档案信息化管理应用实践分析
王昱翕
(国家广播电视总局无线电台管理局 北京 100045)
摘 要： 档案管理是一项重要的工作，无论在哪个时代，档案管理工作始终是比较繁琐和不容马虎的工作。随着信息化时代的到来，计算机技术和互联网技术的介入与支持，使得档案管理手段更加丰富，减少了较多的人为失误的同时，提升了管理的效率。在档案信息化管理应用的实践过程中，合理应用信息化手段，能提升档案管理的安全性、严谨性和准确性。
关键词： 档案管理 信息化管理 信息化手段应用 实践分析
档案管理工作无论在历史的何种阶段，都是必须存在且不得马虎的工作。档案的管理在早些年代，由于没有信息化手段和电子化技术的介入，档案管理常常是以人工为主。人工管理档案效果有时并不尽如人意，常常由于人为失误造成档案丢失或管理不当。而早期的档案也多为纸质为主，纸质档案保存期限较短，还面临着火灾、纸张老化等隐患造成档案丢失。而在信息化时代，对于档案的管理采用计算机、互联网等先进技术，简化人工操作，并将纸质档案转换为电子档案，适宜长久保存且安全性较高。
1 信息技术在档案管理中的应用优势
1.1 能够使档案数据共享
网络平台的建设，能够保证档案信息的无障碍交流与共享，这是信息技术最为显著的特点，也是高效实现信息资源共享的途径，这也是档案信息化管理建立的基础与前提。电子档案信息的管理有助于各部门之间的档案查阅、调用，而避免以往的档案人为运输，规避了档案丢失和损坏甚至被认为恶意篡改的风险。因此可以说，档案信息化平台的建立也大大加强了档案信息交换的便利程度。档案管理中较为重要的核心点是将多元化资料进行归纳、整理、存储、调用和应用，信息化档案管理模式可以为整个档案管理进程提供方便和技术支持，达到档案管理的目的。档案资料共享和理念，是档案信息化管理的重要趋势。
1.2 能有效提高档案管理效率
一般档案管理的内容较多，有人事档案、单位资料档案等等，就一家较为大型的企业或是单位而言，人员数量的繁多和纷繁复杂的业务资料，使得档案内容和数量也十分庞大，对于档案管理者的压力也十分巨大。档案管理者一般情况下要处理多种多样的档案信息，进行实时归档、分类和整理，还要进行高效率的信息查阅和读取录入。在传统的档案管理过程中，前文提到，多数是以人工管理和纸质档案的形式，很多时候由于人为失误和档案管理者的玩忽职守，造成档案装错、档案丢失甚至是恶意篡改档案信息，使得档案管理遭受到了较大的挑战，档案的安全性和真实性也得到了不小的挑战。而借助了信息化技术的档案管理，很多时候，可以通过人为辅助操纵，以管理软件为主，减少了人员操作中丢失档案、损坏档案的可能性，同时计算机软件的辅助管理，有效减少了管理档案的时间，明显提升了档案管理效率。
1.3 有效延长档案管理时间
在非计算机时代的档案管理工作中，常以纸质形式保存保管档案，随着时间的增加和累计，纸质档案数量堆积越来越多，很多档案甚至需要永久保存，而有的档案只要也要保存二三十年。并且纸质档案的管理受到环境、气候、人文等多重因素的影响，极易造成档案纸张的腐烂、损坏甚至是遭受火灾，一旦宝贵的档案资料丢失，会造成不可挽回的损失，甚至给企业的发展带来严重影响。同时，人员档案的丢失，会对人员的工龄、工作履历等造成严重影响，有时可能诱发社会问题。
而在信息化技术的支持下，企业可构建电子化的档案管理系统，用电子化的形式把档案资料存储起来，同时还能够将数据进行有效保存与备份，不仅延长了档案的保存时间，还避免了占用过多的空间，提高了适应不良环境的能力，让档案信息能够长久保存和应用。另外，除了实施电子存储之外，单位还可以运用电子扫描、光盘存储等方法，保存特殊数据，保证档案的持久使用。
2 信息化技术在档案管理中的实践应用
2.1 开发高效的档案管理系统
1．抱定师范宗旨。蔡元培认为教师对于教育，对于社会，担负着对被教育者“传布普通之知识，陶铸文明之人格”[2]卷1，385的重任。师范毕业生“要知既具有教育智识，不必务求在何等学校施教。即借一公共地方，如从前私塾之自行办理，未始不可”；一定要“抱定入学宗旨，勇往直前，不变目的，莫虑其它”[2]卷2，479。所谓“抱定宗旨”，在蔡元培看来，入法科者，非为做官；入商科者，非为致富；入师范者，就要献身国民教育。“宗旨既定，自趋正规”[2]卷3，8-9。
2.2 有效建立和完善档案管理制度
