档案是无意识形成的，本文主要内容关键词为：档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
“档案是无意识形成的”还是“有意识形成的”？曾经是档案界讨论的一个热点问题。至今尚未产生出一个大家都能认同的结论，因为这一问题涉及到对档案这一事物最基本的理解和认识，因此，继续对这一问题进行深入的探讨还是必要的。
一、几种不同的观点
“档案是无意识形成的”，是档案学的一个传统论断。在英国档案学家詹金逊的著述中，对这一观点已经有了明确的叙述。他认为，档案的形成是客观的，是行政管理无意识的副产品（注：参见T·库克 《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》载《第十三届国际档案大会报告集》）。在国内，最早提出这一论断的是曾三同志，他在1959年提出：“档案是在工作和生产过程中自然形成的，今天谁要来写档案，是写不出来的。”（注：曾三：《档案工作随笔》，《档案工作》1959年第1期。）所谓“自然形成论”，实际上就是档案的无意识形成论，这是大家一致公认的。
大约自20世纪80年代初以来，国内档案界的一些专家和学者对“档案的无意识形成论”提出了质疑。霍振礼同志的一篇文章曾写道：“……档案是有意识形成和有意识保留下来的产物。人类的社会活动都有特定的目的，并不是为了形成档案，但是，人类社会发展到今天，已经是有意识的形成档案了，形成档案也成了一种工作任务（相对完成现行工作任务而言，是第二任务）。”（注：霍振礼：《科技档案形成的超前管理和有意识形成性》）
除了这一观点之外，有些同志也提出了“一分为二”的观点，其代表性的著作则是冯惠玲、张辑哲两位教授编著的《档案学概论》。书中有这样一段论述：“各种各样的档案的具体形成过程尽管各不相同且很复杂，但从其制作动机角度可大致分为两种类型：一是在其制作时就是档案，其制作者就具有明确的档案意识，其制作目的就是为了让其在时间上传递，为了日后的查证、使用，为了给日后的自己或后人留下明确的原始记录。如人事档案、会计凭证、日记、照片、录音、墓碑等等。二是在其制作时并不是‘档案’，其制作者也没有或很少有档案意识，其制作的目的、动机并不是为了让其在时间上传递，而是为了解决、处理现实生活、工作中的具体问题。如绝大多数的公务文书（法律、法规，通知、请示、批复等）和私人信函。……这两种情况的形成过程，可简化归结为‘有意、无意的制作＋有意的处理保存’这样一个公式。”（注：冯惠玲、张辑哲：《档案学概论》中国人民大学出版社，2001）
霍振礼和冯惠玲、张辑哲同志的观点，是目前在这一问题上的主流思想，在专业杂志上已很难见到“反对派”的文章。尽管他们都是笔者所敬重的档案学界的专家名宿，但是，对他们的这些论断，笔者难以认同。笔者认为，无论是何种档案，都是无意识形成的。
二、如何认识“档案的无意识形成论”
我们说“档案是无意识形成的”，是说档案和其他文献相比较，在形成过程中的一个特有的现象。档案是由现行文件转化而来，当人们制作文件时，他的主观意图只是为了处理和解决现实工作和生活中的各种具体事务，一旦文件完成了制作者赋与它的任务，其价值就会发生变化，它就成为了人们曾经是如何处理和解决这些事务的历史凭证，而档案这种“历史记录”作用并不是文件制作者的主观意图，正是从这个意义上说，档案是无意识形成的。例如：一份会议通知，制作者的主观目的，是通知相关人员在指定的时间和地点参加会议，而当会议结束，它的作用就不再是开会的通知，而是历史上曾经召开过的某次会议的证明。在上世纪五六十年代，一些会议通知中常有这样的内容：与会人员自带洗漱用具和蚊帐，带数天的全国粮票和菜金等等，这也传达了当时机关的工作作风和社会经济情况，而这些作用都不是当年文件制作者在主观上要告诉读者的。由此可见，我们说档案是无意识形成的，并不是指档案文件的物质形态，而是指档案内在的价值和作用。作为现行文件，无疑都是有意识的形成的，而作为档案，或者说是档案的价值和作用，则是无意识形成的。换句话说，档案是无意识形成的观点，是和文件价值的转化有关，没有从现行文件到非现行文件的转化，也就不可能出现无意识形成的现象。
“档案的无意识形成论”是档案学的一个重要的论断，也是档案区别于其他文献的分水岭。除了档案之外，其他文献基本上都是人们主观意识的产物，读者所能看到的内容和思想，也正是作者的主观目的，如果档案也是人们有意识的创作，那么它和其他文献之间、真档案和伪造的假档案之间的区别就会消失。因此，坚持档案的无意识形成论，在某种程度上说，也是在坚持档案这一事物的独立存在。
