东莞市常通燃气管道安装工程有限公司 523000
摘要：在建设燃气工程的过程中,会形成资料,其中包括有工程施工过程记录、前期的各类审批文件、维修保养记录及竣工验收资料等,这些资料能够对燃气工程建设过程的详细情况进行全面反映,对于工程竣工之后的生产运行的管理、质量评审及维修、抢险等都具有非常重要的参考价值。本文主要对燃气工程档案的管理来叙述,对做好燃气工程档案管理的方法进行重点探讨。
关键字：燃气工程；天然气；档案管理
我国社会主义市场经济在不断的快速发展, 在城市中，管道燃气被人们广泛使用。燃气工程在建设的整个过程中，会有多种资料形成。这些文档材料能够对燃气工程建设的详细情况进行全面反映,对工程竣工后的管理和维护、工程质量评定,和新建工程等等,都有着十分重要的利用价值。所以说,认真做好燃气工程档案管理工作是十分重要的。
一、燃气工程档案管理存在的问题
1、单一的燃气设备档案管理
缺乏必要的规范与标准，档案管理在整个档案管理的工作过程中有着至关重要的作用，对燃气的相关设备综合的进行管理就是它的主要任务。但由于在燃气工程施工中，有些领导不够重视设备档案管理，不健全的机构，工作人员配备不足，责任也没有明确。只要档案管理有问题出现，各个部门就相互推脱，造成问题得不到有效的解决。而另一方面，燃气设备在管理上都缺乏必要的管理规范与标准，档案管理长时间都在没有标准的一种状态之下。各种档案都在不同的部门分散开，没有建立起统一的存放标准，这样就非常容易导致有关档案的丢失和破损，对于燃气工程的施工产生非常大的阻碍作用。
2、从业人员专业素质不高
燃气工程档案管理是一个十分复杂且专业的一项工作，对于管理人员的素质要求十分高。在目前的燃气工程档案管理中，还需要文化程度高和专业素质强的一支档案管理队伍，对档案管理的内容熟悉，并且可以进行燃气工程档案信息深层次研究，目前所拥有的专业人才比较匮乏，在燃气档案管理工作过程中就显得非常吃力。另一方面，燃气工程档案管理人员没有创新意义。燃气工程档案管理作为科技程度较高的一项管理工作，在对燃气档案资源的开发中，没有先进的数据库，导致网络信息资源匮乏，阻碍了燃气工程的档案管理工作开展。
3、 效率低，管理不规范
档案检索方式通常包括有计算机检索和手动检索两种。就目前而言，燃气工程档案在检索过程中通常还采用传统的手工检索的方法，这种方法占了非常大的比重。各个档案部门在手工检索上做了许多的工作，导致只求多不求精的尴尬境况出现，造成燃气工程档案的检索低效率，给工作的正常进行带来影响。不规范档案管理也是长期存在的一个问题。在燃气工程档案管理上，主要存在的问题就是档案标题不规范、档案编号不规范，造成了各种档案发生混乱，对燃气工程档案的管理不利
二、建立集中统一的档案管理网络
对档案工作进行集中统一管理，是燃气工程档案完整和规范的一个重要保证。燃气行业应按照统一制度、统一领导,进行分级管理的原则, 成立档案工作领导小组，使档案管理工作能够统一协调。企业总工程师对档案情报工作主要负责, 并设立专职档案员、成立档案情报室,在各个业务部门和下级公司选择一些专业的技术人员担任专职的档案员, 这样全行业的档案管理网络就能够发挥作用。同时,要对制度建设进行完善,修订档案管理制度及岗位责任制,做到层层把关,职责分明。不管是在工程各阶段还是单位里的其它部门，都要保证文件材料不散失、不疏漏、使档案管理工作能够达到标准化、系统化、规范化。
三、超前管理
一直以来,对于档案的工作范围、内容和对具体工作的指导作用的理解都不够开阔 ,使得工作中缺乏创新。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆对于各个档案，在管理工作中，缺乏一种超前管理的意识, 和相关部门没有做好主动联系这一点,同时也没有把档案工作落实到各个环节之中去。造成档案管理部门和业务部门长期都是各干各的、档案资料的积累长期残缺不全，使档案的整理归档工作更加困难。在许多行业中这种现象都是普遍存在的,这几年来,天然气的生产运行对于档案资料的依赖，给我们已经提出了全新的要求,大家逐渐意识到档案工作并非是临时性的工作, 是长久的十分重要的一项工作,所以才逐步开始转变观念 ,制定了相关措施, 对燃气工程档案超前的进行管理。
