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摘要：大数据时代的特点，以数据量大、数据传输速度快等为主。该时代的到来，对传统的数据与信息管理模式带来了极大的冲击。但同时也为各领域的改革指明了方向。近些年来，机关单位的档案量逐渐加大，管理难度显著提升。将大数据时代所衍生的“云计算”等技术应用到档案利用服务体系的建设过程中，是机关单位突破现有的发展困境的必经之路。鉴于此，本文就大数据环境下档案利用服务体系的建设展开探讨，以期为相关工作起到参考作用。
关键词：大数据；档案；利用；服务
1、大数据环境下档案利用的特点
大数据环境下，机关单位档案利用的特点如下：（1）档案量增加：随着机关单位人才数量的不断增加，有待管理的档案的数量同样显著提升。建设档案利用服务体系，提高档案的利用效率，开始显得尤为必要。（2）档案搜索难度较大：海量数据下，机关单位有关人员搜索档案的难度逐渐加大，为获取某一员工的信息所需付出的时间成本同样显著提升。如不及时给予改革，极容易对单位工作效率的提升造成阻碍。
2、大数据环境下档案服务工作面临的挑战
2.1、在海量信息中查询到需要的档案信息
大数据其数据量十分庞大，而且数据类型更具多样性，这也导致要在海量信息中查询到所需要的档案信息具有较大的难度，对档案管理人员提出了更高的要求。因此在大数据环境下，档案工作者需要有效的解决在海量信息中如何快速查询到所需要的档案信息。
2.2、在海量的信息中挖掘到有价值的信息
大数据环境下，档案服务工作中要想在海量信息中挖掘到有价值的信息也具有较大的难度。由于传统的档案管理工作中，档案数量有限，一些有价值的信息依靠人工的方式就可以抽取和挖掘到。但在当前大数据环境下，档案信息不仅数量十分庞大，而且信息十分复杂，种类和形式较为多样，这也对挖掘有价值的信息带来了较大的难度。
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3、大数据给档案信息资源利用服务工作带来机遇
一是从档案信息资源的存储和服务方式上，大数据能够实现快捷、高效的优质服务。大数据环境下档案信息的存储和服务利用可以有效分离，避免了重要的纸质档案材料重复利用带来的磨损，有效保护了档案资源。另外也使得重要的档案信息能够以数据备份形式永久保存下来，保证了档案的信息安全。二是档案信息资源利用服务急需建立以用户需求为导向的主动式服务平台，档案利用服务正朝着智慧型、时效性、个性化的方向发展。在此进程中有利于逐渐消除公众对档案利用服务工作的片面印象，推进档案服务的社会化进程。三是大数据使档案利用服务工作从观念角度以及时间和空间角度多方面的走向开放，这正是大数据时代的创新性和包容性体现。档案利用服务工作应抓住大数据技术与档案服务的最佳契合点，借助大数据环境，最大限度发挥档案信息资源的先天优势，推动档案事业的发展。
4、加强大数据背景下档案利用服务的策略
4.1、提升档案信息技术和新型存储系统的应用
在大数据背景下给档案利用服务带来了较大的冲击，为了有效的解决大数据所带来的问题，可以通过运用云计算和内存计算来实现对大数据的有效处理。通过利用云计算和内存计算来对搜集到的大量档案信息进行编档和存储，将其转化为数据形式进行存储。这样用户在查阅和使用档案信息过程中，通过计算机在电脑等客户端即可以进行查阅和使用，这样在海量信息中能够快速查找到自己所需要的信息，有效的节约了寻找的时间，而且能够快速、准确的寻找到自己所需要的信息。利用云计算和内存计算不仅能够加快档案信息资源共享的实现，而且有利于档案使用范围和价值的扩大。
4.2、加强档案数据资源的创新
