摘要：随着经济的发展和社会的进步，企业之间竞争日益激烈，办公室的档案管理成为一项非常重要的工作，工作难度的增加对员工的工作能力也提出更高的要求。本文主要针对如何提升办公室档案管理工作为重点进行分析，结合当下办公室管理工作中存在的问题为依据，从健全办公室档案管理工作制度、提高办公室档案管理工作人员的素质、提高办公室管理人员的工作重视、提高办公室管理人员工作积极性这四个方面进行详细的阐述，其主要目的在于探索办提高公室档案管理工作的策略，为全面提高办公室档案管理工作效率奠定坚实的基础。
关键词：提高；企业办公室；档案管理；工作效率
引言
档案是单位组织在日常的经营管理、会议决策中形成的，其包含的内容较多、较复杂、琐碎，既涉及到企业形成和发展的历史信息，又涉及到企业现阶段经营管理及企业未来发展规划的内容。档案来源于企业发展，服务于企业发展，为企业科学管理、正确决策提供了重要的信息参考和经验借鉴，因此，做好档案的管理工作对于企业的经营发展具有重要的帮助和促进作用。但在实际工作中，由于档案管理工作自身的复杂性和一些外界因素的影响，使得企业办公室档案的管理中存在着一些问题，分析问题，寻找问题，采取有效解决措施才是提高档案管理水平的关键。
1档案管理的重要性
档案管理是我国企业工作过的重要组成部分，对于提高单位内部员工的工作效率具有重要作用，同时由于档案管理能够通过记录的方式完整的记录单位的发展过程以及工作进展，具有一定的法律效用。档案的记载，总结了过去所保留下来的发展成果，同时也包括失败的具体经过，存储着单位的第一手资料，档案管理的好坏直接影响企业单位管理层对项目或者工作决策水平，有效的档案管理工作能够对单位活动具有指导意义，指导员工对前期工作进行总结，并对日后工作内容迅速做出调整，取其精华弃其糟粕，更好地为单位服务。因此档案管理工作对于维护一个企业的长久发展，提高工作效率，同时提升工作质量，对于提高企业的综合竞争力都具有重要的作用。
2如何提高企业办公室档案管理工作效率
2.1增强管理人员的管理意识，制定且完善管理制度
在众多的企业中，大多数都存在着对管理工作认识不到位或是忽视管理工作的现象。因此企业与管理领导与员工应该增强对管理工作的重视程度，不断汲取先进的管理方法，增强自身的管理水平，转变适应时代与企业未来发展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升档案管理工作效率与质量，继而增强企业各个部门工作效益，提升企业竞争实力，促进企业蓬勃发展。比如：在日常管理工作中，档案管理人员应该明确不同类别档案的管理流程；规范档案标准程序，使用现代化信息管理设备对档案进行分类，优化管理工作。针对机密性文件应该做好保密工作，在软硬件设备中做好加密处理并设置使用权限。
2.2建立健全的档案管理制度，规范档案管理行为
在企业的管理中，档案的管理非常重要。企业的领导要正确的认识到档案管理的重要性，针对企业中的档案管理制定相关的管理制度，并安排专门的档案管理人员，根据企业的管理要求，对档案信息进行规范化管理，改变传统行政人员管理档案信息管理中存在的档案信息不整理、随意摆放的情况。同时，公司最好能够建立独立档案管理办公室，将所有的档案信息进行统一的管理，提高企业的档案管理工作的质量，从而保证企业机密信息的安全。
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2.3加强系统化管理
在进行办公室档案管理工作开展过程中，需要结合公司的性质进行管理模式和标准的构建，一方面让档案的管理满足公司发展需要，另一方面让档案管理与企业的发展相适应。构建办公室档案管理系统过程中还要注重融合全新的管理模式，就企业档案电子化以及备份读取化，结合公司实际情况进行综合考虑。尤其需要注重的是对档案的电子备份，并对备份进行检索模式的构建，让人们在对电子档案进行利用过程中，既可以进行硬盘拷贝，也可以进行存储档案的建立。同时，系统还需要就电子档案的建设予以定期清理，针对存放年限已久，且没有实用价值的档案进行清理。在此方面，可以结合电子系统的设置及设计，进行电子档案的自动清理，针对已经失效的档案进行问询，在确定其不需要的前提下进行系统清理。通过定期清理的方式不仅能够让电子档案得以更好规整，而且能够节省大部分系统空间，让系统的利用率更高。电子文档进行清理之后，还需要针对电子文档进行书面文档的查询，并进行清理，通过空间的清理整理为新材料、新、新文档的存储做好准备。
2.4利用信息化管理提高效率
使所有的档案在相应设定的系统下得到统一的体现，的存储、分类、浏览等将更加容易、更加规范。将和档案的信息归入相应的系统之中，再通过计算机对其进行有效的管理，从而达到资源共享的作用，并且能够实现、档案工作合二为一的实现“多途径检索”“一次性输入”的信息化管理效果。在这样的情况下，能够有效的将两者的工作紧密的结合在一起，从而实现处理和档案管理的信息化、一体化。
2.5树立创新化的档案管理工作观念
要多措并举提高企业以及档案管理工作人员对档案管理工作重要性的认识，就必须树立创新化的档案管理工作观念。从单位企业出发，规范办公室档案管理，建立相应的制度管理来提升其规范化和重要性认识；从办公室内部管理出发，引导工作人员准确把握办公室档案管理与其他业务工作的关系，制定明确的档案管理工作目标，引导办公室内部工作人员树立现代化档案管理理念；从档案管理工作人员出发，实施强制化岗位责任制，提升档案管理工作人员的工作意识；从档案收集出发，做好档案收集、整理、分类、编排和保管的规范性工作，以文字编号、正文提料、主题词提取、附件处理、目录编号和文件检索为核心做好档案管理工作。
2.6激发办公室档案管理人员的积极性
档案管理本身工作本身就是非常枯燥的工作，所以在公司选择人才的过程中，要根据公司的管理要求，在招聘相关的人员时重点关注应聘者的责任心、细心和耐心，面试语言调理的清晰性，为档案管理工作选拔合适的人才，同时，公司要提高档案管理工作的办公环境，使员工在工作的过程中能够保持身心愉悦，提高员工的工作效率，促进办公室档案管理工作的顺利进展。在档案管理工作过程中，将管理工作职责落实到每个人，加强工作的考核，便于员工在工作过程中能够明确自己的职责，保障在档案管理的工作中，员工对档案的管理规范。在对档案管理工作建立相应的管理制度的同时，企业还需要针对档案管理工作设置相应的奖励政策，提高员工的工作积极性，提高档案管理工作员工的福利待遇，稳定员工的工作心态。
结语
综上所述，在企业的发展过程中，档案管理工作成为企业发展的重要管理工作，需要引起企业管理者的重视，办公室作为企业、公司的重要组成部分，档案管理工作也起到了非常重要的作用，要想有效的记录、保存好相关文件和信息需要我们不断的学习，积极运用现在科技的技术，全面准确的完成自己的工作，提高办公室人员的素质和加强档案的管理，在保管制度上强化，让员工认识到自己的职责和使命，以身作则，提高办公室的整体水平和标准，让企业全面的发展，提升一个新的高度。
参考文献：
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[3]张晓花.加强办公室档案管理工作的措施[J].青海教育，2019，（02）：55.
论文作者:林丽芸,刘展
论文发表刊物:《基层建设》2019年第22期
论文发表时间:2019/10/24
标签：档案论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 企业论文; 办公室论文; 工作论文; 员工论文; 《基层建设》2019年第22期论文;