摘要：在新时期的发展下，档案管理对机关事业单位的运作有着十分重要的作用，档案管理的信息化建设能有效提升对机关事业单位的档案管理效率。加强对管理人员的专业技能学习，强化其对信息化建设的知识，能有效满足事业单位在信息化时代下对档案管理工作的有效运行，并提高机关事业单位对档案管理工作的质量保证，有助于强化历史资料的利用率，促进机关事业单位管理水平的提升。
关键词：机关事业单位；档案；优化管理；策略
1当前机关档案工作存在的一些现实问题
1.1机关单位档案管理缺乏有效管理监督机制
机关事业单位一般隶属于政府，一直以来在工作形式和内容上风格变化不大，在管理制度上也是如此。随着社会发展时代变革，机关事业单位的管理制度没有跟上时代变化，以至于一些传统工作方式已经难以适应当今社会发展需求。就目前看，机关事业单位内部档案管理制度上革新不多，导致在现行机制运行中制度不健全，管理上存在较大问题。有的机关档案管理缺乏有效监督机制，忽视了档案在机关单位中的重要性，在档案管理过程中没有按照流程进行，如有的档案卷宗标题、序列号不规范，卷宗内容缺少目录，组卷归档不系统、不合理，在档案收集过程中，缺乏有效甄别档案种类，一般档案和保密档案混放，更没有对档案管理全程进行有效监督管理，导致这些档案在归档借阅中缺乏保密措施，还有的机关内部领导对档案建设缺乏有效认识，档案室建设长期落后，有的档案室如同仓库，档案卷宗随意摆放、缺少必要存储设备。虽然机关档案工作也有相关管理制度，但重视不够、疏于执行，导致档案管理形同虚设。机关事业单位档案管理缺乏制度，将大大降低档案所具有的真实和利用价值，这也成为机关事业单位档案管理的重点。
1.2认识水平不足
认识水平不足同样属于机关事业单位档案管理工作存在的不足之一，机关事业单位领导、员工将档案管理工作视作后勤类工作便是这一不足的主要表现，这种情况的出现主要是由于档案管理工作不能凸显工作成绩、不能带来实际利益，这一认知下机关事业单位档案管理部门多由水平差、将近退休的员工组成，档案管理积极性降低、档案填写敷衍了事等问题也很容易因此出现。
1.3人事档案信息利用价值较弱
机关事业单位的档案不仅仅是对信息与数据的保存，更是对人事作决策时提供参考信息的依据，能对人事档案的信息利用率发挥出重要性决策。虽然人事档案管理工作对外界做到严格的保密性，但对于信息的利用率少之又少，机关事业单位没有认识到其有效的利用效果，没有对人事档案进行深入的了解，仅认为人事档案人员调动与整理档案时才有利用价值，对人事档案的信息利用较弱。
1.4档案管理人员不足且管理水平不高
档案管理其实是一份极其考验人的耐性的工作，工作过程琐碎，工作内容繁多，在管理时还需要足够的细心。同时，大部分的档案管理工作都被认为没有技术含量，不需要高知识高水平的人来完成，因此一般情况下都是由单位基层员工负责。而单位的基层员工未专业学习相关管理知识，缺乏经验提高业务水平，提高业务技能，要培养既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才，全面推进事业单位事业发展。完善档案管理人员待遇，建立人事档案管理人才机制。实现政府机关事业单位人事档案信息化建设是必要的，管理人员的素质水平和专业技能是决定政府机关档案管理是否成功的关键。此外，档案管理人员素质低下是当前机关事业单位的现状，但没有真正认识到自身综合素质的重要意义。档案管理缺乏与常规学习有关的管理知识，缺乏管理经验的总结，降低了事业单位档案管理的质量和效率。档案管理人员的职业认同度不高，工作不积极。
2事业单位档案管理的路径优化方式
2.1革新档案工作管理理念