信息化技术显然不是单一的技术，在档案管理中应用的信息化技术手段包含多维度的技术，通过信息化技术的多样性为档案管理提供可靠的保障。首先，要合理运用多媒体技术，包括声音、文字、图像和影像都手段，通过信息查询的人性化服务提供档案的快速搜索、定位和调用。其次要合理利用信息化存储手段，包括压缩存储技术、光盘存储技术、磁存储技术、微缩存储技术等。第三要合理利用条形码技术和二维码技术，尤其当今时代又被称作为二维码时代，二维码内包含的信息数据量大，能够有效提升信息化档案管理的效率。
2.3 加强多元化技术在档案管理中的运用
以往的档案管理制度多数是以人工管理和纸质管理为主，在信息化技术手段应用于档案管理时，需要制度的更迭和完善，或者说，传统的档案管理方案可能已经并不适用于信息化时代下的档案管理。因此，必须建立新型的信息化档案管理制度。在建立新制度的过程中，要首先规划信息化档案管理的总体思路以及工作流程，完备技术应用、计算机硬件操作和信息化平台的建立，给出相应的管理和操作制度，确保操作人员能够认真掌握制度的同时，严格依照制度进行管理，避免非法操作。其次，要在建立制度后和实践的基础上，继续完善制度中的不足，最后还要加强档案安全性的管理，从制度上监管安全。
档案管理和信息管理有着明显差异，常见的信息管理主要是能够实现信息的存储和读取等基础工作即可，但是档案的管理则是在信息管理的基础上更加有针对性，也更加专业。档案管理一般是完成信息的分类、信息的整合、信息的应用等，是以庞大的信息源作为基础和支撑，在此基础上完成一系列的管理要求。为更好完成信息技术在档案管理中的融合与应用，促进信息化手段在档案信息管理平台的有效应用，必须开发相应的档案管理系统，以满足档案管理的综合需求。为此，首先应该建立良好的档案管理硬件需求，及硬件线路的铺设、机房的建设、存储器的安装与应用、互联网平台的架设等等，要建立先进和完善的电子信息存储单元。其次，建立完好的软件系统，从软件的购买、软件的应用、软件的调试和软件的升级等方面，管理档案平台。最后要进行专业化档案管理系统的建设，主要是安全方面，防止档案丢失、防止档案篡改，保证系统运行的稳定性。
2.4 有效提高档案管理人员的素养
人仍是管理的主体，在档案管理工作中，无论是否运用信息化，人始终作为档案管理的参与者，因此其管理素质素养和专业化程度必须提升。对于人员的管理，以往的档案管理人员掌握扎实的档案管理知识，但是在应用信息化手段可能稍有欠缺，因此应该经常组织对档案管理人员的培训，在信息化不断发展和快速变革是时期，管理人员的信息化水平也应该与时俱进，才能够面对当前日新月异的档案管理信息化技术。因此人员的能力提升尤为重要。
相较于传统企业会计事务，现代会计信息化发展能够解决过去会计工作效率低、数据分散易丢失等问题，是企业会计可持续发展的必经阶段。当前我国企业会计信息化正飞速发展，逐渐实现了会计财务数据共享、提高了会计工作质量等，但同时由于很多企业管理者和会计从业人员没有真正落实会计信息化管理，造成信息化流于表面，浪费人力和物力资源，也容易使得企业账目不清，影响企业财务发展。
3 结语
随着大数据、5G时代的到来，信息化技术在各行各业中的应用已经全面铺开，档案管理作为一项传统工作，也要在新形势下不断发展和进步。信息化手段在档案管理中的应用，能够克服人工档案管理的不足，避免纸质档案管理的劣势，在提高档案管理水平和效率方面有着明显的优势。今后，随着时间的不断推移和档案数量的不断增加，基于信息化方式的档案管理将发挥更大的作用。
采样技术。采样是进行食品微生物检测工作的前提，只有对采样阶段进行严格控制，才能保证样品符合检测标准。一般情况下，食品取样分为大中小三种类型，对于小样，是食品检测中的主要样品类型。一般情况下是先取大样，然后分成中样，最后选取小样进行测试。为了保证样品微生物检测的准确性，在取样过程中必须保证环境的无菌，同时采样的物品也需进行杀菌处理，保证样品无菌污染。另外，对于不同的食品，状态不同，在进行取样前需要针对性进行前期处理工作，然后选择最具代表的部分进行取样测试[2]。
参考文献
[1]孙敬懿.信息化在档案管理中的应用研究[J].卷宗,2019,9(8):6.
[2]郭晓滨.档案信息化管理的优势及安全问题分析[J].办公室业务,2019(8):64.
[3]陈一星.公交行业提升档案管理信息化水平的实践探讨[J].卷宗,2019,9(3):113.
中图分类号： G270.7
文献标识码： A
文章编号： 1674-098X(2019)07(b)-0202-02
DOI： 10.16660/j.cnki.1674-098X.2019.20.202
标签：档案管理论文; 信息化管理论文; 信息化手段应用论文; 实践分析论文; 国家广播电视总局无线电台管理局论文;