从中国档案馆藏现状看档案的优化，本文主要内容关键词为：档案论文,中国论文,现状论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
所谓档案优化，即以最低限度的馆藏量来保存最大限度的信息量，实际上指协调馆藏档案 的数量与质量的比例问题。这个理论是欧美各国基于二战以来档案文件数量剧增的情况下提 出的，20世纪60年代以来，已成为国际档案界关注的一个热点。
一、问题的提出
档案是人类社会历史与文明的记录，随着社会和科学技术的发展，档案的快速增长是不争 的事实，在中国也是如此，通过一组数据可以明确地认识到这一点，见表1。
表1 档案馆保存档案情况（单位：卷、件）
年度
1983 1986 1989 1992 1995 1998 藏量 54769708 79575783 97338251 115773657 142806283 156742796
上述数字并不包括中国目前档案室所藏档案，单以馆藏量的发展变化不难发现中国目前馆 藏正在以惊人的速度增加。与馆藏增加的事实相对应的却是馆藏档案的利用率却呈逐年降低 的态势，这种状况同样可用一组数了反映出来，见表2。
按照常理，随着中国社会的发展，市场经济的深化，档案的利用率应该与档案的自然增长 率成正比，更何况档案部门为了适应社会，积极扩大档案的开放利用力度，同样也可用一组 数字来说明这种积极的努力，见表3。
为什么会出现这种档案数量增长迅速而利用却呈萎缩之势，除了社会客观利用需求状况以 及 档案管理的某些原因外，我们不能不把目光放在馆藏档案这个客体上，即馆藏档案有无价 值，应不应该作为档案馆的馆藏，要不要对现有的档案馆藏进行优化。
二、由一基层档案馆藏看中国馆藏现状
上海市虹口区档案馆是一个县级国家档案馆，1980年建馆时其馆藏档案50152卷，1981年到 1986年接收档案21727卷，1992年接收档案218809卷，1998年接收档案24833卷，目前库存档 案总数已达118521卷，尚不包括由于历史等原因应接收而未予接收的一批档案。这个在上海 市带有普遍性的档案馆的馆藏结构如何呢？总计118521卷档案中，财务、科技、艺术、声像 、业务为18298卷，仅占总数的15.4%，而其中文书档案为100233卷，占总库藏量的84.6%。 在这大量的文书档案中，其内容涉及会议记录、计划总结、调研报告、通知简报、规范性文 件等，特别是历次政治运动中形成的书面材料占有相当大的份额。对于市场经济下的档案用 户来说，这大量的文书档案似乎就是一堆废纸，利用率低下甚至无人问津也就一点不奇怪了 。
经济、文化比较发达的上海基层档案馆馆藏现状如此，其它地方的各级各类档案馆藏也就 可见一斑。据统计，有些综合档案馆的藏量每年以15%的比例递增。分析中国目前馆藏增加 迅速的原因，不外乎有以下几个方面：首先，中国改革开放和市场经济的发展为文件、档案 数量的剧增提供了客观前提。政府职能的扩大、社会门类的增多，尤其是各种性质的公司、 企业的剧增，无形中增加了文件、档案的数量。其次，中国档案馆对于移交档案的接收标准 过于宽泛。国际上关于国家档案馆的接收都有一个比例限制，象美、英、加拿大等国规定进 馆永久保存的档案只占形成机关全部文件的5%以下，意、荷、日等国控制在5%～10%，法、 澳、瑞典等国规定为10%～15%，比例较高的也只在20%～25%左右。据国外学者推算中国文件 转化为档案的比例高达50%～70%，而事实上在中国的基层档案馆对于立档单位档案的接收基 本上是100%。这种上下一般粗的接收标准是造成档案馆藏剧增的一个重要原因。第三，丰富 馆藏上的形式主义。前几年很多地方档案馆为了提高档案馆的地位和层次，或急于为市场服 务，或为档案馆的升级达标，或为了档案馆的先进，盲目地接收档案，在馆藏的丰富上甚至 出现“饥不择食”的做法，促使档案数量大大增加。