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摘要：在现代档案管理工作当中,档案信息化建设是一种必然趋势,更是提升档案管理水平的最有效方式和最重要的保障,先进的信息化建设能够帮助我们不断提升档案信息资源的丰富性和多元化程度,确保档案采集与管理工作的高质量,与此同时,还大大提升了档案信息的精确性和真实性,因此,对档案信息化建设做出进一步的规划是很有必要的。
关键词：档案，信息化建设，管理
一、前言
随着我国经济的发展与科学技术水平提高，计算机技术的使用也就应运而生,各行各业在工作中都离不开电脑。因此,在这个大信息化时代,档案的管理工作也要追随时代的步伐,开始慢慢使用计算机技术,使档案的管理工作运行起来更加安全、快捷、科学。但是,在信息时代的档案管理工作在运行中还是存在着一定的问题。
二、档案管理信息化建设的必要性
众所周知，在信息化档案管理出现之前，档案都是纸质的，所档案管理也是纸质档案的管理，但是自从信息化时代来临以后，各行各业都在不断的发展信息化建设，不经便捷而且工作效率提升很多倍，在档案管理这一块，信息化也为期带来了做多好处。在传统纸质档案的管理过程中，受到空间、天气、存储方式等诸多方面的影响，一旦天气变化，纸质文档的纸张会很容易受潮、虫蚀以甚至是引发火灾，所以在管理这一块，国家每年都投入很多资金，来做好相关的防护工作；其次，质档案的存储量有限，大批量的档案存储起来还有一定难度；最后，纸质档案的信息非常局限，应用起来也很麻烦。以上这些问题，在信息化档案管理中都不存在，一旦实现档案信息化管理，那么档案的收集、归类、存储等工作都会变得十分便捷，也不怕再受天气的影响，这样就可以减少国家每年用于档案防护这块的费用。还有最主要一点，实现了信息化的档案管理之后，如果需要查阅档案，就不用再去专门的档案管理处了，只需网络搜索就可以掌握你所需的所有信息。
三、档案信息化管理当中存在的问题
3.1没缺乏档案管理信息化建设理念
在现阶段，档案信息化建设工作还没普及，许多的事业单位的相关管理人员并没有把这项工作放在足够的高度去完成去落实，这主要是思想观念还么有改变，因此档案信息化建设的力度远远不够，还是没有跟上时代的步伐，依旧使用老一套的管理办法，还有一些领导对信息化建设不认可，持怀疑态度，可想而知，在这种环境下，档案的信息化建设很难取得成绩，这对于我国的信息化建设是极为不利的。
3.2信息化建设的设备比较落后
由于我国相对其他发达国家，信息化建设推行的比较晚，在现价段信息化建设过程还没有足够的设备来支持这项工作，经调查研究得知，有些单位并不是不想推行现代信息化建设，直接原因是没有相应的设备，很多应用的设备在现代化的生产生活中甚至已经被完全淘汰，所以设备破旧，缺乏也是导致档案信息化建设困难的一大重要因素。
3.3档案管理信息化建设缺乏专业的管理人员
信息化建设不但需要设备，还需要专人来操作，然而目前的情况是，档案管理工作不仅缺少现代化设备，同时，也缺乏素质较高的专业管理人员。现在做档案管理工作的都是一些年纪比较长，他们虽然在传统档案管理方面积攒了很多丰富的经验，但是对现代化的新生事物缺乏专业技能。
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四、档案管理的改进建议
4.1档案管理制度统一化
目前,由于我们国家没有明文规定对信息化的档案管理制度,因此,为了满足当前社會的发展需要,该相关部门要制定档案信息化管理标准制度,统一规范,统一使用。只有这样,才能够很好的管理于档案,服务于档案。
4.2提高信息化建设,创建档案数据库
首先要做的就是,把信息化建设好,只有这样,才能让档案管理也形成自动化,在工作人员查找档案时,在计算机上输入关键字或者年份就可以很快找到档案。同时,要创建档案数据库并把控好数据库的质量。由于,档案保存管理时间比较长,一些信息慢慢被淘汰,因此,对于比较陈旧的信息可以和当前的信息分离出去,不仅保存的陈旧的档案信息,还能够提高其工作效率。
