万达信息股份有限公司、上海、200433
摘要：OA是信息时代利用数子化产品自动处理日常办公事务，提高工作效率的产物。OA在经历了四个阶段后，现在的大多数OA系统整合了文件、流程、知识管理、智能决策的功能。本文以某局咨询服务中心OA系统为例，介绍了咨询服务中心OA系统功能的实现方式。
关键字：OA系统，收发文、Activiti5
1 引言
随着信息时代的迅速发展，不管是小型企业、大型集团、政府部门，都会建立符合自身办公需要的OA办公系统。自动化OA办公系统，取代了以往由人工纸质申请、人工纸质审批、文件转发办公室的方式，节约了时间成本、经济成本，简化了办公的申请审批流程，加速了办公效率。
OA的发展是一个不断求新求变的过程，纵观OA的发展历程，是伴随着企业信息化发展的浪潮起伏，不同的信息化发展阶段也对应着不同的OA发展阶段。OA的发展经历了文件型OA，流程型OA，知识型OA，智能型OA[1]。
本文介绍的某局咨询服务中心OA系统，整合了文件、流程、知识管理、智能决策的功能。
2 OA系统的主要功能
OA办公自动化系统从简单的申请审批流程、公文流转、待办待阅等行政事务的处理、实现无纸化办公，到实现信息、知识的共享，提供员工自我成长的机会；再到强化领导对内部的监控管理，有效管理固有资产、无形知识，避免资源流失，同时系统的各类报表为领导决策提供数据支撑。某局咨询服务中心OA系统包括个人办公、行政办公、公文办理、统计工作、信息中心、知识共享和系统管理等功能模块。具体功能如下：
图1：某局咨询服务中心OA系统主要功能
1、实现各类审批流程的无纸化。某局咨询服务中心，日常很多工作都涉及到领导审批，比如请休假、采购、会议室、易耗品、快递、用车、印章，这些流程在需要时，均可以在OA系统中，填写表单申请，同时可以上传相关附件。申请好之后，相关领导可以在系统中进行审批，填写意见。审批通过后，可以进行查看、打印、统计。这种方式彻底改变了传统纸制办公模式，提高办公效率，实现无纸化办公。
2、实现各类文档管理的自动化。公文处理实现收发、发文、会议纪要的登记、审核、分发、归档、查看、打印等功能管理。并通过统一的查询页面，进行查询，简化了公文的管理。具体详见下文关于收发文的介绍。
3、处理信息的发布、跟踪。系统提供通知、专报、大事记、公告公示的后台管理，前台查看功能，使得各类信息在员工之间得到广泛的传播，使员工能够时事了解咨询服务中心的发展动态。
4、搭建知识管理平台。知识管理包括信息园地、党建工作、群团工作、廉政建设四大板块，信息园地又包括规章制度、综合业务、图片资料、表格下载、视频资料、在线学习、中心风采、中心荣誉。党建工作包括组织架构、制度规定、党务公开、党建宣传、学习资料、支部活动、精神文明；群团工作包括团青工作、工会工作；廉政建设包括党风廉政、纪检督察、政风行风。咨询服务中心将积累的信息资源、知识储备，统一录入到OA系统中，可以实现知识的共享，提高员工的思想觉悟，改进员工的快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。同时领导也可以实时了解员工的学习情况，了解员工的关注点、兴趣点所在，也可以为员工的发展方向，提供指导性意见。。
5、增强领导监控能力。领导可以通过系统，了解员工的考勤、工作进度情况，增强管理层对组织的管理与控制；实时、全面掌握各个部门各个流程的处理状态，及时发现问题并解决问题，从而减少流程出现差错的可能性、防止低效办公；根据各类统计报表，了解请假、采购、印鉴、用车、快递、会议室、易耗品的使用情况，为下一阶段的组织决策提供数据支持。
6、提供完善的后台管理。OA系统提供完善的后台管理，用户不需要懂技术，可以自主分配角色、角色功能、角色流程权限，分配个人功能、个人流程权限；管理各个文章、信息的发布、编辑、删除。
3 系统功能实现介绍
系统采用Struts+Spring+Hibernate技术。Struts是一套用于构建JAVA WEB应用程序的框架。它有自己的控制器组件，并可以融合许多先进的技术来提供后台模型与前端视图。系统采用MVC的设计模式，M即模型层，V即视图层、进行展示，C即逻辑层、进行业务逻辑设计。本节重点介绍收发文的实现方式。