第四，档案价值鉴定工作只说不做。《 档案法》及有关法规明确规定，到期档案经过鉴定即可销毁，但实际上这些规定根本无法实 施，其原因是多方面的，如鉴定制度、鉴定原则、鉴定方法的不够明晰，鉴定人员的基本素 质，鉴定销毁的责任等，其结果即短期档案演变为长期档案，而长期档案跻身永久档案的行 列。以绍兴地区为例，一个县级档案馆藏量多在五六万卷以上，其中短期档案比例在70%左 右，已到期的多在万卷以上，甚至部分已过了两个15年的保存期。档案陷入“只进不出”、 “只生不死”的怪圈。第五，档案人员观念的保守。在档案的一系列工作环节诸如立卷归档 、移交接收、鉴定销毁等方面，档案人员总有这样的观念，“宁多勿缺”、“宁存勿毁”， 在这种观念下档案数量剧增似乎是非常合理的事情。而80年代以来，欧美档案学者在鉴定理 论上拓宽视野，过去的以“职能”为核心的鉴定思想，发展到社会分析和职能相结合的鉴定 思想，同时在鉴定标准中增加了强调档案的保管费用的“效益”标准。他们的做法值得中国 档案人员深思。
三、中国档案馆藏优化的必要性
面对中国档案馆藏剧增的这个客观现实，进行馆藏的优化是档案事业面临的一个非常严肃 而又重要的问题。我们必须认识到剧增的馆藏对档案事业所造成的巨大影响：
其一，对于管理者的影响。首先是库房和装具等保管条件问题。这是对档案管理事业最为 直接的影响。以上海市为例，全市区县档案馆的面积大多都在1000平米以上，最大的达到26 50平方米，但以虹口区档案馆在20年里库存档案的总量翻一番的增长速度来看，档案馆库 房面积显然存在着“住房紧张”的问题。其次，档案管理者工作量过大。馆藏的剧增无疑需 要档案馆管理人员付出更多的劳动，以确保 顺利开展档案管理的各个环节工作。问题是工作强度增加，相应的措施如岗位责任制、奖励 办法跟不上，这会挫伤档案人员的工作积极性，其结果或者放任自流，或者干多少算多少， 基本的整理、分类、编目工作滞后，更谈不上对档案价值进行鉴定了。近些年来利用率的降 低无疑跟档案的管理水平有很大关系。第三，档案数量剧增导致档案馆人、财、物的浪费。 数量增加必然使档案库房紧张，设备短缺，而档案经费不足，很多档案馆已呈“饱和”状态 ，而要接收的档案却源源不断，这势必造成各方面的巨大浪费。
其二，对于档案本身的影响。档案数量剧增对于档案本身的影响主要表现为：一是档案整 体质量下降。常言道，“物以稀为贵”，而当档案馆已呈饱和的情况下在管理质理上肯定存 在着松懈的现象，表现在整理、编目、开放等方面跟不上档案增加的速度，而没有经过系统 管理的档案显然谈不上有什么质量。二是档案主次不分。在一个档案馆中肯定有其比较重要 的档案全宗，有比较次要的全宗，馆藏数量的增加很容易使管理者忽视重要与次要的界限， 一概而论的结果自然就是所谓的“鱼龙混杂”、“玉石不分”，主次不清。对档案馆中五六 十年代形成的短期、长期档案，应鉴定而未鉴定，仍然放在档案馆中与永久档案一块来保存 ，就属于这种情况。
其三，对于档案用户的影响。近些年来，通过数据可以看到档案的利用率呈逐年下降之势 ，这种现象被一些研究者归结为公民档案意识不强、社会转型时期客观现实状况（人们更乐 于追逐物质利益），或者档案馆自身宣传不够、服务不够等一些原因，却从未有人从档案馆 藏数量剧增对用户造成影响这个角度去考虑。正如前述，馆藏数量剧增造成档案数量成天文 数字而质量却无疑在下滑，这两者正是阻碍用户利用的非常重要的因素。用户不像管理者， 他的利用需求简洁明快，面对浩如烟海的档案及其大部头的检索工具，自然有一种畏难情绪 ；有人对此不以为然，仍在那儿讨论到底是藏还是用的问题，在市场经济发展的今天，档案 馆只藏不用无异等于慢性自杀，这一点英、美档案学者早有结论，他们认为一个档案馆的管 理，尤其是检索工具的编制，归根结底取决于利用者的需要，“利用决定论”的代表人物美 国档案学者埃尔西·弗里曼·芬奇就认为：“了解用户为什么和怎样接近档案，将为我们提 供鉴定文件的新标准。”如果不从用户的角度来考虑馆藏剧增对其影响，那末谈档案馆藏优 化就没有什么意义。
