摘要：人事档案即员工的档案资料，不仅包括姓名、年龄、身份证号码等基本信息，还包括联系方式、工作经验、学历水平、自我评价等内容，是企业对员工进行初步了解的依据，在人力资源管理中具有重要地位，人事档案管理的规范化不仅关系到企业的人事管理工作质量，还会影响企业的相关决策，规范电力企业人事档案管理势在必行。本文研究人事档案管理的重要性及规范人事档案管理的措施。
关键词：电力企业；人事档案；重要性；规范管理
引言
企业人事档案是组织、人事、劳动等部门在人事管理工作中形成的材料，包括干部档案和职工档案，是企业人事部门在招录、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现及工作变动等情况的一系列材料，是企业历史地、全面地考察了解、使用和管理员工的一个重要依据。
1人事档案在电力企业的重要性
人事档案是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映，是社会公共信息非常重要的组成部分。通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、技能等级、社会关系、政治面貌、奖励惩罚等情况，可以为个人求职、组织求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据，还可以为评定职称、办理社会保险、退休手续、出国政审、涉外公正、报考研究生等提供相关材料。电力行业是装备密集型和技术密集型的企业，人才的选拔利用对电力系统安全稳定运行至关重要。因此，电力企业结合工作实际、借助人事档案，把知识水平高、能力素质强、作风品行好的人才选派在关键岗位和重要岗位上，为电力经营管理、安全生产、优质服务领航掌舵、保驾护航是电力企业的首要任务，也是一项非常严肃谨慎的工作。因此，为了企业更好的发展前景、实现企业高效、科学的人力资源管理与开发，人事档案所起到的作用是非常重要的，是不可低估的。
2对于人事档案管理的规范方式
2.1加强人事档案基础管理
传统的人事档案管理工作模式主要使依靠人工撰写然后记录在纸质档案上并储存，工作的出错率也较高，且容易出现因管理不善造成的材料损毁遗失等问题，但这种工作方式在某种程度上仍然是现阶段不可替代的方式。随着经济的发展企业规模的不断扩大，人事档案的数量增多，管理保存难度显著增加，企业和管理人员对干部人事档案更不能忽视人事档案的重要作用，要加强对人事档案的基础管理，建设符合企业发展需要的档案室、查阅室、整理室等，管理人员在日常管理中应增强责任感和积极性，结合国家现有的档案法、上级单位的档案管理制度建立电力企业人事档案管理的相关制度，并严格按照档案管理制度加强管理。档案管理人员在对纸质档案的管理保存时也应即时做好防潮、防火、防虫与防盗工作，例如定期检查档案室、严格实行禁烟禁火条例、通过合理使用干燥剂与除虫药做好档案室资料的防潮防虫工作。
2.2合理利用现代的信息技术进行人事档案管理
为了实现档案信息资源的最大限度的开发和利用，提高档案管理的工作效率，实现对企业生产和管理的促进作用。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆人事档案管理部门应该摒弃以往传统守旧的管理模式，以往人事档案管理的方法主要是通过管理人员的人工操作，管理模式十分笨重并且事故率较高。随着现代化信息技术的不断进步，企业可以尝试利用现代化的技术手段实现对人事档案的管理，这样可以使原本复杂的人事档案管理更为自动化、一体化、网络化，方便人事档案资料的统筹规划管理，实现档案的潜在价值的合理运用与开发，化被动为主动。传统的人事档案主要记录在纸张上，这样对档案的保存环境和空间有着较高的要求，通过计算机技术的应用，实现了人事档案的网格化管理，档案管理人员可以合理利用现代化信息技术改革以往繁琐的档案管理工作，将原本的纸质档案转变为数字化的计算机信息进行存储，这样不仅减少了大量的档案存储的空间使用，而且还便于人事档案的管理和之后的调档查找。另外，还可以建立企业内部的信息网络连接，实现档案信息资源的共享，方便各部门的调度使用。
2.3提高档案管理人员的管理能力
提高档案管理人员的管理能力是规范人事档案管理工作的重要举措。首先，建立专业的档案管理部门，应聘并选拔一批专业的档案管理人才，档案管理人才要具备专业的技能以及必要的理论知识，因此，需要以专业能力与理论基础为选拔标准，选出高素质的档案管理人员，严格把关控制，提高档案管理队伍的整体水平。其次，定期培训，提高档案管理人员的专业技能与管理能力，提升档案管理人员的自身专业修养，使档案管理人员能较好地适应电力企业对档案管理要求。最后，制定考核制度，对管理人员的专业能力与理论基础进行考核，督促档案管理人员不断学习，使档案管理人员不断充实自己，提高自身能力，认真工作，丰富知识，提高工作效率。
2.4建立人才数据库
企业的发展过程中对人才的需求量是每日剧增，因此人事档案管理工作在原有的基础上要对人员的信息进行确认和清查，将弄虚作假、浪费企业管理资源的废弃档案清除掉。对存档的范围也应该扩展，将个人的可以公开的信息分类的储备，建立起一整套专为企业服务的，真实的人才数据库。派遣专人动态管理，将个人信息随时的更新，根据人员职务、职位的不同将人员信息分门别类的管理，相对于企业重要的人员对其的信息的收集应该更为详细。现代的人事档案管理工作还可以利用多媒体手段更多的记录个人信息，扩展信息量，提高整体的使用价值。
结束语
综上所述，人力资源是企业的核心竞争力，人事档案是企业引进人才、选拔人才、任用人才的衡量标准，更是企业正常运转的重要保证。人事档案管理能够提升人才的利用情况，利于合理分配和整合企业的人力资源，进而促进企业整体发展，推动企业奖罚制度的完善，提高企业利益。同时，人事档案管理也需要做到与时俱进，在经济多元化的今天，其必须能够适应时代、社会的需求和要求，积极应对新挑战，不断改革。因此，我国电力企业需要认清当今人事档案管理的发展趋势，改变传统观念，积极引进现代化理念和技术，逐步建立和完善管理系统，创建企业人事档案管理平台，优化信息、资源利用，促进人事档案管理工作的顺利开展，从根本上提升企业竞争力和利益。
参考文献：
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论文作者:任艳荣
论文发表刊物:《电力设备》2019年第2期
论文发表时间:2019/6/13
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