摘要：办公室文书档案是组织或个人为处理事务、保存信息而制作的有信息的材料。而对文书档案进行管理既是办公室管理工作中的重要组成部分，也是协调其他部门工作的必要要求。本文首先从办公室文书档案收集与归档工作管理实施的重要性入手，同时阐述了办公室文书档案收集与归档工作管理中的问题，最后总结了办公室文书档案收集与归档工作管理措施，旨在为推动办公室档案管理工作的有效开展提供参考性意见。
关键词：文书档案 办公室 重要性 归档管理
引言
在我们日常工作中，为处理各种事务、沟通各种关系，组织与组织之间，组织与个人之间都要发生这样或那样的联系，而这些联系通常以信函的形式实现。因此，这些从一定实用目的出发，逐渐形成的具有相对规范格式，用以处理各种事务，沟通各种关系的文字材料，都被称为文书。对文书的管理是现代办公室管理工作中不可或缺的一部分，而办公室文书档案收集与归档工作是否有效，在很大程度上决定着信息的传递是否准确，以及事务的处理是否顺畅。
一、办公室文书档案收集和归档管理工作的重要性
（一）管理工作地位重要。办公室文书档案是记录办公室工作的最为重要的文件，是对办公室文书档案进行的收集、归档管理工作，是办公室工作的重要内容，也是办公室的重要职能之一。对办公室文书档案进行收集和归档处理，不仅能使办公室工作更加有序、合理地进行，也对提高相关企业、单位的工作效率有非常重要的作用。在对办公室文书档案传统管理模式的基础上，相关企业、单位以及办公室文书档案管理工作人员应加强对文书档案的收集、管理工作的重视。
（二）记录各单位发展历程。办公室文书档案管理人员通过对文书档案进行收集、记录、归档，以达到记录相关企业、单位在各方面的发展历程、活动的目的。对企业、单位在运营中产生的所有书面材料，进行规范、科学地整合，最终通过对文书档案的收集、归档管理的形式呈现出来。以满足办公室文书档案的考核、评定工作，以及相关人员对企业、单位运营资料的查阅和使用。
（三）便于管理者进行决策。办公室文书档案是对企业、单位相关的发展情况具体的记录，企业、单位的决策人员可以通过对办公室文书档案的查阅，对企业、单位的实际运营情况有具体、全面的了解和掌握。然后结合企业、单位的发展方向、实际发展需求，制定企业、单位的发展计划，对企业、单位的重大事件作出正确的决策。
二、办公室文书档案的收集与归档工作的不足之处
（一）文书档案的收集与归档不全面
办公室文书档案的收集与归档整理是一项比较繁琐的工作，工作中经常会出现文件遗失、材料收集不齐全等情况，这对于文书档案的完整性有着非常严重的影响。在日常工作中，导致文件档案收集不全面的因素有两种，一方面，随着信息技术的不断发展，文件资料本身的来源愈发广泛，文件的收集渠道也越来越多，这使得工作人员的工作量大大增加，在没有明确工作制度指导的情况下，很容易出现疏漏。另一方面，很多单位并没有设立专门的文档收集整理人员，而是以兼职人员代替，在工作时间与工作效率上都缺乏保障，者同样会导致文件档案无法收集完整。
（二）工作人员的综合素质不高
作为文件档案收集整理工作的执行者，档案工作管理人员的自身素质对档案管理工作的完成质量有着直接的影响，但很多档案工作管理人员在专业水平与工作态度上却存在着很大的问题。首先，一些工作人员对于文档管理的相关知识不够了解，在工作时缺乏科学的工作理论指导，对于一些有效的工作方法也没有完全掌握，这不仅会大大降低工作效率，也很难保证归档文件材料的质量。其次，部分工作人员还缺乏足够的工作责任心，在收集与整理文档时经常敷衍了事，对于文档的真实性与完整性没有进行准确的辨别，严重损害了文件档案的利用价值。
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（三）对文件档案的收集力度不够
