北京高校档案工作现状分析与对策研究，本文主要内容关键词为：北京高校论文,现状分析论文,对策研究论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
“八五”期间，北京高校的档案工作有了较快发展。突出体现在健全机构、完善规章制度、档案管理规范化、标准化、现代化等方面。
首先，自国家教委发布《普通高等学校档案管理办法》以来，经过近几年的建设，全市90%以上的高校已实现了档案集中统一管理；大多数院校根据本校实际规模建立起与学校整体发展相适应的档案馆（室）。这标志着档案工作的基本建设已基本完成。
其次，高校对档案工作的重视程度明显提高。建立健全了档案干部队伍，档案基础业务建设正逐步实现规范化管理。
再者，对于国家教委近期发布的《高等学校档案实体分类法》等标准性文件进行了认真的学习和研讨，同时对档案信息开发、利用以及档案规范化管理手段的应用等方面进行了有益的尝试，并取得较好的收益。部分高校通过了主管部门组织的档案工作定级考评，对学校的档案工作进行综合评估和标准验证。这些都体现着高校档案管理工作已进入了新的发展阶段。
一、增强档案理念，确立高校档案领导体制
在执行《中华人民共和国档案法》的基础上，增强档案宣传效应。根据《普通高等学校档案管理办法》，确立高校档案工作领导体制，建立起与学校整体发展相适应的档案工作机构。其中有6所大学于“八五”期间相继成立了档案馆（即北京大学、清华大学、北京理工大学、中国人民大学、北京医科大学、北京外国语大学），这表明高校档案工作地位正稳步提高，并迈出了与学校整体建设取得同步发展的第一步。此外，一些高校在档案管理中，引入领导机制，对档案工作进行决策、调控、执法与监督。例如北京医科大学成立了校级档案工作委员会；北京外国语大学将档案工作纳入本校“八五”规划和年度工作计划。还有的学校根据国家教委《普通高校档案管理办法》制订实施细则，并注意结合实际，组织有关人员学习、研讨、培训，大大提高了档案工作的自觉性，增强了人们的档案意识。
二、加强队伍建设，档案管理形成网络
档案干部队伍的建设问题是关系到档案事业稳定与发展的关键所在。随着档案意识逐步深入人心，档案干部队伍建设正逐步得到重视，队伍结构不断优化，人员年龄呈现年轻化的趋势。知识层次及业务素质均有较大幅度提高。多数学校形成了由校级领导分管，专、兼职档案人员齐抓共管的档案工作网络，为学校档案工作提供了可靠的组织保障。许多学校将档案工作纳入个人岗位责任制，通过考核制度进行制约，以保证档案工作的顺利进行。一些院校的档案部门重视学术交流活动，每年组织专题研讨活动，学术成果显著。
三、建立、健全档案工作制度，使之与档案工作发展进程
保持同步
随着档案工作广泛而深入地开展，档案工作制度必须适应其快速多变的发展特点。制度本身在一定时期内对工作具有制约的作用。然而，旧的制度会随岁月流失而落伍。因此，制度的更新、完善、修订任务日渐艰巨。为此，各校给予高度重视，不少院校将档案管理规章制度汇编成册。或根据学校人文历史特点制订了富于特色的档案专项管理制度——《书稿档案管理办法》（北京大学档案馆）。通过制度建设，进一步规范了学校档案管理方法和程序，使档案材料的系统性、完整性、科学性得到制度的保证。同时，使档案人员对档案管理实行实时控制提供了可能性。
四、改善档案工作环境，使之适应档案科学化、现代化管
理的需求
近年来，在重视档案工作的方面，各校普遍增加了对档案经费的投入。一些档案部门也积极争取机会适当增添设备。部分高校从档案工作与学校现代化管理同步发展的角度考虑，为档案部门单独配备或更新了现代化设备，并为高科技设备的应用配备了相应学科的专业人才，辅助档案部门开展档案管理现代化工作，并已取得了可喜成果及相应收益。
五、档案基础业务建设正逐渐步入规范化、科学化的轨道
伴随着国家档案部门、教委相继出台的一系列规范性、标准性文件——《国家标准文书档案案卷格式》、《科技事业单位档案管理升级办法》、《高等学校档案实体分类法及高等学校档案工作规范》、《高等学校档案通用主题词表及主题标引手册》等，为传统的档案管理模式注入了生机与活力。打破了传统模式中由于缺乏统一标准而出现的“闭门造车”、“百花齐放”的局面，一些试行学校在经过整改过程的短期阵痛后，已开始进入档案管理科学化、规范化、标准化的轨道。
1.理顺归档渠道，提高案卷质量
