摘要：在基层单位中,档案安全保密作为档案保管工作的重要内容,理应得到广大员工和领导干部的重视和支持。但一些单位在档案安全保密工作中因为各种原因出现多种问题，因此，加强对档案安全保密工作宣传的广度和力度,力保从文件归档到档案销毁实现全过程控制，严格档案查借阅审批程序,实施档案查阅监督控制,确保档案信息安全，为单位基础工作提供更加优质的服务。
关键词：档案安全；保密工作；重要性；现状；对策
1 档案安全与保密工作的重要性和特点
1.1 重要性
档案安全和保密工作有着重要的价值，这种价值根据档案管理主体的不同有所区分。第一，如果档案管理主体涉及的是企业单位，那么档案本身会存在较大的经济价值，做好档案的安全和保密工作，可以有效防止商业泄密的产生，进而保证企业本身的经济效益。第二，如果档案管理主体涉及的是政府机构以及事业单位，那么档案本身会具有一定的政治及其他价值，做好档案安全和保密工作，减少政治泄密事件的发生，有利于政府以及事业单位工作的顺利开展。
1.2 特点
档案安全和保密工作主要有两方面的特点：第一是档案安全和保密工作实行单项负责制，也就是只对上级负责。档案之所以要进行保密，是因为其内容不宜公开，所以档案管理负责方向对上不对下。第二是档案安全和保密工作对内不对外。这个特点主要指的是一些档案可以在内部进行公开，但是在外部需要保密。简言之，就是档案安全和保密工作对上不对下、对内不对外。
2 档案安全保密工作现状
2.1 档案安全保密人员能力不足
一些基层单位工作人员档案安全保密意识淡薄，认为只要按照国家的相关法律规定管理档案，就能杜绝档案信息泄密，放松了对安全隐患的警惕。信息技术的迅速发展,传统的纸质化档案管理的弊端日益明显,为了顺应时代发展的要求,档案安全管理开始普遍将纸质化档案转为电子化档案,使得档案在使用和保管水平方面均得到较大的提高。电子化档案存在信息系统中,信息系统遭到黑客、病毒的侵袭,或信息系统突然死机不运转,均易使档案出现泄密的危机,而当信息系统出现这些问题时,档案安全保密人员无法及时地规避这些问题给档案保密工作所带来的损失。
2.2 缺乏有效监管
档案保密工作是基层单位保密工作的重要组成部分,部分基层单位忽视档案工作,从而忽视档案保密工作,致使档案保密工作缺少必要的监督部门、监督人员和监督措施,对档案借阅从人员培训、签字审批、档案收集、档案调卷、档案查阅、档案借出、档案鉴定销毁未能全程控制,可能导致泄密事件的发生。
2.3 基础设施落后
目前，在通信和计算机网络泄密隐患很多：一是信息与网络安全的防护能力较弱；二是对引进的档案信息技术和设备缺乏保护信息安全所必需的有效管理和技术改造；三是网络管理滞后，保密技术防范设施落后。
3 做好档案安全保密工作的对策
3.1 提高基层档案安全管理人员的职业素养
提高基层档案安全管理人员的职业素养对于保障档案安全保密工作起着重要作用。基层档案安全管理人员应该准确意识到自身的职责所在，专心于本职工作，并努力学习相关业务，对于该岗位持以热爱之心，熟练掌握档案保密、文献编撰、归档管理等方面的基础专业知识，逐步提高自身专业技能。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆还应对其档案安全管理人员进行定期培训指导，让基层工作人员充分把握党和国家相关的企业档案保密工作法律法规，或是其他政策规定，运用自如的将档案安全管理知识运用到实际工作当中，完成上级领导所交代的各项业务归档管理工作。
3.2 加强保密宣传，强化制度管控
