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文件生命周期理论对指导电子文件管理有特别重要的意义。为此，国际档案理事会电子文件委员会在1997年制定出版的《电子文件管理指南》，首次提出了对电子文件生命阶段的划分。笔者认为这种划分并没有精确地描画出电子文件自身的运动规律，特在此略述管见，以就教于世界各国的档案学者。
一
电子文件从社会本质上说，是与传统载体文件完全相同的。作为人们在社会活动中直接形成并使用的信息，它所记录的是人们在其自身社会活动中所表现出来的真实的思想、意图、目的和要求，这种信息同样具有原始性或本源性的特点。通过这种信息内容，人们能较为真实地了解以往开展的社会活动的真实场景，能概括这些活动的历史进程，而且能从这些活动中汲取可参照的经验和信息数据。
正因为如此，电子文件信息与传统载体文件上载录的信息一样，必须具有一定的凝固性或相对的稳定性，否则就不成为文件，就会丧失其应有的社会功能。虽然电子文件信息与其所依附的载体之间具有可分离性，而且其信息记录格式必须随计算机软硬件环境的变化而变化，然而电子文件信息自身的凝固性、真实性和可阅读性或可理解性，以及对这种凝固性、真实性和可理解性提供支持的、包括电子文件形成背景信息在内的元数据，在文件整个运动过程或生命过程中仍然应该得到保持，以维护电子文件的原始性，保证它仍然是与原来产生的信息完全一样的信息。就是说，只要电子文件没有被人们主动删除销毁，由其表达的信息内容以及相关产生并不断添加的元数据也就应该随之而存在；在文件正式形成、尤其是文件结束其现行作用以后的任何一个运动阶段，文件信息自身都不能允许有任何改变（只有当文件还没有结束现行期时，由于现行工作必需，对某些文件信息可以进行文件形成者认可或法律允许文件承办者进行的修改，但也必须一一记录在案）。这样，也才有可能保持电子文件应有的证据价值。
所以，电子文件从“生”到“死”或臻于“永恒”，是一个完整的、不容随便割断的过程。针对电子文件的任何管理活动，也因而从头至尾都有基本相同的特性。这种管理活动，既包含着对文件信息的管理，也包含着对文件载体、结构和记录格式的管理。这两种管理的结果（包括随机对这种管理过程和行为进行的记录在内）是呈线性传递的，是随着文件自身的运动而运动的。所以，所有的文件，无论是现行文件还是历史档案，都必须纳入一个统一的系统工程内实行统一的管理。
认识这一点，对电子文件而言特别重要。因为电子文件具有虚拟性、易逝性和易变性等许多特性，如果不是在文件正式生成之前，即在进行计算机信息系统设计时，就将文件未来是否需要留存、存多久，以及一系列诸如著录（包括建立对文件元数据等信息的记录制度在内）、标引或利用虚拟技术整理档案信息和提供利用（比如用户利用权限和保密限制）等各方面因素作整体考虑，那么很可能根本就不会有文件被送来归档，即使送来了也不便于管理和利用。所以，档案部门绝对有必要对电子文件“从源头管起”，并且现行机关（企业）中，文书工作与档案工作的界限也正在变得模糊不清，以至最终消失。
二
仅仅认识和强调文件运动的整体性是不够的。认识文件运动过程的整体性虽然有助于我们描述文件运动的全过程，探索文件运动的内在规律，但是对于局部现象的把握，具体问题的解决，却不是仅从整体性出发就能完全达到的。正如列宁所说：“如果不把不间断的东西割断，不使活生生的东西简单化，不加以割碎，不使之僵化，那么我们就不能想像、表述、测量、描述运动。不仅思维是这样，不仅运动是这样，而且对任何概念也都是这样。”（注：列宁：《哲学笔记》，人民出版社1974年版，第285页。）
因而，对文件的运动，更重要的是必须将其划分成几个运动阶段来加以研究。也就是说，我们在强调文件运动整体性的同时，也要强调其所具有的阶段性特点。
文件在从孕育、形成、成长直至销毁或永久保存的整体运动过程中，先后对人们所具有的价值以及所发挥的作用是有差异的。这种差异性，使得文件的运动过程表现出明显的阶段性。为此，必然要将文件的整个生命过程划分为若干阶段，因为各阶段文件作用的差异性，决定了不可能用完全同一的方式去管理对待它们。目前，在世界各国比较通行的对传统载体文件运动阶段的划分基本上是根据这个标准进行的。
