历史档案分级保护体系构建初探，本文主要内容关键词为：历史档案论文,体系论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、构建历史档案分级保护体系的重要性
（一）构建历史档案分级保护体系是贯彻《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《实施办法》）的客观要求
本文所说的历史档案均是按档案形成时间来划分的，即1949年中华人民共和国成立以前形成的档案。作为不可再生的信息资源，历史档案的内容价值不言而喻，而且由于形成时间相对比较久远，其保存现状也不容乐观。因此，如何利用目前有限的各种资源，尽可能好地保护历史档案成为目前档案保护中十分重要的一项工作。
修改后的《实施办法》明确规定各级国家档案馆馆藏永久保管档案分为一、二、三级管理，这是首次将档案分级管理制度写进了档案行政法规，用法规的形式予以规定。在2001年国家档案局发布的全国档案事业发展“十五”计划中，提出要制订《国家档案馆馆藏永久保管档案分级标准与管理办法》。可见对永久保管档案的分级管理已经被提上了日程，成为今后档案管理工作的主要内容之一。同时，各个时期的历史档案作为永久保管档案的重要组成部分，对其分级管理和保护也是新《实施办法》提出的新要求和新契机。因此，通过合理的价值等级标准和损坏等级标准对历史档案进行等级划分，对不同等级的历史档案进行侧重不同的保管与保护将成为今后历史档案保护工作中的重要组成部分。可以说，在这种情况下提出历史档案分级保护体系正是贯彻新《实施办法》的客观要求。
（二）构建历史档案分级保护体系是合理使用和配置有限保护资源的需要
作为一个历史文明古国，我国历史档案资源尤为丰富。目前我国还是一个发展中国家，各方面的条件还相对比较匮乏，这严重制约着档案馆库建设和设备购置等相关保护工作的投资，馆藏历史档案数量和相关投资的矛盾尤为突出。由于目前的档案鉴定方法主要是鉴定档案的保管年限，因此对于各级档案馆馆藏的历史档案而言，确定其永久保管之后就很难突出保管和保护的重点。在日常历史档案管理工作中，除了一两件镇馆之宝外，对绝大多数的历史档案往往只能平均分配有限的人力、物力和财力，实行相对粗放的管理方式，这就更加加剧了海量馆藏历史档案和有限保护资源的矛盾，对历史档案的长久保存和重点保护较为不利。只有科学、可行地制定等级划分标准，构建历史档案分级保护体系，才能在日后的历史档案保护工作中有所侧重，更加合理地利用和配置有限的保护资源。
（三）构建历史档案分级保护体系是对档案保护理论和实践发展的推动
这些年来，我国档案保护技术学在理论和实践上都取得了长足的进步，如何更好地响应国家档案局对分级管理的号召，解决目前海量馆藏资源和有限保护经费的矛盾是对档案保护工作提出的新要求。
历史档案分级保护体系并不是只对馆藏历史档案进行分级保管而已，而是通过历史档案分级管理的手段，达到对不同等级的历史档案实施分级保护的策略。通过对历史档案载体保存现状的调查，根据档案破损的情况，将载体损坏分为四个等级；同时，通过信息内容价值的鉴定，根据其价值量多少，将信息价值不同的历史档案分为三个价值等级。分级保护体系的核心即通过分级体系做到有的放矢，更好地发挥有限的保护资源对最急需保护的历史档案采取有效的措施，而体系构建的本身就是对档案保护理论和实践发展的有力推动。
二、历史档案分级保护体系的构建
根据历史档案的载体保存状况，采取通常使用的四分法将历史档案划分为载体损坏一级、载体损坏二级、载体损坏三级和载体损坏四级；同时，根据历史档案信息价值的多寡和稀缺程度，参照文物等级划分的三分法将其划分为信息价值一级、信息价值二级和信息价值三级。应该说，分级只是一种手段，其最终目的是为了更好地保管和保护历史档案，尽可能地延长其寿命。因此，应该根据不同等级的修复规范对不同损坏程度的历史档案采取不同的修复方法，达到的不同的修复效果；同时，根据特殊的预防性保护规范对高价值量的历史档案给予更科学合理的保管方式和保存环境，从而有效预防档案病害的发生。可以看出，载体损坏和抢救修复，信息价值和预防性保护，都是相互对应的关系，损坏程度决定修复方法，信息多寡决定保护策略。正如前面所说，抢救修复和预防性保护是历史档案保护工作中最重要的两个方面，历史档案的载体损坏等级和信息价值等级通过与抢救修复和预防性保护的对应关系相互联系起来，共同隶属于历史档案分级保护体系。
