摘要：随着我国经济的快速发展及各项政策的逐步完善，我国企业也进入了高速发展的时代。人力资源管理是企业管理的重要组成部分，在企业日常管理过程的作用举足轻重，而人事档案则是企业在选择、雇佣以及发展人才时应考虑的基础，尽管企业人事档案管理工作较之前相比已经取得了巨大进步，各企业积累了丰富的经验，但仍有许多问题亟待完善。本文将展开分析人事档案管理的重要性及优化进行分析。
关键词：人事档案；重要性；优化；管理方法；人员素质
1人事档案管理的重要性分析
1.1人事档案准确记录个人轨迹，体现个人阅历
对于任何一个人来说，其个人生涯都在自身的人事档案上有所体现，因此必须做好人事档案管理工作。对于人事档案管理人员来说，要充分重视自身工作对于单位的意义，提高个人的责任感，只有这样才可以做好人事档案管理工作，进一步完善档案，提高档案的真实性，更好的投入到这一工作当中。
1.2人事档案管理对于人事管理工作具有重要意义
事实上，人事管理工作包含的内容比较多，但是人事档案管理工作扮演着重要的角色，只有做好这一工作才可以提高综合水平，因此，不管是用人单位还是每一个档案管理人员，都要重视这一工作，提高信息的准确性，完善相关的档案信息。
1.3人事档案的真实完整性体现了相关部门的工作质量
评价人事档案管理部门工作的质量和效率主要参考的就是人事档案的工作是否完整和真实，要想提高人事档案的真实性，提高其完整性，就要不断创新相关体系，完善有关规章制度，提高工作的合理性，这对于人事档案管理部门来说具有重要意义。
2人事档案管理存在的问题
2.1数字化程度较低
“互联网+”环境下人事档案管理保持着较高的数字化水平，有利于人事档案材料信息的共享。但就目前来看，许多单位人事档案的数字化程度不高，信息技术应用范围较窄，一定程度上限制了单位人事档案管理水平的提升。由于建档人的“弃档”行为，使部分单位“断档”严重，影响了人事档案数字化建设进程。
2.2信息量不够充足
受到历史因素的影响，我国许多单位的人事档案存在重政治、重家庭、重思想道德、重错误过失等问题，忽视了对工作资料、生活现实、心理状况、个人成就的搜集，一定程度上会影响人事档案信息的完整性。长期在这样的管理下，人事档案资料千篇一律，不能帮助管理人员准确识别个人情况，从而增加了单位的管理成本，不能发挥出人事档案管理的服务作用。
2.3管理人员专业性差
人事档案管理人员需要具备专业的管理素质，这样才能满足“互联网+”的发展要求。但现实中部份人事档案管理人员的专业素质不高，对人事档案材料认识不充足，管理理念不科学，无法为单位管理部门提供准确档案服务，最终影响单位发展。
3“互联网+”环境下提升人事档案管理的对策
3.1改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化
对干干部人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但是记起来费时，用起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行干部人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。
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3.2实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化
干部人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响归档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。
3.3建立全面的档案数据库
目前档案管理的现状是相互独立，未能实现在保证隐私和安全的情况下，对档案进行共享。而建立起一套档案数据库，就可以随时随地对档案进行查询和运用，实现信息的高效利用。建立起先进且完善的信息管理系统，实现各单位部门之间的档案资源共享，可以大大提高工作的效率，顺应当今信息化的时代潮流。
3.4打破传统模式，构建网络信息平台
传统的管理模式，需要大量的人力作为支撑保证，而建立起信息化的管理模式，就可以减少人力资源的浪费。使用现代化的技术，可以让档案得到及时的更新，实现档案的动态管理。同时建立电子档案，打破传统的统一模式，构建一套完善的档案管理体系。而要构建一个网络信息平台，就需要各单位之间通过局域网进行连接，实现档案资源的快速共享，以便在有需要时能够及时得到相关资料。同时为了实现这一目标，也需要专业的技术人才为保障，为了保护人员的隐私，也要注意对于档案管理的安全保护工作，避免信息流出造成的一系列影响，同时在信息传递时也要进行有效监控和记录保存，避免造成档案安全问题。
3.5人事档案管理机构实行许可证并年检制度
制定硬件、软件标准，并加强执法检查，同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识，统一服务标准和收费标准。
3.6保障人事档案信息完整性
“互联网+”环境下人们对人事档案信息的完整性提出更高要求，管理人员应转变管理理念，创新管理方式，以适应新时期的人事档案管理需求。1)及时更新人事档案信息。人事档案信息随着档案人生活、工作环境的变动而变化，管理人员在“互联网+”下应及时追踪相关人信息，保持人事档案材料与档案人现状的一致性，让用户有更好的服务体验，更好实现人事档案的价值。2)延伸用户交流渠道。“互联网+”下，人事档案管理人员应利用“QQ”“微信”“微博”等新媒体来加大与建档人的交流，延伸用户交流渠道，掌握更为准确、完善的人事档案信息，实现人事档案的个性化管理。
3.7提高人事档案资料利用率
人事档案资料利用率低是许多单位档案管理工作的重要问题之一，因此相关人员应提高认识，具体内容如下。1)要加快人事档案自动化整合。“互联网+”环境下的人事档案管理不是简单的档案材料信息化处理，而是推动档案数据的自动化整合，在开放的基础上共享，在共享的基础上更新，这样能够确保人事档案信息的精准性，以满足档案用户的需求。2)要加强单位部门间的交流。更好适应“互联网+”环境下的人事档案管理工作，需要加强单位部门间的交流，建设一条标准化、规范化的信息搜集、鉴别系统，实时更新人事档案信息，帮助管理部门掌握员工基本状况，实现对大数据的整合，最大限度提高人事档案资料的利用率。
总之，只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。
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[3]王英玮，周艳.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].档案学通讯，2007(01):12-15.
论文作者:曾少芳,黄韵
论文发表刊物:《基层建设》2018年第20期
论文发表时间:2018/9/12
标签：人事档案论文; 档案论文; 管理人员论文; 互联网论文; 档案管理论文; 人事论文; 信息论文; 《基层建设》2018年第20期论文;