英国公共档案馆的电子文件管理工作，本文主要内容关键词为：英国论文,档案馆论文,管理工作论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
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英国公共档案馆的任务是，按《公共档案法》的要求，对英国政府各部门所形成的具有永久保存价值的各种介质的档案进行收集、保管和提供利用，当然也包括电子文件。
英国公共档案馆每年接收进馆1500延长米的纸质档案（约1100万页），约占政府各部门所产生文件总量的1%。而据估算， 这其中约占95%的新文件最初都是源于电子形式的。
此外，政府部门近年来产生了大量的电子计算机化的数据群，诸如调查报告文档、联网在线业务往来数据库等。电子文件的类型多种多样，主要包括文字、表格、数据库以及图像等。当前，在计算机上产生的档案，日益增长的趋势是以电子文件取代纸质文件的形式向档案馆移交。
英国公共档案馆的专家们认为，电子文件将逐步成为馆藏中现代档案的主流成份，因此，现在不努力着手认真抓好电子文件管理工作，将在20世纪末和21世纪初形成一个可怕的“黑洞”。
针对政府各部门电子文件及其与电子文件相关的文件材料的管理问题，英国公共档案馆积极行动起来，由该馆馆长亲自牵头成立了一个由各政府主要机关信息技术部门负责人参加的跨部委性质的领导小组，负责该项工作的整体组织协调，下设研究小组具体负责项目的实施。
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英国公共档案馆电子文件研究项目的总目标是：确保英国政府各部门所形成的具有长期保存价值的电子文件能够为将来的需要提供利用服务。为此，该项目主要完成下述三个方面的任务：
1、制订一项供各部委使用的《电子文件管理指南》
英国公共档案馆在此担当一个“证券交易所”的角色，为各部委提供一个最优化工作指南的框架，然后由各部委据此在不违背其基本精神的情况下根据各自具体情况制订相应的办法或实施细则。这项任务已基本完成，下面再略作介绍。
2、制订三个电子文件管理办法
电子文件的鉴定、接收和保管，只有在各部委以各种不同方式与档案馆紧密配合之下，才能顺利地进行。英国公共档案馆工作小组目前已着手制订《电子文件鉴定办法》，同时启动了两个试验项目，即对内阁办公室诺兰委员会和贸易工业部历任部长的日记等两个卷宗的电子文件进行模拟管理研究，以便积累经验，进而进一步开发出符合实际的接收和保管的具体办法。
3、研究制订电子文件接收和利用的长期战略
制订一项通用标准，同时供软件开发商和各部委遵照执行，以规范各部门向公共档案馆移交电子文件的格式，最大限度地减少管理费用和重复劳动。
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英国公共档案馆电子文件管理的一项重要工作，是研究办公自动化对电子文件和电子档案的影响。
1996年1月， 英国公共档案馆对各部委办公自动化的情况进行了一次大型调查。调查范围共涉及106个部委和大单位， 调查内容主要包括当前的组织结构和基本办事程序、办公自动化系统的引入及其程度以及计划中的项目和未来规划等。这次调查获得了大量的数据，摸清了许多情况，最主要的有以下四点：
1、机关档案人员与信息技术部门的关系
不论是密切程度还是合作方式差异都很大。 调查结果表明， 只有40%的部委内的机关档案员与其信息技术部门之间在档案管理业务方面具有工作关系，而这其中又只有一半具有正式联系，且这种联系的频度和质量差异也很大。各部委电子文件的管理，有60%其档案人员与信息技术部门没有工作联系，很显然是一个必须予以改变的现状。
2、文件档案管理在办公自动化系统中的地位
调查表明，开展办公自动化方面活动的单位很多，而相应的档案管理程序却相当缺乏。例如，91%的部委在业务活动中使用电子邮件，而进行了电子邮件归档管理的只有31%；拥有电子文件管理系统和文件图像系统的单位的数量要低一些，分别为43%和47%，而整理立卷、归档或鉴定销毁等档案管理工作与之同步的单位的数量则更低， 分别只有25%和21%。
3、电子文件的应用日益扩大
85%的部门仍然要求用纸张拷贝保存全部或部分文件，而46%的部门规定有些文件仅用电子形式保存即可，更有31%的部门计划开发仅用电子形式保存更多种类文件的系统。公共档案馆的研究人员分析认为，英国政府部门产生的电子文件呈现指数曲线增长的势头。
4、信息技术与文件管理的远景规划
调查结果清晰表明，许多部门都在设想或规划引入新的文件管理机制。72%的单位打算建立电子文件管理系统和文件图像系统；99%的单位都打算扩充现有的系统，其中16%已于1996年度正式启动， 12 %于1997年度开始，18%则计划一旦经费落实即予以启动。
