计算机技术在档案工作中的应用及发展，本文主要内容关键词为：计算机技术论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
本文着重就近4年来计算机在我国档案管理中的新应用、开发及发展进行一些分析和研究，综述如下。
一、技术进展与学术研究情况。
中国档案学会的领导同志非常重视档案管理现代化问题的研究。仅近4年中就召开了两次学术讨论会，首先于1992年在济南召开了第三研讨会，这次会议的论文，一是反映出人工智能技术在档案管理方面的应用，例如人工智能技术用于解决著录标引的不一致性问题可适当采用自然语言检索，用于关键词和分类号的自动标引，用于专家自动鉴定系统等。二是应用领域又有所扩展，例如从过去一般限于使用计算机进行常规的以机读目录为基础的检索、编目、借阅等，发展到借助于光盘存贮器和与缩微设备联机实现的原文检索，采用计算机图形处理技术实现的字迹褪变档案的信息增强恢复，基于网络的发展实现了多个工作环节的信息处理和传递。三是文书、档案一体化管理有了较大发展，不仅系统开发种类增加而且有的软件已推广至上百家。四是在计算机实际应用基础上，出现了对自动检索实例的定量综合分析。又于1993年在桂林召开了第四次研讨会，与会论文代表了我国计算机管理档案方面的最新研究成果和先进的技术水平。这次会议重点讨论了3个专题的问题，一是计算机管理档案中的智能技术，包括自动标引、智能检索等，可以看出档案自动标引技术的开发应用又有新的突破，继常见的“部件词典法”之后又出现了采用专用主题词表的匹配标引法和可应用于文、档一体化的全文自动著录标引法及单字索引法等。二是计算机信息处理新技术的开发应用，包括多媒体技术、光盘技术等，分别对多媒体技术的发展、技术状况和应用于声、像及文字与图形等综合性档案信息管理的可行性以及所需解决的问题等进行分析论证，提出了研制方案；对光盘技术提供了实用化的应用模式，回答了光盘技术普及应用过程中的一些疑难问题。三是高新技术在文、档一体化管理、计算机辅助设计与科技档案管理、计算机辅助教学中的应用等，反映出计算机应用已从一般的档案管理向外延伸，与计算机辅助设计和一般性办公自动化的关系更为密切，计算机应用的涵盖面迅速扩大。这次会议给人们的启示有3点：一是计算机技术的迅速发展为档案管理自动化的技术更新和完善提供了新的有效手段；二是计算机推广应用过程中应注重普及与提高并举，对新技术的研究和相应的知识准备应适当超前；三是档案管理中遇到的难题和业务发展的需求是采用新技术的动力，新技术的开发应用也应以解决这些问题为目标。在中国档案学会自动化技术委员会出版的两本计算机管理档案论文集和《档案学研究》的有关专刊中对上述学术会议的论文有较详细的分析介绍。
近几年计算机在档案管理中的应用普及发展较快，中国档案学会自动化技术委员会为配合形势发展造成的人才和知识需求，举办了三期计算机管理档案技术人员和主管领导培训班，先后共培训了200人次。为了更好地普及和推广已有的一些优秀的软件成果，摄制了一部《中国计算机管理档案成果集锦》的录像片，收入片中的成果均正式通过技术鉴定，而且有一半分别获得了国家级和省部级奖励。
据统计，1990年以来，在《档案学研究》、《档案学通迅》、《中国档案》（《档案工作》）3种期刊上发表的论文中，涉及计算机管理档案方面的有76篇，（另有26篇为摘要介绍），涉及机读目录著录标引与制作的有21篇，涉及标准化工作有37篇。在计算机应用的论文中有关文、档一体化管理的占32%，有关光盘原文图象处理的占26%，关于自动标引、智能检索等技术的占17%，在所有关于保护技术、信息处理、缩微复制等档案管理技术的论文中，涉及计算机应用的论文占65%。可见计算机管理档案是档案管理现代化技术发展的主要角色和最活跃的技术手段。
二、计算机管理档案的主要成果。
计算机应用于档案管理的研究开发很活跃，应用效果和实际效益也更为明显。中国档案学会自动化技术委员会参与了一些单位有关方案的论证、技术咨询、成果的鉴定和推广介绍等工作。在所掌握和了解到的一些主要成果的基础上进行分析可以归纳出以下几个方面：