3.1 收发文功能
3.1.1 收发文流程
公文流转是办公室人员最基本的一项工作流。工作流就是一组人员分多个步骤完成某一项公文处理所进行的所有工作和工作转交（交互）的过程[2]。
某局咨询服务中心OA系统收文实现外部收发、内部收文的登记、批示、下发、查阅、归档、查看、打印、查询的功能，通过表单处理、附件上传，实现文档的编辑。发文实现公文发文、非公文发文、党支部发文的拟稿、排版、校稿、核稿、审核、签发、归档、查看、打印的功能。收文具体流程如下图：
图2：收文流程图
同时，收发文还增加了如下功能：
1、一键结束功能：一键结束当前流程点的功能，由于公文处理时间到达后，仍有人未提交阅读，比如外借人员、病假人员，会导致公文无法准时归档，可以让文秘一键结束当前流程
2、查询功能：通过来源、标题、来文号、日期、文档状态（已归档、加密、流转中）来查询所有收发文文档。文档查询中的内容，归档的全员可以查看，不归档的仅文秘可以查看，正在流转中的已经操作过的人可以查看
3、归档后的公文，可以选择将内容重新分配到系统其它文章版块。用户可以多个栏目下看到这篇公文文档。
3.1.2 收发文实现方式
传统的硬编码工作流无法适应现在流程需求的灵活变更。在之前，部分业务流程和流程中表单的编写是硬编码在程序中的制定好的规则，一旦客户要求业务流程需要调整，开发人员就需要进行复杂的修改工作，无法第一时间满足灵活多变的流程需求。因此本系统的工作流实现，采用Activiti5。Activiti5是由Alfresco软件在2010年5月17日发布的业务流程管理（BPM）框架，它是覆盖了业务流程管理、工作流、服务协作等领域的一个开源的、灵活的、易扩展的可执行流程语言框架[3]。Activiti是基于Apache许可的开源BPM平台，它的特色是提供了eclipse插件，开发人员可以通过插件直接绘画出业务流程图，如图2的收文流程图。
Activiti提供了数据库的支持，在使用中，所有的表都以ACT_开头。统一的命名规则，简化了工作流的实现方式。同时数据库中保存着所有流程的历史信息以及正在流转中的流程实例信息，可以直接通过这些表，查询到所有流程，包括已完成、流转中的流程。在实际使用中，用户更关心已完成任务的查看，在Activiti中，把正在运行的交给RuntimeService管理，而历史数据交给HistoryService来管理，这种分开管理的方式，提高了运行效率。
不管是收发文，还是其他流程处理：比如：请假、易耗品、采购、会议室、快递等流程，都可以通过Activiti的工作流来实现。
3.2 集成数据
管理人员需要到不同的数据系统中去查看数据报表，效率低下。在这个咨询服务中心OA系统中，整合易耗品系统，同时能够无缝集成咨询中心的报表数据，通过由咨询中心提供数据接口、系统调用接口的方式实现数据的整合。当领导想看相关数据时，不需要再切换到其他系统，在同一个系统就可以看到数据，提高决策效率。
3.3 后台管理
本OA系统在后台设计时，简化了各类管理功能，比如新增一个用户，新增后可以分配角色，然后给这个角色分配功能权限，只要选择所需的功能权限，相应的功能菜单就会出现在用户前台页面。再比如流程管理，可以分配到个人。这种简单灵活的方式，可以随时对个人权限做调整，而不需要通过工程师来处理，
4 结语
目前该咨询服务中心OA系统已经投入使用，在日常使用过程中，客户提过很多修改意见，我们也在不断地进行完善，满足客户的最佳使用体验。建立标准化和定制化相结合的OA系统，有望让OA系统投入更广泛的使用中。
参考文献
[1] 李正涛. OA系统发展历程与趋势[J]. 办公自动化, 2008(8):14-15.
[2] 任旭林，齐琳琳，卢 博.高校职能部门网络工作日 志系统建设研究[J].中国教育信息化，2012（8）：48-51. [3] 徐亦楠, 葛志辉, 潘海源. Activiti5工作流在OA系统中的应用[J]. 大众科技, 2014(1):5-7.
论文作者:姚红娇
论文发表刊物:《科技新时代》2019年6期
论文发表时间:2019/8/14
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