摘要：公文处理工作是企业或集体组织日常工作的重要环节，是部门间沟通的主方式，做好此项工作，对于组织内部的工作顺利展开有着保障的作用和重要意义。本文针对公文处理工作，进行阐述分析，并提出建议和措施以提高公文的处理质量。
关键词：公文处理；原则；建议
公文是作为党和政府机关、公司和集体组织具有法定规范与效力的文书，是企业、组织或集体确保其工作顺利开展的法律支撑，任何一种组织都需要依靠公文来传递决策事项、沟通解决问题。所以从某种意义上说，公文处理的水平不仅反映了整个单位的工作水平，并且与党和国家的指导思想以及政策方针密切相连，是企业推行各种决策、工作方案及规章制度所不可缺少的文件材料,因此如何做好公文处理工作就具有重要的意义。
1.掌握公文写作技巧
一要正确领会领导意图。领导意图是指领导在布置工作、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。一是获取领导意图的途径主要：从主动询问中获得；从领导批示中领会；从平时言谈中捕捉；从讲话材料中把握；从积零为整中综合。二是把握领导意图的要求：一方面要准确、全面、提炼、增强“贴近度”。另一方面要善于换位思考：从现实角度看问题，从全局角度看问题（对企业发展的独到见解），从实践角度看问题（怎样立即解决问题），从上下结合角度看问题（与上级要求相衔接），从理论和政策高度看问题（提升眼界与格局）。
二遵循公文写作流程。一是明确公文主题。在把握领导意图后，确定公文文种，动笔之前要做到胸有成竹。根据主题搜集真实、准确、新鲜、典型的，能反映事物本质特征的材料。拟定写作提纲。确定公文内容的组成结构、表达顺序，安排公文的首尾和衔接过渡。做到条理清晰、层次分明、衔接紧密、总体和谐。二是正式起草成文。注意实效性，注重文字规范、字号、排版等要求。起草材料的时候，切忌主观臆断，凭空编造。文字材料中，每一个观点、每一个意见、每一种思想都要有据可依，一定要在收集的资料中找到出处。所谓文以载道，载的不是秘书个人的思想，而是领导集体的智慧。在起草的过程中，一定要做到忘我的境界。这样才能更好地领会领导的意图，把握领导的思想。三是对于文字材料后期加工修改，要符合文体的要求。如下行文应该注意既维护本级的权威，又平易近人；平行文要相互尊重，文明礼貌；上行文则应该言敬语恭，即使向上级或有关单位陈述不同的看法，也应该注意理直而词温。对于成绩、问题或提出批评与意见，不能过于夸张，使人有言过其实之感而难以接受。若对某一问题还不够明确，确实难以把握分寸如何使用适当的用词时，不妨用一些中性词。
2.提高公文的质量
2.1文件的归档要完整
归档的公文要真实而且完整，有助于确保文件在今后工作中的有效利用率。可是在实际的工作之中会出现遇到岗位的调整、机构的变化、部门的承办等问题时，所需的公文经常会出现不翼而飞的现象，这就需要公文管理人员在对公文进行处理时，注意资料的及时回收和归档。一手办理，一手归档，不要等工作做完了再整理。对于完成处理的公文，在文件内容中明确指出需要上报其结果的，公文管理人员需要在文件办理结束之后，及时向相关部门上报资料，并对相关涉及到的资料进行认真归档。对于拟制的公文，要将草稿和签发稿以及正式发稿一并归档立卷，确保公文的完整性。
2.2公文的行文要规范
根据《党政机关公文格式》来设置需要发送公文的格式，按照要求来标注相关信息。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆发文时要注意语言的组织，再三推敲后，在内容和结构成熟完整的情况下方可发文。对于不得越级的行文，要求上行文符合“一文一事”的标准，并且不得在非请示性质的公文之中夹带所请示的事项。下行文一般涉及到多个部门，对于职权范围界定需要通过部门的沟通，协商一致之后，才能印发。在呈送到领导直到签发过程之前，需发文机关进行审核。
