基于元数据的电子文件全程管理，本文主要内容关键词为：全程论文,文件论文,数据论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
与传统文档管理相比，电子文件管理具有相关因素多，各因素之间的相关度高、变量多、目标复杂化、技术含量高等特点，从而对管理活动在新的层面上提出了更高要求。因此，在针对电子文件进行管理时，传统的文档管理理念、管理手段需要进行全方位的革新。
1 管理理念的革新——全程管理思想的建立
多年来，国内外档案界联合各方力量进行合作性研究，有关专家们在电子文件的管理理念上已达成了共识：在信息时代，电子文件的管理必须始于电子文件形成的源头，实施全程管理。正如电子文件真实性的永久保管国际研究项目主持人、加拿大哥伦比亚大学教授露西娅娜·杜兰蒂所言：“随着InterPARES研究的深入，该项目将继续证明这样一种观点：不采取全程管理的眼光，就不可能保管电子文件。”
电子文件的全程管理思想就是指，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。从电子文件形成就开始进行控制，将形成、流转、收集、整理、保管等工作环节有机联系在一起，按照统一的规范和标准进行业务流程重组，并将保证文件属性的需求嵌入到业务流程中，使文件流程与业务流程有机地融合在一起。并且，在业务流程结束后，能够及时借助信息技术将需要保存的电子文件完整安全地移交到文件中心，之后进而将需永久保存的电子文件移交到数字档案馆。简单地说，全程管理的要旨包括三个方面：首先，从纵向上看，基于电子文件本身生命运动特征连续的、无间断的过程管理以代替职能管理，将文书、档案工作看成一个过程，一切工作环节都围绕信息的顺畅流通、事务的顺利处理进行。其次，从横向上看，在留存文件信息内容的同时留存文件形成与使用的背景信息等元数据，并保持两者间的有机关联。再次，以事前管理代替事后监督，管理的切入点提前至电子文件形成之时甚至在形成之前。
电子文件全程管理的管理理念是电子文件管理领域中的文件连续体理论、来源原则的“重新发现”以及前端控制三大理论的组合应用，并在三大理论中已得到了部分地揭示。这三大理论相互联系、相互依赖、相互补充，为电子文件的全程管理提供了理论支持体系。
2 管理手段的革新——元数据技术的引入
元数据是实施电子文件管理的技术保障。元数据在数字信息资源的管理上发挥出自身独有的优势，也必然成为电子文件管理中不可缺少的管理手段。由于传统文档的管理技术与手段都已无法满足电子文件的管理需求，惟一的解决方式就是进行管理技术与手段的革新。电子文件元数据应用于电子文件管理能够改善传统文档管理的手段与方法，满足电子文件管理的各项需求，从而使电子文件管理走向科学化。
2.1 映射电子文件的原始状态
元数据具有静态映射功能，即一旦系统获取了电子文件所携带的元数据信息，就能得知该文件的原始状态。这是由于元数据中的数据元记录与电子文件中的信息内容、背景、结构信息构成了一一对应的映射关系。因此，元数据就可以完整地记录下电子文件的原始状态。元数据还能够系统地映射出电子文件的生成环境，例如，元数据能够映射出该文件形成的技术环境：是单机上生成、局域网上生成还是因特网上生成。除这些技术生成环境外，元数据还能提示文件生成的行政管理环境，如电子文件生成时所遵循的法律法规、规章制度与标准政策等。
2.2 动态地获取电子文件管理的各项信息
元数据能够跟踪记录电子文件从产生那一刻起，其载体、设备及所用技术的变迁史，以及使用、干预该文件的整个历史过程，即不论载体、设备、技术如何更新换代，不论使用者、使用人次的多少都全部作为历史数据保存下来。年代越久远，积累下来的元数据就越多。它们将电子文件创建、形成、使用以及载体和设备的更替、销毁全过程都记录备案，这些数据对于我们判断电子文件的真实与完整，了解电子文件运行的全过程有重要作用。
由此不难看出，元数据已成为电子文件管理的关键所在。因此，国外有关学者将元数据喻为电子文件管理系统中的“血液”。
3 基于元数据的电子文件全程管理
电子文件全程管理强调从整体上对管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合。因此，电子文件管理在电子文件运行的各阶段中得以实现，同时要求在各阶段中元数据技术都得到相应地应用。
3.1 电子文件管理系统的设计阶段
