深化对文件运动规律的研究，本文主要内容关键词为：规律论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文件，这是文明社会中稍有学识的人便熟知的字眼。只要我们在历史的长河中漫游并环视四周，就会发现文件一直是人们社会生活须庾不可或缺的伴侣。从古老的泥版、甲骨、竹简、缣帛、纸草纸、羊皮纸文件，到现代的胶片及磁带、磁盘、光盘等机读文件，可以说它无时不在，无处不在。而档案正是文件运动过程中某一阶段的别名，档案就是仍有查考价值的文件。因而研究档案和档案学必须从研究文件始。
文件在从形成到消亡（或永久保存起来）的整个生命过程中，有着一定的不依人的主观意志为转移的客观运动规律。管理文件和档案必须遵循这条规律，利用档案也不能忽视这条规律的作用。所以对这条规律的认识，不仅是文书学，也是档案学的重要理论基础。甚至可以说，现代档案学理论正是在研究探索文件运动规律的基础上发展起来的。
如果我们翻阅世界上各种档案学经典论著，不难发现，无论是斐斯、福罗英、谬勒或詹金逊，还是布伦内克、谢伦伯格等人，他们虽然没有明确提出，却几乎无一例外，都是以对文件运动规律的描述作为立论的基础。他们在自己的著作中往往以大量篇幅论证：文件是在人们的社会实践活动过程中自然形成的；作为人类社会活动的副产品和历史记录，它们又是有机地联系在一起组成一定的群体向前运动，经历若干阶段而达到自己生命的终点的。而来源原则、全宗原则等重大档案学理论原则，也正是在这种认识的基础上提出来的。所以，从一定意义说，对文件运动规律的研究不仅是文书学、也是档案学理论的生命线，对指导文件管理和档案工作实践也有重大意义。
建国后，我国档案界实际上也涉足了对文件运动规律的研究。早在五六十年代，新中国档案事业的开拓者曾三和吴宝康教授就已经对档案自然形成规律有了深入的研究，近年来吴宝康教授对文件与档案管理一体化问题的论述，更是这一研究的深化。另外，对档案定义的讨论也与文件运动规律有关。和宝荣、陈兆祦两位教授对“档案发挥作用规律性”的总结，以及吴宝康教授主编的《档案学概论》对“实现档案价值规律性”的概括等，更是对文件运动规律认识的重要发展。他们继承谢伦伯格等档案学家的研究成果，正确地指出：档案文件的第一价值在形成之初呈最大值，居主导地位。随时日的推移，第一价值所占的比例将渐趋下降；而第二价值则日渐上升起主导作用。与此同时，档案的科学文化作用也逐渐递增而其机密性则渐趋于缩小，甚至消失。这一研究成果对指导我国的档案工作实践已经起了，并仍在起着极其重要的作用。
在党的十一届三中全会以后，我国的档案事业获得了极其迅猛、前所未有的大发展。这主要表现在：档案数量急剧增长，档案类型、品种、载体形式、录制技术日益多样化、复杂化；档案工作及其影响逐渐深入地渗透进越来越广泛的专业领域或生产、工作、生活领域；社会上人们保存档案、利用档案的意识大大增强；各级各类档案馆、室在机构设置、人员配备、物质实力和管理水平上都取得了令人印象深刻的进展，并且出现了两种趋势：第一种趋势是档案馆和档案室的发展呈二律背反现象，即一方面档案馆类型增多，形成了多样化的格局，另一方面档案室则趋向于统一化、综合化；第二种趋势是各种现代化管理思想、理论、方法与技术，尤其是电子计算机开始引入并应用于现行文件和档案管理，因而对传统的管理方法在各方面引起了或大或小的冲击与变革。
在这种情况下，现行文件和档案管理实践中必然出现了一些过去不曾出现过的做法和现象。它们中有不少，至今没有从理论上得到论证；有的也无法根据现有理论体系进行论证，或者只能牵强附会地作出肤浅的解释，甚至无法自园其说；更有的新事物，从实践上看是可行的、效果较好的，然而按档案学术界通常所持的观点去判断，在理论上却是“错误”的、应予纠正的。因而有时，某些目前仍居主导地位的理论观点，反而有可能束缚一些档案人员的思想，使他们在丰富的实践面前感到困惑，甚至无所措手足。而在所有这些成为“问题”的情况中，有相当一部分与对文件运动规律的认识有关。
比如，随着电子计算机引入办公室领域，办公技术日渐现代化、自动化，现行文件与档案管理一体化就成了一种必然的趋势，否则将无法发挥计算机“一次输入、多次输出”的优势和特点。但是，现行文件与档案管理的一体化，是否意味着在现行机关（企业）中，将如欧美国家一样，再也没有文书工作与档案工作的明确分界？是否再也没有必要将现行文件和档案区分开来？那么，在文件运动的整个生命过程中，档案阶段是从哪里、什么时候开始的？现行文件是如何转化为档案的？现行机关（企业）中还有没有档案？
看来，对“档案”和“归档”这两个档案学基本概念又有重新研究的必要。尤其是“归档”含义和“归档关口”设置问题，它的解决，对现行文件与档案管理一体化计算机软件的编制将有直接的影响。目前，我国各地、各部门已编制了上百个这样的软件，但至今可以说尚无十分满意的。究其原因，是因为当前我国对现行文件和档案的管理仍然是分开进行的。以这样分开管理的体制、模式和方法为基础，又怎么能编出完善的一体化管理的软件来呢？因而，对我国现行传统的文件与档案分开管理的体制、模式和方法进行改革的问题，已经提上了议事日程。然而，只要不在上述基础理论问题上取得突破，就不可能进行真正有效的改革。
又如，科技档案的增多使人们发现：科学技术领域产生的文件，其形成与运动规律的表现形式往往不同于社会管理领域内形成的文件。那么，这些各具特色的表现形式应如何从理论上准确地进行描述呢？更为重要的是，这些不同的表现形式是如何产生的？在科技领域产生的文件为什么会具有成套性的特色？其理论根据是什么？看来仅仅依据在我国目前占主导地位的理论观点，也难于将这些问题阐释清楚。
此外，对现行性很强的科技档案是否应收藏进综合档案馆，收藏时机如何掌握以及入馆后应如何组织、划分全宗的问题，在实践中也存在着种种疑虑和不安。应该说，这些问题也都与认识文件是如何有机地联系在一起向前运动的规律有密切的关系。
面对这一切，是让实践沿着现有理论观点框定的圈子打转、受制于理论的约束好呢？还是根据新的实践经验，去进一步丰富、发展现有的理论好呢？无疑，任何一个负责的马克思主义档案学者都会持后一种积极进取的态度。正是有鉴于此，笔者与傅荣校同志合作撰写了一本著作《文件运动规律研究》，对这个问题作更加深入一步的探讨，力求比较全面地描述这条规律，为回答并解决当前档案工作中出现的许多新问题提供理论基础。同时，我们也希望上述问题能引起全国档案学术界同仁的广泛关注和讨论，以使我国的档案事业能更健康地向前发展。