国际档案理事会电子文件委员会制定的《电子文件管理指南》，则在对电子文件的运动特点进行分析的基础上，把电子文件的生命周期(The life cycle of electronic records)划分为：概念阶段(Conception Stage)、形成阶段(Creation Stage)和维护阶段(Maintenance Stage)三个阶段。
第一、概念阶段，实际上指的是设计阶段，即电子文件管理信息系统的研制、设计和安装阶段。在这一阶段，人们对与系统相对应的机构内部的信息流和信息处理程序进行分析，挑选与之相适应的技术并在系统内应用。为了保证文件的内容、上下文关系和结构能够提供关于文件形成者及其活动的可靠凭证，也为了保证有档案价值的电子文件能够经过挑选存留下来并且在将来能够读取和理解，必须在本阶段对这些管理功能和需求详加说明、论证并且据此进行设计，使之嵌入系统之中。
第二、形成阶段，指电子文件在上述可靠的电子环境中产生的阶段。本阶段至关重要，因为如果一个能够满足信息利用需求，却不能保证文件始终能够完整而可靠地被获取的系统，事实上是一个没有价值的系统。在本阶段，电子文件将具体形成并作为真正的“文件”保管起来。
第三、维护阶段，指文件产生之后直至销毁或永久保存的整个过程。（注：International Council on Archives,Study 8:Guide for Managing Electronic Records From an Archival Perspective,1997.）
笔者认为，这种划分方法突出了对电子文件管理来说极其重要的“设计”和“形成”阶段，很有必要。但是，对此后的电子文件运动，这种划分方法又仅仅只将其概括为“维护”阶段。这说明，这种划分从总体上说，并不是根据电子文件对人们所具有的价值和先后发挥作用的差异进行的，而是根据对电子文件进行的管理活动先后历经的过程进行的划分；或者说，它所表现的实际上主要是电子文件管理系统的生命周期。因为它所提出的电子文件生命的第一阶段——概念阶段，实际上就是软件工程学所说的“软件计划”阶段和“软件设计”阶段；第三阶段——维护阶段，则是软件工程学所说的“软件维护”阶段；只有第二阶段——形成阶段才涉及电子文件自身。正因为如此，这种划分方法对电子文件正式形成以后的运动过程根本没有进行划分，而是笼而统之地概称为“维护”阶段。这种划分方法对指导电子文件形成以后的管理活动，当然就意义不大。其实，国际档案理事会电子文件委员会在他们编制的《电子文件管理指南》中也认为，电子文件在维护阶段内，前后表现的作用或者价值是存在差异的，却没有再据此作进一步的划分。
应当指出，按什么标准划分阶段，在电子文件生命周期问题出现以前，世界各国档案学者在划分传统文件运动阶段时就存在分歧：有的根据文件被利用的次数或频率；有的根据文件的保管场所；有的根据文件利用的对象……但是占绝大多数的，或者说居主导地位的是根据文件生命过程中的价值变化或文件发挥作用的不同来划分运动阶段的。
为什么根据文件生命过程中的价值变化划分运动阶段的做法会占主导地位呢？它更符合客观规律吗？为了搞清这个问题，有必要首先研究是什么推动了文件不断向前运动？或者说应该研究文件运动的动力源泉。只有如此，才能找到正确的划分文件运动阶段的标准。
文件作为一种社会事物，它的运动当然离不开人，即社会主体的参与。文件本身正是适应人的需要才形成并发展的。文件一经产生，它自身及其属性作为一种独立的客观存在，就成了创造它的人及其主体需求的对立物。两者之间（文件客体属性与人们的主体需求）就很自然地构成了一对既相对立、又相同一的矛盾。正是这一对基本矛盾，推动了文件无休止的运动。
与此同时，文件客体属性与人们对文件的主体需求两种要素之间，不仅构成一对矛盾，而且又构成一种特定的社会关系——价值关系。文件属性与人们主体需求这对立双方的相互依存、相互转化，即互相同一，实际上就是文件客体本身所具有的基本属性，使文件纳入了作为主体的人和社会的需要与利益的关系之中，受到鉴定和衡量，从而进入了一个价值化过程。故而人们会认为文件有价值。
所以，所谓文件价值，实质意义就是文件自身属性对人们主体需要的满足，是人类需要对文件属性的肯定关系。也可以说，文件价值是由文件客体属性与人们的主体需要，这两种要素相互之间的矛盾运动规定的。
