电子馆藏及其发展政策研究，本文主要内容关键词为：政策论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
发展电子馆藏，提供电子信息服务是信息网络时代对图书馆的必然要求。电子馆藏发展政策是图书馆有关评价、选择、购买、使用电子信息资源的一系列原则、标准与规定。与印刷型的信息资源不同，电子信息资源有其独特的特点、使用条件与环境，研究、制定电子馆藏发展政策有助于图书馆建立起科学、合理与实用的电子馆藏体系。
1 电子馆藏及其发展意义
1.1 电子信息资源与电子馆藏
电子信息资源是指“所有以电子数据的形式把文字、图像、声音、动画等多种形式的信息存贮在光、磁等非纸介质的载体中，并通过网络通信、计算机或终端等方式再现出来的资源”[1]，它包括光盘数据库（网络版和单机版）、网络数据库或联机数据库、电子图书、电子期刊以及Internet信息资源，包括WWW站点、电子讨论组、邮递表、新闻组、公告栏等。电子信息资源作为一种新型的信息资源，具有数据量大、内容丰富、形式多样、出版更新快等特点，近年来发展势头迅猛，日益受到人们的青睐。
电子馆藏是指电子信息网络环境下，图书馆通过一定的方式，如购买、租用、自行开发、建立镜像、链接等方式，提供给用户使用的电子信息资源，这些电子信息资源既可存储在图书馆中，也可贮存在图书馆之外。
对传统的印刷型信息资源而言，馆藏是指图书馆购买、拥有并存储在图书馆中，可供读者利用的出版物。一般来说，在不具备资源共享条件的情况下，图书馆要给读者提供资料，就必须拥有资料，馆藏即为拥有。馆藏是图书馆开展服务工作的基础与前提，馆藏规模是图书馆强大的标志。从物理形式看，作为馆藏的信息资源是图书馆的财产，可永久存储在图书馆中。
电子馆藏不是以电子信息资源是否存储在馆内为标志，而是以其是否可以获取利用为标志，即资源可在馆内亦可在馆外。从物理存在看，电子馆藏有两种形式：一是现实馆藏，即电子信息资源以某种形式，如CD-ROM、VCD、机读磁带、软盘等，存于馆内；二是虚拟馆藏，即数据存于图书馆之外的其他地方，如网络数据库、Internet信息资源等。
1.2 电子馆藏级别划分与体系结构
1.2.1 电子馆藏级别划分
根据不同的划分标准，可将电子馆藏级别作不同的划分。
一是按照电子信息资源的存储地点划分，可分为现实级和虚拟级。现实级又称现实馆藏，即电子出版物以某种形式，如光盘、磁带等存贮在图书馆内，供读者使用；虚拟级又称虚拟馆藏，即电子信息资源存储在图书馆之外的其他地方，读者通过Web、远程登陆等方式加以利用。
二是按照图书馆对电子信息资源的使用与控制权限划分，可分为拥有级和获取级。拥有级指图书馆将电子出版物买断，从而对其拥有永久保存、控制与使用权；获取级指图书馆通过签约付费、链接等方式，拥有查找、使用与获取存储在图书馆外的电子信息资源的权利。
三是按照图书馆对电子信息资源的管理、运行与使用方式划分，可分为典藏级、服务级、镜像级及链接级四个级别。
(1)典藏级指图书馆购买电子信息资源并贮存在图书馆中，图书馆对其具有永久拥有、控制与使用权；
(2)服务级指图书馆因签约付费，可远程登录、在线利用电子信息资源，但这些电子信息资源（数据）是存储在数据库提供商的服务器上，而非图书馆中。图书馆对这类电子信息资源，只有检索使用权（在签约付费时间范围内），而非永久拥有与使用权，严格说是租用数据库产品与服务，而非购买。服务级电子信息资源占相当比重，尤其是一些大型数据库，要求资料更新速度快，且联机查询快捷、方便，很受欢迎；
(3)镜像级指将数据库的拷贝存放在图书馆服务器中，但图书馆对该资源仍只有使用权（只是镜像站点响应速度加快），而不具有对数据的永久拥有与控制权；
(4)链接级指电子信息资源贮存在图书馆之外的其他地方，图书馆通过链接，将读者指（引）向该资源，以便检索利用。图书馆对Internet信息资源的开发利用即属此级别。
1.2.2 电子馆藏体系结构