4.3增强档案管理工作的保密性和安全性
中国信息资料是多种多样的,档案资料是信息数据中关键的组成内容,不管是在中国的政治发展中,或者在中国国民经济发展和建设中,均发挥出了较大的作用。由此,在信息化档案管理过程中,若要提高档案管理工作的保密性和安全性,就一定要制定健全的档案资源安全保护制度,落实好相关的管理任务。主要能够从如下几点着手:信息技术的建设,就信息来说存在两面性,尽管客观上出现了信息竞争,可是针对档案信息应用的安全性来说,依旧存在一定的安全问题。所以,要想提高档案管理应用的安全和保密性,就一定要创新落后的管理思维,增强网络安全观念,采用科學的方法避免不法分子的影响,防止他们调整、盗取档案资源。此外,管理部门还应当采取客户身份检验方法,强化档案资源的管理,有效监督计算机互联网软件,这样就可以确保档案资源不被泄露。举个例子，,在档案管理过程中,将遇到电脑病毒袭击的问题,造成档案资源遗失与泄露,无法查阅档案信息。由此,为了保证档案数字化管理的稳定,档案管理机构应当加大档案管理力度,避免不法分子侵袭软件,强化对客户登录名和密码的检验,利用密钥控制的方法,提高软件应用的安全性。此外,加大计算机互联网软件的监督力度,在电脑软件中安置最新的清毒软件,尽可能分割电脑的内网与外网。且定时做好信息库的备份任务,由此确保档案资源应用的安全性和保密性。
五、推动档案信息化建设的方法
5.1强化档案信息管理人员的现代化意识
档案管理信息化在现阶段档案管理中具有非常重要的意义,因此,当前最重要的任务便是实现管理服务的专业化和管理思想的现代化,作为一名档案信息管理人员,一定要不断审视自己的管理理念和管理工作,适时适度改变自己管理档案的态度,紧跟时代发展的形势,确立现代化的档案管理意识,提高自身管理工作的开放性,从自身做起,不断审视自己的工作,全面提高自身的服务意识,真真正正将为大众服务作为自己的重要责任。
5.2积极壮大档案信息管理队伍
要想加快档案信息化建设的步伐,就必须要依靠优秀的专业团队和高质量的专业人才,所以,我们必须要高度重视起档案信息管理队伍成员的选拔、培训与考核,建立科学合理的竞争机制,激发档案信息管理工作人员的责任意识和进取心,与此同时,更要加大对档案信息管理人员的专业知识培训力度,无论是在管理电子文件还是管理电子档案等方面都要加大培训的力度,全面提高工作人员的计算机系统网络安全防护知识,积极致力于提高档案信息的安全性与完整性。
5.3将电子文件的管理工作做到位
我们都知道,在档案信息化建设工作中,最关键的工作内容便是要维护好电子文件的真实性、全面提高档案信息的可识别性、存储系统的可靠性以及载体的兼容性和完好性。所以,我们必须要进一步加强档案信息化硬件设施的建设力度,将现代科技和缩微术的重要作用充分发挥出来,与此同时,对于应用软件的学习也要加大力度，为档案信息数字化建设做足准备,实现档案信息化建设与档案管理工作的可持续发展。
六、结束语
此文从档案管理面临的问题，档案管理的改进建议以及推动档案信息化建设的方法等等几个方面来进行了分析论述，以供参考。
参考文献
[1]张丽丽.档案信息化建设与档案管理的探索与思考[J].人力资源管理,2018(03):443-444.
[2]兰志芳.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].中国管理信息化,2016,19(20):172-173.
[3]李柏新.档案信息化建设中存在的问题和对策[J].科技创新导报,2015,12(25):170-171.
论文作者:林蓉
论文发表刊物:《基层建设》2018年第15期
论文发表时间:2018/7/25
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