既然如此，文件价值正是这种矛盾运动的具体反映或结果，与文件的运动存在着一种内在的关系，是文件运动至一定阶段的标志。因而，文件价值是观察文件运动状态、划分运动阶段最主要的标准，并且文件管理场所和管理方法的选择也与之有重大关系。
所以，根据文件的价值变化划分文件的运动阶段，比较科学。因为它是以文件自身的特点为基础的，是试图通过研究文件自身的运动从而指导人们的管理活动，而不是仅仅从外表上观察文件的利用频率或者观察人们不自觉地表现出来的管理活动状况，也不是仅仅根据文件的保管场所。这当然可以说是一种普遍的、符合人类认识客观规律特点的科学思维方式。
三
目前在我国比较流行的将整个文件运动过程划分成四个阶段的方法（本文简称为“四分法”），就是以文件价值的变化规律为基础的。它是我国档案学者陈兆教授和阿根廷的巴斯克斯教授在对传统文件运动过程进行研究的基础上分别提出来的。根据他们的划分，第一阶段为文件的设计、制作形成阶段；第二阶段，文件的现实使用阶段；第三阶段，文件的暂时保存(Precaution)阶段；第四阶段，文件的永久保存或历史阶段。对上述每个阶段的具体含义，这里不再赘述。
笔者认为，不论是电子文件还是传统载体文件，应该具有共同的运动规律，故而应该提出一种可以适用于所有各种类型文件运动过程的划分法。其实，这种划分方法本来就有，用不着另外去创造，那就是我们所熟知的“四分法”，只不过有必要重新对它所界定的各运动阶段的精确含义，作更深入一步、更过细的研究，注入新的理念，使之也能用来解释电子文件的运动，并且涵盖国际档案理事会电子文件委员会的划分法（本文简称为“电子文件三分法”）。如果我们细加分析，“四分法”中第一阶段内，实际上包括有“设计”和“形成”两个小阶段（详见阿根廷巴斯克斯教授的划分法（注：何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，中国档案出版社1999年9月版，第71-73页和第75-76页。）），它们就是“电子文件三分法”所特别强调的“概念”和“形成”阶段；而“电子文件三分法”中所谓的“维护”阶段，则是与“四分法”中的“现行、暂存和历史”三个阶段相对应的。以下就是笔者为适应电子文件的特点，对这种“四分法”的重新诠释。
第一阶段，文件的孕育形成阶段。
这是文件制作者从设想、设计，到最终草拟、制作、正式形成文件的过程。它同时也是一个研究、计划、筹措、规范管理行为和积累、记录信息，表达思想、意图，赋予文件以现行价值的过程。这个阶段又可以细分为“孕育期”和“形成期”两个运动层次。
（一）孕育期
孕育期就是孕育文件，使之能够在将来诞生的时期。它对某些传统载体文件表现得并不明显，实际上与形成期融合在一起；对另一些传统文件而言，由于正式制作文件之前的酝酿、调研、设想、计划过程很长而较为明显。
这里所说的“孕育”，实际上表现为人们对文件的产生所进行的“计划”。对文件的运动而言，“计划”在这里有两层含义。其一，是文件自身在人们筹划行将办理的事务过程中得到孕育。应该说，此时的文件还仅仅是在人们脑海中酝酿的胚胎，一旦酝酿成熟，文件的“孕育期”就会结束，而过渡到开始制作它们的“形成期”。
“计划”的第二层含义是对人们的文件管理行为或文件管理系统的设计。文件管理问题伴随着文件的诞生就产生了。任何文件都必然在一定的文件管理系统内运行，只不过这种系统历来十分简单，是在不自觉或自觉的状态中形成的，基本上不需耗费精力设计而已。随着国家的诞生，国家机器越来越复杂，对文件管理系统的设计开始明确起来，并在文件生成之前就要进行，使文件能有一个在其中运行的平台。不过，对于传统载体文件而言，由于这些文件一旦产生，立即变化的可能性比较小，再加上由于是手工管理，速度较慢，所以对文件管理系统和行为的设计，不必都在文件正式形成以前全部完成，而是可以有一部分逐渐地滞后完成并不断调整。
对电子文件则不然，其管理系统的设计显得十分重要并且必须在文件生成之前完成。电子文件是通过电脑才能生成、操作、识读的文件。为了使文件能根据人们的意愿、方式、步骤形成和受到处理，并能根据需要传输、检索、利用，就必须事先设计计算机信息系统。这是一个根据人们心目中预期必须形成的文件，分析、研究、选择、筹划和决策的过程。国际档案理事会电子文件委员会的《电子文件管理指南》指出：这一过程包括，“分析信息和按照日常活动处理信息的需求，还汇集了相应技术的选择、获取和设置。人们就在设计和拟订电子信息系统的规格时，规定归档的要求，以便该系统能有效地保管文件，并使文件的内容、上下文关系和结构成为责任者活动的可靠证明，还使具有档案价值的电子文件得到可靠的肯定和维护。在设计归档需求时，人们要避免在系统应用后再做改变。因为做这种改变往往费钱又复杂，而且有时不可能实现。”