三、人们有意识地收集、整理档案的行为不是档案的形成过程
我们说档案是无意识形成的，其中的“形成”一词，主要是指档案的制作以及从现行文件到非现行文件的演变过程，并不包括档案的收集、鉴定和整理等人为的干预行为。这是两个不同的进程，档案的形成是无意的，而档案的留存（收集、鉴定、整理）则是有意的。有些同志将这两个过程混为一谈，都看作是档案“形成”的过程，这是概念上的混乱。在前面所引用的冯惠玲、张辑哲两位老师的文章中，虽然文字的表述还有可商榷之处，但毕竟也对这两个过程作了区分，这是正确的。当然，如何称呼这两个不同的过程，笔者并无成见，都称之为“形成”似乎也说得过去，但无论如何称呼这两个过程，在理论认识上，或者说在概念的内涵上必须将这两个过程分开来认识，一个是档案文件因社会实践的需要而产生、并按照其自身的规律，自然而然的转化过程，属于文件生命周期的演变，也就是说，是不以人们主观意志为转移的客观过程；而另一个则是档案工作的内容，是档案人员主观能动的创造。把这两个不同性质的问题看作同一个“形成”过程，是档案有意识形成论的成因之一，这实际上是概念和认识上所出现的偏差。
四、文件生命周期理论和档案的无意识形成论
我们说档案是无意识形成的，其中的“档案”一词也有明确范畴。而要从根本上说清这一问题，则不能不涉及到文件生命周期理论，因为“档案无意识形成论”作为一种理论观点，其中的“档案”是指处于非现行阶段的文件。
关于文件生命周期理论，大家都耳熟能详，不再赘述。为了说明本文所阐述的观点，对于这一理论，需要强调说明以下几个方面：其一，“文件运动阶段并非是人为划定的，而是文件运动客观规律的自然显示。”（注：何嘉荪、叶鹰：《文件连续体理论与文件生命周期理论》，《档案学通讯》2003年第5期。）也就是说，文件运动到哪一个阶段，是由文件自身的内容和性质所决定的，并不会因为人们是否将其归档或称其为“档案”而有所改变。其二，人们的社会实践活动是复杂的，我们或许不能排除个别、偶然的情况，但作为文件的整体而言，所有文件的生命周期，都是从制作和现行阶段开始，如果确有文件在制作完成后直接进入非现行阶段，那也只能是一种个别的例外。这是因为档案是人们社会实践的产物，而人们的社会实践活动，基本上都有现实目的的。其三，关于文件现行阶段的界定，“阿根廷档案学者巴斯克斯教授认为：文件的现行阶段是从文件的签字开始，其结束则有几种情况，(1)文件内容所规定的期限结束（如条约、合同等）；(2)文件被取消或修改；(3)由于某种实体的消失；(4)有些文件纯粹用于传递信息，收到信息后就结束其现行期（如开会通知等）；(5)还有一种就是不存在明确的期限而人为地划定。”（注：自晋平：《不应否认“现行档案”的存在》，《档案学研究》2003年第5期。）依据这一论断，不同文件的现行阶段所延续的时间差异极大。有些文件的现行阶段可能只有两三天、十几天，例如命令、报告、天气预报等，而有的则可能长达几十年、几百年，例如国与国之间的边界条约，在边界没有重新划分之前，都应该处于现行阶段。
依据文件生命周期理论，可以看出，在我们所称呼的“档案”中，实际上有相当一部分仍然处于文件的现行期。例如，人事档案制作的现实目的是为了记录一个人的履历和工作表现，以便考察和合理使用各类人员，虽然“是为了让其在时间上传递”某种信息，但实际上也“是为了解决、处理现实生活、工作中的具体问题”，并没有直接进入文件的非现行阶段。只有当人事档案所记载的实体消失之后，它才会进入半现行和非现行阶段。那时的人事档案可能会成为研究某一时期人事制度、人员管理情况的资料，可能是研究某人历史和通过某些人的经历来印证一些历史现象的凭证，也可能会具有我们目前还难以预测的社会学、经济学的研究价值，但肯定都不是档案制作的主观意图，类似的情况还有病历档案、建筑工程档案以及其他档案。
由此可知，人们对文件、档案的主观界定和其自然演变的客观过程并不完全吻合，一些现行阶段较长的文件，在其产生之初，人们就将它们按照档案去管理，也称呼其为档案，但实际上它们并未到达文件的非现行阶段。以这类档案，也就是现行文件的特征，去求证“档案是有意识形成的”，显然失当。不能把人们为了管理上的方便而采取的一些方式、方法，作为档案客观演变的论证依据。