摘要：在社会经济快速发展的同时档案管理工作重新引起人们的关注。当前电子信息技术的快速发展，促使档案管理从过去纸质管理方式过渡到当前的电子档案管理，实现了档案管理的跨越式发展。对电子档案管理的特点、作用、优势等方面进行分析。
关键词：档案管理；电子档案管理
引言
信息技术是随着计算机发展而来的一种管理方法。与传统的档案管理方法相比，计算机技术具备很多传统方法无法比拟的优势。计算机能够提高档案管理工作者的工作效率，加快档案检索速度，加强档案安全，增长档案的寿命，降低档案管理成本，提升档案管理水平。随着计算机的普及，档案管理工作早已无法离开计算机技术。因此，加快计算机技术在档案管理中的应用是现代档案管理的客观要求，只有充分掌握了计算机技术，并将计算机技术应用到档案管理工作中，档案管理工作才能符合现代档案管理的工作模式，提高档案管理水平。
1、电子档案的具体特点
1.1、电子档案具有依赖性和不可识别性
传统的纸质档案依靠的载体主要是纸张，而当前的电子档案主要依赖于计算机软、硬件以及网络系统，这也是电子档案和传统的纸质档案最大的不同。通常情况下，纸质档案主要依靠人工识读来记录符号，具有可识别性。而电子档案主要依靠数字代码进行记录，必须依靠专门的计算机解码才可以进行识别。
1.2、电子档案具有信息与载体之间的可分离性
通过上述对电子档案特性的分析可以看出，虽然电子档案相比传统的纸质档案更加便捷，而且给人类科技、经济、文化等方面带来了很多好处，但是随着深入研究可以发现电子档案存在着一些新问题，例如，信息的安全性无法得到保证、信息容易被改动、更容易出现错误等等，这些问题不解决势必会阻碍电子档案的发展。随着使用时间的增长，电子档案暴露出来的问题会越来越多，这就需要电子档案管理人员能够不断丰富自身的专业能力，对问题积极地采取措施，提高电子档案的质量。
1.3、电子档案具有信息共享性
传统的纸质档案管理的利用条件往往是同一个时间只有一个用户可以使用一卷档案，而且受到空间的限制。而电子档案则解决了空间的限制性，利用者可以在任何地方，任何时间使用不同的档案，这也体现出了信息的共享性。
2、当前电子档案管理的现状分析
2.1、缺乏有效管控机制，管理水平严重不足
目前，虽然一些企业制定了电子档案管理制度，但是缺乏长效的运行机制。目前国家现有《中华人民共和国电子签名法》、《保密条例》、《中华人民共和国档案法》，以及各行业、各地区的《电子档案管理办法》、《电子档案管理规范》等基础法律。不能为具体工作提供理论依据和行为规范，电子档案管理仍缺乏完善具体的法律法规，基础支撑和环境保障都存在不足之处。导致管理水平低下，严重制约着电子档案工作的开展，也就不利于企事业单位档案工作的进行。
2.2、信息安全性问题
由于每个电子档案都是单独的个体，而且可以时常对其进行修改，因此，在实际存储的过程中就容易被他人任意更改甚至剽窃，对电子档案带来了很大的安全隐患，电子档案的出现给档案工作人员带来便捷的同时也带来了更多新的问题，各种病毒软件的出现和不同网络黑客的袭击，时常威胁着电子档案的信息安全，这给人们的信息安全带来了很大的困扰。
2.3、专业管理人员稀缺，难以满足管理需求
传统的档案管理工作，储备的大多是思想陈旧，不熟悉电子设备的大龄人员。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆思维固化不懂创新，缺乏工作热情和积极性，态度和认识都不够端正。不能满足电子档案管理的工作要求，工作方法都有待转变提高，专业的电子档案管理人员稀缺，工作不能取得突破进展。同时，企业忽视电子档案的宣传和教育，不能给人才提供适合成长的外部环境，造成了电子档案管理运行的低效化局面。
2.4、档案信息不稳定
受信息载体多样性和不稳定性的影响，对电子文件进行存储的载体使用时间有是有限制的。就算是稳定性相对强的光盘，在不同外界因素的影响下，都会或多或少地对信息造成一定的破坏，最后导致无法正常使用。与此同时，电子技术日益发展，在技术、设备的更新上也在发生巨大变化，对不同型号的设备和软件的运用，产生的电子档案信息载体也是有差异的，在各个设备的兼容性上都有差异，很难对其进行控制。因此，如果存储时间太久，可能会导致无法正常读取的现象。
3、改善档案管理中电子档案管理的建议
3.1、建立长效管控机制，完善管理规章制度
企事业单位应将电子档案管理制度加入到日常运营制度之中，以规范统一的标准，理顺档案管理的流程。执行奖惩问责制，鼓励电子档案馆藏模式，并形成长效的运行机制，使档案工作科学、有效地进行。国家应增加电子档案方面的法律法规，尤其要加大具体法的出台适用。如注重实体工作的法律《全国档案信息化建设实施纲要》和《数字档案馆建设指南》，来给电子档案工作提供较为明确的理论依据，同时也给予基础保证和支持。
3.2、完善防盗损失系统，保证档案利用安全
设置电子档案软硬件时，安装杀毒软件，使用防盗系统；在收集电子档案时，要做好源头管理，加强文档前端质量的管控；同时要对电子档案进行备份，加密处理；按规定流程和技术要求，设置访客权限，加强对使用者的身份、意图审查；开启电子档案的全程监控和自动记录功能，做好后续跟踪处理。通过系统的防盗损失体系，将使用风险降到最低，保证电子档案在安全可控的基础上，最大程度地为需求者提供服务。
3.3、严格管理电子档案存储载体
加强对档案馆的建设力度，由于电子档案存储载体受环境影响很大，为了保证环境的稳定性，结合档案所需环境条件因素建立专门的档案馆，加强对档案载体的保护，同时定期对电子档案进行检查。使用合理的电子设备和软件，在技术通用和兼容的环境下，对电子档案存储载体做更广、更全面的提高，从而提高档案的可用性。
3.4、培养专业技术人员，提高管理素质水平
可通过定期的培训与讲座，给管理人员提供外部学习的环境氛围。同时，在人员聘用选拔之初，要提高录用标准，选择精通计算机、文档处理的复合型人才加入到工作中。已经从事或是有意向从事电子档案管理的人员，要加强自身电子档案相关知识的学习，在具体工作中不断实践，增强业务水平达到高效、快捷的工作状态。以科学思想指导档案工作，提高工作积极性，注重档案资源的积累，以期达到馆藏数字网络化、密集缩微化的保管效果，最终做到将信息资源利用最大化处理。
结束语
在具体的电子档案管理过程中，虽然会使档案管理人员的工作更加简单方便，但是作为档案管理人员也应该不断地掌握电子档案的管理方法和技巧，发现其中存在的问题，并结合自身的专业技能和经验，找到问题的解决方案。做好电子档案管理，不仅对管理人员的专业素质和能力要求更高，同时也对档案管理部门的领导提出了新的挑战，通过加强对电子档案的重视性，来发挥出电子档案管理的最大优势，提高电子档案管理的工作效率。
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论文作者:黄妙玲
论文发表刊物:《基层建设》2018年第15期
论文发表时间:2018/7/27
标签：档案论文; 电子论文; 档案管理论文; 工作论文; 管理人员论文; 载体论文; 纸质论文; 《基层建设》2018年第15期论文;