电子馆藏体系结构包括两方面涵义：即电子信息资源构成成份及其所占比例。具体包括：
①文种结构：应含中、外文，尤其是英文电子信息资源；
②学科结构：与用户的知识结构相适应，如大学图书馆应包含与本校学科专业设置一致的电子信息资源；
③水平结构：学术性、资料性及部分学习娱乐性资源；
④类型结构：应包括各种形式的电子出版物，如光盘、磁带、网络数据库、Internet信息资源（WWW站点、讨论站、电子期刊、邮递表等）等，既有文摘、索引型数据库，又要有全文型数据库；
⑤级别结构：典藏级、服务级、镜像级、链接级并存。
科学、合理、适用的电子馆藏体系应当是：电子信息资源的构成成份既丰富多彩，又有层次，且各构成成份之间比例协调、平衡，可满足用户的各种电子信息需求。
1.3 电子馆藏发展目标
网络信息时代图书馆电子馆藏的发展目标应当是：根据图书馆的性质与任务，发现、识别、评价、选择电子信息资源，并将其融入图书馆的馆藏与服务中，以建立起一个科学、合理、适用的电子馆藏体系，满足图书馆读者现实与潜在的信息需求。电子馆藏发展目标是电子馆藏发展政策的核心，需要注意的是：图书馆在确立电子馆藏发展目标时，既要注重数量指标，又要注重质量指标；要将电子资源的优化配置作为重要目标加以考虑。
2 电子馆藏发展模式及其选择
2.1 电子馆藏发展模式
图书馆电子馆藏发展模式主要有以下几种：
(1)购买、引进：即通过直接购买、接受捐赠、交换等方式发展电子馆藏。购买是图书馆发展电子馆藏最主要和常用的方式。高质量的电子信息资源，如某些光盘、网络数据库、电子期刊等往往需要付费购买、租借方可使用。
(2)自主开发：即通过自建数据库的方式发展电子馆藏。自建数据库主要有两种，一是馆藏书目数据库建设，二是特藏或专题数据库建设。
(3)Internet信息资源开发：即根据读者需求及馆藏发展需要，搜寻并选择Internet中的信息资源，使其成为本馆的现实或虚拟馆藏，以方便用户利用。具体的开发方式主要有两种：一是搜寻、选择Internet信息资源并下载存到本馆或本地网络之中，通过网络或其他方式提供给用户使用。二是搜寻、选择Internet信息资源并链接到图书馆的网页上，如建立Internet信息资源导航库，以方便读者迅速链接自己感兴趣的有价值的网络信息资源。
2.2 电子馆藏发展模式选择
电子馆藏发展的三种模式各有优缺点，单一采用其中任一种均无法达到建立起科学、合理与实用的电子馆藏体系的目标。为此，应采用多种方式相结合的模式进行。
(1)购买现成的电子信息资源是图书馆发展电子馆藏快捷而有效的方式。经费许可时，应选择购买高质量的电子出版物。且应根据实际情况选择适当的购买方式：购买或租用、按年付费或按次付费等。例如对用户数量大，使用范围广、频率高的数据库，选择按年付费方式。同时，并发用户数应适当多一些。对价格昂贵，用户数较少，使用范围较小的数据库选用按次付费方式。
(2)自主开发主要应用在图书馆馆藏书目资源及特藏的数字化建设上，如馆藏书目数据库建设、学位论文数据库建设等。专题或特色数据库建设应谨慎进行，否则，因财力、物力及人力等方面的限制，易造成开发周期长、数据库规模有限、数据更新速度较慢等弊端。
(3)从电子馆藏发展的角度开发Internet信息资源具有重要意义：既可提高网络用户获取Internet信息的效率和网络中信息资源的利用率，又可充分利用Internet中免费的信息资源，补充、扩展图书馆馆藏。Internet信息资源开发是图书馆电子馆藏发展的重要内容与方式，有条件的图书馆应注重Internet信息资源的开发。
3 电子信息资源的选择标准与原则
3.1 电子信息资源的选择标准
对电子信息资源进行选择时，应全面考虑、考察各种影响因素，按以下标准进行。
(1)用户需求：是否能满足读者的不同需要。
(2)电子资源的内容：收录内容是否全面、准确、广泛；是否具有权威性；数据更新速度是否快。