各校加强制度建设的同时，使部门立卷形成例制。为提高案卷质量，一些学校的档案部门对文书工作实行超前控制，对于文书制作载体、标印格式进行规范，以保证档案的形成质量，因此案卷质量总体水平逐年提高，归档率及归档完整率呈递增趋势。此外，一些学校注意帐外文件的收集，档案部门参与学校科研鉴定、成果验收等重大职能活动，在一定程度上实现了档案管理与学校职能活动同步管理的运行机制。
2.丰富馆藏与优化结构并行
鉴于近年来档案工作范围不断拓展，以及学校档案人员的不断努力，档案门类日渐丰富，馆（室）藏量日益增多。例如：北京航空航天大学从学校长远发展考虑，年出资万元回聘人员，恢复建校以来较园地下管网资料，使濒危档案得到抢救与复原。
基于档案保管代价的合理性，优化馆藏结构同样迫切地摆在档案人员面前。突出体现在一些历史悠久，藏量丰富，各年代档案工作发展不均衡的院校。以协和医科大学为例，创建于1917年，1959年创立档案工作。现存8个全宗，22500卷档案。为充分利用有限的空间，优化结构刻不容缓。为此，档案人员付出了艰辛的努力。对原协和医院近5年来的千卷外文档案进行翻译、鉴别、清理，并对建院以来一万余卷档案进行鉴定，对其中不符合案卷质量要求的案卷重新立卷，使之走上规范化的轨道。
3.档案分类趋向科学、合理
根据档案利用需求，在现行通用的档案分类法中择优选取适合本校实际的档案分类体系，使其日趋科学、合理。国家教委颁布的《普通高等学校档案实体分类法》，北京部分高校如北京科技大学、中国地质大学、首都医科大学等相继试行，并已取得阶段性经验与体会。在进一步优化结构，减少杂卷，增加利用途径等方面进行了有益的尝试。同时为今后广泛开展校际间档案交流以及同步发展信息资源共享，提供全方位利用服务做了一些物化的准备工作。
六、引入现代化管理手段，主动开发信息资源
随着档案利用工作不断向深层次发展，档案信息服务于高校甚至社会的观念已深入人心。新形势下，如何将沉睡于历史沉淀中的处于休眠的档案激活，成为当今档案利用工作的焦点问题。一些高校积极探索有效途径，丰富检索工具，大力开展编研活动。同时，围绕学校的中心工作，树立参与意识，积极主动地提供档案信息，开展多层次、多渠道的利用服务。一些占据科技、人才优势的高校，凭着与时代信息同步发展的嗅觉，感到档案利用工作重要性与迫切性，转而将目前世界的先进技术带入档案事业，成为档案管理现代化的先导学校，北京化工大学、北京中医药大学、清华大学等成为走在时代发展前列的拓荒者。其中清华大学研制开发的“多媒体档案及办公管理信息系统”具有国家标准档案的全部管理功能。就目前而言，其完备的功能和先进的管理技术手段代表了高校档案管理现代化的高水平。该系统软件荣获“第六届中国新技术、新产品博览会”金奖。国家教委已将它列为推广软件。此外，档案部门与学校其他部门密切配合，共同开发档案信息。几年来，编研成果显著，编研材料在体例、种类、加工层次等方面异彩纷呈，既有基础编研资料：如《全宗指南》、《组织沿革》、《大事记》、《基础数字汇编》、《年鉴》、《校史》等，又有极富特色的作品，如：清华大学《本校房屋建筑概况》（1919年——1990年）、《北航仪器设备档案内容简介》等专题性材料，在一定程度上体现出深层次编研成果的总汇。
七、档案利用工作获得经济效益、社会效益双丰收
由于加强了档案基础业务建设，加之积极开发档案信息，提供编研成果，档案第一、二次文献的利用率明显提高，利用效益明显增加。例如：北京航空航天大学于1956年在官厅水库附近购置一块土地待用。30年后，买卖双方出现土地纠纷，北航档案部门出示的购地契约，为学校挽回了十几万元的经济损失。北京农业大学、北京医科大学利用名人全宗，配合校史举办陈列展览，向外界介结学校名人及重大成就，对新生进行入学教育，不仅扩大了对外宣传档案工作的重要性，同时使人们看到了档案工作的成果，收到了很好的社会效益。又如北工大等院校注意利用效果统计，注意收集利用效益，编辑了《档案利用实例汇编》。更有细心的档案人员，例如北大注意探寻档案利用规律，把握需求信息，进行系统分析与研究，并撰写论文《党政管理档案利用情况的统计分析与研究》，从而将利用工作层次进一步推向深入。
北京高校档案事业在取得上述成绩的同时，也存在些尚不完善或有待解决的问题。现选取其中具有典型性和普遍性的问题以商解决的途径和方式。
1.学校档案工作总体水平发展不平衡。这源于高校档案工作基础及发展年限的差异所致。随着档案管理精度的不断提高，各校找准自身的位置，尽快走出阻碍自身发展的误区，共同迈向同步发展的新起点。
