控制不力，没有严格的规章制度的限制，此外，利用者对档案利用效果的调查登记有抵触情绪也是原因之一。
其三，社会各界对档案利用工作的反馈。社会上的每一个人都有可能成为档案利用的潜在用户。社会的档案意识、人们对档案部门、档案利用部门的认知程度是档案利用发展的外在动力或激励因素，很值得在利用行为学方面加以深入研究，本文在此暂不作表述。但需要指出的是，信息反馈并非是单向的，而是互为因果的循环机制，老子言：“反者，道之动”。档案部门如果不能及时主动准确地收集信息，工作就会有很大的盲目性，因为档案利用和档案利用工作是具有很强的社会性的活动，它与社会环境紧密相联，受社会发展制度与意识形态所制约，又反作用于社会发展及社会制度与意识形态。通过因果互动的反馈机制，档案利用才能走向良性发展的轨道。
三、做法
那么，如何建立档案利用的反馈系统，架起档案利用部门和用户之间的“桥梁”？本人认为需做到以下几点：
1.成立档案利用信息反馈协作小组。协作小组以档案馆馆长为核心，成员由档案馆各个部门负责人、利用部门有关人员、档案法规宣传部门有关人员、利用档案较为频繁的相关单位负责人组成。职责：(1)定期收集国家相关政策法规信息、市场信息、用户利用效果数据，研究并撰写利用需求分析报告，为档案利用决策提供咨询服务。(2)借助广播、电视、报纸等新闻媒介媒体，进行档案利用的宣传报道工作。(3)设立档案利用反馈意见箱，定期搜集用户关于利用问题的意见、建议。(4)调查处理档案利用活动中的善后问题等。
2.定期召开档案利用信息反馈工作会议。实践证明，利用中出现的问题、用户的意见往往反映了利用工作中的薄弱环节，利用会议的形式集中研讨利用工作中出现的问题，有助于及时化解矛盾，纠正工作中的失误，更好地为用户服务。
3.设立档案信息反馈员专报制度。档案馆可与社会有关部门建立联系，聘任该部门档案人员或办公室人员为信息反馈员，直接倾听和搜集社会对档案部门的呼声和要求，对于及时反馈信息并为档案部门提出合理化建议的工作人员给予一定的物质或精神奖励。
四、意义
1.实践意义。档案信息反馈系统，实质是一个档案利用社情民意双向信息服务反馈网络，把档案利用工作与整个社会紧密地联系起来，既有利于档案利用工作的深化与发展，又有利于档案利用渠道的通畅；既有利于情报的搜集，又有利于问题的及时解决。用户和档案利用部门不再是互不相干的两个部门，而是为了双方各自的利益和目标紧紧地捆绑在一起，成为相互依赖、相互促进的共同体。档案利用部门的视野由档案馆延伸到社会，进一步明确了服务方向，了解了社会需求，增强了服务的主动性，减少了工作中的盲目性。
由于过去档案利用效果统计更多侧重于表示档案利用业绩，反馈的功能不明显，况且仅仅从单一的利用数据无法全面反映利用工作中存在的问题。档案信息反馈系统的建立，使档案利用从静态分析转入动态分析，从局部分析转入全面分析，真正把用户的要求当作工作的重点，社会的要求当工作的重心，档案利用工作因之而充满活力并处于良性循环的发展状态。
2.理论意义。
之一：档案反馈系统的建立，有助于将档案学理论研究与整个社会环境接轨，进一步拓展了档案学理论的研究领域。档案利用的主体和客体的关系也就是用户、档案提供利用者和档案的关系，只有当用户的需求规律和档案发挥作用的规律趋于一致时，才能较好地体现档案利用工作的效果。首先，用户工作因素的不同决定对档案信息的需求有质的区别，工作因素包括利用目的、利用范围、利用方式、利用内容、利用要求和结果等；其次是用户因素，我们所说的用户与图书部门的用户有很大的不同，后者主要指个人（读者），而档案用户是《中华人民共和国档案法》中所指的“机关、团体、企事业单位和其它组织以及公民”，但是无论团体组织还是个人，利用行为却都是通过个人代表体现出来的，因此，个人的知识结构、综合能力、信息素质、外界交往、用户的心理与行为等用户之间的个体差异导致了档案需求的独特个性，影响着档案信息需求的广度、深度、范围、形式、质量；第三是环境因素，包括社会体制与管理因素、经济环境、信息环境、科技文化环境等。良好的社会环境、文明秩序、精神风貌、文化素质是档案事业发展最适宜的土壤，而信息时代为档案部门提供了不可多得的机遇，我们的档案和档案工作不应再站在社会的边缘，而是要在信息时代的舞台上扮演重要的角色。
之二：档案信息反馈机制的建立，有利于更客观地总结档案利用的规律，探讨档案利用的特点，不断提升档案学理论研究水平。科学研究表明，用户对文献信息的需求规律呈集中与分散分布的状态，在形式上符合布拉德福等级分布，对文献信息需求量存在1:α:α[2]的关系（其中α为常数）；用户信息的需求量与信息的增长量总是存在着某种形式的对应关系，即信息需求与信息产生之间总是保持某种程度的平衡，如果用IS表示需求量，IC表示产生量，则IS=KIC，K为需求系数。
对于用户信息需求的心理——行为规律的研究是信息反馈重要的内容之一。对此，国外学者进行了大量的研究，从中总结出在信息心理驱动下的行为特征，归纳出几个重要的定律，这些定律对于档案利用中用户的需求与行为具有一定的借鉴意义。
(1)穆斯(MOOERS)定律，穆斯在研究用户对信息检索系统需求时发现：“一个信息检索系统，如果对用户来说，取得信息比不取得信息更伤脑筋和麻烦的话，这个系统就不会为用户所用。”穆斯的这一基本定律不仅适用于用户信息检索的行为，而且从更广的范围表述了用户信息需求的根本规律，用户获取信息是为了消除对事物认识的不确定性，如果获取的信息对用户认识是有益的，他将从技术上产生对信息的吸收需求；如果获取的信息无助于问题的解决或反而增加其不定性，用户则会放弃对信息的需求。
(2)齐夫(ZIPF)最小努力原则，齐夫在他的专著《人类行为与最小努力原则》中分析了人的行为准则，认为它受一个简单原则的制约，即在日常生活和工作中，达到某一预定目标时力图使他们可能付出的平均工作消耗最小化。
(3)马太效应与罗宾汉效应。指信息需求量较大的用户，随着时间的推移，其信息需求量愈来愈高于平均水平，这部分用户在行为上表现为力图占有更多更新的信息资料，在信息资源来源不充分的情况下，势必影响其他用户的信息需求与利用，这便是信息需求中的马太效应。随着科学技术的发展和社会日益信息化，信息在研究开发中的作用愈来愈突出，面对信息量的激增，大多数用户的信息需求水平在提高，信息资源的利用因而呈平均化的趋势，表现为信息需求中的罗宾汉效应。马太效应与罗宾汉效应是一个问题的两个矛盾的方面，同时出现在用户的利用活动中，揭示了信息利用活动中突出重点用户、满足一般用户的利用规律。
总之，档案信息反馈工作是档案利用工作重要组成部分，必须引起足够的重视。做好档案利用工作，利用信息反馈系统的建立必不可少；研究档案利用工作，必须研究利用工作系统内部和外部的信息反馈，只有这样，才能使档案利用工作理论和实践得到进一步深入和完善。