龙江县退役军人事务局
在机关和企事业单位中，办公室是作为综合协调部门和中心办事处存在的，是整个单位中各个部门沟通联系的纽带，为机关和企事业单位各种工作的顺利开展具有重要作用。在办公室中其资料管理属于基础性工作之一，而为了更好的适应办公室的发展需求，在实际中则需要采用现代信息技术来推动资料管理的现代化发展，利用信息技术提升资料管理的效率及质量，简化资料管理流程，进而为办公室工作的高效开展提供基础保障。
一、在办公室资料管理中运用现代信息技术的必要性分析
现代信息技术以通信、计算机、电子、光电以及自动化为基础，集信息的产生、转换、存储和加工图像、声音、数字及文字信息等多种技术在仪器的高新技术的总称。现代技术的发展，打破了传统信息传递中时间和空间的限制，使得任何地点、任何时间获取所需信息成为可能，在知识信息全球化的今天，基本已经取代传统管理模式，成为影响最大的学科之一。在办公室的管理工作之中，现代信息技术就是使用先进的技术，利用各种设备和信息系统协助人力完成各种工作，达到提升工作效率和工作质量的目的。在办公室资料管理工作中，现代信息技术的使用主要体现在收发文管理、会议安排、档案管理、公文流转、电子表格、文献检索、电子邮件等这些非结构化数据的处理和交换过程。
二、办公室资料管理的特点分析
第一，具有及时性，资料文件的管理，是各类信息往来的形式，上传下达。第二，具有指导性。办公室需要管理的资料当中，有许多都是国家政府的指导性政策和上级领导的批示文件，是下层开展工作必须遵守的依据，对这些文件的管理具有很强的指导意义。第三，具有广泛性。办公室资料作为信息的传递工具，涉及到的对象几乎包含了机关或者企事业单位和外界的方方面面，就有很大的广泛性。第四，具有连续性。办公室管理资料还需要对所有工作进行总结，保证所有工作都能顺利开展，具有明显的连续性。当今办公室内的资料管理工作呈自动化、信息化发展，现代信息技术在其中得到了广泛的应用，比如办公室资料管理就离不开各种办公软件。只有具备与时俱进的精神，在结合了办公室资料管理工作特点的基础上，充分有效地发挥现代信息技术的作用，就可以有效地提高工作效率，促进办公室资料管理工作的顺利开展。
三、在办公室资料管理中主要应用的现代信息技术分析
1.感测与识别技术的应用
感测与识别技术属于传感技术中的重要技术种类，通过感测与识别技术可以对办公室资料信息进行提取、识别、检测，将其与通信技术进行融合使用可以有效的提升资料管理中信息的收集效率，从而更加高效地对资料进行收集、整理、归档，进而提升办公室资料管理中对信息的感应能力。
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2.信息传递技术的应用
在办公室资料管理中信息传递技术属于其信息化建设中主要采用的技术种类之一，通过信息传递技术的应用可以利用网络来对信息资源进行传输，其可以有效的减少在资料传递过程中的流程，并且利用信息传递技术还可以保证资料的快速、安全的转移，在减少传递程序的效果下进一步的提升资料管理的可靠性，避免在资料传递过程中出现遗失、泄露等问题。
3.信息处理技术的应用
在信息处理技术的应用下可以根据办公室资料管理工作的开展要求来对资料信息进行存储、压缩、编码、加密等处理，这些管理流程可以保证资料的完整性、真实性。并且在信息处理技术的应用下其可以通过资料管理信息系统来执行程序指令，从而可以减少在资料管理中人力支出，提升资料管理的效率。
四、在办公室资料管理中运用现代信息技术的措施分析
1.转变资料管理理念
随着时代的发展，现代信息技术已经在办公室资料管理系统中普及，所以提高办公室工作人员的信息化意识，促进办公室资料管理工作由传统方式向信息化的转变。现代信息技术是一项高新科技，还需要落实经费、制定管理制度等许多方面得到落实才能实现，这一切都要得到领导支持才能实现。
2.改进资料管理方法
在市场上，适用于办公室资料管理的软件有许多种，并没有统一的标准，再加上办公条件和办公需求的差异，在对现代信息技术进行选择的时候，一定要考虑办公室的实际情况，添加传真机、扫描仪、打印机和计算机等设备，将一流的现代化办公带进办公室，取代传统的办公方式，实现资料收发、传送、处理、调用和保存的一体化，提高工作效率和工作质量。
3.加强管理制度建设
应当建立合适的制度，保证现代信息技术在办公室的应用有章可循。并且不断优化办公室中的各种资源配置，组织管理人员完善机关或者企事业单位的信息化整体规划，增强使用人员对信息办公自动化的了解，提升办公技能。信息化办公的建设，实现了企业各管理部门和行政机构的网络化，建立健全了各个职能部门的信息共享，管理人员在进行决策时通过信息数据及时、准确地获取，从而提高决策的准确性和有效性。
4.提高管理人员业务素养
办公室资料管理工作的开展，是通过办公室工作人员完成的。这就决定了办公室信息化办公系统的运行，与办公室资料管理员的业务素质息息相关。所以提高办公室资料管理员的专业理论知识和操作水平，是现代信息技术能否在办公室资料管理工作中顺利的开展的重要因素。办公室资料管理人员只有具有强大的信息素养，才能跟的上行政管理的信息化建设步伐。同时也要求机关或者企事业单位培养一定数量的高素质、善服务的办公室软件开发与维护的员工，从而为办公室资料管理的信息化建设提供有力的技术支持。
结语：目前在办公室资料管理中可以采取的现代信息技术种类较为多样，因此需要根据资料管理的实际需求及实际条件来对相关的信息技术进行选用，以此来进一步的推动办公室资料管理的信息化建设。同时在资料管理中还需对其管理理念及时的进行更新，充分利用网络技术、计算机技术、办公自动化等现代科技手段，并结合现代管理系统理论，全面提升办公室资料管理的效能。
参考文献：
[1]李英武.浅谈档案管理中现代信息技术的应用[J].办公室业务,2018.
[2]杨小鹏,王惠萍.关于档案管理信息化建设若干问题的思考[J].办公室业务,2017(20):33.
论文作者:赵微
论文发表刊物:《中国西部科技》2019年第9期
论文发表时间:2019/11/22
标签：资料论文; 办公室论文; 现代信息技术论文; 信息论文; 技术论文; 管理工作论文; 企事业单位论文; 《中国西部科技》2019年第9期论文;