从文化视角看RECORDS概念的界定，本文主要内容关键词为：视角论文,概念论文,文化论文,RECORDS论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
最近一段时间以来，笔者已陆续在《档案学研究》上读到讨论RECORDS概念的文章，它们对沿用多年的“电子文件(electronic records)”等称谓“正名”，且似乎已产生了积极的影响，引起了档案学术界对“RECORDS”概念的广泛关注。
然而，笔者以为，如果我们是由于部门归属感的驱使而积极营造“泛档案化”的舆论氛围，这仅属“圈内”人士一厢情愿的“自娱自乐”，只会给国家信息资源的配置、管理和利用在理论发展和机制创新上带来深层次的问题。某个外来学术名词，特别是上位概念的本土化，对其进行准确界定最为关键。在此过程中，我们不仅要考虑其语言、逻辑方面的因素，更要研究其内涵与我国相关法律法规、管理体制、文化背景等诸多方面的综合因素，真正把握其要义，从而精准地搭建起中外档案的学术交流平台。
“RECORDS”概念是否能准确、科学地本土化，不仅会影响人们对新型信息门类的认知，更与相应管理机制和工作流程的建设进程紧密相关，因此，笔者不揣浅陋，觉得有必要就这个问题谈谈自己的看法。本文将仅从中西方档案文化的角度展开探讨。对于文中所引用的实例，笔者将尽可能地在参考文献中标出相关原文，以供读者参考和甄别。
1 从对象实体看RECORDS属性
首先，我们来看一看国际档案理事会的态度。
(1)国际档案理事会1997年出版的《基于档案视角的电子文件管理指南》，仅从该研究报告的名称已能够充分说明问题。
(2)国际档案理事会1997年版《电子文件管理文献综述》中介绍了澳大利亚关于“具有档案价值的电子文件”管理培训项目的一份报告，同样不用解释即可以说明这一问题，因为电子文件林林总总，只有一部分是具有档案价值的，即电子档案。而该研究报告中关于“电子环境中的档案和文件管理”的陈述，records和archives是并列关系，不置可否，它们不可能表示同一事物。
(3)国际档案理事会在2005年发布的《电子文件：档案工作者实用手册》中称：“《手册》是从档案角度撰写的。”显而易见，如果electronic records原本就是电子档案，还有何必要交代“从档案角度撰写”呢？
(4)国际档案理事会于2008年发布了由澳大利亚国家档案馆等完成的《电子办公环境中的文件管理原则与功能需求》系列手册，其中不难看出，若records以“档案”的身份在OA系统中徜徉，会令人费解。
其次，再来看一看西方档案学者的表述。比如，有人就曾指出：“大量档案管理和文件管理的文献似乎表明，在遇到records时，作者和读者都认为他们了解它。”这可谓一语中的。
再次，我们来分析一下标准规范中的语言。ISO15489和ISO23081对于信息与文献管理来说是至关重要的两项规范，受到档案界专家学者的广泛关注。首先要说明的是，负责起草这两项标准的组织是国际标准化组织信息与文献技术委员会档案文件管理分委员会。以ISO23081.1为例，笔者在参与该规范的采标过程中，曾遇到类似以下几段话的表达问题，起草小组觉得，这时如果把records定义为“档案”，那么在逻辑上则很难自圆其说。例如：
The preservation of information,especially digital information,for continued access is the concern of records management,library and archives communities.中文译文为：“如何长久保存信息(尤其是数字信息)以便实现持续利用，是文件管理领域、图书馆领域和档案界共同关注的问题。”
The existing standards of archival description,such as ISAD/G and ISAAR(CPF),have an extensive overlap with records management metadata,because both are concerned with documenting business context and management processes.Archival management,including archival description,is a complementary and continuing activity for those records that are identified as having archival value.Functionality to enable the migration of metadata between organizational records systems and archival control systems is therefore recommended.中文翻译为：“现有的档案著录标准，如ISAD/G、ISSAAR(CPF)，与文件管理元数据在很大程度上是重叠的，二者都记录了业务背景和管理过程。档案管理(包括档案著录)是对经鉴别具有长久保存价值的文件所实施的补充和延续活动。因此，具有在机构的文件系统和档案管理系统之间实现元数据的迁移的功能是值得推荐的。”
