学校档案管理信息化建设存在的问题及对策探究
刘聪敏
(北京市大兴区魏善庄中学，北京 102611)
摘 要： 近年来，受信息时代来临的影响，信息技术被广泛应用于社会各个领域及各个行业中，为人民群众日常生活及日常生产提供了诸多便利。档案管理作为学校管理工作的主要组成部分，其管理水平高低与中学办学质量间存在着密切联系，一旦忽略档案管理信息化建设，就难以大幅度提高其管理工作效率，保证管理工作质量。文章以学校档案管理信息化建设为切入点，分析其现存问题，并提出具体的解决对策，旨在为相关从业人员积累更多的实践经验。
关键词： 学校档案管理；信息化建设；问题；解决对策
要想实现中国特色社会主义教育现代化建设的目标，档案管理工作的支持是不可或缺的。换而言之，档案管理工作占据着极其重要的地位及作用。由此可见，做好档案管理工作不仅仅能保护中学学校历史变迁及演变发展真实面貌，留给后代真实可信的历史文化，更详细地记录了历史大事件的原始记忆。同时，与其他工作相比，档案管理工作能推动社会精神文化进步，有助于社会经济长远发展，对于物质文明建设及精神文明建设具有不可比拟的积极作用。由于档案材料数量激增、滞后的管理方法及管理手段间产生冲突，加大了对于档案自身的损害，因此要求管理人员转变原有的管理理念，突出互联网信息时代下信息技术手段对于档案管理的作用。鉴于此，针对学校档案管理信息化建设现存问题及对策的研究具有重要的现实意义。
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1 档案管理信息化建设的特点
1.1 取代传统方式
档案管理信息化建设是学校档案管理不可逆转的主流发展趋势，属于现代化中学创新档案管理模式的重要途径[1]。与其他机构相比，中学档案管理信息化建设着重强调灵活运用互联网资源，以超前发展角度为立足点，优化档案管理机制改变档案管理准则。以纵向层面为例，大力推广档案管理系统全面联网实现一体式对接的目标，满足档案信息互联共享的要求，便于上级主管部门统一调度落实协调；以横向层面为例，学校利用档案管理信息化系统能及时统筹后勤、教育及财务等相关信息，制定学校总体发展规划，从真正意义上做到兼容中学教师发展需求，确保档案管理业务精简性及功能多样性，大大提高管理效率。
1.2 提升处理能力
以往中学档案管理模式仅仅停留于局部或小范围等领域，但是互联网时代下信息呈现爆炸式增长，其自身具备相应的资本特性，换而言之，拥有无限信息资源就拥有无限资本。从某种意义上看，中学档案信息代表着中学演变发展过程及发展方向，但其档案文件资料信息量相对庞大，在一定程度上增加了档案管理工作难度及工作量[2]。同时，做好档案管理工作能全面掌握中学档案管理的基本情况，而灵活运用信息化技术手段进行档案管理操作，不仅仅与时代发展潮流及技术发展前景相吻合，更符合经济层面战略规划的要求，能大幅度增强中学信息资源处理能力，往往被视为信息时代下档案管理的核心功能。
1.3 强化交互性
常规中学档案管理模式普遍缺乏信息化技术手段，无法形成现代化档案管理信息管理系统，造成信息失真及信息漏洞等问题频频发生，难以保证档案管理信息来源的实效性及真实性。同时，忽略信息化建设可能造成中学档案管理信息失真等问题，无法全面体现档案管理的工作效率，而主动引进信息化档案管理理念能明显增强档案管理信息的交互性及实时性，促使中学档案管理以互联网技术为依托，大幅度提升信息资源的更新速率，便于档案管理人员及时核对学校各个部门的运行情况及具体情况，搜集所产生的档案信息[3]。总而言之，档案管理信息化建设能保证数据信息的实效性及交互性，便于及时发现管理漏洞，大大提高管理效率。
2 学校档案管理信息化建设中的现存问题
2.1 管理意识淡薄
“忽闻教堂钟声、工厂汽笛声，以及厂外欢呼声与歌唱声同时并作，余辈惊向何故？始知休战条约已签订，战争从此可以终止矣！此何日也？记之永久不忘之，1918年11月11日也。是日，各种工作各地战事自11点起一律停止……”
2.2 管理基础薄弱
由于档案管理模式处于持续发展状态，可能涌现出全新的管理理念及管理制度。同时，中学领导者自身意识态度直接决定档案管理工作水平的高低，换而言之，中学领导者档案管理意识越开放，越能主动迎合时代发展潮流制定长远规划方案，为学校档案管理工作指出明确的良性发展道路。档案管理信息化建设是以外部环境变动趋势为依托所形成的创新管理方法及管理手段。互联网时代下演变发展出立体式及多元化的档案管理模式，特别是深受信息化技术手段自身高效性、轻量性及便捷性等鲜明特点的影响，促使大幅度提升中学档案管理水平成为可能，而学校领导者则需把握时代契机，促进档案管理工作迈向全新台阶。
