论档案术语的作用和类型——档案术语研究探析之一，本文主要内容关键词为：术语论文,档案论文,探析论文,作用论文,类型论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
任何一门科学，都必须有自己的术语概念。没有专业术语，就谈不上科学。术语概念在科学学科中的重要性和必要性，是不言而喻的。因此，对于档案术语的研究，便不可避免地成了众多国家档案学术研究的重要课题之一。笔者愿将关于档案术语几个问题的思考，以探析之一、之二的形式，书写出来，与同行切磋。
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一、档案术语的作用
术语概念的作用从宏观上说，在于表示每一学科都研究一些什么样的问题，人们是怎样运用这些术语概念来研究问题的。我们在档案教学中，在研究和翻译外文档案学术资料中，在实际工作和国际档案交往中，都无时不在与档案术语概念打交道，因而都体会到，离开了标准化和规范化的档案术语，就寸步难行。
从微观上分析，档案术语的作用主要体现在四个方面。首先，档案术语是档案学基础理论建设的重要组成部分。它的完善和发展，可以进一步提高档案学的科学水平。一门比较成熟的科学学科，必然有一套本学科的术语概念。实践证明，中外档案学在其形成和发展过程中，无一例外是从研究本学科的术语概念开始的。
其次，档案术语概念是使档案学成为独立的科学学科的重要基础。一门独立的科学学科要在科学之林中占有一席之地，必须有使本学科有别于其他学科的基本术语概念。1885年法国历史学家郎格鲁关于档案学应当是一门独立学科的见解，从一定定义上说，也是因为在档案领域内已经有了自己的基本术语概念，其中最基本、最重要的术语有档案、档案全宗、档案馆、档案馆事业等。这些既是档案学的基本术语概念，又是档案学的基本知识单元。它们使档案学有别于其他学科而独立存在。
第三、档案术语是开展档案事业的重要条件，也是每个国家档案业务研究的重要内容。档案术语研究贯穿于档案事业建设和发展的全过程。本世纪20年代至40年代初，是国外档案事业建设成就较卓著的年代，同时也是档案术语研究比较红火的年代。例如，英国著名档案学家詹金逊在其1922年出版的《档案管理手册》一书中，以相当大的篇幅论述了档案术语。书中特别阐述了英国为什么采用“档案组合”(Archive group)作为档案管理和分类的基本单元。詹金逊说，根据英语的特点，“组合”是“全宗”（法文Fonds）的对应词，但又不完全等同于法国的全宗。英国的档案组合是指一个有机整体的、自身结构完备的行政机关在工作中形成的全部档案，这个机关不需要借助于外部权力就能够处理提交给它的任何一种事务。这个定义表明，英国的档案组合仅指机关活动中形成的档案整体，而不包含个人活动中形成的档案整体。档案组合是英国档案学和档案建设事业中最基本的术语之一，即英国档案领域中使用的有固定含义的知识单元。它解决了英国档案管理上的一个关键性的问题。再如前苏联，为适应档案建设初期的需要，在1921年至1925年开展了两次全国性的档案术语讨论。通过讨论，使文件、档案、案卷、档案全宗、国家档案全宗等这些基本术语概念在阐释上达到统一，从而克服了因基本术语阐释混乱给实际工作造成的困难，拯救了一大批贵重档案，保全了许多重要档案全宗。
又如，美国在第一次世界大战后，掀起了建立国家档案馆集中管理联邦政府档案的运动。这一运动迫使美国国会在1929年通过了拨款建造国家档案馆大楼的决议案，1934年又批准了由罗斯福总统签署的《关于建立国家档案馆的法令》。该法令宣告了美国国家档案馆的诞生。该馆在接收和管理联邦政府档案的过程中，首先遇到的问题，便是以什么作为档案管理和分类的基本单元。经过对欧洲档案管理经验的研究，并结合美国的实际，美国国家档案馆于1941年正式启用“文件组合”(recerd group)作为档案管理和分类的基本单元，与法国、前苏联的档案全宗和英国的档案组合相对应。这样，文件组合便成了美国档案领域的基本术语之一。美国的文件组合，是指以文件来源为基础并特别考虑到有关机关、团体或组织的行政管理史、文件的复杂性和数量而组建起来的、组织上和职能上相关的文件综合体。美国的文件组合在文字表述上与英国的档案组合虽有明显的不同，但两者的基本内涵是一致的，都仅仅用作机关档案的管理和分类单元。