1.原文存贮与自动检索由实验为主向实用化发展。直接自动检索到档案的原文信息是计算机管理档案的一个吸引人的目标。80年代末计算机光盘技术的迅速发展，为这个问题的解决提供了较为适用的技术手段。从1991年开始沈阳市档案馆，中央档案馆等数10个单位进行了实验或应用，现在准备应用计算机光盘设备的单位增加很快，尤其是一些尚未应用缩微技术设备的单位对应用计算机光盘设备更为积极。
经实验或实际应用的检验，计算机光盘原文存贮检索技术体现出以下的优点：信息存贮可靠，质量好；系统操作简单；原文自动检索方便、快捷；便于与计算机网络应用相衔接。光盘技术目前也还存在一些有待解决的问题，例如还原拷贝件的清晰度比缩微片稍低，法律效力还有待认定等。总之，上述情况已能说明在光盘技术支持下，档案的原文信息存贮与自动检索有了较为实用的技术手段。原文自动检索的普及标志着档案信息自动化管理迈上一个新的台阶。
2.解决数据准备不足的问题取得了进展。由于著录标引工作进展缓慢造成的数据量不足，以至于使计算机档案管理系统的实用性差和效益不高等问题困扰着许多单位。从最近几年的情况看，为解决这个问题已经在以下几方面取得了技术进展；
通过实践提供了简化著录标引工作和克服系统设计盲目性的依据。如中央档案馆通过对几年中积累的计算机检索应用实例进行的统计分析得出了较典型的结论，即在检索过程中时间因素最重要，以下依次是责任者、关键词、分类号等因素。考虑利用者主要关心查全率指标，而对查准率要求不高这一实际情况，可以有把握地合理简化或压缩主题词标引工作。据实际估算，主题词标引深度每减少一个层次，则可以减少总著录标引工作量的15%。如果只标引分类号，而把主题词标引改为自由词的标引，总工作量可减少30%左右，而且标引的技术难度也大大降低，可以使参与著录标引工作的人员水平要求放宽。
自动标引技术多样化，而且适用性逐步增强。浙江省档案馆在原有的部件词典法自动抽取关键词标引技术的基础上又进一步开发了分类号的智能自动标引、解放军总后档案馆新开发的专用词表自动匹配标引法和南京大学档案馆首次使用的档案全文自动著录与智能标引技术等说明档案自动标引技术的开发应用又有了新的突破。这些技术方法经过较大数量的应用数据检验，在一些技术指标和功能上弥补了“部件词典法”的不足。总体来看档案自动标引技术还处于不断地发展完善过程之中，每种方法都有一定的局限性，所以这也是到目前为止多数档案数据库的建立仍然依靠人工著录标引的原因。
人工智能检索技术的初步应用可以使著录标引规范化的要求相对降低。从国防科工委档案馆等单位研制的人工智能检索技术成果的应用情况看，这类技术可以解决著录标引中出现的不一致性问题，部分地实现用自然语言进行检索，提高查全率和查准率。
3.计算机管理档案软件的通用性加快了普及应用。应用软件重复开发的动态参数型档案管理软件的研制初步改善了计算机档案管理系统的适应性。例如由国家档案局科研所和北京市档案馆联合开发的动态参数型计算机档案管理软件，以及四川省档案馆研究所开发的类似系统都具有较大的灵活性和广泛的适应性。几年来按行业特征开发的通用软件占主流位置。例如航天工业总公司、铁道部、城建部、冶金部和一些军事组织系统等都对通用性档案管理软件组织了开发，并在本系统中产生了较好的推广效果。
4.计算机文书、档案一体化管理逐渐成熟。随着办公自动化的普及，文书处理与档案管理已由计算机设备联系起来。一方面档案工作向前延伸，在接收文书机读信息的同时必然向文书提出信息加工要求，另一方面在文书部门应用计算机的同时也需要考虑归档问题。在采用计算机辅助设计的科研生产部门，从设计资料的生成到归档都已变得密不可分。这些情况自然而然地形成了文书、档案管理的一体化趋势。例如中办秘书局档案处已开始了文件数据软盘的归档工作，空军档案馆、南京大学档案馆等单位开发的文档一体化应用软件在实际应用推广中取得了较好的效果。国家审计署组织开发的“项目审计档案管理系统”按照立项者即是归档者的原则已逐步成为审计业务人员手中的得力工具，可在计算机上完成从业务报告起草、自动组卷、同步著录标引、统计分析等几乎全部业务工作。
