大数据时代的企业档案信息化建设，本文主要内容关键词为：信息化建设论文,档案论文,时代论文,数据论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1671-6639(2014)03-0032-05 一、前言 随着移动互联网、物联网、电子商务等网络应用快速发展，数据发掘、对比分析、云计算、云存储等技术迅速崛起[1]，大量智能终端广泛应用，数据正如雨后春笋般飞快增长，数据的类型、结构、存在形态也变得更加丰富而复杂，世界进入了大数据时代。在大数据时代，面对瞬息万变的市场竞争，企业对信息资源的开发利用能力极其重要，企业的档案中包含着许多具有重大潜在使用价值的信息资源，因此对企业档案的管理工作提出了更高的要求，即企业必须打破原有的档案管理模式，实行信息化管理，积极推进企业档案信息化建设，开创高效率、优质的信息服务应用环境，实现批量信息的集中处理，以提高企业的经济效益和社会效益。 二、大数据时代企业档案信息化的内涵 大数据时代的企业档案信息化，是指企业利用先进的计算机技术、信息技术以及通讯技术等现代科技，对信息资源进行收集、整理、加工和利用，把各类分散的信息资源分类后有效存储，用统一标准的方法进行管理，并且以网络化的方式进行连接，使用户利用网络就可以方便快捷地获得授权了的档案信息和进行相关合法合规操作，从而提高资源利用率，实现资源共享。一般来说，企业档案信息化建设主要包括以下两个方面的内容： 一方面是对现有档案进行资源化和数字化。档案管理部门将过去纸质的文件，包括文字、图片、图纸等原始档案通过扫描、微缩等现代化科技手段转化为数据库中的电子资源，建立信息资源库，通过建立索引快速查询所需档案信息，改变纸质档案分散、杂乱的状况，实现企业档案的优化整合，提高工作效率[2]；另一方面是实现企业档案的网络化和管理利用一体化。档案信息的管理工作必须纳入到企业网络建设中来，改变档案信息服务模式，由面对面服务转变为网络服务，减少对人、财、物、时间等资源的占用。由此可见，企业档案信息化建设并不是一个单纯的技术问题，而是一个技术层面与实际业务相互融会贯通的过程，是一项复杂的系统工程。 三、大数据时代企业档案信息化的科学必要性 (一)企业档案部门是企业重要的信息资源中心，档案信息化管理是企业重要的战略目标之一 如今，企业正面临着数字化、知识化、网络化的全球变革，企业的信息化程度与企业的市场竞争力紧密相连，信息资源成为企业发展壮大的左膀右臂，企业档案部门作为企业信息资源的集中阵地肩负着为企业决策层提供有效信息的重任[3]。传统的档案管理工作只是将各种文件进行收集、分类、整合、记录和保存，档案的整理要靠人工完成，档案保存在库房里，档案管理的目的多数是为了查阅，而没有上升到信息资源的开发利用和资源共享的高度。但即便是查询工作往往也无法顺利进行，因为查阅时也必须依靠人工通过目录确定卷宗位置，然后逐页查找，当查阅次数较多时还可能会造成资料的磨损，甚至丢失。因此进行企业档案信息化建设，构建企业档案信息管理系统，是企业发展的必然选择。 (二)科学技术有力地推动了企业档案信息化建设，企业档案信息化提升了企业管理服务水平 在计算机网络和信息技术的广泛应用的背景下，许多企业建立了自己的企业网，企业网为企业生产经营、日常管理提供了先进的技术手段和便捷舒适的工作环境，改变了企业原有的工作方式。企业通过网络即可进行项目研讨、买卖交易等活动，企业网的普及促进了企业档案信息化建设。 在大数据时代，文件的形成日益电子化，文件的传递逐渐网络化，文件的存储实现数字化，文件的管理变得动态化，而各种现代化设备的出现，大大增加了信息的存储量。科学技术的发展为企业档案信息化建设创造了良好的条件，奠定了坚实的基础。系统论的应用为档案信息化管理提供了完整有效的思路，复制技术方便了档案的收集整合，模糊查询、组合查询、分类查询等查询方式使档案的检索极其便捷，微缩技术和电子技术为解决档案保存空间受限的难题提供了可能性，甚至可以同时在相同的文档中同步记录文字、视频、声音等各类信息，利用较小的空间储存大量的信息。 