规范文书送达，堵住企业管理漏洞，本文主要内容关键词为：文书论文,漏洞论文,企业管理论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
规范的企业文书送达行为，是用人单位开展人力资源管理的基础性工作，对用人单位依法管理职工和维护劳动关系双力合法权益，保持和促进劳动关系和谐等具有重要意义。
以对职工做出处理决定（如行政处分、除名、解除劳动合同等）的文书送达为例，用人单位按照劳动法律法规或规章制度的规定，以合法合理的方式和程序将处理文书向职工送达，一方面可以从程序上保证企业对职工的处理行为发生效力；另一方面，作为事实记录载体，也是职工启动法律救济程序维护自身合法权益的凭据。
文书送达过程中的问题
企业在文书送达上需要注意以下六个问题：
第一，送达的形式。涉及的问题是口头、电子还是书面（包括传真）形式，
直接关系到用人单位的人力资源管理文化和举证能力强弱。首先，基于劳动关系的特点，在不同的阶段过程中，用人单位的管理权力会存在由强到弱的动态变化。用人单位应当据此形成管理理念和相应举措，选择适用风险最小的送选形式。其次，应根据管理行为影响劳动者劳动关系履行的程度大小，选择适用送达形式。对临时性的、极其微观性改变劳动者劳动条件的管理行为，可以采用口头形式；重大影响劳动者劳动条件或者实质性影响劳动关系的，必须用书面形式；最后，与司法文书送达不同，企业人力资源管理文书送达一般不存在书面证明送达行为的送达回证。因此，如何证明送达行为和送达形式本身同样重要。
第二，送达的方式。在劳动法律法规没有做出特殊规定的情况下，用人单位人力资源管理文书送达方式应当符合《民事诉讼法》规定的司法送达方式。但基于劳动关系自我调整的私法属性，有的送达方式显然不适合企业人力资源管理文书送达。因此，企业人力资源管理文书送达方式只能在直接送达、邮寄送达和公告送达中合法选择。从原劳动部的相关规定精神看，企业人力资源管理文书送达方式应当依次选择直接送达、邮寄送达、公告送达，只有在前一种方式不具备条件的情况下，才能选择后一种方式，否则会被认定为无效。特别是公告送达，适用的条件应当是相当严格的。
第三，送达的对象。在劳动关系正常运行中，基于劳动关系的人身属牲特征，企业人力资源管理文书送达对象显然应当是劳动者本人。而在劳动合同履行出现障碍产生争议或者解除（终止）劳动合同后，具体送达对象则需要进行具体研究。根据法律和相关司法解释上关于直接送达的规定，一般情况下，受送达人本人不在的，可交其同住的成年家属签收；受送达人指定代收人的，可交代收人签收；受送达人有授权代理人的，可以向授权代理人送达（书面明确表明其授权代理人无权接收的除外）。劳动者或者相关人员拒绝签收的，用人单位应当重新选择合法视同送达的送达方式，而不应采取有关人员现场证明的变相留置送达，否则会影响送达行为的法律评价从而引起实体法律风险。实践中有些企业向劳动者的担保人直接送达，显然不符合法律规定。
第四，送达的日期。在企业人力资源管理文书送达活动中，直接送达和邮寄送达的日期往往比较容易确定，根据《民事诉讼法》规定，邮寄送达的，回执上注明的收件日期为送达日期。而公告送达由于实行的是推定送达制度，送达日期的具体确定受送达期限的限制。与法律对公告送达期限的一般性规定不同，劳动保障法规政策对送达期限进行了特殊性规定。根据劳办发[1995]179号的规定，企业人力资源管理文书自发出公告之日起三十日，即视为送达。而根据法律和司法解释的规定，一般司法文书公告送达期限为六十日，而涉及涉外司法文书送达时则为三个月。当然何时开始送达，企业则应当遵循合法性和合理性原则。
第五，“视同”送达行为。在劳动保障法规政策层面上，“视同”行为和制度比较发达。鉴于劳动合同履行的不安定性特征显著，企业和劳动者均系非公权力主体，文书“视为”送达制度应当更有用武之地。参考《民事诉讼法》和最高院司法解释的规定，应当建立和承认劳动关系双方文书送达中的“视同”送达制度，分别在邮寄送达和公告送达中予以适用。当前，在企业文书送达采取邮寄送达比较普遍的情况下，从平衡劳动关系双方利益和程序义务出发，可以考虑下列情形为合法的企业文书“视同”送达行为：一是劳动者未在文书或者送达回证上签收，但在邮件回执上签收的；二是劳动者向企业提及了所送达文书的实体内容或者程序义务；三是劳动者已经按照所送达文书的实体内容或者履行了规定的程序义务；四是有确凿的证据能确认已经送达的情形。反之，劳动者送达文书亦然。当然，还要从反向规定特殊情形下，视为未送达。