5.计算机管理档案向网络化发展。近几年，我国计算机管理档案的网络化发展较快。出现了以下几种网络化模式。一是办公自动化网络带动档案管理信息入网。例如中办、国办的办公自动化网络和一些省市党政机关建立的办公信息网络。这些多是局域性网络。二是行业性跨地区的大型网络，例如航天工业总公司的档案情报资料网、军事指挥远程网络等。人们已认识到网络化是计算机应用于档案管理的发展趋势，是保证数据信息数量和质量，提高设备运行效率的重要条件，也是使档案工作从手工方式为主发展到自动处理为主的最理想的工作模式。
6.计算机管理档案产生明显的社会效益和经济效益。多数档案馆在考虑应用计算机时已走出幼稚和盲目阶段。可以说，现在人们更看重计算机的应用效益。例如中央档案馆提出的计算机应用实例分析报告中按实际应用情况估算在考虑了人工著录标引因素情况下，已达到的计算机编目检索总效率已是手工的百倍以上。还有一些单位提供了计算机应用可以由少数几个人，几天内完成以前十几个人几个月才能完成的档案资料汇编或整理工作，而且所获得的结果质量很高，甚至是手工难以完成的。所以说计算机管理档案产生的社会效益和经济效益已经得到了人们的承认。
三、应进一步重点解决的问题。
1.实现科学规划和科学管理。几年来我们仍看到一些单位或者不断地补充新设备，或者由于资金少又要赶潮流勉强购置一些不太适用的设备，结果并没有使设备正常发挥作用。问题主要出在不是按科学规划去做，又不重视科学管理。这样不仅多花钱没有达到目的，少花钱也同样没有办成事，造成了浪费。所以必须纠正把科学规划、论证和管理看成比软件还“软”的错误认识。事实证明这项工作是否周全、贯彻是否得力，是应用项目能否发挥实效的关键。
2.解决档案目录数据的数量与质量问题。档案目录数据的数量与质理是计算机档案管理系统能否实用和产生效益的最关键因素。解决这个问题的措施有：充实、稳定档案标引人员的队伍；尽量利用原有的档案目录基础；适当简化著录标引方法，从制定标准时就区别详简级次；在一定条件下采用自动标引技术，使这项技术不断地完善起来；把数据建库工作作为任务立项，落实经费、落实目标、落实人员。
3.重视通用性软件的开发。积极开发通用性软件是节省经费、减少人力浪费的有效方法。通用性软件开发技术难度很大，建议主管部门按档案的性质和门类分别组织攻关，从标准配套抓起，积极促进技术协作，把通用性软件作为重点科研项目优先给予支持，这样在软件研制中的低水平重复的状况就会很快被扭转。
4.完善科研管理和奖励推广机制。“科学技术是生产力，而且是第一生产力。”深刻理解其含意，并在档案管理工作现代化中去落实是我们应当重点研究的问题。应当改进对一般应用性成果的评论方法，把其实际效益与成果奖励更紧密地联系起来。
5.组织技术攻关，开发通用、灵活的软件。档案管理应用软件的标准化问题应作为今后技术开发的重点，既有利于推广计算机的应用，又利于节约人力物力。
6.进一步提高设备利用率和加强技术培训。总之要加倍努力，为科研成果向生产力转移做好搭桥铺路工作。
四、新技术的发展及对策。
计算机技术的发展之快使人很吃惊，计算机技术在应用于档案管理的发展中也同样让人感到日新月异。到1993年底，我国已有各类计算机130万台。预计1994年的计算机销售量将达到60万台。档案部门拥有的计算机已超过7000台。由于档案的保管涉及千秋大计，所以要求对新技术要有深入和全面的了解后才能放心使用，这就需要档案工作者，一方面要及时了解新技术的发展动向，另一方面要积极地研究和论证新技术的特点和存在的问题及应用条件，以便有妥当的对策。下面就几项发展迅速而影响较大的新技术进行一些介绍和分析，并从档案管理角度提出一些应注意的问题和应采取的对策。
1.计算机多媒体技术将促进综合性的档案信息管理。