企业档案信息化扩大了企业档案的资源来源，扩大了档案服务范畴领域，提升了企业管理服务水平[4]。 四、我国企业档案信息化建设中存在的问题 在大数据引领下，信息社会快速发展，信息化建设已经成为企业生存发展的必要条件，信息化也使得企业档案管理工作发生了巨大变革。随着信息化观念的不断深入，档案信息化建设逐渐被一些有远见的企业制定为重要战略目标之一。近年来，我国企业档案信息化建设取得了长足的发展，在企业现代化管理中发挥了重要作用，具有重要的意义。但企业在档案信息化建设过程中仍然存在着很多问题，档案信息资源的开发利用能力有待进一步加强。 (一)企业档案信息化建设横向发展不均衡 实力雄厚、资金充裕的大型企业对档案信息化建设的投入力度较大，综合实力较弱的中小型企业对企业档案信息化建设的投入明显不足。企业档案信息化需要引入技术和人才，配套相应的计算机、服务器等设备，建立档案信息数据库，将纸质档案数字化，无论是硬件设施还是软件开发都要求在原本薄弱的档案管理工作基础上有质的飞跃，这些都需要投入大量的资金。同时，还要依靠企业的整体网络建设，才能优化企业的档案管理工作，为企业创造更多的经济效益和社会效益。对于各方面实力都较弱的中小型企业，档案部门甚至整个企业的生存发展都面临着各种困难，无暇顾及档案信息化建设[5]。 (二)落后的档案管理观念影响了企业档案信息化建设 许多企业的管理者并没有真正意识到档案信息化建设的内涵，他们认为引入档案信息管理系统就完成了档案信息化建设[6]。事实上，档案管理信息系统只是一种工具，是企业档案信息化建设中的一个模块。对于企业档案信息建设来说，最重要的是转变过去档案管理的观念和方式方法，建立健全的制度体系来规范档案管理。 在档案管理的观念和思维上，许多传统落后的观念依旧占据着主导地位[7]，比如，把档案管理看做是一项普通的管理任务，并没有提升到战略高度；对纸质档案依赖性强，认为电子化和网络化的档案不安全等。这些都严重影响了档案为企业提供便捷服务的作用，档案管理工作自然无法提升到其应有的地位。 当企业拥有了紧跟时代步伐的正确的档案管理观念，建立了现代化档案管理机制，许多问题就会迎刃而解。比如：在企业档案存储方面，可以考虑建立“双保险”机制，那些对企业重要的、需要长期或永久保存的档案，可以以纸质档案和电子档案的双重形式共同保存，在严格监控下保证两者的同步性和一致性。 (三)企业档案信息化建设缺乏整体规划 企业档案信息化建设之初没有做好统筹规划[8]，盲目引入不符合企业实际情况的档案管理信息系统，或没有实现文档一体化管理，使档案管理工作陷入一种孤立状态，或档案管理信息系统无法与实际的生产工作、经营管理很好地配合，导致整体工作效率不仅无法提高，甚至会由于各个系统的相互不兼容，降低对信息资源的处理能力，失去转瞬即逝的市场机会。 (四)企业档案管理人员无法胜任档案信息化建设工作 随着数据的标准化工作日益完善，大量办公自动化设备的广泛应用，以新载体形态方式出现的公文将会大幅增加，知识型、微缩型、视听型档案资源将大量涌现。这些变化都对档案管理人员的知识结构、个人能力等提出了更高的要求[9]。在企业档案信息化建设过程中，对档案信息化管理的人员多数是计算机人员，他们把档案信息化管理看作是一种单纯的技术型操作，这就使得企业档案信息化建设脱离了正常的轨道。档案信息化管理人员既要有计算机专业技能，还要具备档案管理能力和信息处理能力。 (五)企业档案信息化缺乏统一标准和有效的安全保障 企业档案信息化建设的前提是传统档案的完整性和基础工作的统一性。由于企业纸质档案质量良莠不齐，档案数字化工作缺乏统一标准，使得档案电子化和网络化的范围和程度都受到严重的制约。 企业档案记录了企业发展的历史过程，其中包含了大量的个人隐私信息和企业保密级文件，具有私密性和使用限制性，对这些重要信息的安全保存和防止破坏、丢失、盗取带来了技术上和理念上的挑战。容易出现的问题：一是不法分子利用电脑病毒、黑客技术主动攻击企业档案信息数据库造成信息泄露，二是企业人员操作安全意识差，在进行查询等操作时泄露了个人及企业的重要信息[10]。