重新认识科技文件材料的运转程序，本文主要内容关键词为：文件论文,材料论文,程序论文,科技论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在现有的研究成果中，对科技文件材料形成之中的运转程序已作过具体的研究，但对科技文件材料形成之后的运转程序尚未涉及。现试就对产品图样和工艺文件等几种最常见的科技文件材料的运转程序的简要剖析，探讨重新认识科技文件材料的运转程序的重要性和必要性。
一、产品图样和工艺文件的运转程序
研发设计部门在产品图样和工艺文件编制完成后，应向档案部门移交，并投入生产使用。进入使用阶段以后，这部分科技文件材料始终围绕着产品生产运转。产品图样和工艺文件的整个运转过程共有10个环节，可划分为四个阶段，如下图所示。
（一）收进阶段
收进阶段包括底图整理和移交验收两个环节。底图整理即在产品鉴定定型后，研发设计部门对所有设计形成的产品图样和工艺文件的底图进行系统的整理。目的是为了将成套底图及时地向单位档案部门移交，以供复制和发放生产用的产品图样和工艺文件，为生产第一线提供执行依据和技术规范。底图整理工作也是一项经常性的工作，要定期开展。由于种种原因要对原设计进行变更，相应地就要对底图作更改。当更改的次数和处数达到一定程度，影响到晒印图纸质量时，需要更换底图，这就要求对新的底图进行系统的整理，以便移交归档。
移交验收即档案部门和设计部门按照底图移交管理制度的具体规定，共同检查清点待移交的成套底图，并办理交接手续。在办理移交验收手续前，移交方要编制一套“交接单”，详细列出待移交的每一件材料。在办理移交手续过程中，交接双方要对照“交接单”所列出的移交材料条目，逐一进行清点，以确定移交材料是否完整齐全。在确认无误后，交接双方代表在“交接单”上签字，以示认可。
（二）配套准备阶段
配套准备阶段包括晒制蓝图、加盖印章、发放登记和归档保存四个环节。晒制蓝图即档案部门根据规定的科技文件材料的使用范围和数量，晒制出相应数量的蓝图，并编制一份“产品图样和工艺文件发放配套表”，以备发放给相关使用部门使用，为正常组织生产创造条件。
加盖印章即在更换或补领产品图样和工艺文件时，档案部门要在晒制的新蓝图上加盖有“生产用图”字样的印章，并加注使用年度。在生产过程中，因为变更需要对生产用产品图样和工艺文件进行更改和整顿，所以生产用产品图样和工艺文件一般每年都集中更改和整顿一次，并进行换发。为了区别不同年限生产用产品图样和工艺文件，必须加盖印章，并注明使用的年限。以免造成生产用产品图样和工艺文件的混乱，影响生产的正常进行。
归档保存就是将用于保存的一套产品图样和工艺文件移送档案部门保存。归档保存的产品图样和工艺文件必须与同时发放使用的产品图样和工艺文件一致。产品图样和工艺文件归档保存与登记发放基本是同步的。
登记发放即档案部门根据计划部门下达的计划，组织产品图样和工艺文件的登记下发工作。在办理产品图样和工艺文件登记发放手续时，档案部门要填制“产品图样和工艺文件发放登记簿”，对所发放的材料进行逐一登记。同时还要编制“产品图样和工艺文件交接单”，由交接双方依照“交接单”逐一清点，并签署经办人姓名和经办时间。
（三）使用阶段
使用阶段包括现场使用和更改两个环节。现场使用即生产部门将档案部门下发的产品图样和工艺文件用于生产活动之中，作为生产过程中的执行依据。现场使用是产品图样和工艺文件运转的中心环节，也是产品图样和工艺文件价值的主要实现途径。当生产过程中，产品图样和工艺文件遗失或污损不能再使用时，档案部门要及时补发，以满足生产中使用的需要。
更改即对原产品图样和工艺文件中不符合现实生产条件的有关内容的改动。现场使用过程也是产品图样和工艺文件不断完善的过程。在生产过程中，因为受设计和生产条件等因素的影响，必须对原设计进行更改，以便形成更可行、更成熟的生产技术。档案部门要关注产品生产过程中更改文件材料的形成和运转，及时做好积累工作，并配合更改工作，做好旧图的提供，新图的晒制、发放工作。
（四）回收处理阶段
回收处理阶段包括旧图回收和旧图销毁两个环节。旧图回收即当产品完工验收后，按照计划部门的通知，档案部门根据“产品图样和工艺文件发放登记簿”的记录，将已完成生产任务中使用过的文件材料全部收回。这也是企业事业单位产品图样和工艺文件管理不能忽视的重要内容之一。旧图回收可以避免生产上的混乱和由此造成的经济损失。