第六，送达行为所涉及的法律效力。企业人力资源管理文书送达后，开始产生推定的法律效力，对劳动者产生了约束力，劳动关系运行中的劳动条件或者劳动关系本身出现变化，影响劳动者权益而寻求法定法律救济程序的时效也开始计算，比如劳动争议仲裁时效。实践中争议较大的是企业送达方式不规范而影响其人力资源管理行为的法律效力问题，如能直接送达或者邮寄送达，却采用公告送达；没有仔细核实受送达人详细地址的情况下用一般挂号信的形式进行邮寄送达；缺乏能证明完成送达行为的规范化凭证等。
规范企业文书送达
为了使企业人力资源管理行为产生法律效力，构建和发展和谐劳动关系，有必要对企业人力资源管理文书送达行为加以规范。
第一，合理选择送达形式。根据《劳动合同法》等实体法律法规的规定和人力资源管理行为对劳动关系影响程度大小，选择恰当的送达形式。例如，根据《劳动合同法》第40条的规定，企业在法定条件下可以提前三十日非过失性解除劳动者劳动合同，其必须使用书面形式送达。参考最高院司法解释的规定，企业可以通过传真、电子邮件等能够确认收悉的其他适当方式向受送达劳动者送达文书。因此，在选择形式上，企业应遵循“书面形式为主、电子形式为辅、慎用口头形式”的原则。
第二，正确选择送达方式。优先选择直接送达，即企业应在全面详细掌握劳动者信息的条件下，将管理文书直接交给受送达劳动者本人；本人不在的，交其同住成年亲属签收。直接送达是企业向职工送达处理文书的基本原则，凡是能够直接送达的，都应当采用直接送达的方式。在直接送达管理文书有困难的情况下，企业才能选择邮寄送达，邮寄送达应当根据前述“视同”送达制度规定操作和《最高人民法院关于以法院专递方式邮寄送达民事诉讼文书的若干规定》的规定精神办理。当劳动者下落不明或者用直接送达、邮寄送达方式无法送达的情况下，企业方可公告送达，公告送达应根据《民事诉讼法》和最高人民法院相关司法解释的规定精神办理。首先，企业需要有相应的证据加以证明受送达劳动者下落不明或用其他送达方式无法送达的情况存在；其次，企业公告必须做到覆盖面广，起码能够覆盖到受送达劳动者的经常居住地，在有一定影响力的报纸上进行；最后，要严格区分下落不明和暂（临）时找不到人的情况，决定是否适用公告送达。另外，考虑到劳动关系中企业属于私权利主体及劳办发[1995]179号文件的规定，企业人力资源管理文书送达不应当适用留置送达方式。
第三，加强基础制度管理。在劳动关系运行中，企业要切实加强用工管理力度，全面准确知悉劳动者信息，在此基础上，可以考虑在劳动关系进口时，要求劳动者填写专门的文书送达地址确认书。也可以在签订的劳动合同中明确约定，劳动者基础信息变化的及时通知义务，保证企业人力资源管理活动有效进行。当然，在劳动关系正常履行过程中，在依法制定和生效的企业规章制度中规定，劳动者履行签收文书的义务也应当是合法合理的。同时，涉及需要政府公共服务经办机构或者管理监督机构知悉和备案的人力资源管理活动，企业应及时配备报送相关文书，以有力支持企业与劳动者之间的文书送达行为产生法律效果。
第四，科学合法设置送达文书内容。不管是直接送达还是邮寄送达，为保证法律效力，企业应当借鉴司法文书送达设计送达回执以证明送达行为，保证送达回证内容浓缩送达文书的基本内容，达到相互印证。而对公
告送达而言，企业在将文书通过媒体登报等形式进行公告时，内容一定要齐全，要求一定要明确，要载明公告的对象（即受送达劳动者）、原因、目的（即人力资源管理决定）、生效日期、对受送达劳动者的要求以及可能产生的后果等。
第五，依法确定送达日期，有效开展人力资源管理话动。企业需要根据不同的送达方式确定文书送达日期，例如公告送达的，则必须经过三十日后才能生效。同时，有证据能证明确认的送达日期。企业人力资源管理文书过送达日期后，开始产生推定的法律效力，对劳动关系双方均产生了约束力，企业据此可以实施人力资源管理行为的后续措施，如变更劳动条件、出具解除或者终止劳动关系证明书，等等，而劳动者则可以开始寻求法律程序上的救济行为，如申请劳动争议仲裁、提起诉讼，等等。
第六，密切关注地方性法规政策的变化。例如，最近《浙江省高级人民法院民事审判第一庭关于审理劳动争议案件若干问题的意见（试行）》的相关规定在一定程度上修正了对企业文书送达行为的传统司法态度。再如，《上海高院关于适用〈劳动合同法〉若干问题的意见》的第三点规定从实体上免除了用人单位合法变更劳动合同所应当履行的文书送达程序义务，对企业人力资源管理活动影响甚大。