1、拓宽档案收集渠道
从实际情况来看，燃气工程在建设中较为复杂。它分为燃气配气站、燃气市内管网等燃气工程 ,其中燃气调压站、市内管网和一些大型户里工程建设的周期比较长 ,从项目申报到工程竣工有较多的阶段。这种工程所形成的材料内容繁杂且涉及面广,涉及到的部门与人员非常多。经历的过程长，稍有不慎、就可能会出现遗漏现象。而在小型住宅等工程中，大部分施工要求急，在建设中的周期较短，所形成的文件数量也不多, 这就不容易使档案人员有足够的重视。施工人员在组成上比较复杂，通常会导致只要工程任务一完成。临时机构就解散，档案材料也各种丢失 。所以要对档案资料的收集保证其完整性 ,我们就要改变之前使用人力把档案送上门的做法,档案管理人员首先要对燃气工程建设工作的操作的具体程序和工作的各个流程及分阶段的工作安排进行了解 ,对每一个阶段工作中需要形成的档案资料进行全面掌握,对每种资料的数量、内容做到心中有数。在这个基础上、采取下列收集方法:
(1) 追踪收集
这种方法在周期短的工程中较为适用,这项工程档案整理速度快，档案人员或者是兼职档案人员到现场主动对情况进行询问和了解, 对于工程信息能够及时掌握,并督促和指导技术部门对档案资料的收集。这种方法的优点是档案资料齐全、收集速度快、质量也比较高 ,缺点是花费的物力、人力较大。
(2) 分阶段收集
这种方法在建设周期较长的工程中适用。对于一些大型燃气气化站工程、市政工程和一些跨年度工程，我们始终与施工及兼职档案员、建设部门保持联系,对工程进展情况及时掌握,并加强催收,努力避免档案原始材料的遗漏，这样就能够使工程档案的连续性、完整性得到保障。
(3) 强制性收集
对于一些人员分散、较多临时机构的施工单位而言，我们使用收取档案资料押金的做法,当完成燃气工程的报建之后。施工单位要先交一些资料押金，直至工程完工。施工单位把完整的档案资料转交给档案部门之后才可以拿到这笔押金。这种方法对内部较复杂的一些施工单位有约束力，这样就能够保证档案资料不会因为人为因素而流失。
四、档案人员业务培训
关于燃气工程的档案，其有不可回复性和“一次性”的特点。这就给档案工作人员的素质带来了更高的要求。对于从事工程档案工作的人员来说,其专业技能与知识要比一般单位的档案人员更加全面。文书档案与科技档案对于他们而言都要全面了解 ,与燃气工程有关的一些专业类别档案也要涉猎。所以,为了使燃气工程档案整理能够达到规范化的要求 ,对于各个专职或者是兼职的档案管理人员，要对其重点的进行定期培训。与此同时,根据档案整理的相关要求 ,对于文件的书写与制成材料的规范化,要详细的进行讲解 ,让大家对于档案内容能够提前了解 ,在工作中有的放矢 ,对资料要注意积累。这种培训把档案管理工作和工程建设放在一起同步进行。给今后的建档工作奠定了一个良好的基础 ,使档案的规范化、标准化有一个切实的保障。
结语：在燃气工程档案管理过程中，档案管理人员应该做到服务利用人性化、数据管理现代化、归档程序制度化、文件材料规范化、管理水平专业化。这样才可以使燃气工程档案信息能够充分得以利用,实现档案管理为燃气公司工程工作服务的根本目的。
参考文献：
[1] 李仲.浅析企业档案管理的必要性及措施[J].黑龙江科技信息,2010(4).
[2] 阎朝科.更新观念，搞好重点工程档案的管理[J].中国档案,2000(4).
[3] 景永伟.运用精细管理理念提高设备管理绩效[J].金山企业管理,2007(1).
论文作者:谭艳玲
论文发表刊物:《基层建设》2016年14期
论文发表时间:2016/10/21
标签：档案论文; 燃气论文; 工程论文; 档案管理论文; 工作论文; 档案资料论文; 管理工作论文; 《基层建设》2016年14期论文;