在这个网络发达的时代，信息传播速度飞快，各种移动媒体可以随时随地将这些信息发布到世界的每个角落，短时间内对企业造成重大打击。 五、大数据时代企业档案信息化面临的机遇与挑战 大数据时代，增速极快且复杂庞大的档案信息成为了企业传统档案管理工作难以逾越的鸿沟，一方面海量的档案信息超越了人工处理能力，传统的档案信息管理和分析利用技术难以有效挖掘这些信息潜在的价值，另一方面企业越来越依赖于信息资源，企业亟须快速从多年积累的档案信息以及随处可见的网络信息中洞察市场，占领先机，取得优势。 大数据时代企业档案具有以下几个特征：(1)档案信息量大。企业中各种信息被广泛感知并识别，加之通讯工具广泛使用和集成电路价格低廉，使得信息资源交流中的数据呈指数形式增长。(2)档案信息种类繁多。大数据时代的档案信息，不仅包括传统的文字档案，还包括图片、音频、视频、网页等结构化、半结构化和非结构化的信息，数据类型变得更加复杂。(3)档案信息交流速度快。企业档案信息化实现了资源共享，这样企业可以快速响应企业内外部发生的各种事件，提高市场灵敏度。(4)价值密度小。当档案信息呈指数形式增长的同时，隐藏在海量档案信息中的有效信息资源与有潜在利用价值的信息资源的增长速度明显落后，如何把档案信息“由厚变薄”，去粗存精，是大数据时代企业档案信息化建设的必经之路。 大数据时代为企业档案信息化建设带来了重要机遇，主要体现在以下三个方面：(1)全面的档案信息。大数据时代，企业档案信息来源丰富而庞大，来自各种渠道的信息从不同角度反映了企业自身、竞争对手、行业环境的方方面面，为企业发现自身的优劣势、竞争对手的最新动向、行业的发展前景提供了足够有效的信息。企业可以用来分析的档案信息越全面，分析的结果就越可靠。(2)社会化的档案信息。大数据时代，档案信息的社会化打破了长期以来企业与客户之间存在的隔阂，使得企业更加贴近客户，企业档案部门有机会收集到客户最新的、真实的信息，并且可以随时关注客户的动态，为企业决策提供依据。(3)即时共享的档案信息。企业档案信息化实现资源共享，通过网络用户就能随时随地查阅和使用档案信息。 任何事物都具有两面性，机遇同样也是挑战。大数据时代也使企业档案信息化建设面临着前所未有的挑战，主要体现在以下两个方面：(1)档案信息成倍增长带来的存储问题。大数据时代企业需要关注的档案信息已经不仅局限于企业内部数据库中的档案信息，还包括网络上的社会化信息资源，而且必须有效地存储音频、视频等半结构化和非结构化的信息，对数据存储提出了新的要求。(2)档案信息的多样性带来的分析问题。档案信息的多样性化，对传统的档案信息分析平台发出了挑战。随着档案信息规模的不断增大，挖掘有效信息的效率逐渐成为档案信息分析利用的瓶颈，分析处理需要的时间相应地增加，影响了企业对重要事件的响应速度。 六、大数据时代企业档案信息化建设的应对策略 (一)以完善的硬件、软件基础建设为技术支撑 企业档案信息化建设涉及档案信息的收集、加工、整理、保存、传递等工作，需要相配套的硬件、软件技术支撑。在硬件建设方面，不同的企业应根据不同的功能需要，配置相应的计算机、扫描仪、路由器、大型高速交换机等信息处理设备。在软件建设方面，结合企业管理的实际，在网络环境良好的前提下，以企业档案网站作为基础平台，引入企业档案管理系统，实现档案信息数字化与网络化。 企业档案网站是企业档案部门在网络上的站点，是企业档案部门面向世界的窗口。在企业档案网站建设过程中应根据需要设置档案工作管理、档案信息查询以及档案开发利用与服务等几方面的内容。档案网站以网页形式面向用户，同时需要对档案数据库进行操作，所以要求做到档案数据库与实际生产经营一致，例如，在对档案信息进行录入时，将档案信息与企业生产活动实行统一的编码管理。 (二)以健全的档案信息化标准体系作为制度保证 大数据时代电子文件大量涌现，电子档案如何管理成为企业面临的难题。实现企业档案信息化建设，需要正确统一的标准和规范，做好企业档案信息化标准制度建设。