在载体损坏等级中，我们更关注的是历史档案的载体材料、损坏状况、老化机理、修复方法等微观操作层面。具体的修复方法和保护技术是所关注的重点。在损坏等级的基础上制定对应的修复规范，除了通用性的修复规范之外，针对每个损坏等级的历史档案都有相对应的修复规范给予个性化的保护方案，做到有的放矢，既不耽误破损较为严重历史档案的及时修复，也不能因为重点不清、一视同仁而浪费有限的保护资源。如纸张酸化达到什么程度就必须立即去酸，不同酸度等级所能够使用的具体方法；纸张档案残缺达到什么程度方能托裱，如果残缺面积不大应尽量使用补洞的方式，等等。另外，每个等级的修复规范应对修复的程度和修复后的要求有具体的规定，使得工作人员在对破损历史档案进行修复时有一定的操作尺度。
而在信息价值等级中，我们更为关注的是一些宏观管理问题，如历史档案的保管方式与保存环境，具体的保护管理规范以及历史档案保护的战略目标等。根据信息价值的稀缺程度和重要程度对历史档案进行价值定级，特别是优先鉴定馆藏中价值最珍贵的历史档案，从宏观的保护战略到具体的保管方式、保存环境以及预防措施上都给予一定的倾斜，对高价值等级的历史档案实行优先和重点保护。由于历史档案是以来源原则进行保管，在进行信息价值等级的划分时应尽量不打乱原有的全宗。因此，在具体保管历史档案时，只是对馆藏中最珍贵的历史档案，即信息价值一级的历史档案，实行特殊的保管方式和保护措施。正如前面提到，档案特藏室的建立就是对珍贵档案特殊保管的一种有效尝试。同时，对绝大多数的历史档案还按照原有的模式进行保存，尽量不破坏全宗内档案之间的固有联系。
三、历史档案分级保护体系的实施
（一）普查工作的推行
全国范围的普查工作是构建历史档案分级保护体系的前提。对于目前有些档案部门而言，对自身馆藏历史档案的具体情况有时只能做到大致的了解，对其的保存情况和信息价值缺乏系统性的普查。只有在了解馆藏情况的基础上，才能有效、细致地从两方面对历史档案划分等级。
早日进行全国性普查对合理制定的宏观保护战略，有效实施先进保护技术和管理措施有极其重要的意义。可先选择性的对一些历史档案进行抽样试点，根据抽样调查的结果初步制定等级划分标准。之后逐步推行普查，在普查过程中逐步完善等级划分标准，普查结束后大量原始数据可以直接用于对每一件历史档案进行两个等级的划分。这样，普查的过程就是历史档案等级划分的过程，历史档案全国性普查可以和历史档案分级体系的具体实施基本同步。
（二）关于载体损坏等级划分的讨论
根据目前的保存状况，历史档案被分为载体损坏一级，载体损坏二级，载体损坏三级和载体损坏四级。在具体的等级划分时，我们依据调研的情况，希望通过一些量化的指标去衡量历史档案载体的损坏程度。
我们根据全国各地的气候、环境特点，有针对性的对全国15家省市级以上的档案馆进行了实地调研工作，其范围涉及到华北、西北、西南、华东以及华南地区。同时，对北京市3家档案馆的馆藏历史档案进行了普查或者抽样调查，调查历史档案页数接近5万页。另外，对全国省市级档案馆和重点档案馆投发了调查问卷，试图通过两种方式的结合对全国范围的历史档案保存情况有一个大致的了解。通过调研我们发现，总的来说各个档案馆馆藏历史档案的保存现状还是比较好的，但是也有一些档案由于种种原因有这样或那样的问题，其中出现的问题主要有以下几种：纸张酸化、纸张老化、霉蚀、虫蛀、粘连、残缺、撕裂、污染、絮化、字迹扩散、字迹褪色。根据调研结果，同时参考中国国家图书馆制定的“古籍特藏破损定级标准”，将以上11项参数量化，希望对历史档案载体损坏的等级划分有一定的借鉴意义，具体见下表。
（三）关于信息价值等级划分的讨论
历史档案的信息价值等级的划分应主要由历史档案所含价值的重要和稀缺程度来衡量。由于档案价值量的多寡受到各种因素的制约，难于量化，并有待于进一步深入研究，本文只简单讨论一下历史档案信息价值的分级原则。
第一，来源原则。历史档案的来源在社会中的地位、作用和职能直接影响着历史档案的信息价值。类型、内容相似的历史档案，由于来源不同其记录信息的价值可能差距很大。如同是普通公文，中央政府形成的历史档案就比地方政府形成的历史档案价值量更大。
第二，时间原则。一般来讲，“高龄文件应该受到尊重”，历史档案形成时间的久远程度和其珍贵稀有程度成正比。越是形成时间久远的档案其存世的可能性越小，其内在信息的珍稀程度也就越大。另外，特殊历史时期形成的档案也有特殊的历史价值。
第三，内容原则。历史档案本身就是对一些人类活动的原始记录，所记录内容的不同直接影响着历史档案的价值。历史档案内容的重要性和显著性都是衡量历史档案价值的重要标准。
第四，稀缺原则。历史档案的稀缺性直接影响着历史档案价值的多寡。“物以稀为贵”，不管是稀有的记录形式、记录材料还是所记录的信息内容，都具有特殊的价值，对相应的历史研究有重要意义。