简析信息网络化时代医院工资档案管理
文/济宁医学院附属医院人力资源处 于露
【摘要】 在档案管理工作中，工资档案管理是重要工作之一，随着我国档案管理信息化改革的不断深入，医院工资档案的信息化管理也成为档案信息管理的重要内容，通过进行信息化档案管理，可以有效解决目前出现的各种档案管理问题，这种新型的管理模式，主要是通过利用先进的软件和硬件对工资档案进行管理，可以在档案管理者的自助服务模式下，进行工资信息库的处理，使医院工资档案管理工作信息化。
【关键词】 信息化；网络；医院工资；档案管理
目前医院的工资档案信息化管理，可以在当今社会发展当中加强医院工资档案管理的信息化程度，提高信息化管理的工作效率和准确程度，更好地为人们提供优质的服务，优化医院的人力资源管理效率。对医院工资档案管理信息化主要体现在以下几个方面。
一、工资档案信息化管理和工资核算的联系
想要保证医院每个职工工资发放的准确性，就应该有全面的工资档案信息管理系统，为工资核算做技术支撑。可以毫不夸张地说，工资档案的信息管理是医院工资核算工作的基础，如果没有完善的工资档案信息系统，那么医院每个职工的工资发放便没有可靠的依据。除此之外，医院每个员工的工资核算工作几乎涉及了整个医院人事档案信息管理的方方面面。而且医院工资核算工作对各个数据的准确性和实时性有着较高的要求，不允许各种数据有任何的差池，更不允许在数据录入过程当中出现任何的差错。工资核算工作涉及面很广，往往会有很大的工作量，如果还采用传统的人工处理的方式，那么很可能增加该工作的出错率，工资核算工作是一门重复性较强的工作，往往需要通过多次的重复核对才能够得到最终的工资单。工资核算数据采集有着较高的要求，并且职工的工资安全都是由数据进行反映的，如果想要获取正确的工资记录，那么就应该保证所采集到的信息不出现任何的问题。
医院工资核算的特点有以下几点：首先，医院的工资核算是医院财务部门和人事部门最日常的工作，该工作涉及的方面较广，涉及人员数量较多，对数据的及时性和准确性有着很高的要求，并且大量的重复工作导致这一工作经常出现各种问题。医院工资的信息化管理，一般是将具有抽象性质的工资属性进行输出，如果薪酬专员想让自己手中的数据准确无误，就应该确保系统可以记录每一位员工的信息。比如说，我国2006年的事业单位工资改革是工资制度改革的重大进步，在这一变革中，我国的社会工资结构发生了重要的变化，其中，员工的工资套改年限中的计算方法和职工参加工作的时间、不计入工龄的大专、本科学历以上的学习年限、中断的考核年限、中断的工龄年限等相关信息密切相关。因为有了这些限制条件，使得我国的工资档案涉及到了医院人事档案的方方面面。而且，为了保证医院员工的基本权益，有关部门应该保证每一位职工工资每月或按期准确、及时、无误发放，这一项要求不仅仅是对薪酬专员的基本要求，同时也是医院职工理应享有的权益。但是，要达到这个要求就必须有准确无误的工资档案信息做强有力的支撑，传统的信息档案管理一般靠人工进行工资的记录、整合、计算、发放，这种信息管理模式无法满足当代社会的发展需求，还会浪费大量的人力、物力、财力，而信息化时代的到来为医院工资信息管理提供了有利的条件，通过利用信息化的手段，可以有效提高医院工资管理的效率。其次，工资档案的信息化成为人力资源管理信息化的重要组成部分，真正意义上实现了职工工资的自动化管理。最后，工资核算的相关特点也决定了信息化的工资管理应该对档案信息的准确性和实时性有着更高的要求。然而，医院工资档案的准确性和实效性一定离不开工资档案管理的信息化，在信息化时代的今天，信息化可以为医院工资档案管理工作提供十分有利的条件，由于信息化的手段可以更加高效、及时、准确地获取每个职工的档案信息，这就保证了医院有关部门可以及时将获取的信息进行处理，从而为工资核算工作的进行提供信息保障。因此，相关部门不仅仅应该重视工资档案管理信息化的重要意义，还应该在信息化管理时，分析各个信息化技术的利弊，选择出适合自己今后发展的方法，保证医院的信息化管理可以真正达到预期的目标。
我们平常吃不到罐头，贫寒的日子是不允许我们有非分之想。只有一种机会，也是我们不想盼到的，那就是父母身体有恙，才可能喝上一两口罐头水，吃上一口水果，心里别提多高兴了。慢慢地品尝，慢慢地咽下，真是金贵的东西。
二、信息化提高医院工资档案管理效率
首先，信息化手段的准确性和及时性，使医院的工资档案信息不断更新和完善，薪酬专员可以通过医院的薪酬标准体系，灵活调整员工的薪酬，这种等级薪资制度可以有效调动职工工作的积极性。其次，信息化工资管理系统还可以收集各医院工作人员的工资档案数据，并按照人力资源处的有关要求完成政府和机构干部年报和工资统计工作。最后，工资档案信息数据库还可以生成各种相关表格，如医院工作人员名册、职工工资变更审批表、工资发放表格等，还可以使相关的文件材料更加美观、整齐，提高了表格的可视性，使员工可以更加直观地看到自己的工资变化。