(3)使用的方便程度：资料的组织与设计是否科学、合理；界面是否友好、易用，无需专门培训；检索功能是否完善，检索途径是否多，可否提供题名、著者、关键词、出版物等多种检索途径；检索方式是否灵活、多样，可否既提供一般查询，又提供高级查询，如布尔逻辑、截词检索，时间、出版物、类型、范围等限定检索；是否可提供打印、存盘、电子邮件传递等方式输出数据；可否通过网络传递使用。
(4)电子信息资源的使用、运行环境，包括硬环境和软环境。
硬环境是指机器设备、网络环境、软件要求等技术条件：即检索终端、服务器、光盘库（塔）、打印机等机器设备的配置；是否连上Internet网，网络的普及性如何，是全校亦或个别院系联网，网络传输速率、响应速度如何；软件要求，是否需要专门的浏览器，如某种品牌、某一版本软件，软件安装是否容易。
软环境是指负责电子信息服务的人员情况：图书馆电子信息服务人员，包括技术管理人员、参考咨询馆员、用户教育与培训馆员，其素质、结构与数量等均会影响电子资源的运行、使用与管理，应予以重视和考虑。
(5)成本效益：成本效益是影响电子信息资源选择的重要因素，电子资源的成本由数据费、通讯传输费以及其他相应设备费等部分构成。
数据费：即数据库购买、租用、远程查找等费用。不同的出版形式、不同的购买、租用方式，价格不同，如网络版数据库一般高于光盘版数据库。
通讯传输费：除教育网免收通讯费外，网络数据库及其免费使用的Internet信息资源（国外部分站点）均存在国际通讯费问题。图表是否多？是否必不可少？是否可用内容相同的文本型数据库替代？数据库生产商、代理商是否愿租用专线，以免去国际通讯费？
其他相应设备费用：如光盘上局域网或上校园网，需要服务器、光盘塔、光盘库等；建立镜像站，需购置大容量硬盘等。
(6)后续服务：即数据库生产商、代理商是否可靠，是否是商业化运作，提供数据更新或新版本的持续支持能力如何，售后服务如何？
3.2 电子信息资源的选择原则
(1)选择电子信息资源的一般原则
选择电子信息资源时应遵循的一般原则是用户需求原则和成本效益原则。即优先选择用户使用范围广、使用频率高的综合性或多学科中、外文电子资源；与传统的印刷品相比，电子信息资源更为昂贵，应进行成本效益分析，选择价格性能比较高的电子产品与服务。
(2)不同电子出版形式的优选
许多电子出版物同时以不同的形式（如CD、磁带、网络版）出版发行，各版本包含的内容虽基本相同，但差异仍然存在。如网络版数据库所包含的内容范围更广，数据更新速度更快，检索利用方便、快捷，但价格较高，且多采用签约付费的使用方式，提供相应的光盘备份时，常需加收费用。光盘版数据库更新速度稍慢，但使用时不受网络限制，价格相对便宜，一旦购买，就可永久拥有并使用。不同形式各有优缺点，应慎重选择。
当图书馆的经费许可，且具有良好的网络条件时，应优先选择那些具有附加价值，如包含的范围更广、数据更新速度更快、检索功能更强大的网络版数据库；对那些要求更新速度快的学术性电子出版物，亦应优先考虑选购网络版本，同时为存档需要，应尽可能以最优惠价格（或免费）获取相应的光盘版。
当图书馆的经费及网络条件均有限（只有内部局域网、未联上互联网），或网络版电子资源本身有问题，出版商、代理商对网络版的支持不稳定，而资料具永久保存、使用价值时，应优先选择光盘版电子资源。
对不同出版形式（如印刷版、光盘版、网络版）的电子资源，原则上不重复购买，只购买其中一种。但在下列情况下，可考虑同时选购两种形式：
①各版本包含内容不完全一致，其中一种具有增值价值，如与相应的印刷版相比网络版包含的数据往往范围更广，更新速度更快，检索功能更强大。此时，即便已购买印刷版，亦可考虑购买相应的网络版。
②电子出版物质量不稳定，如检索软件不成熟、稳定，使用时偶尔会出现问题时，可考虑同时购买电子版与印刷版。
④某一形式的电子信息资源使用、运行的技术环境，如硬件、软件及网络条件等有限或不稳定时，可考虑同时购买电子版与印刷版。