总之在“孕育期”内，一方面为电子文件今后全过程的运动，研制、构筑了运行的平台；另一方面，电子文件也正是在此时孕育萌芽的。在这一过程中，电子文件虽然尚未形成，但是它已经成了人们主体需要的客体对象。这种客体对象，尽管在本时期还只存在于人们的意识之中，尚未构成现实的文件，然而正是人们对这种计划要形成的文件的预期价值的追求，构筑了促成文件诞生的运动。
总之，本时期是电子文件整个生命周期中最重要的阶段。虽然电子文件的正式形成期尚未开始，但是电子文件运动赖以进行的平台和文件自身可能具有的形态及价值却是在这时孕育的。因而，电子文件的生命历程就是从这里起步的。正因为如此，我认为国际档案理事会电子文件委员会的《电子文件管理指南》，虽然主要根据人们的管理活动为文件的生命周期划分阶段，但是它把本时期称为“概念阶段”，反而是很有道理的。因为用“概念”表达文件尚处于在人们脑海中萌芽的状态，比用“计划”这种带有主体行为意味的词汇可能更妥当贴切。
（二）形成期
电子信息系统设计完毕，以及人们在办理事务过程中对行将诞生文件进行筹划活动的结束，意味着电子文件孕育期的结束和形成期的开始。
在本时期，人们进一步利用已经建立起来的电子信息系统开展社会活动，于是文件源源不断地通过事先设定的办文程序产生出来。更确切地说，是这种社会活动的进行，使文件制作者客观地产生了具体制作各种文件的主体需求。在这种主体需求的驱使下，文件制作者借助电子信息系统，将自己对进行该活动的思想、计划、研究结果、意图等，按事先设定的程序，记录于基本上事先设定的载体之上。于是文件的雏形——一些片段文字、未定型的图形、编写提纲、草稿等开始问世。应该指出，这些文件雏形对其形成者而言，已经具备第一价值，但又（因尚未正式签署形成，还不具备法定效用）不具备现行价值。应该引起注意的是，尽管如何制作电子文件的基本决策在“孕育期”内业已作出，然而，“形成期”才更加主要。因为上述文件雏形能否完全体现制作意图，最终成为正式文件；所有正式形成的文件是否能保证完整、准确、可靠；所有具有保存价值的文件，将来能否系统完整地得到可靠的保存，都主要有赖于文件制作者和系统管理者在本“形成期”内的努力。
比如孕育期内策划进行的对电子文件的初次鉴定、标引（即利用虚拟技术整序档案信息，如标引档号）和著录等行为，虽然是在“孕育期”内事先设计的，但它们的具体发生或运作却大部分是在文件正式制作形成之时。因而，如果对电子文件的初次鉴定未能编入程序由计算机自动进行，那么完全可以在此时，采用人机对话的方式进行。笔者参与了某电力公司OA系统的研制工作，在该系统内，电子文件的初次鉴定就是在“办文期”内由办文人员参与进行的，同时由档案部门在网上监控审定，效果同样很好。
随着文件被签署（或者以法律承认的其他方式）生效，“形成期”和整个电子文件的孕育形成阶段也就宣告结束，文件的运动进入现行阶段。
第二阶段，文件的现实使用阶段，即现行阶段。
电子文件在正式生效以后被其制作者投入传递渠道，送达文件接受者，于是开始了文件“被用作指挥、命令、批准、允许和传递信息的工具，或者从一般意义上说，为完成其内容规定的任务或达到其为之而形成的目标而发挥作用的阶段”。（注：Manuel Vázquez:《Abuso de los Conceptos Activo-Semi activo-Inactivo》,《Arquíovo Río Claro》No.7-8,1985,Río Claro,Brasil.）在本阶段，电子文件作为社会活动的工具，起着交流思想、表达意志、传递信息的现行作用，显示的是现行价值，发挥着控制指挥人流、物质流的功能，故供文件原形成者（既包括文件制作者，也包括其接受者）利用的第一价值最强，使用频率最高，因而受到改动的可能性也最大。其中某些文件的改动是现行工作的要求（比如科技图纸随科技工作的发展而更改、变动），是必要的；有的则是应努力避免，绝对不该发生的。所以加强对本阶段电子文件原始性的维护，并且把一切相关信息和变动全部记录下来显得非常重要，决不能掉以轻心。有鉴于此，在我国当前情况下，使本阶段的文件以及一切相关信息（元数据和文件受到访问、出现变动等信息），从一开始就同时通过网络传输给现行机关（企业）的档案室，直接置于档案部门的监督控制之下，将是较好的选择。
