摘要：工程设计单位的电子文件图纸利用动态数据库完成出图，归档，完整的体现了设计单位信息化水平、使用CAD绘图确实产生了大量的电子文件图纸、系统、齐全的设计档案可以充分发挥凭证、查考、科技储备的作用，有必要从制度、人员、方法几个环节努力提高工程设计类档案的归档完整率，而电子文件图纸的归档要求越来越高，如何在图纸输出把好最后一关，标准的电子文件图纸管理是档案管理的一个重要环节。
关键词：CAD；工程设计；归档管理；设计人员
前言
近年来使用CAD绘图确实产生了大量的电子文件图纸。电子文件图纸的归档要求越来越高，如何在图纸输出把好最后一关，标准的电子文件图纸管理是档案管理的一个重要环节，工程图纸是工程设计人员最终的劳动成果，同时不仅起到历史凭证和工作查考的作用，而且也是质量、环境、职业健康安全“三标”管理体系检查中不可缺少的依据，纸质档案具有原始性、真实性、完整性、安全性，电子档案则是计算机信息技术发展的产物，如今电子文件相对于传统的纸质档案来说都发生了巨大的变化，对于提高设计工作效率起着极大的作用，所以保证电子文件图纸的完整、安全和有效利用势在必行。
1.工程设计档案收集工作中存在的问题及原因分析
目前，据不完全统计，中小型设计院（所）工程设计档案归档工作存在相当严重的不完整现象，表现为建设周期长、时间跨度大的设计项目档案材料不完整、丢失；部分设计文件材料长期滞留在设计人员个人手中，破坏了科技文件材料自然形成的成套性，导致归档资料残缺不全，很难收集；电子文件没有统一规范的管理模式，处于自发形成和保管状态，散落在设计人员手中，造成电子档案损坏、失效、散失等，破坏了电子文件的系统完整性，以至无法提供利用，或利用范围狭窄，只能是业务人员之间相互传阅，效率低，无法实现科技档案资源的充分共享，其主要原因在于：
（1）制度问题：档案管理系列制度不健全，执行制度不严格，致使归档工作无章可循，具有很大的随意性。
（2）人员问题：领导不了解文件归档的必要性，不重视归档工作，缺乏督导；工程设计人员或受传统小生产习惯势力影响，或是担心资料被他人丢失，或是无时间整理，或是不明确归档范围，将文件资料据为己有，取用方便，不及时清退；档案人员有畏难情绪，不积极主动收集和督促清退文件，未提供快捷有效的档案检索服务，使得技术人员宁愿自行保管文件资料，随时取用。
2.如何提高工程设计档案归档完整率
当前，工程设计文件材料收集工作中存在着归档不完整的诸多问题，违背了城建档案系统，完整的固有规律，影响了工程设计档案的质量和使用价值，提高工程设计文件材料的归档完整率是必要的和紧迫的。针对问题存在的原因，可以从制度、人员、方法几个环节着手，逐步提高工程设计档案的归档完整率。
2.1建立、健全档案制度
要做到工程设计档案归档齐全完整，必须要从制度上约束，制定完善的归档制度，明确归档目的、时间、原则、要求、范围等，使归档部门与相关部门有章可循，为增强归档制度的权威性和约束力，应依据《档案法》等有关法规制定，归档制度一经建立，则严格执行，以发挥实效。
（1）规定明确、详细的归档范围，依据国家档案局、建设部颁发的归档范围相关的规定，结合工程设计活动的特点，制定明确、详细的归档范围，是保证归档齐全的重要前提，归档范围应适度，从工程设计的整体概念出发，根据工程设计中形成文件材料的种类，把握重点，兼顾全面，明确，详细地规定出各个设计阶段的范围。
（2）建立逐级管理责任制。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆责任制是加强工作责任心、提高效率，保证秩序的一项有效措施，要想收集一套系统完整的档案资料，首先工程设计人员要有较强的档案意识和责任感，积极配合档案人员进行档案归档工作；其次档案管理人员要经常深入到工程设计实际中去，注重了解工程设计的速度，在工程设计新阶段前，就下步工程归档的归档问题及时提醒有关领导和人员注意，并提出具体的归档要求，建立由主要总工一档案管理人员¬一室主任一项目负责人组成的逐级管理责任制，归档工作落到具体人员的岗位职责中，可以使归档收集工作的每一环节，避免遗漏设计活动中形成的文件材料。
（3）编制归档通报制。每年的总结通报上一年归档情况，质量好，归档率高的项目给予表扬，同时批评归档率差的项目所室，此外向全院员工通报档案室工作成绩和不足，通报结果与人员的项目承包奖、设计评优奖挂钩。编制归档通报是档案管理制度，一方面，以其公开、公正的方式在员工中是一种主动清退设计文件、积极配合归档工作的风气，并且是对归档意识、不主动清退设计文件资料人员形成一种无形的压力。一方面，其合理地运用经济原则，结合物质奖励与惩罚，归档工作设计文件材料形成，积累的监管，促进归档材料的完整。
（4）阶段定期归档制。按预可行性与工程可行性研究，施工图设计、施工及竣工验收不同设计阶段相应的归档要求，分阶段定期归档，原因在于基本建设是按照一定的层次进行的，大、中型项目工程项目设计的周期性较长，相关人员变动也较大，如不分阶段归档，大量的科技材料挤压在形成部门，对生产业务部门 是一个很重的负担，而且维护有关文件材料的完整和安全。
（5）随时归档制。针对时间紧，任务重的项目，设计人员加班加点工作，文件材料形成很快，分阶段定期归档制度已不符合，这就要求建立随时归档制，加快节奏，提高效率。
2.2树立档案意识，提高档案服务质量
提高工程设计文件材料的归档完整率，仅仅建立完善归档管理制度是远远不够的，只有在工程设计人员中普遍归档意识，提高归档专业人员的服务质量，才能自觉严格执行归档管理制度，形成主动清退文件与优质服务的良性互动，否则归档制度都是空谈，为此应做好以下几点：
加快提档速度，改进服务态度。科技档案管理的目的利用，对于科研人员，时间就是成果，所以档案人员应以尽量限度缩短用户查找档案信息时间为己任，加快提档速度，态度耐心、热情，接触工程设计人员的思想顾虑。
2.3采用灵活多样的档案收集方法
采取灵活多样的工作方法，多途径，多方式收集档案室提高档案完整性的重要环节。平时注意了解本单位各个方面的工作内容、特点、程序、产生文件的情况，做到向谁收、何时收、怎么收等心中有数，这样就能有计划的督促文件材料清退归档，堵塞文件散失的漏洞。
2.4利用专业档案馆的人才优势
专业档案馆是市政府所属的科学文化事业机构，所有工作人员都具有档案管理的专业知识，可针对各专业部门的要求档案收集、整理、分类编目、建立利用台账服务，达到可直接入库保管并提供利用的目的，减少有关部门因人员工作繁忙，专业知识欠缺引发的档案管理工作薄弱现象。
3.结语
综上所述，只要建立起规范的档案管理制度，树立良好风气，提高服务质量，采取行之有效的归档收集方法，就可以提高工程设计档案的归档完整率，充分发挥工程设计档案科技储备的作用。
参考文献：
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[2] 黄运成，水运工程设计文件材料的归档范围[J]，档案学通讯，2014.
[3]峁荣珍，电子文件归档与电子档案管理面临的问题及对策[J]，治淮，2013.
论文作者:王斌
论文发表刊物:《基层建设》2017年第12期
论文发表时间:2017/8/25
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