加强保密宣传，强化制度管控，必须建立一支符合实际的基层保密工作队伍，成立单位保密工作领导小组，有一名领导专门负责保密管理工作。为使档案事业健康发展，一要严格杜绝非密文件、高密级、绝密和一般密级文件混合保管、混合组卷、混合提供，避免机密扩散。二要加大对档案法规的深入学习与舆论宣传力度，强化保密人员的保密责任意识，增强保密法制观念，依法做好治密。做好基层保密各项工作，需从以下几方面着手：一是保密管理和宣传工作是每个档案管理和工作人员的职责，基层单位档案法制建设进程，在一定程度上除取决于自身要素外，在很大程度上还会受社会环境的影响。根源是宣传不到位，执行力也不到位。二是规定不同的审批手续，建立完善档案相关制度，如除了档案保密制度、保密档案登记制度、保密档案库房管理制度、保密档案查阅制度、保密档案借阅审批制度、保密档案复印制度等制度外，档案管理人员、保密工作人员还要结合实际，在开展保密档案利用工作的同时，根据密级等级规定的要求，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围；严格审批手续，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。三是为便于密级文件操作和管理，各项档案利用规章制度都必须简明严密，做到密级档案利用工作有章可循。
3.3 加强档案监督工作
在基层单位档案使用当中，应该根据不同使用者的使用目的，把握好其思想、心理动机，对其进行重点监护，以此加强档案的监督工作。建立完善的监督机制是档案监督工作的有效方法，能够有效避免档案保密与利用之间的冲突。例如建立阅览制度，在阅览室安装监视器，对于部分想要获取密级档案的使用者，通过监视器可以监控其是否会做出违规行为。又如对一些在翻阅资料时有沾口水习惯的使用者，应作出文明规定及时提醒使用者。无论建立何种监督制度应该注意的是，必须文字简洁且便于实施，并在实施的过程中不断更新和完善制度内容，根据具体的情况来分析不同使用者所能够使用档案范围，使档案管理工作做到有章可依，而档案管理人员在利用者查阅资料的过程中，也必须严格做好监督工作，确保企业档案的完整、文件信息不外泄。
此外，除了上述所应做好的档案使用监督工作，还要进一步完善监督措施。档案管理人员不仅要细心观察，与档案使用者还要进行多方面的沟通，并善于抓准宣传机会，为档案使用者传播保密意识及其相关管理制度。在档案使用者查阅完后还要勤于检查，以便及时发现存在的问题并做好相应的准备措施。若是发现损毁档案等严重的违法行为，档案管理人员必须及时上报上级领导，才能进行查处，防止过多的损失发生。
3.4 对于特殊档案进行加密处理
对于基层单位特殊档案,可以赋予特殊的加密处理。对原件进行销毁,对字符赋予加密。这样,即使不法分子得到档案也无法解读档案的内容。在加密的同时要做好对解密软件或者工具的保护作用。二者的保护都应当重视。对于有关国家安全稳定的文件可以实行多种分段加密。可以将一份档案分成几个批次,对于每一批次都给予不同的加密方式,由多种机构管理解密方式,对于特殊的,关系国家利益的档案还应当二十四小时看守,应当将一份档案分成若干份存储在不同介质的不同地域。这样,不仅最大程度上确保了档案的安全,也使得档案的保密性得到提升。
4 结语
无论是个人还是单位组织都需要用档案来记载成长或是发展的经历。对于基层单位这种组织性比较强的群体来说，档案代表着整个基层单位的前途，若是档案流失或是被泄密，都会造成无法挽回的重大损失。因此，基层单位必须要加强对档案保密工作重要性的认识，并以此为基础探索出更多对档案安全保密工作有效管理的措施。
参考文献：
[1]王红静.事业单位档案管理中的保密以及有效方法[J].办公室业务，2016（14）：90.
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[3]薛丽倩.关于新形势下加强保密工作的思考[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2015（10）.
论文作者:刘世奇
论文发表刊物:《基层建设》2019年第27期
论文发表时间:2020/1/2
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