在本阶段，文件的第一价值最强，但是文件的第二价值尽管比较弱小，也已同时存在。所以，已经需要考虑挑选其中一部分不具有机密性的文件信息，经过编研程序上网（比如公务文件通过政府网站）对外发布。
第三阶段，文件的暂时保存(Precaution)阶段。国外有些学者称之为“休眠”阶段。
文件经过现实使用，其内容所规定的任务完成或目标达到，现行性随之消失。一部分文件因而失去保存价值，遭到删除；另一部分仍有利用价值，于是进入暂存阶段。之所以称其“暂存”，是因为文件的现行价值固然消失，但第一价值犹存，文件形成者（既包括制作者，也包括承办者）对其的利用仍具有相当频率，故仍然有必要暂时由文件形成者继续对其实行一定程度的控制。因而这一阶段的文件具有过渡性、中间性，有一个第一价值逐渐减弱而第二价值逐渐增强的过程。在本阶段，对文件形成者来说，文件除了继续对他们的现行活动具有证明其作出的决策和办事的进程的价值以外，更多地具有参考价值。同时，社会上的其他利用者也有了利用本阶段文件的要求且越来越强。所以，在现行机关（企业）设立的网站中，可以上网对外发布的信息一般情况下以本阶段的文件信息居多。
随着时间的推移，本阶段的大部分文件将逐渐失去保存价值而被删除；只有一小部分文件具有永久保存的价值，将运动到最后阶段。
第四阶段，文件的永久保存阶段或历史阶段。
本阶段文件的显著特点是，第二价值也就是供整个社会利用的价值占绝对统治地位，并且主要表现为历史价值或科学文化价值，机密性也大大降低。所以，本阶段文件信息中的精华将基本上主要由各级各类档案馆所控制，用来向整个社会提供信息服务并且应该永久保存。
上述划分方法，首先依据文件是否具有现行性或者现行价值对文件运动的第一、二、三阶段进行区分，在第一阶段内又根据文件现行价值的孕育和形成过程的不同进行划分；在现行价值消失后再根据文件的第一价值和第二价值的消长情况对第三和第四运动阶段进行划分。
还有几点需要说明：从总体上说，一般情况下文件从第一阶段依次向第二、三、四阶段作顺向运动，但是：
(1)并非所有文件都能依次走完四个阶段的历程，有相当数量的文件因保存价值有限，将提早在某一阶段即结束生命而被销毁。
(2)在特殊情况下，某些种类的文件还会作逆向运动，即有可能从第三、四阶段倒退至第二阶段，成为指挥控制现行工作、生产活动的工具，然后再重新顺向运动。比如某些已经停止继续生产的产品图纸，业已运动至第三阶段。但是由于这种产品再次原样、不做任何改动地投产而又退回第二运动阶段——现行阶段。正因为存在着这种现象或规律，故在鉴定这些文件的价值，以确定其保管期限时，更应谨慎从事，不能随便结束文件的生命，或做任何有可能阻碍这种逆向运动的举动。
(3)在更特殊的情况下，某些种类的文件还会作跳跃式运动，由第一阶段直接进入第三或第四阶段。比如为珍藏目的而制作并直接存入档案馆的名人多媒体回忆录等。
以上就是笔者对电子文件整个生命历程必然经过的每个阶段及其相互之间的联系所进行的理性思考。我认为，如此认识问题，可以更理性地、更科学地对待、管理处于不同运动阶段的电子文件。比如电子文件应该在何时、采取什么形式归档；何时采取什么形式藏入档案馆；何时进行原始性鉴定、价值鉴定和技术鉴定等等，均应由此指导。
国外一著名学者认为，“所谓的文件生命周期，其实一直都是文件管理系统的生命周期”。（注：于丽娟：《电子文件生命周期理论置疑》，《浙江档案》2000年第3期，第9页。）我则认为，文件管理系统当然有它自己的生命周期，但是这种生命周期又受制于文件自身的生命周期，因为文件管理系统本来就是根据文件自身的运动特点和规律设计的。当然，文件管理系统的生命周期可以在一定程度上反映文件自身的生命周期，但绝不可能取而代之。所以，还是应该努力探索文件自身的运动规律。
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