摘要：本文笔者通过对技工院校在人事档案管理工作中存在的管理体系不完善，专业人员匮乏，归档意识薄弱，档案服务水平和利用率低等突出问题和不足，进行了深入分析，并结合实践，给出了相应的解决对策。
关键词：技工院校；人事档案管理；对策
引言
近年来，国家出台各种鼓励政策，采取有力措施，为技工教育创造了很好的外部环境，也带来极大的发展机遇，技工院校进入了快速发展阶段。在人才培养、教育教学、科研水平、师资建设和社会服务等方面有了显著提升，但也会面临着很多问题，人事档案管理就是其中之一。人事档案是技工院校档案的重要组成部分，是院校推进人事制度改革、教师队伍建设等工作的重要参考资料和决策依据。人事档案管理存在的问题，主要体现在管理制度不完善、责任落实不到位、缺乏细化的标准和创新的工作方式、现代化、信息化程度不高等方面，制约了人事档案管理的服务功能。技工院校要从根本上解决这些问题，就要完善管理体制和工作制度、细化工作标准、提高工作人员综合素质和服务水平，实现档案管理信息化，建立人事档案管理长效机制，为技工院校发展提供强有力的支撑。
一、人事档案管理存在的问题
（一）管理体系不完善
随着技工院校的不断发展与师资队伍的壮大，在职人员迅速增加，大多数技工院校没有健全的人事档案管理系统，档案管理不规范、存档意识薄弱、存放方式和管理方式陈旧，特别是现阶段，人事档案又一次进行大量的整理及改版，专项审核和干部管理利用等方面工作量非常大，要求更高更严格，但院校的档案管理体系仍采用原有的管理模式，导致人事档案管理的效力发挥不够，制约了管理服务水平和管理成效。
（二）专业人员匮乏
人事档案工作是一项保密性很强的工作，是一项默默无闻的工作，绝大多数人事档案管理员是兼职人员，常被其他本职工作所困扰，且存在专职人员数量少、学历知识面不高、年龄总体偏大等问题，而从事人事档案管理工作的人员必须要经过系统的业务培训，具备更专业的知识和技能，具有宽广知识面，才能适应信息化发展的需求。但由于体制、岗位数量等问题，多数人对人事档案管理工作不够重视，对人事档案工作的认识不到位，档案管理部门长期没有新成员加入，缺乏热情和工作创新，弱化了档案管理工作。
（三）归档意识不强
目前，人事档案的保存及内容还不尽人意，比较突出的问题是归档材料不完整、不规范。尽管国家对档案管理有明确规定，但从实际层面来看，由于管理分散和技工院校体制问题，档案收集工作困难重重。人事档案归档材料涉及相关单位、部门及个人，多数人员意识不到相关材料重要性，认为可有可无，不积极报送；有些涉及隐私等材料，自身也不愿意公开。记载干部的履历表、登记表、工资表、任免表等材料记载信息简单不完整，不能全面反映干部信息。多数院校的人事档案资料依然以纸质形式保存，信息的保管和保存也主要依靠书写记录的方式来实现，这种存储形式极易受到外界各种因素影响，受损可能性较大。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
（四）服务水平和利用率低
长期以来，院校一直把档案的收集整理、归档备查等作为重点工作，注重档案完整性和归档材料的数量，重视档案的保存保管，对档案的利用方面没有足够的认识。以纸质文档的形式存储的干部档案信息载体形式单一，传递速度慢，使用价值低，不能实现科学存贮和信息资源共享，严重影响了人事档案管理工作的服务效能。干部档案管理手段相对落后，基本处于手工操作阶段，缺乏先进管理设备和手段，对人事档案的管理和使用还处于较初级的阶段，越来越不能满足院校管理及广大教职工对人事档案使用的需求。
二、完善人事档案管理的对策
（一）完善管理体制，强化归档意识
要做好人事档案管理工作，必须严格执行国家颁布的政策和规章制度，并结合院校自身实际情况，整合人事档案管理机构，加强人事档案工作人员队伍建设，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，细化人事档案管理工作流程，明确人事档案管理部门的管理职责，提升人事档案工作的管理水平。通过各种方式加大档案工作宣传力度，从意识入手，提高重视程度，让教职工切实体会到，人事档案在院校人才选拔、职称评聘、落实相关待遇等方面起到的重要作用，进而激发教职工关心重视人事档案的热情，提高其归档意识，引导其积极主动移交重要人事档案材料，形成全员参与档案管理工作的良好局面。
（二）充实档案内容，提高服务水平
人事档案是组织人事工作的重要信息来源，而现有的人事档案内容不能完全满足为学校组织人事工作提供高质量的服务要求。在人事档案管理中，要认真做好干部档案材料的收集和归档工作，实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。人事档案管理质量取决于收集和补充的档案材料的质量，对收集到的材料，要从手续是否齐全，表述是否准确精练等方面进行认真细致的鉴别。注重对反映干部本人成长履历、知识结构、科研水平、专业特长和业务成果等方面的材料收集，做到档案载体多样化，充分体现不同岗位人员的档案特点。
（三）更新管理方法，开展信息化管理
掌握现代管理技术和方法是技工院校人事档案管理工作进一步完善的重要保障。人事档案管理现代化离不开档案信息化建设，信息化技术也应是人事档案管理的有效手段与服务模式。实现人事档案利用互联网技术共享，以便于信息的充分利用。我们应在保留纸质版的同时，推进电子信息化管理进程，将人事档案材料从纸质档案转变成电子档案，实行多元化管理模式，建立数据库检索工具，从而更有利于档案管理部门查找、比较、分析和统计档案工作，也能对人员情况进行研究总结，为师资队伍建设提供可靠的信息统计分析和预测，更实现了档案材料的有效保存。真正实现用档案传承历史、服务当代、展望未来。
（四）加强管档人员队伍建设，提高专业素质
建立一支熟悉业务、相对稳定的高素质、复合型人事档案管理专业队伍，是做好人事档案管理工作的重要保证。要达到这种新要求，工作人员不仅应具备较高的思想政治品质、良好的职业道德、扎实的档案专业基础知识和较强的现代管理能力，还应该树立终身教育的理念，不断提高个人专业素质。院校要加大对人事档案管理人员的培训力度，使他们不断更新业务结构，拓展专业知识面，完善现代化管理手段、增强创新意识，力促技工院校人事档案管理工作迈上新台阶。
结束语
本文作者通过对当前技工院校在档案管理中普遍存在的管理体系不完善、专业人员匮乏、归档意识不强、服务水平和利用率低等问题，从实践经验和学校管理实际进行思考、探索，分别从完善管理体制、充实档案内容、开展信息化管理、加强管档人员队伍建设等方面给出了解决策略。以期对技工院校的档案管理工作有所助益。
论文作者:郁永娜
论文发表刊物:《基层建设》2019年第22期
论文发表时间:2019/10/29
标签：人事档案论文; 档案论文; 档案管理论文; 院校论文; 技工论文; 人事论文; 工作论文; 《基层建设》2019年第22期论文;