值得一提的是，调查工作刚刚开始，就有87%的部委要求英国公共档案馆尽快提供《电子文件管理指南》，表明绝大多数单位强烈地意识到电子文件所带来的各式各样的问题并积极寻求解决的办法。
英国公共档案馆的这次调研工作，表明了电子文件发展的猛烈势头，同时更证明了制订电子文件管理政策的迫切性。
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英国公共档案馆在电子文件管理方面开展了大量的研究工作，取得了丰硕的成果，其中最重要的当首推《电子文件管理指南》。
这项《指南》由方针政策、技术要求、管理办法和组织保证等方面的内容组成，共4章18条。其主要内容如下：
各单位的文件管理制度应有利于按其职能或其它方式对电子文件归类组合，有利于必要时及时结卷及建立新卷以反映其业务活动所发生的变化。
应明文规定全部文件归该组织所有而非某个人或某个班子所有。
对每一类文件应明确规定是输出到硬拷贝上以传统案卷形式保管，还是在电子文件管理系统中注册登记。
电子文件的保管应纳入相关业务范畴，与办公自动化系统的建设同步进行，同时应有设计和运行可靠的电子文件管理系统予以支持，并满足文件和档案管理的要求。
既有电子文件又有纸质文件时，所有相关文件应按同一主题有机地互相联系在一起，统一管理起来。
电子文件系统的设计与运行过程中，其选型和开发应征求机关档案人员的意见。
电子文件登录系统应有定义、提醒和帮助等半自动支持功能，以方便用户确定某项信息划为短期自用性质或为正式文件。
应有处理信息不同生命周期阶段的手段，以决定哪些应作操作系统的一部分予以保存，哪一部分应作为数据结构和内容而归入现行档案的范畴。
对于需要永久保存的电子文件，应有方法予以鉴别和标识；对本单位和公共档案馆都不再需要时可经核准后予以删除或销毁的文件，其保管期限应与之相对应。
需要保存的电子邮件，应包括其结构、内容和格式，并归入电子文件管理系统。
具有能够准确查找拟移交文件和拟销毁文件的案卷目录。当然，我们也注意到，因为英国公共档案馆并非各部门的上级单位，而只有业务关系，因而该项《电子文件管理指南》的文件以供各部委“对照检查”的问题形式出现，而非以行政规定的方式颁行。
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电子档案，因其存储和检索利用方式对传统档案管理模式的变革，对世界各国档案管理的理论与实践提出了一个新的课题。英国公共档案馆在协助各部委做好电子文件管理工作以便顺利接收进馆并满足档案保管要求的同时，已经开始着手研究将来馆藏档案特别是电子档案的远程利用问题，并就此制订了一项五年计划，实施一项代号为“AD2001”的庞大项目，分步骤深层次地开发万维网服务器功能。
英国公共档案馆是国际档案界较早启动电子计算机档案检索系统的国家档案馆之一，也是较早开展电子文件管理研究和在国际互联网络上开通自己主页的档案馆之一。自1995年万维网服务器投入运行以来，英国公共档案馆就在研究探索利用因特网（旧称国际互联网）为用户提供远程在线利用服务的技术方法。为了实现这一宏伟目标，他们给自己制定了一个三阶段实施计划：第一步主要提供查找工具，第二步开发远程预约调卷查档功能，最终实现档案以数字图像形式直接上网。
1996年开始启动的“AD2001”工程，其主要任务就是在研究接收进馆电子文件保管、检索等技术方法的基础上，力争至2001年即下世纪初将所有馆藏档案的目录等检索工具全部输入计算机并与因特网相连，实现档案的远程在线检索，政府各部门以及远至天涯海角的研究人员不必走进档案馆即可查找需要借阅的档案。
目前，这项工作正在紧锣密鼓地进行。第一批进行数字化上网的目录主要是英国公共档案馆馆藏中“核心部门”的档案，包括首相府、内阁、经济事务部、公务部、财政部、国防部、外交部等七个全宗，预计于1998年9月完成。
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总之，英国公共档案馆电子文件管理和研究工作方兴未艾，目前主要包括四个方面的内容：一是对政府各部门电子文件的产生和管理现状进行了一次调查，摸清各单位电子文件的格式和采用的应用软件种类，并据此制订了一份电子文件管理指南，规范各部门电子文件的管理和归档，包括新文件允许使用的格式、已产生文件应予转换的数种格式、可供选择的数据库种类等主要内容；二是研究提出国家档案馆接收电子文件的基本格式和保管电子档案的基本方法与要求，并采用统一软件对已进馆的电子文件进行格式转换；三是积极参加欧洲各国组成的一个“工业改革计划”项目，研究制定统一的用于电子文件的软件标准，希望各国软件公司采用；四是积极开发万维网服务器，研究远程利用档案的技术和方法，最大限度地满足社会对档案信息资源的需求。
特别值得一提的是，英国公共档案馆目前对其工作方法、读者服务方式以及工作人员培训等的内容都进行了一系列的调整，以逐步适应新技术发展的要求。