鉴于上述几方面的原因，尤其是馆藏剧增增加用户对档案的利用难度，中国目前完全有必 要对各级各类档案馆的馆藏进行优化。
四、中国档案馆藏优化的途径
20世纪60年代以来，各国一直在寻求实现档案优化的方式和途径，目前比较成熟的方法主 要有选样法、限制档案移交机关和控制进馆文件范围等。分析国外优化馆藏的方法可以发现 ，限制档案移交机关是基于一个国家众多的机关、团体、企事业单位，在职能、权限、活动 范围上的差异性决定了该机关在社会生活中的重要程度，对重要机关所形成的档案进行接收 ，而不接收社会中那些比较次要机关的档案文件。这个方法实施的前提是档案馆必须有一个 明确的思想：哪些是重要机关，哪些是次要机关。对机关的重要程度应该有一个标准，否则 限制档案移交机关只能是一句空话。
控制档案文件入馆范围这种方法可以说与限制档案移交机关相辅相成，它通过文件保管期 限表这个标准来实现，只要组卷人员、鉴定人员按照保管期限表的有关规定严格办事，基本 上可以做到控制入馆的档案文件范围。欧美国家近些年来由于鉴定动机的日趋“实用化”， 他们的鉴定标准更机械化、更细致化，从而更有利于鉴定人员的具体操作，表现在他们的保 管期限表上，像美国、加拿大等国的文件处置表（保管期限表）中文件的保管年份非常细致、 具 体，鉴定人员只需要据表公事公办，完全摆脱了昔日鉴定时发挥主观能动性所造成的犹豫不 决。而中国目前的鉴定标准却广泛存在着宽泛、模糊、标准不一的问题，表现在档案保管期 限表上，实践中普遍反映1964年、1983年和1987年的3个保管期限表的三分法（永久、长期、 短期）不易操作和把握，条目过于抽象，概括程度愈来愈高，像1956年、1957年、1964年、1 983年、1987年颁布的鉴定文书档案的5个保管期限表，其条款分别为48、46、39、35、33条 ，这与欧美的期限表越来越详细的做法恰恰相反，这正反映了目前中国档案价值鉴定工作所 存在的误区；另外，鉴定人员对档案保管期限表条款的理解随意性较大，像对“重要的”和 “一般的”的认识，就会因人而异，出现不同价值判断。所以要限制入馆文件的数量，就必 须使档案的保管期限表清晰、准确、可操作性强。近来有很多从事实践工作的档案人员呼吁 ，应根据中国目前档案馆实际状况，将三分法的保管期限表用二分法（永久、定期）的保管期 限表来替代，形成《永久档案一览表》和《定期档案一览表》，这也可能是解决中国目前保 管期限表存在问题的一个出路。
如果说限制档案移交机关、控制入馆范围是优化馆藏的先前控制的积极举措的话，那末国 外档案学者提出的选样法对中国目前馆藏现状可谓亡羊补牢的后期治理之妙策。中国的各级 各类档案馆藏目前的饱和状态正需要一种行之有效的方法来解决馆藏的数量和质量问题，而 选样法也许就是一个最佳的途径。所谓选样法，即从档案文件中选出一部分样品，作为该类 档案文件的代表保存起来，通过保存的这部分完全可实现见一斑而窥全貌之作用。关于选样 法，国外目前应用于实践中的有选取典型样品、按一定目的选择、系统选样、随机选样、混 合选样等。美国著名档案学者谢伦伯格对选样法做过认真的研究，也提出两种选样的方法， 即统计选样和专门挑选。谢氏以美国农村复兴事务管理署对134个不同农业区关于复兴贷款 计划的文件选留为例来说明统计选样法的具体应用，在数量庞大的案卷中只选取了一些典型 县的专题案卷，这些案卷只占总量的3%左右，而这3%的案卷完全可反映农村复兴贷款计划这 个专题。同样，谢氏以美国国家档案馆选留联邦政府重要文职人员的人事案卷为例来解释他 的专门挑选法，指出在这种选留工作中鉴定人员的挑选标准是文职人员的个体重要性。