⑤可以最优惠价格（即略高于单一购买一种形式的价格）购买两种形式的电子出版物，如某些数据库生产商以略高于网络版的价格，同时提供网络版与光盘版数据库。
⑥为满足不同的需要，须购买不同的版本。如印刷版与网络版可满足不同读者群需要；光盘版与网络版同时购买，既可满足读者快速、方便查阅最新资料的需要，又可满足图书馆永久保存、使用文献的需要。
(3)不同类型电子信息资源的选择
在相应的全文容易获得的情况下，如中文期刊原文保障率较高，或数据库系统可提供相应的电子全文链接时，可考虑选择书目、索引、文摘型等二次文献电子出版物。如果原文保障率低，如外文期刊品种少，不易获得时，可考虑选择购买全文数据库，以方便读者。
4 电子信息资源的采选程序及协议签署
4.1 电子信息资源的采选程序
(1)电子馆藏发展馆员收集电子出版物信息，进行初步选择、评价，提出采购建议。
(2)填写、递交电子信息资源选择、采购申请表。
(3)电子信息资源委员会（通常由技术人员、公共服务馆员、参考咨询馆员、馆藏发展馆员及采访人员等组成）或有关人员审核。
(4)试用。利用试用盘、免费使用期（1-3个月）等广泛宣传，馆员与用户一起试用。监测使用情况，统计用户数量、使用频次，收集反馈意见、了解读者需求，全面测试数据库质量，为最终评价与选择打基础。
(5)商业谈判与协议签署。图书馆在确定电子信息资源购买意向后，即可进入商业谈判与协议签署阶段。
4.2 协议签署
许可协议是电子信息环境中，购买、租用及查找电子信息资源的通用方式。许可协议是一种法律协议，是电子信息资源供应商控制购买者传播、利用电子信息资源的重要手段，同时也是购买者合理使用电子信息资源的保障。许可协议是对买卖双方权利与义务的规定。通常，许可协议文本由电子信息资源提供商提供，对卖方权利与义务的规定和限制较大。签约前，若不认真仔细阅读、理解合同条款，易造成一些意想不到的后果。例如：在版权许可的情况下，失去某些资源的使用权；执行限制的责任过重，难以负担，或者给图书馆带来法律风险；因一些用户使用过程中的不当行为，造成合约的突然终止等。
为保障用户的合理使用权，图书馆馆员应认真阅读协议文本，与提供商进行商业谈判，商讨、制定出双方均满意的合同文本。在协商、签约时，应重点考虑的因素有：
(1)利用电子信息资源的权利与限制
合同对图书馆及其用户利用资源的限制是否合法、合理与合适；是否与现有的版权法相抵触，即是否可保证图书馆及其用户在现有版权法许可的情况下充分利用电子信息资源；是否禁止或限制图书馆及其用户因教学、科研需要，对数据进行引用、打印、下载及复制，亦或仅禁止／限制复制整个数据库；合同是否要求图书馆承担控制、限制其用户非授权使用电子信息资源的责任，如何承担，要求是否合适或过分；协议是否只要求图书馆采用合理、合适的方式执行使用签约资源与服务的有关条款，亦或进一步要求图书馆在采用合理、合适方式告知用户使用限制后，或非授权使用已超出其技术支持范围时，仍要承担其用户非授权使用责任；电子信息资源提供商是否可保证其不违反第三者的知识产权，若违反知识产权，提供商是否承诺赔偿图书馆。
(2)“拥有”与“获取”
代理商是否拥有所有数据，还是仅拥有编辑过的数据；图书馆是否有权保留存档数据，如何保存；过时数据如何处理，使用许可协议一旦终止，图书馆是否必须将数据（光盘）销毁或退还；协议是否明确规定购买者拥有的查找权利——对数据库内容是否具有永久使用权，或仅在某一特定时间范围内拥有使用权；协议是否允许具有永久使用权的购买者为保存资源建立典藏复本或复制数据。
(3)价格
采用何种方式购买，是永久性购买，还是使用期购买；并发用户数是否有限制，若有，具体数目与价格如何；按时计费、按次计费还是按年计费；同时购买两种形式（电子版与印刷版）的出版物，价格是否一样；购买网络数据库时，可否免费或争取以最优惠价格获取相应的光盘；可否采用包库的方式，以降低价格；可否与其他机构合作，以争取集团优惠价；数据库供应商可否租用专线传输数据，以免国际通讯费。
收稿日期：2000年12月5日