由于一些机关单位档案管理缺乏有效的监督机制，相对于软、硬件不达标而言，档案管理思想理念的转变更加重要，由于机关单位属性特点，应对时代变化能力稍显滞后，档案管理理念受传统思想束缚影响较重，不利于适应新时代发展。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆因此要改变这样局面，首先要改变现阶段机关档案管理理念，要结合时代发展需求，以新理念、新技术推动机关事业单位实现高效档案管理。由于机关档案大部分有保密价值，在建档过程中要不断提升安全设置，加强对档案的安全管理。
2.2强化信息资源的安全性
随着网络技术的不断加强与迅速发展，许多不法分子会利用网络病毒对机关单位档案资料信息进行盗取，对工作管理造成严重的影响，并且由于档案管理人员的错误操作与系统故障也会导致档案信息的安全性遭到破坏，机关事业单位要在档案管理的信息化建设过程中，加强对档案、网络、主机以及数据的安全管理。机关事业单位部门还应定期与不定期对数据备份、安装防火墙或安装杀毒软件等，对档案的信息资源提供安全可靠的保护工作。
2.3档案管理库房利用新技术、新设备，全面实现现代化、智能化
机关档案要实现现代化管理，需要全方面对档案工作进行现代化建设，首先是档案库房管理上要实现现代化，要在档案室建立现代化管理系统，要全面应用计算机自动化技术，库房内文本档案仓库内要安装实时监控设备，对室内温度、潮湿、干燥等安全隐患进行自动监控和干预，由计算机智能程序负责，确保整个档案仓库 24 小时都会在监控下确保安全和防盗，解决了档案室需要工作人员人工监护问题。机关单位要尽量全面推广电子文档，电子文档具有节能环保、内容丰富、易于传递收藏特点，相对于纸质文档来说具有无与伦比的优势，而且电子文档更容易检索应用，使用者可通过移动网络输入相应指令，不受地域限制查阅、下载文档资料，体现了现代高科技带给档案管理使用上的便利。与此同时，机关档案管理工作者要积极将原有纸质档案文件转换成电子文档，通过扫描、影像技术将纸质文档资料转换成电子数据存入相应电子档案目录中，这些措施对机关事业单位档案管理工作起到优化作用。
2.4完善企业档案管理系统
为更好地管理档案工作打下了良好的基础。通过制定档案管理机制，规范人事档案管理，法规的规定，建立内部控制和责任追究制度，加强人事档案管理人员的责任和法律意识，规范人事档案管理，使档案管理的现状是更好的改进。
2.5提高财务档案管理人员专业素质，提高档案利用率
对于财务档案管理人员，其不但属于财务档案管理工作的实施者，同时也是财务档案管理的策划、执行和监督者，因此，为了保证财务档案管理工作的实行科学高效，档案管理人员需要拥有完善的档案知识和专业修养。在机关事业单位工作的财务人员，对财务档案的整理、编码、归档以及储存，都必须遵循会计流程进行。除了具备专业知识外，财务档案管理人员还要熟练现代信息知识技能，鼓励财务档案管理人员积极参加业务培训，不断提升自身的管理水平，与此同时，也要对档案管理人员的职业道德培训加以重视，定期教育本企业负责财务档案保管的人员，这不是一般的上课形式，是为了使他们在一定时期内，能快速增强自己的专业能力，丰富其财务档案管理的工作经验，从而更好地管理财务档案，提高工作效率。
结束语
综上所述，档案管理是机关事业单位工作中重要组成，长期以来，这项工作因缺乏重视，加之管理不善、管理工作者职业素质较低，新设备、新技术掌握不全利用率不高、发展相对滞后等一系列问题存在，导致机关档案管理工作一直在低水平状态徘徊，其作用难以充分有效发挥。改变这种现状就要对机关单位档案管理进行全面优化，以新思维、新方式、新技术推动机关档案管理工作，达到优化管理目的。基于此，以上内容就机关事业单位档案优化管理的实施策略进行了分析。
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论文作者:张岚
论文发表刊物:《基层建设》2018年第23期
论文发表时间:2018/10/1
标签：档案论文; 档案管理论文; 机关事业单位论文; 管理人员论文; 机关论文; 工作论文; 管理工作论文; 《基层建设》2018年第23期论文;