档案资源利用服务创新是推动档案事业得以持续发展的重要动力，在档案利用服务创新过程中中，档案数据资源作为创新的主体，同时也是档案服务的基础，因此需要具备条丰富的档案资源，这是档案利用服务价值得以实现的重要基础，因此需要在档案利用服务工作中，要积极引进和创新文献资源、特色数据库和专业数据库，从而更好的满足档案用户各种多样化的需求。同时还要依托于计算机技术和网络技术来加大对网上资源的利用传播，打造专业性和人才队伍，加快推动网上资源的建设，进一步提高信息资源的检索水平，推动档案利用服务的健康、有序发展。
4.3、技术的开发和创新是提高档案管理与利用效率的先决条件。
首先要明确的是，大数据的概念不但包括了海量数据，更注重解决和利用大数据的技术。为了进一步优化和提高档案的管理和利用，就必须通过应用先进技术，获取、存储、挖掘、分析大数据，并在互联网带动下，将传统的档案信息资源和大数据环境下数据的存储和应用技术等紧密结合来实现档案数据管理的自动化和智能化，实现档案数据的远程在线检索和利用，从而为决策提供支持和创新，为档案利用者提供更多方便，并不断推动档案管理与利用服务的发展和转变。
4.4、提升档案信息技术和新型存储系统的应用
解决大数据带来的问题可以通过云计算和内存计算的途径。云计算以及内存计算是当前发展前景良好的一种处理大数据的形式。因此，在开展档案利用服务工作之中，可以利用云计算和内存计算将搜集来的大量的档案信息进行编档、存储、将其变成数据的形式予以存储。这样一来，用户就可以通过计算机在电脑等客户端中进行档案信息的查阅和使用，大大节省了在海量信息中不断寻找信息的时间和精力，而且还能够准确地找到自己需要的信息。通过云计算和内存计算能够促进档案资源的共享，扩大档案的使用范围和价值。
5、未来档案管理与利用服务展望
5.1、要全面实现档案信息的网络化管理
大数据背景下，各部门间应该建立办公局域网，实现网络自动化的办公环境，并通过建立和完善一种以档案数据信息为管理内容，以计算机为管理手段，以网络传输为利用方式的新型档案管理系统，来实现档案的网络化管理功能，实现档案的自动化查询利用和信息的网络化传递等。此外，档案部门还可创建自己的档案信息管理网页，用以实现馆藏档案数据库的检索、浏览和下载；实现编研成果和珍贵档案（照片）的在线展示；登载档案宣传报道，档案相关的法规制度及业务动态等。
5.2、要主动做好档案信息资源预测和深度挖掘
信息的最大价值就在于挖掘共享性，而档案作为一种具有鲜明行业性的信息资源，其价值更多体现在对档案资源的“用”上。因此，档案部门要充分挖掘档案的内在价值，为各级领导决策服务、为单位的经营和管理服务。要履行好这一职责，档案部门就要紧紧围绕单位中心工作，变被动服务为主动服务，深入挖掘馆（室）藏档案信息资源，撰写出高水平、高价值的编研作品及资料，为人们利用档案信息资源提供更多便捷。
结束语
综上所述，大数据环境下，将“云计算”技术应用到档案服务体系的建设过程中，能够有效提高数据的提取效率。建立档案管理自动化系统，能够降低海量档案数据的管理难度。实现档案资源的优化共享，可有效提高档案数据更新的及时性。加强对系统的维护与管理，对档案安全性的提升，具有重要的价值。机关单位应积极利用上述技术建设档案利用服务体系，提高体系与大数据环境的适应性。
参考文献
[1] 刘俊兰.大数据环境下高校数字档案馆建设研究[J].兰台世界，2017（19）：43-46.
[2] 陈菲.大数据视角下的档案利用问题研究——由提高数据加工能力谈起[J].机电兵船档案，2017（03）：74-76.
论文作者:袁方容
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第18期
论文发表时间:2018/10/25
标签：档案论文; 数据论文; 信息论文; 信息资源论文; 环境论文; 海量论文; 资源论文; 《建筑学研究前沿》2018年第18期论文;