(3)具有描述性。东北方言重叠式的又一个语法意义是具有描述性。如上面例子中所举的“嘚嘚嗖嗖”，它没有特别具体的实际行为动作，而是通过某些动作表现出一个人不稳当、不安分的状态。
2.3 人员素质低下
从目前我国中学档案管理信息化建设水平来看，其管理队伍普遍存在管理人员自身专业理论水平严重不足的问题，特别是档案搜集及档案管理等方面技能相对欠缺，一旦管理人员自身思想过于守旧或缺乏开放意识及创新意识，则无法投入大量时间及精力做好档案信息化管理工作，促使档案管理信息化建设进程停滞不前。同时，受档案管理信息化建设持续深化的影响，明确要求档案管理人员以具备扎实档案专业知识为前提条件，熟练掌握档案管理各项工作技能，不得缺乏相应的信息素养及计算机知识。但是在实际工作中，大部分管理人员并不是毕业于档案管理专业，对于互联网技术及计算机技术的认知也相对较浅。
3 针对学校档案管理信息化建设问题的对策
3.1 扭转管理意识
档案管理信息化建设无法脱离夯实物质基础的支持，换而言之，资金支持越充足越能配置运行效率高的现代化电子设备。然而，从目前我国中学档案管理信息化建设进程来看，深受大多数中学对于档案管理信息化建设重视程度不足的影响，一味缩减资金投入，造成中学无法购置扫描仪、档案管理软件及计算机等现代化仪器设备，严重阻碍档案管理信息化建设进程。同时，即便部分学校耗费高昂资金购置相应的现代化电子设备，但是相关管理人员无法立足于思想层面加大对于档案管理信息化建设的重视程度，进而难以充分利用档案管理信息化系统，无法取得令人满意的信息化建设效果。
在通常情况下，中学开展档案管理信息化建设能明显提高管理效率，保证管理质量，往往被视为摆脱常规档案管理模式局限的集中体现。然而，从目前我国中学档案管理信息化建设进程来看，大多数中学对于档案管理信息化建设的认知远远不足，完全忽略档案管理工作的必要性及重要性，无法扩大人力、物力、财力等方面的投入力度，造成档案管理工作始终处于被忽略的状态[4]。同时，中学教职工对于档案管理信息化建设工作的认识过于片面盲目，错误地将大量时间及精力投入在教学活动中，难以全面搜集高价值的档案资料及档案文件，可能造成极其严重的损失，反而影响总体教学效果。
3.2 配置专业人才
有效管理档案资料及安全保护档案信息是档案管理工作的重点内容，而常规中学档案管理模式中档案资料往往交由相关部门予以统一保管，确保其利用有效性及管理安全性。同时，实施档案信息化管理后，所有档案信息均集中于互联网终端，交由档案管理人员操作其终端。而如何在复杂互联网环境中有效保护管理档案信息，成为档案管理部门所面临的主要挑战。由此可见，中学学校只有秉持以人为本的工作原则，积极配置专业化人才团队，通过岗位培训及人才引进等方法组建专业化的人才团队，特别是看得懂档案且灵活利用信息技术的人才，方可妥善维护信息化系统中所有的档案数据，消除系统中潜在的风险和威胁。
3.3 扩大资金投入
受搭建档案管理信息化系统无法脱离一定程度资金投入支持的影响，客观上要求相关中学学校秉持可持续性发展的工作原则，综合考虑学校具体情况及发展方向，有针对性地加大档案管理信息化建设的资金投入，主动购置档案管理信息化建设必需设备，联合相应的软件开发企业共同研制出符合学校具体情况的信息化档案管理软件，为档案管理信息化建设提供强有力的支持。同时，侧重于搭建档案管理信息化安全体系，可购买或下载相应的防盗软件或加密软件，以非对称加密技术为例，可充分发挥高科技编码系统的作用，满足实时保护数据的要求。
4 结束语
通过本文探究可知，加大中学学校档案管理信息化建设力度能明显提高档案管理效率保证其管理安全性，对于促进中学学校档案管理水平的提高具有显著意义。因此，相关中学学校应秉持具体问题具体分析的工作原则，加大对档案管理信息化建设的重视程度，全面分析信息化建设中现存问题，采取相应的解决对策，通过岗位培训及人才引进等方法组建专业化人才团队，持续加大档案管理信息化建设的资金投入力度，消除影响档案管理安全性的因素，充分发挥高科技编码系统的作用。
参考文献：
[1]戴慧琴.中学教职工人事档案信息化管理[J].现代信息科技,2018,2(8):145-146.
[2]孙玉玲.新形势下中学档案管理信息化建设的有效策略[J].办公室业务,2018(14):73.
[3]刘晓宁.新时期普通中学档案管理信息化建设方案研究[J].办公室业务,2018(4):88.
[4]黎莹.信息化背景下中学档案管理的发展路径研究[J].办公室业务,2018(3):118.
中图分类号： G270.7；G472.4
文献标志码： A
文章编号： 1672-3872（2019）12-0079-02
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