医院工资档案信息化可以使传统工资档案信息资料完整、方便存储。事实上，工资管理信息化仅仅是人事管理信息化的一部分。该系统应该和医院的档案管理、职称管理、绩效考核管理甚至财务管理等方面的利用信息化管理手段结合起来。因为医院的工资管理和其他方面密切相关，没有其他方面的信息支持，工资档案信息就会变成一种被动的管理模式，就好比一个空水杯，没有水的支持，则起不到它应有的作用。同时，它也不能充分反映信息化带来的便利性、准确性和速度。此外，与传统的人力资源管理相比，信息化背景下的人力资源管理对薪酬专员的专业素质和信息技术应用能力提出了更高的要求。只有掌握办公软件的运行能力和在互联网上获取信息的能力，才能完全满足信息化人力资源管理的要求。因此，应加强对薪酬专员的再教育和培训。许多单位在进行人力资源管理信息化的过程中急于求成，认为从现在开始可以一劳永逸。在设计和采购人力资源管理信息系统软件时，盲目追求功能齐全、技术先进，与单位的实际情况不符，必然会造成系统功能与实际情况不一致。同时，很多单位在后期不注意系统的维护和升级。事实上，人力资源管理的信息化是不断变化的，新技术和管理方法也是层出不穷的。因此，信息化进程也是一个发展的进程，永远不可能是一劳永逸的。
目前，我国可利用的人力资源软件种类繁多。财务主管部门和人事部门推荐不同的软件系统。不同软件系统的可靠性、实用性和输入条件是不同的。同时，不同的软件系统并不是通用的。因此，选择合适的软件系统来充分发挥信息技术的特点显得尤为重要。信息化管理无疑是准确快速的，但计算机、网络的不稳定所造成的信息损失会给档案管理带来巨大的危害。因此，做好传统工资档案的整理和保存工作，在享受信息便利的同时，具有十分重要的意义。在知识经济迅猛发展的信息时代，人力资源管理面临着前所未有的机遇和挑战。同时，工资档案工作中蕴含的知识也在日益深入和广泛地发展和丰富。只有学习和掌握现代管理知识，以信息化代替传统的档案管理方法，才能在档案信息资源建设和网络管理的基础上，真正实现工资档案资源的信息化，使工资档案更好地发挥人力资源管理的作用。
我上楼推开房门，屋子里窗帘拉得严严实实，屋顶的灯光显得有些暗淡。陈浩没有睡觉，在看书。屋子里有点闷，我掀起窗帘，想打开窗户。
三、信息化过程是信息存储媒介的替代过程
我们的数据正从纸质媒体转移到计算机和网络，一旦文件信息进入数据库，我们就很少返回原来的文件，这会降低文件的实际寿命。此外，因有网络的支持，员工可以随时随地通过电脑访问工资档案的基本信息，为我们的工资档案管理提供了极大的方便，同时也大大节约了成本。我们不仅要注重推进医院工资档案管理的信息化进程，还要考虑如何保证工资档案管理信息化的健康发展。我们必须承认信息化的重要性，重视信息时代档案管理的方式方法。笔者认为最重要的是注意以下几点：第一，医院薪酬档案管理的信息化应与档案信息化、职称信息化、财务管理信息化等相结合。与之兼容的是，没有其他管理部门的信息支持，推进工资档案的信息化就像空中楼阁，没有现实基础。第二，医院工资档案管理信息化应提高薪酬专员的素质。在信息时代的大背景下，每一位薪酬专员都需要具备基本的业务素质和相当的信息技术应用能力。如果只在网上操作，通用办公软件或浏览信息仅仅满足档案信息管理的新要求是不够的。第三，在薪酬档案管理信息化的过程中，医院不可能取得快速的成效和即时的效益。在薪酬管理信息化的过程中，许多医院力图取得持久的成功。例如，软件的采购、设计技术和功能都过于先进，忽视了单元本身的实际情况，甚至忽视了文件数据系统的后期维护和升级。第四，工资档案的信息管理虽然非常准确和方便，但不能忽视硬件设备的不稳定性，这可能导致工资档案信息的丢失，甚至给档案管理带来诸多后遗症。因此，在享受信息时代档案管理的便利的同时，也要注意传统人事档案整理的重要性，在此基础上融入信息化技术。随着信息技术的飞速发展，信息化已经融入了医院工资档案工作的各个层面，医院工资档案管理也面临着前所未有的机遇和挑战。与此同时，工资档案管理工作所蕴含的各种知识将得到迅速发展和不断丰富。只有掌握现代档案管理的知识和先进的信息手段，才能使薪酬专员以网络管理为基础，以工资档案信息资源建设为核心，从而推动工资档案管理走向真正的信息化，使医院的工资档案资源更好地发挥应有的作用。
张金奋(1985—), 男, 江苏徐州人，副研究员, 博士，研究方向为海事风险评价、海上安全保障。E-mail：jinfen.zhang@whut.edu.cn
四、总结
总而言之，随着我国社会经济发展速度的不断加快，信息化水平也不断成熟，为了保证医院的工资管理可以紧跟时代的发展需求，有关部门应该将先进的信息技术水平融入医院工资管理系统中去，保证医院员工的工资信息可以更加准确，更改员工工资时可以减少人力、财力的浪费。通过本篇文章的论述，可以看出，通过对医院员工的工资信息进行信息化档案管理，可以有效解决目前出现的各种工资档案管理问题，有效提高了医院工资管理的效率。
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