90年代初，多媒体技术就已在世界范围内掀起一股热潮。预测1994年后上市的新型计算机都将支持多媒体技术。多媒体的含义是指对于文字、数字、图形、静态图象、活动影像、声音等信息进行集成化统一管理的一类计算机技术。上述提到的每种信息存在形态习惯上被称为一种媒体。可以说多媒体热潮是以需求为导向，以数字化信息技术的发展完善为基础实现的，是计算机技术应用领域不断扩展过程中的一次飞跃。这项技术将使计算机档案管理不仅进入原文信息管理，而且还将进入对声、像等多种形态的档案信息进行综合性自动存取管理的阶段。借助于多媒体技术不仅可以处理档案文字图形信息，而且声音、影像档案信息也可以被高质量地复制并长久保存，也就是说可以解决在磁性介质上难以长久保存这些信息的难题。人们对前几年开始的光盘与缩微技术的发展之争记忆犹新，而现在看来，计算机多媒体技术仍以光盘为海量存贮器，它不仅与缩微技术市场进行竞争，而且对几乎所有传统的模拟信息处理技术构成冲击。可以说多媒体技术成了引发数字信息技术代替模拟信息技术的革命性变化的主要角色。从这个意义上看，光盘与缩微胶片的竞争不过是多媒体技术走向市场的一个序幕。
多媒体技术虽然已经开始获得应用，表现出较好的应用效果，但仍在某些方面不够完善，需要不断地改进。尤其是以下一些与档案管理有关的技术问题更需引起注意。例如音频信息的高音质、高密度压缩存贮及介质成本问题。视频信息存贮器的高速读写技术与高密度存贮问题。信息记录方式的压缩方法标准化问题，多媒体网络技术等。
2.“信息高速公路”对档案管理现代化的影响。
与前面提到的多媒体技术相比，“信息高速公路”的影响更大，影响的范围更广泛。它不仅对档案管理中如何应用计算机产生很大影响，而且对档案工作的现代化问题也将产生深远的影响。
“信息高速公路”是1993年引起世界性关注的话题，被认为是信息领域发展最重大的动向。“信息高速公路”是指在现代技术条件下建设的一个以超大容量光纤传输网为骨干，以高性能计算机为枢纽，以多媒体终端为网络联接和操作手段的宽带、高速、智能信息网。它可以融计算机联网服务、电话、有线电视、无线通讯系统等功能为一体，作为科教、卫生、金融、商业、娱乐等服务项目的载体，为机关、企业、大学、研究所、家庭等提供广泛的信息服务。从1993年初美国首先提出建设“信息高速公路”，即美国信息基础设施(NII)以后，短短的一年时间里，已经有数10个国家和地区公布了自己的“信息高速公路”建设计划。这种情况是异乎寻常的，其本身就说明了建设“信息高速公路”的重要性和必要性。我国于1994年3月提出了发展高速信息网的设想，4月13日又公布了建设国家经济信息网的计划。这个信息网实际上是我国“信息高速公路”的一个初级实体，它由信息资源网和信息通信网组成，实现通信、计算机与信息应用三方面的结合。5月我国又提出了实现“金桥、金卡、金关”的规划。“信息高速公路”将给档案工作带来以下一些变化。(1)新的办公方式促进档案管理方法的改变。由于生成档案的运作过程将在信息网络中进行，机读文件和机读数据为主要形态，必然使档案也以机读形式存在。(2)将促进档案信息管理的网络化。实践证明计算机的应用效能与网络化程度成正比，网络化将从根本上改变档案管理中的计算机应用状况，而且还将使档案信息与社会上的各种信息网联成一体。(3)将使档案管理现代化的模式呈现新的特征。随着“信息高速公路”的出现，人们在考虑档案管理现代化时，将不只着眼于一个馆（室）或部门的局部，而会更多地注意到部门之间、各地之间以及与全社会环境的联系。例如现在已经有全国性和国际性的计算机信息库积极地向档案部门寻求信息。
面对即将出现的“信息高速公路”，当前应在档案管理范围内做以下一些准备工作：(1)在制定档案工作发展规划时，应把“信息高速公路”的建设和使用情况考虑在内。据了解，到目前为止，档案部门制定规划时尚未考虑这一因素，也从未与有关部门联系和讨论有关问题。这样会给将来的工作造成被动。(2)必须加快档案工作的标准化进程。对于加入“信息高速公路”的网络来说，如果离开标准化工作，任何信息都会被拒之门外，否则形式各异的档案信息只能是网络中无法使用的一堆“垃圾”。今后几年如果不抓紧这项工作，不仅会对当前档案的现代化管理带来不利影响，甚至会造成脱离大信息网络之外的“档案信息孤岛”状况，对这种可能的不良结果，必须从现在就采取有力措施才能避免。(3)加快各类档案数据信息的机读化准备工作。大信息网的建设除了对信息的质量和数量的要求更高之外，还增加了种类多（多媒体）的要求，信息准备工作迟缓的矛盾在某些方面会更加突出。提前研究或从事进行这些工作，并尽可能事先准备出充足的数据是经验也是教训，必须切实重视起来。
（执笔 邱晓威）