2.3密级文件的管理要严格
要严格依照保密法中的规定来规范处理密级文件，密级文件通常来自上级部门，对于文件的登录、审阅、归档等工作需要委派专人来操作，送交领导签阅的密级文件需要严格按照要求，对知晓者进行要求范围内的限制，不可通过网络等公共平台进行散播，更不可进行影印，不可带离外出。对于文件的交换，呈送等工作要委派专人进行办理，根据工作的实际需要，办理人员要使用指定的交通工具。因内部工作需要所清理出来的材料要予以集中报废，对于专业涉密的载体要上报给相关机构进行统一的处理工作。对公文的流转过程要予以强力优化，确保文件的安全性和准确性，保证资料的不外泄。
3.做好公文处理工作要求办文人员提升自身素质
3.1严谨细致的工作作风是做好公文处理工作的前提。公文处理是一项严肃而细致的工作，在一般人看起来只是非常简单、容易的事情，不需动脑筋，要力气，但并非如此。公文处理过程中接触大量的秘密事项，政治性和保密性要求非常高，如果没有过硬的工作作风，很容易发生失误，一旦出了差错，不但会造成损失，而且影响到办公室的工作水平和形象。因此，高效办文人员要有一种如履薄冰的意识，将严谨细致的工作作风渗透到工作的每个环节。
3.2较强的组织管理能力是做好公文处理工作的保障。办文人员除精通公文处理的基本业务知识外，还要注重文字能力、理解能力、研究能力等方面的提升，多看报纸、尤其是人民日报之类的有关报纸，这样不仅能掌握国家的有关大政方针、舆论导向，更可以丰富公文写作的词汇量，充分利用现代信息技术，通过建立电子公文处理及管理系统，加强对文件传阅过程的控制，加快公文流转速度，最大程度发挥公文的效力，做到签收文件要及时，登记文件要准确，传阅文件要灵活，催办文件要勤快，清退文件要规范。在具体工作中要对日常公文处理遇到的各种情况进行思考研究，探索一些工作方法和技巧，提高公文处理的质量和速度。例如：给领导送呈多份文件时，要注意按照文件内容的时效性、重要性、相关性来安排前后顺序，有时限性需领导阅处的放在前面，只需阅知的文件可以放在后面，这样便于领导优先处理急件、要件。
3.3主动的服务意识是提升公文办理水平的关键。此外，我们还应多利用业余时间学习有关写作方面的文章，以进一步提高公文写作水平。是各类文件、信息的集中地，办文人员要主动做好各类信息的积累工作，比如国家、上级部门相关的重大方针、政策，要及时了解，只有平时勤于积累、善于积累，才能在需要时为领导提供第一手信息资料。办文人员还要熟悉领导的工作分工，熟悉本单位的基本情况、每个阶段的工作重心，这样才能根据不同类型的文件精神，充分发挥文件的作用，提升公文办理水平，更好的为企业发展服务。
4.总结
加强公文管理是确保企业等集体组织正常开展工作的前提条件，公文管理人员业务素质的提升有助于促进集体组织的发展和运转，每一位涉及此项业务的人员都应秉持认真负责、严谨严肃的态度，谨慎而行确保文件管理工作万无一失。同时，在写作公文时，也可参照上级行政机关印发的文件或媒体中的有关文章，以不断促进企业公文写作的规范化，为企业发展起到更积极的作用。
参考文献
[1]陈瑜.浅谈如何做好企业办公室公文处理工作[J].办公室业务，2016，（4）：119-120.
[2]柳战良.如何做好公文处理工作[J].办公室业务，2014，（7）：14.
论文作者:范婷婷
论文发表刊物:《电力设备》2017年第21期
论文发表时间:2017/11/28
标签：公文论文; 工作论文; 文件论文; 公文处理论文; 领导论文; 组织论文; 密级论文; 《电力设备》2017年第21期论文;