文件档案的收集整理工作是档案信息利用的前提，对单位的发展有着十分重要的意义，但受固有观念的影响，很多管理者与档案管理人员并没有认识到这项工作的重要性，严重阻碍了文件档案收集整理工作的开展。在实际工作中，文档收集整理工作一般会出现以下几种情况，第一，忽视文档收集整理工作的作用，为应付上级领导的检查对文档数据进行胡编乱造，使文档材料丧失了真实性。第二，在日常工作中不够严谨，导致文档资料严重缺失，出现大面积的断章、缺页、时间混乱、公章不齐全现象。第三，没有根据时代变化与社会需求对工作模式进行更新，对于电子文档不够重视，使得收集渠道不完善，归档方式也比较单一。第四，档案管理流程不够规范，缺乏明确的规章制度，文档资料的使用与摆放过于随意，遗失现象时有发生。
三、如何加强办公室文书档案的收集与归档工作
（一）强化档案管理人员的培训
作为一名优秀的档案管理人员，不仅要有强烈的档案管理意识，还应具备专业管理知识及管理能力。通过培训，培养档案管理人员对档案资料的敏感性并增强其管理意识，这样才能保证文书档案收集及归档工作高效进行。对于部分管理能力不强的人员，应进行有针对性的知识及技能强化培训，并对文书档案管理工作的重要性进行宣传教育，从而有效提升档案管理人员的整体素质，进而达到提高文书档案收集及归档工作效率及质量的目的。
（二）完善文书档案的收集和归档工作管理制度
进一步细化及明确文书档案的收集时间、保管期限、归档范围以及注意事项等具体问题，对于保证文书档案的收集、整理、归档工作的高效开展具有重要意义。首先应据单位实际情况，并依照相关的法规及职责分工制度，科学合理地明确文书档案的归档范围。其次，进一步明确归档期限，以便集中统一保管，防止私留以做它用，对于提高材料收集效率及档案管理人员工作积极性具有重要作用。各单位及部门应根据其自身发展及时更新改进文书档案的管理制度，以适应不断发展变化的文书档案收集及归档需求。
（三）加强临时性档案文件材料的收集
在各单位中因部分人员的调动或者离职，往往会有少量的重要文件遗留在他们手中，导致档案文件资料无法及时归档，甚至丢失。对此，负责管理文书档案的人员应定期在每年的年初开始收集与整理上一年度的文书档案，重点加强临时性档案资料的收集工作。比如召开重大会议之后，应及时通知各部门收集完整的会议资料。当发生人员调动或离职时，可以及时通知这类人要交出他们柜中的经手的文件，作为档案文件提供给大家今后好查阅，使其的意义和利用价值最大化；时档案管理部门的工作人员，必须严格把好临时性文件材料的移交接收工作，及时将他们交来的文件材料给予对应交接，将收集完整的档案文件编好打印成移交清单或移交目录两份或三份，签上移交人和接收人的名字，移交人和接收人双方各持一份备查，保证离职或调动人员手上的文件材料能交给档案管理部门。
（四）创新文件档案的收集管理方式
在事业单位快速发展的同时，对于文档收集整理的工作要求也逐渐发生了变化，文档管理工作人员需要根据实际工作需求，对具体的文档收集管理方式进行创新。首先。文档管理人员应进行更多的上门收集工作，将文档收集由传统的被动管理变为主动收集，提高工作的效率，同时缩短了工作时间。其次，要与其他部门进行积极的沟通和交流，增强其他部门人员的文档保护意识，间接减轻文件搜集的工作量。最后，要对文件档案的历史性、现实性等特点进行深入了解，确保实际工作的顺利完成。
结束语
文书档案的收集与归档工作是办公室工作的重要环节，在具体操作的过程中，工作人员要本着认真负责的态度，对不合乎要求的文书档案应予以剔除，对于文书中的缺项记录应及时退回补齐。同时，检查文书的书写质量，对不符合书写规范的，应通知有关业务人员更正或填补。只有这样，才能够保证办公室文书档案的完整度，便于文件的储藏和查找，从而提高办公室管理工作的质量，确保各部门工作的顺利开展。
参考文献
[1] 周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理.办公室业务，2013.8.
[2] 吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究.企业改革与管理，2016.4.
[3] 黄黎明.谈文书档案在办公室工作中的收集与归档管理.才智，2014.3.
论文作者:张晓娜
论文发表刊物:《基层建设》2019年第3期
论文发表时间:2019/4/11
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