在许多西方国家，档案部门负责接收和管理那些归入进馆范围的records，但records并不完全等同于“档案”，尽管records与archives有着千丝万缕的联系。凡是“疑似”具有保存价值的文献，都可以成为records，但只有经过鉴定确认的才是真正的archival records。这是由于欧美传统档案文化中通常采用documents、records、archives三分法，即“记录”并不统称“档案”，其核心差异在其价值上表现为“现行与永久”的区别，而在流程上则表现为“捕获与归档”的不同。
首先，从时间维度来看，各个机构在行使职责的过程中会创建(和接收)大量的文献信息，它们分散于机构中的各个部门并且可能被保存一段时间。之后，机关有关责任人按规定将那些可能具有凭证作用或查考价值的信息予以分类“搁置”(set aside)而将无用信息予以弃置，从而形成备查的“记录”。这些记录，有的仍然存放在机构内部，由文件管理人员(records manager)负责保管，有的则移交档案馆所属的文件中心(records centre)，交由其进行管理和提供利用。若干年后，由档案工作者依据档案保管期限表进行鉴定甄别，将对国家或社会具有永久保存价值的记录进行归档，移交档案馆永久保存和提供查考利用，从而实现由现行文件(current records)到档案文件(archival records)的质变，参见图一。
图一：RECORDS演进图
2010年3月，笔者在赴新加坡参加学术交流期间专程考察了该国最高法院的文件档案管理工作流程。新加坡最高法院在受理各种案件时，规定只接收Electronic Records(ER)，纸质材料必须在法院指定部门转换为ER，法庭辩论时，控辩双方都靠“读屏”，结案后也仅把电子形式的材料进行归档保存。那么，在立案之初法院接受的ER能称之为电子档案么？显然不能。因此，电子形式的各种记录是成为电子档案的必要条件，而归档才是电子记录转化成为电子档案的充分条件。
其次，从空间维度来看，某一机构拥有的全部记录性信息(recorded information)是一个大的文献集合，其中包括documents。凡是那些“疑似”具有凭证作用或查考价值的documents经过“搁置”处理，就形成了文献集合的一个子集——records(或current records)，经过鉴定归档而长久留存下来的那一部分才最终形成records的子集——archives(或archival records)，参见图二。可见，它们之间是一种“包含”或者“属于”的关系，而非“等同”的关系。
图二：RECORDS关系图
在我国的传统文件处置工作中，采取文件-档案(机关档案室与相关档案馆中保存的对象实体称谓完全一样)两分法，没有一个完全合适的与records等效的称谓。因此，在实际运用过程中，在不妨碍受众对所叙对象的认知和理解的前提下，学者们时常视具体语境灵活地将records译为“文件”或“档案”。尽管如此，一般情况下，在选择使用“文件”或“档案”概念时，对前者所赋予的权重无疑应大于后者。
近年来，泛档案意识在我国十分流行，似乎任何“疑似”具有“记录”性质的对象后面都可以缀上“档案”二字。这是由于一方面，在我们拥有话语权的范围内，社会“档案”资源的体量和规模不断以几何级数增长，围城之内显得热闹非凡；另一方面，在面对社会舆论和公众认同时，我们仍难以真正得到等量的回应。然而，这种有意无意地把档案概念的定义域边界无限外延的做法恐怕只会弱化档案职业的特质，无益于档案工作地位的提高。
2 从管理机制看RECORDS范畴
在一些西方国家，各机关形成的那些可能具有查考或保存价值的文件，有的在文件形成机构保存，有的则移交至相关的文件中心保管和处置。以美国国家档案与文件署(简称NARA)为例，其英文全称为National Archives and Records Administration，它主要负责管理档案和文件，档案管理由华盛顿、马里兰总馆和各地区分馆负责，文件管理则由各文件中心负责。如果仅从字面上将其理解为管理“档案馆archives”和“档案records”的机构，那会是对美国佬逻辑分类水平的极度蔑视。最近看到一篇介绍美国联邦机构档案管理转型的文章，尽管其作者在文中再次强调“不能再将records当做文件了”，但自始至终却仍将NARA称为“美国国家档案和文件管理。实际上，国际档案界早就注意到东西方国家在档案文化上的差异可能带来的对电子文件管理的挑战。1997年，国际档案理事会就曾明确指出：“那些具有同时管理现行文件和非现行档案文件之传统国度的档案馆，与那些现行文件、非现行档案文件严格分别管理之国度的档案馆相比，在适应电子文件要求方面的困难要小得多”，而“那些严格履行故纸旧牍保管职能，与英语国家称之为“文件管理”的职能毫不相干的档案机构，可能会发现这些新的功能和职责稀奇古怪，难以接受。”也就是说，在一些西方国家，特别是英语国家，档案部门同时兼有档案管理和文件管理两种职能。它一方面负责管理运行面向社会提供利用服务的公共档案信息，另一方面也负责管理运行面向文件产生机构提供利用服务的现行文件。正因如此，在这些国家，档案部门能更好地适应和介入电子文件管理。
近年来，我国基层一些地方党委、政府在创新档案管理机制方面进行了一系列有益的探索，其中一个方面就是设立由所属档案局、档案馆负责管理的文件中心，取代各机关档案室承担起党委、政府各部门的档案文件管理工作。这样既有利于提高档案管理水平和服务效能，也有利于档案事业自身的科学发展。
3 从职业分类看RECORDS性质