最后，档案术语的作用还在于，它是档案学者、档案工作者进行广泛而深入的业务和学术交流的必要手段。没有行话，就没有本专业的共同语言。国外有些档案学者说，档案人员对专业的热爱，对学术交流的想往，往往会诱导他们对术语研究产生强烈的兴趣，促使他们在学术交往中进一步探索术语的“奥秘”，去发现档案术语形成和发展的规律，达到在探索中进行交流和合作，促进档案术语不断完善和发展的目的。
通过对档案术语作用的分析不难看出，档案领域内的任何一项活动都离不开基本的档案术语概念。我们在档案学术研究中，决不能忽视了对档案术语的研究。
二、档案术语的类型
根据对国外档案术语研究成果的探析，我认为当代各国的档案术语可以划分为四种类型：国际档案界通用的、档案学学科特有的、一个国家档案领域特有的和引进的。
国际档案界通用的术语，是指在书写、读音和词义上都基本相同的档案术语概念。其中，Archive（档案、档案馆）和Document（文件、文献）二词最具代表性。它们在英、法、德、意、俄、荷、西等多种语言中，从书写、读音到阐释都基本相同。因此在国际档案交往中，只要说出这两个词或其中的一个词，便可表明大家都是做档案工作的。
档案学学科特有的术语概念，是指使档案学区别于其他学科的一些基本术语概念。例如，档案、案卷、档案全宗、档案组合、文件组合、档案馆、档案库等，都是使档案学作为独立的科学学科而存在的基本档案术语概念。可以说，没有这些基本术语概念，就没有独立存在的档案学，因为这些术语概念不仅是档案工作中最常用的词汇，更是档案学的基本知识单元和理论思想的体现。
一个国家档案领域特有的档案术语概念，是指每一个国家档案工作和档案学领域特有的档案术语概念。它们体现每个国家档案工作和档案学的特色。如：国家档案全宗、文件全宗、保管单位、全宗构成者等，就是前苏联档案工作和档案学领域特有的术语概念和基本知识单元。它们既体现了前苏联档案工作和档案学的特色，又符合俄语的表达方式。
引进的术语，包括两类：一类是引自其他国家的档案学；一类是引自其他相关学科。引自其他国家档案学的，如全宗一词，它是1841年最先在法国被用作档案管理和分类的基本单元，进而又成为档案学的核心理论之一。后传播到许多国家，进而成为各国档案学和档案管理的基本术语和理论思想。
引自其他相关学科的术语概念，主要指从图书馆学、情报学、信息论、控制论、系统论、计算机技术、缩微技术等学科引入的一些术语概念。值得指出的是，从人类进入信息时代起，档案便很快被纳入了信息资源领域，随之在档案术语库中又增添了诸如档案信息、一次性文件、二次性文件、档案信息资源开发、档案信息检索、档案信息服务、档案计算机管理、档案结构体系、共享性、可行性等新的术语概念，从而极大地丰富了档案术语库。
我们如果把上述四种类型的档案术语加以综合归纳便有难看出，档案领域的全部术语概念只有两大类：纯档案术语和外来档案术语。纯档案术语，是档案领域内“土生土长”的。外来术语是经过档案系统引进、消化之后，被恰当地运用于档案领域的术语概念，它们是纯档案术语的外延。在当今时代，档案领域和其他领域一样，在其自身的发展过程中都不可避免地要引进一些“外来词语”，这是科学学科发展的一种客观规律。我们研究档案术语的任务之一，就是要去发现和认识这一客观规律。
此外，我们在研究档案术语的类型时，还应当注意到，随着时代的发展和科学技术的进步，档案术语的成分、内涵和外延也在不断发展和丰富。从1632年意大利早期档案学家波尼法西奥在其《论档案》一书中正式提出启用档案馆一词至今，三百余年间档案事业的巨大发展，尤其是近几十年现代科学技术在档案领域中的应用，使档案术语概念在质和量两个方面发生了惊人的变化。质的变化，主要体现在档案术语内涵的发展和充实。例如档案一词，从最初仅指公务档案，扩大到当今指一切领域积累的各类公私档案，包括声像的、图形的、机读的等等。这说明，各国既从本国也从世界各国档案事业和档案学发展的客观实际出发，对档案术语进行研究，使其内涵更加符合发展变化的档案实践。
档案术语量的变化，主要指术语种类和词汇量的增加以及外延的扩大。上述四种类型档案术语的发展变化充分说明了这一点。
总之，档案术语类型的发展，质和量的变化都说明了，档案术语与其他事物一样，都处在不断发展变化之中，固定不变的概念和定义是不存在的。我们必须用发展的眼光，从事物不断运动的观点出发，来研究档案术语，使其更加完善，更加丰富。