旧图销毁就是将已经收回的产品图样和工艺文件进行销毁处理。旧图销毁由档案部门具体负责。在正式销毁前，要在发放登记簿上将准备销毁的产品图样和工艺文件先注销，然后再进行销毁。
二、工程设计科技文件材料的运转程序
工程设计科技文件材料在设计部门设计完成后，交档案部门管理，再按规定向建设单位发送。其整个运转过程共有6个环节，可划分为3个阶段，如下图所示：
（一）移交阶段
移交阶段包括底图整理和移交验收两个环节。底图整理即设计部门在设计完成以后，对形成的所有工程设计文件材料的底图进行系统的整理。底图整理的目的是为了将成套底图及时地向本单位档案部门移交，以供复制和对外发送设计文件材料使用，为施工生产第一线提供依据和规范。在每一项工程设计完成后都要进行底图整理，所整理的底图必须完整成套。
移交验收即档案部门和设计部门按照底图移交管理制度的具体规定，共同检查清点将要移交的成套底图，并办理交接手续。在办理移交手续过程中，交接双方要对照“交接单”所列出的移交底图条目，逐一进行清点，以确定移交底图是否完整齐全。在确认无误后，交接双方代表在“交接单”上签字，以示认可。
（二）制作阶段
制作阶段包括复制蓝图和加盖印章两个环节。复制蓝图即档案部门根据项目管理部门开具的“设计文件材料发送单”所要求的发送单位和数量，使用有关底图复制出相应数量的蓝图，以备发送使用。在复制蓝图前，编制一份“复制工作单”，以此下达复制工作任务。
加盖印章即在复制成蓝图形式的工程设计文件材料上加盖出图专用印章。凡用于对外发送和归档保存的工程设计文件材料，档案部门都必须按照规定加盖出图专用印章。出图专用印章是工程设计文件材料价值和效用的具体证明。
（三）归档发送阶段
归档发送阶段包括材料归档保存、包装和对外发送三个环节。归档保存即工程设计单位档案部门将工程设计文件材料（包括底图和蓝图）正式入库保存的过程。这是工程设计文件材料在工程设计单位内部运转的最后环节，也是工程设计档案管理的起始环节。
包装即选用一定的形式将对外发送的工程设计文件材料进行适当封包和装订。档案部门要根据材料的形式和使用的方式，选择包装形式，并在“设计文件材料发送单”上加以注明。一般初步设计等文字材料采用简装和精装包装形式，施工图样采用散页的形式。
对外发送即档案部门将复制的蓝图向本单位业务管理部门移交，再由业务管理部门负责正式向建设单位移交。在对外发送前要向委托设计单位发一个“对外发送设计文件材料通知单”，并填制“对外发图验收登记表”，注明图号、名称、单位、张数、份数等。在交接时，设计单位和委托单位的双方代表要对文件材料进行清点验收，并在“对外发图验收登记表”上签字，注明日期。
三、基本建设工程项目施工科技文件材料的运转
基本建设工程项目施工科技文件材料主要指基本建设工程项目施工图样及有关说明材料。基本建设工程项目施工科技文件材料的运转程序共有9个环节，可划分为4个阶段，如下图所示：
（一）收发阶段
收发阶段包括收进验收和登记分发两个环节。收进验收即施工单位在施工正式开始前，按照合同规定接收建设单位移交的施工图样。施工单位档案人员还可以通过收进验收，与建设单位有关人员取得联系，商定竣工资料的编制和移交等事项。
登记分发即对施工图样进行登记，并根据施工等实际工作的需要，将施工图样分发到各使用部门。施工单位应将所有施工图样统一交档案部门管理和分发。档案部门要根据施工现场使用、留档备用等各种用途的需要，确定施工图样的分发。特别要自留一份，以备编制竣工图所需。在分发过程中，也要办理必要的交接手续。
（二）使用阶段
使用阶段包括调剂使用、现场收集和变更汇总三个环节。调剂使用即对数量有限的施工图样材料进行合理分配和调度，满足各方面使用的需要。由于施工图样本来数量有限，再加上施工过程中，各分包单位、专业施工单位、监理单位、材料供应单位等都需要使用施工图样，可能会引起施工图样数量紧张。在这种情况下，档案部门要进行灵活调度，调剂使用数量有限的施工图样材料，以满足各方面使用的需要。
现场收集即施工单位档案部门要对施工过程中产生和形成的施工记录、变更通知、检查记录、交工验收记录和签证等有关文件材料进行现场收集，保证施工过程形成的原始材料的完整齐全。这就要求各施工部门和分包单位做好配合工作，各自负责自身施工范围内产生和形成的文件材料的收集和整理工作，定期向档案部门移交。
变更汇总即对施工过程中产生和形成的变更材料进行汇总整理。在施工过程中，经常对原设计的施工文件材料进行变更。施工部门、分包单位要按照规定，做好变更材料的汇总工作，并定期向档案部门移交，以以免遗失。施工单位档案部门督促做好变更材料的汇总和移交工作。