国际档案理事会2005年出版的《电子文件——档案工作者实用手册》中明确写道：“《手册》是从档案角度撰写的。也就是说，它面向每一位从长期可用性的视角关注电子文件管理的人。许多从事这项工作的人称自己为文件保管者而不是档案工作者，《手册》既针对他们也面向那些以其他职业名称称呼自己的人。
国际档案理事会《电子文件管理指南》也指出：“档案工作者传统上被看成是负责保管那些认为具有永久价值的文件(即档案文件)的”。在论述电子文件管理的文献中，这样的例子也比比皆是，略举两例：
Terry Cook has asked his fellow archivists and records managers to adopt to a completely new paradigm or intellectual framework in the management of archives and records in an electronic environment.意即：加拿大档案工作者特里·库克向档案工作者和文件管理者疾呼，引入一个全新的范例或知识框架。
Archivists and records managers must focus on evidence not information.意思是：档案工作者和文件保管者应关注证据而非信息。
据了解，在西方，要成为“档案工作者”，是需要接受相应的专业教育，获得从业证书的，即便是在各级国家档案馆工作的专业档案保护人员或修复专家，若不能达到上述要求，也只能称之为conservator或restaurator等，而不能称为archivist(档案工作者)。而在我国则不然。比如在档案部门从事文秘工作或应用技术研究的同志，因为工作出色(尽管并非档案工作)，一样可以获得全国优秀档案工作者的称号，这是再正常不过的事情了。同样，在我国，人们无法理解“档案保护工作者不属档案工作者”这一说。由此可见东西方文化之间的差异。
4 RECORDS概念本土化之关键
基于上述讨论，笔者以为，解决records概念本土化问题至少要有三个前提。首先，应当摒弃一味讲方言的传统习惯，尽快融入信息资源管理者社区，尽量用普通话进行沟通；其次，应当坚持构建因“语境”制宜的思维模式，毕竟术语是为表意的；再次，应当深化对中外档案文化传统差异的认知，并从逻辑分析的角度予以定位并厘清其关系，尤其在数字信息时代。
国家标准《信息与文献术语》是信息资源和文献管理领域中比较基础和权威的术语规范之一。在这一规范中，document为文献，records为记录(指向三种不同对象)，archives为档案。其表述分别为：
(1)档案archives：机构、组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
(2)记录records：机构、组织或个人在履行法律义务或者在业务事务中所创建、接收并且进行维护的文献，在档案中也称文件。
(3)文献document：在文献工作过程中作为一个单位处理的记录信息或实物对象，在档案中也称文件。
从上述三条术语的定义表述可以看出，无论将records翻译成什么，我们至少都可以清晰地得到如图二所示的文献、记录、档案的递进包含关系，即档案是记录的子集，而记录是文献的子集。换句话说，档案与记录是一种函数关系，这种关系使一个集合里的每一个元素对应到另一个(可能相同的)集合里的唯一元素，大体可表达为a=f(R：原始性，价值性，历史性，凭证性)。
此外，该规范中涉及档案管理的其他有关术语也可以说明records并不等同于档案，比如：“处置”是指在评估和保留期截止以后针对记录的操作，包括销毁或者转移到档案中等操作；“移交”指记录和档案交给接收方保存的过程；“积累”指在各种事件的实施中，创建记录和档案的过程或其结果；文件中心(records centre)指介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构；电子记录(E-records)指在机器可读的媒介中存储的记录；等等。
总之，正本清源，records即“记录”，而在我国档案界一般称“文件”。有些时候，随语境的不同，records也可能指向“文件”或“档案”，如，我国有些机关档案室所保存的“档案”，有时候也可以用records来概括。
十数年前，有学者将E-records译为“电子文件”而非“电子记录”，据笔者推测，这其中恐怕也有些不得已的成分在内。当前，“读屏文化”正不断地改变着人们的生产、生活方式，无论人们是否愿意，各种类型的电子记录奔涌而来，影响着机构和个人工作生活的诸多方面。在这种情况下，我国档案界仍然沿袭传统称E-records为“电子文件”而非“电子记录”，也许并非最佳解决方案，但如果将所有E-records都泛称“电子档案”，我们所要冒的风险恐怕会更大一些。毕竟，直呼“苹果”为“水果”，相较于把“水果”都称之为“苹果”，尽管都不准确，但其差别仍然是显而易见的。
某机构通过电子政务系统接收了一份电子公文，通过视频接收系统下载了一期电视新闻节目，通过电子邮箱接收到一份会议通知，通过手机给某单位发出了一条利用档案的通知，把这些信息搁置存储起来，就相当于创建(或接收、捕获)并保存了一份电子记录或电子文件；但它们是否会转化为电子档案，就得视情况而定了。现在有些亚洲国家直接将records音译过来，倒也可以省下不少麻烦。
诚然，尽管“泛档案论”乏善可陈，但如果档案工作者纠结于records的值域和边界而影响了电子文件管理工作的开展，那么，“档案行业将逐渐边缘化，而档案机构只会沦为收藏信息文物的博物馆”的言论就不是危言耸听了。