摘要：随着经济的快速发展，社会在不断的进步，信息技术已成为推动企业发展的重要力量，尤其是在相关数据的建立中，信息技术的保存与加工有着密不可分的关系。在分析企业档案信息化建设的各个方面的基础上，找出了当前企业档案信息化建设中存在的问题和不足，并提出了加强企业档案信息化建设的几点建议。
关键词：企业档案；信息化建设；实践；思考
引言
当今时代是一个信息化的时代，档案是一个企业的重要组成部分，是日常经营管理的基础性工作。原始的保存方法非常麻烦，查找困难，且不够准确，不够统一，而企业的档案管理信息化能切实提高企业档案管理效率，因此，在新形势下企业档案管理实践中，应制定具体的企业现代化和信息化的档案管理模式，提高企业的档案管理效率，建立创新的档案管理模式。
1企业档案信息化管理的现状分析
1.1企业发展规模落后
关于企业档案管理的信息化建设，企业的发展规模起到关键性作用，决定档案信息化建设的水平。目前，许多传统的企业仍在使用传统的纸质档案管理，不能够发挥现代化仪器的作用，导致企业的创新发展以及信息化建设落后，而且在人才引进方面的投入也呈现不足，这样会直接阻碍档案信息化管理建设的步伐。
1.2档案管理工作的标准欠缺或不规范
档案管理工作的相关标准与规范是档案信息化建设的重要保障，为档案管理信息化建设提供宏观指导，是必不可少的先决条件。但是不可否认的是，目前相关标准还不健全，甚至某些具体工作还没有建立相关的标准。因此，档案部门要加快档案信息化标准规范的建立和完善，尽快建立健全档案管理信息化工作制度和标准。
1.3文件管理的落后方法
传统的文件管理、归档、检索和存储都是基于手工的方法。流行的计算机文件管理是文件的录入和检索。使用计算机方法，信息管理是不正确的。传统方法的缺点是显而易见的。这导致许多公司未能积累多年积累的数据。信息数据库对档案的保存和管理产生了巨大的负面影响，使档案利用不可能，更好地利用档案的价值。
1.4档案的利用率低
目前我国企业档案利用率低，许多企业的档案检查主要采用人工手段。这种非常单调的检索方式给文件用户带来了极大的不便，由于传统的文件只保存了一个文件，如果两个人同时读取文件，会产生很大的上网方便，导致文件共享率低。由于文件与文档相互勾结，意味着在评审过程中，人们只需直接通过，文件就可能被损坏或丢失。
2企业档案信息化管理的有效途径
2.1构建企业档案信息化管理长远规划
首先，需要企业领导对档案的信息化管理给予高度重视，认识到档案信息化管理的重要性。档案管理部门要为促进企业综合性发展提供纽带与桥梁。在领导高度重视的同时，需要各个部门之间相互配合，以战略性的眼光与务实的作风紧抓档案信息化建设。其次，需要明确企业档案信息化管理的具体规划与实施方法。由于档案的信息化管理具有长远性与复杂性，所以，需要相关部门的配合、相关技术的协作。科学规划档案信息化管理方案，确保资源配置、信息共享、协作开发等的可行性，结合企业的自身发展情况制定相应的信息化建设方案，确定目标之后，制定长远的发展计划，将档案的信息化管理融入到其他各项工作中，扎实推进档案的信息化建设与管理。
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2.2健全企业档案管理信息化制度与相关的法律法规
企业档案管理信息化制度有利于明确企业档案信息化管理的任务和目标，为档案的信息化管理奠定基础。从企业发展的宏观方面来看，企业档案管理信息化的目标是提升企业档案管理水平和促进企业信息化的实现，在坚持实用原则、效益原则、技术与管理并重原则、全面协调发展原则的基础上，促进企业的健康稳定发展。从企业发展的具体方面来看，要加快企业档案信息化管理机制的构建，实现企业档案管理部门的独立性，明确各个部门的管理职责，以服务企业发展为档案管理工作的重点，提高档案信息资源的服务功能。
2.3组织与人员配合
企业档案信息化建设是一项智力密集型工作，需要档案部门、各业务部门、信息部门等通力合作、密切配合，才能最终实现企业档案信息化建设的成功。企业档案信息建设初期，应组建包括企业领导、档案部门领导、信息部门领导以及档案人员、信息人员、业务人员的企业档案信息化领导小组和实施小组，明确职责与范围。其中档案馆或档案所属主管部门负责企业档案信息化调研分析、需求分析、质量评价、系统测试、验收鉴定等工作，信息部门负责数字档案馆系统的开发、实施、运维等工作，各业务部门应全面配合收集企业档案信息化需求以及提供业务支持等。
2.4档案电子管理
根据相关文件管理的具体要求，使用诸如现代设备、扫描和其他电子处理方法的电子设备将原始文件信息（如纸质文件和数据）转换为电子文档或电子设备。重用信息。离子技术（如数据库技术、数据压缩技术等），根据相关要求、标准，建立数据库文件信息，可将其转换为综合文件信息管理手册的管理。此外，还需要更新信息数据库系列，加强与其他部门的协作，及时收集有关部门的数据，加快基础信息数据库的建设，使电子文件的形成成为可能。易于访问和使用。
2.5加强档案信息化安全管理
档案信息化安全管理包括档案管理系统软硬件自身的安全，如记录档案光盘的安全性、软件系统的可靠性等；还包括档案信息传播的安全，即信息不为未被许可的人知晓、获得。前一种问题主要需要通过技术手段来解决，在选择、设计档案管理系统时应充分考虑到系统的安全性，把它作为一个重要的指标；后一种安全问题不仅要依靠技术手段，还要依靠完备的规章制度，防止不被许可的人接触到相关档案信息，避免档案管理人员因失误而导致机密档案信息的泄漏。
2.6以企业发展与建设为中心，加强档案管理
档案管理工作人员一定要围绕企业的发展与建设，全面加强档案的信息化管理，对档案信息不断扩展，使档案信息能够顺利地进入到社会信息交流系统中，实现社会服务目标。对管理人员要积极培训，增强其责任感与使命感，构建高水平的档案信息化管理服务体系，树立起与时俱进的思想作风，提高运用现代化工具的能力，积极开展信息协作，与同事之间建立起和谐关系，充分借鉴国外先进档案管理理论与技术方法，进一步完善我国企业档案的信息化建设与管理。
结语
企业档案信息化以构建企业档案知识服务中心为目标，通过制度、标准和规范策略，文件生命周期全过程管理策略和企业数字档案馆（室）系统建设策略，在企业组织与人员、资金、技术的支持下，推动企业档案信息化建设不断发展。企业档案信息化战略的实施不能一蹴而就，应依据档案信息化建设目标进行年度分解，分阶段、分步骤推进。
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论文作者:徐夏
论文发表刊物:《基层建设》2018年第35期
论文发表时间:2019/3/27
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