（三）整理阶段
整理阶段包括材料整理和竣工材料编制两个环节。材料整理是指在施工结束阶段，施工单位档案部门对施工过程中产生和形成的各种记录、签证和变更材料等所有文件材料进行整理，使之系统化的过程。材料整理的重点之一是要做好变更材料的整理，为下一步竣工决算和编制竣工图做准备。在材料整理时，要充分利用生产管理、质量管理部门保存的施工图样，多编制几套竣工图样，满足建设单位向当地城市建设档案馆和上级专业主管部门移交的需要。
编制竣工材料即在工程施工结束后，施工单位根据工程真实情况编制的技术材料。一般按图施工的基本建设工程项目的竣工图，由施工单位档案部门直接在原施工图上加盖“竣工图”标志即可。有一般性改动的基本建设工程项目的竣工图，由施工单位档案部门根据变更材料，在原施工图上注明修改部分，并附设计变更通知单和施工说明，加盖“竣工图”标志即可。凡有其他重大改变，应当重新绘制改变后的竣工图。
（四）移交归档阶段
移交归档阶段包括材料移交和归档保存两个环节。材料移交即在竣工验收以后，施工单位按照规定，将成套的基本建设工程项目施工文件材料（包括竣工材料）移交给建设单位。这项工作一般都由施工单位档案部门负责办理，在办理移交手续时，建设单位和施工单位的双方代表要在移交清单上签字。
归档保存即施工单位档案部门将有关基本建设工程项目施工文件材料（包括竣工材料）正式入库保存的过程。归档是基本建设工程项目施工文件材料在施工单位内部进行运转的最后环节，也是施工单位基本建设工程项目档案管理的起始环节。
四、企事业单位设备随机科技文件材料的运转
设备随机科技文件材料是指随同订购设备一并提供给购货单位的标准图册、证书及有关文字材料。设备随机科技文件材料的整个运转过程共有6个环节，可划分为3个阶段（如下图所示）。
（一）接收阶段
接收阶段包括开箱验收和登记两个环节。开箱验收即在设备到货后，订购单位的设备管理部门要组织档案部门等一起对设备开箱，并进行验收。开箱验收是设备随机文件材料运转的第一关。档案部门要对照合同或有关规定，清点和设备一起装箱的文件材料，发现短缺，要及时向供货单位索要，以保证设备随机文件材料的完整齐全。
登记即对收到的设备随机文件材料逐一进行登记，以免文件材料散失。在开箱验收结束后，要将所接收的每份文件材料都进行登记造册，准备掌握设备随机文件材料的数量情况，便于管理。
（二）使用阶段
使用阶段包括复制、发放使用和材料收集三个环节。复制即利用设备随机文件材料原件，制作影印件的一项工作。为了满足安装施工单位在设备安装调试过程中使用随机文件材料的需要，同时也为了达到保护设备随机文件材料原件的目的，档案部门要制作一定份数的复制件，以备发放使用。在复制完成后，要及时将原件进行系统整理，以待归档。
发放使用即档案部门将有关设备随机文件材料的复制件及时发放给现场安装施工单位，供现场安装和调试使用。在发放使用时，档案部门要将所发放的每一份复制件都进行登记。
材料收集即对发放使用的设备随机文件材料的复制件和在安装和调试过程中形成的其他有关文件材料的收集。当现场安装和调试一结束，档案部门就应将原来发放使用的设备随机文件材料复制件，连同在安装和调试过程中形成的上述有关记录和验收材料，及时收集起来，以便统一整理归档。
（三）整理归档阶段
整理归档阶段包括材料整理和归档两个环节。材料整理即将设备随机文件材料与在安装和调试过程中形成的其他有关文件材料一起进行系统的整理。档案部门要在设备订购前期材料、设备随机文件材料和设备安装调试材料等有关材料都收集齐全后，才能进行统一进行整理，保证文件材料的完整、系统和成套。
归档即在设备随机文件材料和其它有关材料经过系统整理后，档案部门办理正式的归档手续，作为档案来保存。归档是设备随机文件材料运转的最后环节，也是设备档案管理的起始环节。
通过上述剖析，我们可以得出这样一个结论，科技文件材料形成后的运转程序与科技档案管理密不可分，与档案部门的工作有更直接的联系，是科技档案管理学研究中的一个非常重要的课题。我们有必要更多地把着眼点放在科技文件材料形成后的运转过程中，重新认识科技文件材料的运转程序，把握科技文件材料固有的运转规律，为实践提供理论指导。
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