选样法对中国目前的馆藏实际鉴定无疑是具有意义的，在具体应用前档案人员必须考虑以 下几方面的问题：首先，选样法的标准问题。中国的档案馆藏如果要用选样法进行鉴定，则 须先确定选样的标准问题。这个标准必须是在中国档案价值鉴定标准、中国档案保管期限表 等基础上制定的一个符合本馆、本地区的档案特征的标准。标准不明确则很容易导致选样的 混乱，选样的意义则无法体现。其次，选样法的适用范围问题。中国档案馆藏有建国前、建 国后之分，选样法只能适应建国后的档案馆藏。建国后的档案中有永久、长期、短期3部分 ，选样法也只能适应于长期与短期案卷，尤其是短期案卷的鉴定。对于已满保管期限的短期 档案，目前的做法是仍然搁置，对此档案馆完全可以对这些大量的短期档案进行选样，如绍 兴地区70%的短期档案可以通过选样法降低到20%左右，甚至5%～10%左右，既优化馆藏，又 不是一概予以销毁，造成难以挽回损失。第三，选样法的前提。欧美各国在采用选样法优化 馆藏时遭到很多学者的批评，像荷兰、西班牙、意大利等国学者就认为选样法不能真实地反 映出历史文件的本来面目，为避免选样法所带来的负面效果，中国档案人员在采用选样法优 化档案之前，必须做的一项工作即对所要优化的档案进行认真、细致的分析，从外表特征 到内容特征进行研究，确保选样出的档案具有一定的代表性。第四，选样的目的。采用选样 法优化中国馆藏，其目的自然是解决剧增的档案数量与管理之间的矛盾，但更深的动机则是 为了利用，所以在对大量的档案选样之前，档案人员应了解社会热点及用户心态，将那些与 公众利益密切相关的文件档案选留下来，而不是从当局或档案馆的利益出发去优化馆藏，目 前中国档案馆保留的大量的行政文书档案（虹口区档案馆84.6%的文书档案）利用率极低本身 就证明了过去保存、鉴定档案的出发点肯定存在着失误。第五，选样人员的要求。中国档案 价值鉴定工作之所以滞后、迟缓，这跟各馆的档案价值鉴定工作小组人员有很大关系。对于 选样的档案人员，分析、判断能力必不可少，必须在了解所要优化档案全貌的基础上根据有 关标准准确选样；观念要新，应倡导实用主义的观点；要有决断力，留还是弃的问题上应当 机立断。国外学者认为，在选样时要听取历史学家的意见，还要兼顾未来学家的兴趣，这本 身从侧面说明对选样档案人员的高要求。第六，选样的方法问题。选样方法应该说是采用选 样法来优化档案馆藏的重中之重，档案馆应根据自己馆藏结构、成分及特点有针对性地采取 不同的选样方法。对于目前档案馆藏中大量的文书档案（指已期满的短期档案），可用选样法 来选取典型样品，如会议记录，将那些具有代表性的会议文件选取出来；也可按地区来选样 ，选取每一年中比较有代表性的会议记录文件存留下来；对于各大学的入学及一些学籍档案 ，数量大、类目大同小异，就可以用轮流选样的方法来选留；如果所要选样的文件没有主次 、轻重之分，像农村计划生育档案，由于其类目多、数量大、账卡和报表多，就可以用随机 选样的方法来选取存留的档案文件。不管用那种方法来选取样品，必须有一个明确标准，如 谢伦伯格在挑选人事档案时其依据的标准即入物重要性。当然，所依据的标准也可能有两个 ，比如地区结合典型性，关键要准确地把握标准。
实际上，国外学者提出的选样法是针对入馆之前的文件，以期实现对馆藏的超前控制。将 这种方法应用于目前的中国馆藏鉴定，完全是中国馆藏的“超载”而又信息量不够的现实决 定的。中国的档案馆一方面可尝试在已入馆档案的鉴定中运用此方法，另一方面也可像外国 同行一样将其作为入馆前控制文件档案数量的一种工具，这样双管齐下使馆藏档案优化，实 现档案最终目标——为人类发挥作用。