元数据模型的设计是电子文件管理系统设计的重要内容，由档案工作人员和计算机技术人员共同完成，档案工作人员的任务是对元数据的内容、属性、功能和工作模式提出专业要求，而技术人员负责其技术实现。
3.2 电子文件形成阶段
图1演示了电子文件的形成过程。文件在形成阶段中经过标准化预处理以后，生成一个随身携带的元数据表，这时表中的相关元数据元素已经记录了文件经标准化处理的过程，如原文件的格式、预处理后的文件格式、预处理的方式等等。然后系统通过解读文件自动捕捉有关内容与结构信息填入元数据表，同时由作者对必填的背景信息元数据进行填写，如建议保管期限、写作意图、与其他文件的关联等等。最后将文件锁定。
3.3 电子文件运行阶段
电子文件是和传统文件一样，有一个运转和办理的过程，这便是电子文件的运行阶段。在通常情况下，用户对电子文件的办理操作即是对文件元数据的添加和修改，并不能直接改动文件内容。
当文件送抵某用户时，系统将自动记录下文件出发地地址、文件的传输路径、目的地地址及相关的身份验证信息；当文件停留在某处并被处理时，系统会记录下此用户对文件的操作过程，用户也将在一份类似《文件处理单》的电子表格中作必要登记，并填写文件办理的意见，如阅读人姓名、阅读时间、批注、相关文件等，然后田系统将这些内容自动导入元数据表中；对于如CAD文件等允许对文件内容进行修改的特殊文件，用户在通过身份验证以后可以对文件进行改动，系统将跟踪整个操作过程，记录有关元数据。完成这些操作后，文件被送到下一个指定用户，直至办理完毕，被存入文件库中，系统设置有相应的记录功能，对文件的存入导出及访问过程做记录。
图2 说明了电子文件在运转过程中元数据的变化情况。
3.4 电子文件的维护阶段
电子文件维护阶段的工作宗旨在于保证电子文件的真实性、完整性、有序性、安全性与可用性。元数据在电子文件维护阶段的各个环节中都得到应用。
3.4.1 电子文件鉴定。元数据将为电子文件鉴定工作提供重要依据，如元数据中的作者职务、机构组织、文件主题、建议保管期限、利用频率等元数据元素都是重要的判定依据。同时元数据还将详细记录下归档鉴定的操作过程、责任者和鉴定结果等信息，并指示系统做出相应处理，这些记录鉴定信息的元数据也将被保存下来，作为下一次电子文件鉴定工作的基础和参考。
3.4.2 电子文件归档。归档的过程也是元数据运动的过程，首先元数据随文件一起被移入档案保管系统的档案库中，同时元数据自身也在不断的存取和补充之中。电子文件进入档案保管系统需要经过一系列验证和检查，这些验证和检查是针对文件和文件元数据两者同时进行，而且档案保管系统还将对文件进行归档处理，如加入数字签名或水印、档案号、归档时间、归档说明等，处理过程及结果都将补充到文件元数据中。与此同时，系统也会对文件进行登记、定位保存等操作，此类信息将记录到系统相关管理元数据中。
3.4.3 电子文件整理。电子文件整理环节中管理系统的直接操作对象就是元数据，提取元数据的相关元素内容进行重组，来完成对文件的信息组织和加工。这些工作包括：对文件进行进一步的描述、文件重排、建立或更新文件间的关联与链接、制作检索工具、元数据的优化。在这一过程中，元数据还将依然担任过程跟踪和记录工作，记录下管理系统对文件的操作轨迹。
3.4.4 电子文件保管。元数据为电子文件的信息保护技术提供装载平台和记录空间。而且元数据还会记录文件保管的经过和结果。由于信息系统中电子文件进出频繁，而且文件流动性大，所以必须定期对系统进行维护。维护包括对文件状态和保管期限的确定、文件的导入和导出、无用文件的剔除、文件的备份、软硬件环境的描述等等。
3.4.5 电子文件利用。电子文件的检索和利用工作包括：用户管理、存取控制、用户界面管理、检索、公布等。为了达到满意的检索与利用效果，元数据将应用于电子文件检索与利用阶段的每一个工作环节中。
3.4.6 脱机电子文件管理。对于这些脱机保存的电子文件，其元数据就显得尤为重要了，它便像是一座桥，联系着系统与原文件。由于文件不在系统中，系统只能通过保留在系统中的元数据了解原文件目前的状况和位置，保持与原文件的联系，实施对文件的管理。在检索利用过程中，系统也只能完全根据元数据提供的信息来判断原文件是否满足用户的检索要求，然后决定是否将原文件返回到系统中接受调用。
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