施红健
江苏南通二建集团有限公司 天津 300384
摘要：近年来，我国的工程建设越来越多，在建设工程中，档案验收管理是非常重要的一项内容。本文首先提出工程建设项目竣工档案验收应具备条件，然后分析了建设工程档案验收现状，最后对提升建设工程档案验收成效的对策进行了分析，希望对建设工程档案验收成效的管理有所帮助。
关键词：工程；档案；验收
引言
在建设工程中，档案非常重要，但当前许多企事业单位中档案管理工作仍然存在许多问题，最终在验收使用中逐一体现出来，但此时已经难以纠正。因此，在日常工作中做好档案管理的各个环节也为最终验收做好准备。本文就验收工作中发现的些许问题进行总结分析，并提出相应的对策，以期为顺利开展档案管理工作提供借鉴。
1工程建设项目竣工档案验收应具备条件
一是主体工程和辅助设施已按设计建成，能满足生产或使用的需要；项目试运行指标考核合格。二是完成了项目建设全过程文件材料的收集、组卷、著录、编目等工作，并按规定做好纸质档案数字化工作。三是完成了档案以外的全部单项验收和工程决算。四是有符合档案安全管理要求的库房和设施。
2建设工程档案验收现状分析
所谓建设工程档案验收，就是“列入城建档案馆档案接收范围的工程，城建档案管理机构按照建设工程竣工联合验收的规定对工程档案进行验收”，如资料齐全且符合要求，由城建档案管理机构出具建设工程档案验收认可文件。建设工程档案验收是工程建设项目审批流程中的一个事项，处于竣工验收环节，与规划、消防、人防等事项实行限时联合验收。如要通过建设工程档案验收，需提供一整套按有关标准和规范收集整理的归档文件资料，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件（已形成部分）等。这部分资料涵盖了项目从前期报批到竣工验收形成的全部相关文件；其形成单位包括发改、住建、自然资源和规划等相关政府职能部门及各参建单位；由施工单位编制的相关资料具有内容复杂、专业性强等特点，如施工管理文件、施工物资出厂质量证明及进场检测文件、施工记录文件、竣工图等。建设工程档案验收工作要求建设单位在竣工验收阶段完成项目资料收集整理并且达到档案验收相关条件、要求城建档案管理机构在限定时间内查看核验归档文件并作出验收审核意见，这对于建设单位和城建档案管理机构而言都是巨大的考验。在这样的情况下，建设单位可能不止一次地需要城建档案管理机构针对提交的归档文件进行核验，再按要求进行整改，因此建设工程档案验收实现“限期办结”甚至“最多跑一次”是很困难的。为此，城建档案管理机构需要调整工作模式，不能坐等竣工验收阶段才开始介入档案工作，而应在项目初期阶段及时跟进，即将工作“前置”，提供业务指导与服务。
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3提升建设工程档案验收成效的对策
3.1进一步加强档案管理体制建设
良好的规章制度是保证工作顺利有序开展的重要保障，只有建立在完善、统一、规范规章制度上的工作体制才能做到规范有序、有章可循、有据可依，并在规范管理下，能够督促工作人员严格按照标准执行和操作，提高工作效率。首先，必须严格规范文件立卷归档的时效性和准确性，不能在工程进行到下一步时才进行档案收集和整理。其次，在档案整理中，明确立卷分工，避免出现重复档案、冗余档案的情况，为后期提高效率打好基础。最后，严格把控档案归档的要求，将不相关文件、错误文件严格排除在外。其他档案文件按照内容进行分类，相关联的文件整理在同一卷中，保持完整性和合理性。在严格规范下进行操作，减少多余文件，方便后期使用，提高工作水平。
3.2需要加强与各相关单位的联系
建立常态化建设工程档案验收业务培训讲座制度，针对建设工程档案验收事项办理流程、进馆范围、归档文件整理质量要求等进行宣讲交底；建立项目联系人信息组，在归档文件形成、收集、整理等重要节点进行跟踪询问、了解情况，并及时提供业务指导，督促落实相关工作要求；公布办公电话等联系方式，提供日常咨询服务。
3.3加强过程管理，实行全过程统一管理
工程资料不是某阶段单独出现的文件，而是伴随工程从立项到竣工整个过程中的所有资料，且每一个过程都会产生大量文件，中间稍有疏漏则会导致档案完整性受到损害。因此，提高档案管理的全局性，将工作关口前移，早期进行介入，在工程开工前规划好档案管理工作，与工程项目管理部门共同完成参建单位的档案交底工作。此外，明确档案收集要求，提高相关人员对档案归档的意识，使他们充分了解工程资料管理中的注意事项、文件的归档范围以及质量要求等问题，与档案管理人员共同完成收集工作。在此过程中，档案管理部门与参建单位要建立良好的联系和畅通的联络渠道，为工程建设中共同管理和监督打好基础。
3.4信息化建设
工程建设项目档案管理是提高档案查全率、查准率和工作效率的重要手段，其宗旨是提供查阅利用，实现档案管理信息化。如果工程建设项目业主单位配备使用了计算机档案管理软件，建立了案卷级、文件级档案目录数据库，实现了电子文件归档，无电子文件的纸质档案进行了数字化，做到了随机检索档案条目和全文浏览，则应肯定该业主单位档案信息化建设所取得的成效。
3.5需要提升档案中介机构的服务水平
建设工程档案管理具有较强的专业性，为此城建档案管理机构应当多举措提升中介机构的服务水平，如制定准入标准、行业要求等，确保中介机构的服务质量。在此基础上，主动借助中介机构力量，对建设工程档案管理质量进行管控；为有需要的单位搭建交流平台，使中介服务更有针对性。
3.6提高档案管理部门的工程建设参与度
档案管理人员应积极投入到项目建设中，充分了解工程全局，落实工程档案的保管、收集等标准，及时规避和整改工程资料收集整理中经常发生的问题，避免后期发现档案问题难以找到源头。此外，档案管理人员需要与承建单位等各方加强沟通，保证档案流通渠道的通畅。为了保障验收中工程各方面的资料符合归档要求，需要相关部门共同参与到档案验收整理工作中来，档案管理人员负责核查工程资料是否符合归档要求，专业工程资料整理是否符合行政管理单位的要求。专业技术人员则需要严格把关档案的准确性、合理性和完整性，确保档案完整。档案管理人员和使用者共同完成档案验收，提高工作效率。验收时技术人员要在场，及时发现问题并解决问题，提高一次验收通过率。
结束语
综上所述，为做好建设项目档案管理工作，保证项目档案顺利通过专项验收。建设单位要结合建设项目实际，建立健全档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，进一步完善项目档案管理办法和工作制度。同时，也要明确档案部门、档案人员工作职能，充实和强化档案工作力量，提高档案人员业务素质，增强责任心和使命感；建立管用有效、涵盖项目文件形成、积累、归档及项目档案移交、保管、利用各个环节的控制措施和考核机制，加强对项目档案的源头管理和过程控制。
参考文献：
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论文作者:施红健
论文发表刊物:《建筑细部》2019年第2期
论文发表时间:2019/9/5
标签：档案论文; 文件论文; 建设工程论文; 工作论文; 工程论文; 档案管理论文; 城建论文; 《建筑细部》2019年第2期论文;