2.档案工作未能与学校整体工作完全实现“三纳入”，“四同步”。近年来，各校对档案工作的重视程度有所加强，但高校并未将档案工作真正纳入学校总体规划和年度工作计划、总结之中，有些学校档案工作与校内某些职能部门如科研、教务等的工作做到“四同步”，但这与国家教委要求的高校档案工作与学校整体工作做到“三纳入”、“四同步”还存在一定差距。因此，各校在制订“九五”规划时，应充分考虑到档案工作的同步发展性。
3.档案专职干部配比与档案数量剧增之间的矛盾形成强烈反差。档案人员属于专业技术兼具管理才能的双重人才，其配比与素质将直接影响到档案工作及利用效益的发挥。因此，人员成为档案管理诸环节正常运作的关键与保证。各级领导在考虑全校人员调配比例的同时，还应兼顾档案数量激增及档案人员匮乏的紧迫性，用人政策适当向档案部门倾斜，以保证工作运行的稳定性、持久性和优异性。
4.档案部门环境、设施有待进一步改善。多数学校由于资金紧缺，或多或少的延误了档案部门的设备更新速度，从而影响了档案方便、快捷提供利用的时效性。此外，逐年增加的案卷数量与现有库房面积相对饱和的矛盾尤为突出。各校在考虑学校整体规划时，应积极挖潜为档案部门解决这一迫在眉睫的危机。
5.档案信息开发与基础业务相比尚显薄弱。由于编研工作起步较晚，与殷实的馆藏相比编研成果相对有限。作为档案工作的目的和重点——利用工作迫切要求加强档案信息开发速度与数量。目前，高校档案编研工作多停留于浅层次的编研成果，深加工的材料所占比重较少。因此，把握高校中心工作及掌握需求信息，努力开发多层次、多专题的编研成果成为今后档案信息开发工作的努力方向与工作重点。同时，编研工作本身可借助档案现代化管理手段，缩短编研周期，不断丰富和更新编研成果，以更多的精力投入新专题的开发及编研中。
6.优化馆藏成为建校历史悠久的档案馆（室）的迫切任务与工作难点。档案本身的历史性决定了其载体的承续性。不同历史时期对档案工作的影响会在馆藏结构中留下深深的历史烙印。优化馆藏结构已成为在当前有限空间内极大限度地丰富馆藏的前提和条件。因此，各校在人员紧缺的情况下，应分阶段、分步骤制订优化馆藏的计划，实施方案及进程安排等方面，需要安排人员，投入精力进行历史查考、载体鉴别、史料考证等前期准备工作，为今后有利时机下，优化结构一步到位打下基础。力争早日促成档案管理的良性环境。
面对机遇与挑战，高校档案事业必须集中自己的核心力量，抓住几个关键领域，营造一种适应在社会大环境下的发展战略并制订事关决策质量的整体方案。
1.高校档案事业应从利用需求出发，制定长远规划。在制定学校档案工作“九五”规划时，注意列入校年度工作计划、总结，全面实现档案工作与学校整体工作“三纳入”、“四同步”。
2.高校档案工作人员应树立较强的公共关系意识与教育主管机关和学校的决策者建立密切的联系，以寻求财政、人事等政策性支持。例如，力争把学校档案工作与学校申办“211工程”的整体工作联系起来，以优势互补，共同推动学校工作的进展。同时档案部门之间要在本行业内结成伙伴关系，不同类型的档案部门应该在信息沟通、公共资源共享、满足用户需求、提高信息服务效率方面进行更为密切的合作。
3.档案工作不能仅仅局限于档案部门内部或学校系统，应密切注意社会大环境及周边氛围的变化，努力寻求适应自身生存与的契机。在此，我们不妨引入经济学的概念，把握“机会成本”，北京高校档案部门要进一步加强档案宣传力度，强化档案意识，以多种形式宣传档案工作。同时对档案信息进行加工，使其产品在满足用户需求的同时能引起决策者的关注，从而获得事半功倍的效果。
4.有的放矢的强化基础建设。高校档案部门应以积极的形象争取多方面的支持。为此，档案部门要有明确的发展目标。应向有关方面提供档案部门基础统计数字、已获得的成就、需要财政或政策上的支持、预览双方合作的预期收益和前景。学校也应把档案工作作为学校整体工作的组成部分和办好学校的一项基础工作来对待，适当增加档案经费投入，努力改善档案工作环境设施，积极提高档案人员待遇，重视专业人才的培养和提高，以保证档案干部队伍的稳定性。
5.高校档案事业为实施上述方案，在加强专业发展的同时，应积极与其它行业合作，以获得专业发展的新思想和新方法。避免仅仅局限于馆（室）内部工作，积极融入社会和经济发展环境，密切关注周边动态及需求信息。努力提高档案管理水平，尽快适应档案规范化、标准化要求，力争早日实现无障碍性校际交流，全方位实现信息资源共享。