目前，我国已相继出台了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678.1-1999)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)等一系列国家标准[11]。考虑到不同企业实际情况差异较大，企业在档案信息化建设过程中需要结合自身特点，制定和完善企业内部的档案信息化标准体系。由于缺乏标准和规范，一些企业在对档案管理信息系统进行升级改造时，或由于原档案管理软件开发公司发生变故，或由于双方合作出现问题，企业需要重新寻找新的软件开发公司引入新的档案管理信息系统。由于不同企业使用不同的开发语言，导致了原先的数据库与新的软件无法很好融合，使用时频繁出现系统错误[12]。还有的企业与外界存在接口问题，导致许多操作只能是单项的，无法实现资源的相互共享[13]。因此企业在严格遵守国际、国内标准规范的基础上，需要建立健全内部档案信息化标准体系，如：企业档案管理系统标准、企业硬件设施标准、企业档案数字化加工标准、企业档案软/硬件系统工作平台标准、企业档案数据存储传输标准等，同时协助企业档案管理部门建立符合自身实际情况的档案管理办法。 (三)以严格的安全防护体系作为坚强后盾 大数据环境下，企业除了需要从技术上利用反病毒、反黑客等手段抵御不法分子的入侵，还要加强机密信息保护、信息资源共享、信息安全保障、信息审计等方面的制度建设，从根本上堵住商业机密和企业核心商业数据被泄露的漏洞。 1.机密信息保护制度 企业应对机密信息进行算法加密，制定机密信息使用权限，减少机密信息的接触者数量。应签订保密协议，防止有权限的使用者为了追求自身利益买卖企业重要信息。应建立机密信息的识别机制和退出机制，及时更新机密信息，同时对过时的机密信息进行清理，释放其占用的空间。 2.信息资源共享制度 资源共享是企业档案信息化的重要目标，但是也要制定对企业档案信息在查询、复制、传播等操作方面的严格规定，既要对档案信息进行分级，明确各个级别的档案信息的传播范围，也要对用户进行分级，控制非法用户无法访问非授权的档案信息。 3.信息审计制度 建立专门的信息审计与监控小组，依据统一的安全监控和审计流程，全程负责整个档案信息管理系统的安全监测和评估，对信息泄露风险提前预防、迅速发现、及时处理。 (四)以高素质的企业档案信息化人才队伍作为实施保障 企业档案信息能够转化为重要情报资源的一个必不可少的条件是拥有一支高素质的企业档案信息化人才队伍。从原始信息到有效情报的转化过程中，各种信息之间的关联性已经不完全是技术性问题了，许多关联信息只有生产、财务、销售等方面的业务人员才能识别。因此，企业的档案管理需要懂得技术和管理的复合型人才，能够熟练掌握办公自动化和各种管理软件，拥有较强的利用现代科技处理信息档案的能力。可以从以下两个方面考虑：(1)校企合作培养人才队伍。高等院校是人才输出的主要渠道，通过校企合作定向培养企业档案信息化人才。(2)定期培训提升员工水平。应定期有计划、有针对性地对企业现有档案管理人员进行业务培训[14]。大数据时代对企业档案管理工作提出了新的要求，所以要加强员工计算机使用水平、数字化信息技术、网络技术的培训，加强关于国家法律法规、党政方针方面的学习，加强企业生产经营流程、安全保密工作的培训，加强统计学、分析学等方面的培训[15]，增强档案信息开发利用能力。 七、结论 大数据时代的企业档案信息化建设是一项复杂的系统工程，是对企业信息资源的深度开发利用。企业首先应该进行整体规划，确立科学的目标，系统分析企业档案信息化建设的基础要素，理清各要素之间的相互关系，在此基础上应用现代化科技手段，引入档案管理信息系统，改变落后的档案管理观念，创新档案管理手段和方式，提高工作效率，为企业决策提供宝贵依据，进一步推动企业档案信息化建设健康快速地发展。标签：档案管理论文; 大数据论文; 企业档案工作规范论文; 信息化管理论文; 信息化规划论文; 工作管理论文; 工作标准论文; 技术管理论文; 信息化时代论文;